- tài chính Thái Nguyên
4.2.4. Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ
Thực hiện các quy định trong đổi mới giáo dục với cơ chế giao quyền tự chủ tài chính, phấn đấu xây dựng nền giáo dục hiện đại làm nền tảng cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa, phát triển bền vững đất nước, thích ứng với nền kinh tế thị trương và có khả năng hội nhập.
Nhà trường cần phải thực hiện một số công việc như sau:
Thứ nhất: nhà trường cần chủ động cải thiện môi trường kiểm soát + Tạo lập được môi trường kiểm soát vững chắc là yếu tố quan trong để Ban giám hiệu nhà trường nhận thức được tầm quan trọng của năng lực, tính liêm chính và đạo đức nghề nghiệp trong nhà trường, từ đó đưa đến quyết định về việc tổ chức bộ máy hợp lý, việc phải ban hành văn bản các quy chế, nội quy...
+ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của nhà trương theo hướng bố trí đầy đủ các phòng ban, tổ chức các bộ phận riêng biệt thực hiện các chức năng cơ bản.
+ Hoàn thiện chính sách nhân sự: sửa đổi, bổ sung và ban hành mới các chính sách nhân sự, xây dựng chính sách tuyển dụng, thu hút nhân lực chất lượng cao, xây dựng chế độ khen thưởng, kỷ luật kịp thời.
+ Hoàn thiện công tác kế hoạch: ban hành các tài liệu về công tác lập kế hoạch chính thức bằng các văn bản, đào tạo nghiệp vụ lập kế hoạch cho các cán bộ có liên quan, đầu tư trong thiết bị, các phần mềm chuyên dụng để phục vụ cho công tác lập kế hoạch, xây dwungj kế hoạch tổng thể gắn vói các kế hoạch chi tiết. Đồng thời, tăng cường công tác kiểm tra, giám sát của Ban lãnh đạo đối với quy trình lập kế hoạch của từng bộ phận có liên quan để cho các kế hoạch được lập đúng thời hạn theo quy định và bám sát với thực tế của nhà trường.
+ Hoàn thiện bộ máy kiểm soát: các bộ phận chụi trách nhiệm kiểm tra, giám sát cần thường xuyên và kiểm tra định kỳ để kịp thời ngăn chặn, và phát hiện sửa chữa những sai lầm, phòng ngừa những rủi to trong mọi mặt của đơn vị. Đồng thời, chú trọng nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn và tính độc lập của các đơn vị trong nhà trường.
Thứ hai: Xây dựng hệ thống thông tin và truyền thông mà cốt lõi là hệ thống kế toán
+ Hoàn thiện mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo hướng kết hợp thực hiện kế toán tài chính và kế toán quản trị với sự phân công rõ ràng bằng văn bản về nhiệm vụ, chức trách, nội dung công việc cụ thể của từng bộ phận kế toán. Cần nâng cao kỹ năng tổng hợp, phân tích cho nhân viên kế toán và tăng cường ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công tác kế toán của nhà trường.
+ Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán: bên cạnh các chứng từ kế toán đã được quy định trong chế độ kế toán, nhà trường cần xây dựng và ban hành bổ sung thêm các mẫu chứng từ để phản ánh đầy đủ các tiêu chuẩn, các yếu tố cần thiết cho việc hoạch toán ban đầu.
+ Chủ động xây dựng các toàn khoản chi tiết để theo dõi các nội dung hoạt động và đối tượng cụ thể, đáp ứng nhu cầu thông tin chi tiết của nhà quản lý
+ Hoàn thiện hệ thông báo cáo kế toán quản trị và các hình thức bảo cáo khác. Báo cáo kế toán quản trị cần phải chi tiết cho từng khâu hoạt động và từng bộ phận của nhà trường, đồng thời đảm bảo việc cung cấp thông tin thường xuyên và liên tục, đẩy đủ và kịp thời.
Ba là: hoàn thiện công tác đánh giá rủi ro
+ Xây dựng quy trình đánh giá rủi ro và gắn trách nhiệm đánh giá rủi ro cho cả quản lý cấp cao và cấp thấp. Cần phải quy định rõ người chụi trách nhiệm trực tiếp trong việc đánh giá và quản lý rủi ro.
+ Hoàn thiện quy trình, hoạt động về quản lý tài chính và tài sản nhằm ngăn ngừa và giảm thiểu sai sót, gian lận, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực của nhà trường.
+ Hoàn thiện quy trình xây dựng chương trình đào tạo.
+ Hoàn thiện hoạt động quản lý chất lượng giảng dạy của giáo viên để nâng cao chất lượng đào tạo.
Bốn là: cải tiến thủ tục kiểm soát
+ Rà soát, sửa đổi ban hành đầy đủ hệ thống quy chế quản lý nội bộ tạo hành lang pháp lý cho hoạt động kiểm soát nội bộ.
+ Quán triệt nguyên tắc kiểm soát nội bộ trong phân công, phân nhiệm vu, cần rà soát và xây dựng các quy chế về quản lý nhằm cụ thể hóa, phân định rõ ràng, chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban chức năng trong nhà trường, tránh tình trạng chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ, gây tính ỷ lại và thiếu trách nhiệm trong việc giải quyết và xử lý các công việc liên quan đến nhiều phòng ban và đơn vị khác.
Năm là: Thiết lập hệ thống giám sát và thẩm định
Cần có hệ thống giám sát và thẩm định theo hai hướng đó là (1) Kiểm soát theo chiều dọc, (2) kiểm soát theo chiều ngang. Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ có nghĩa là thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ theo cơ cấu tổ chức quản lý dọc từ trên xuống các bộ phận và cá nhân theo sự phân công phân nhiệm cho từng cá nhân. Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ theo chiều ngang là việc xây dựng các cơ chế, thủ tục kiểm soát thông qua các quy trình nghiệp vụ chủ yếu của đơn vị. Nhà trường cần phải xác định các chức năng cơ bản, các mục tiêu và rủi ro của quy trình, từ đó đưa ra các cơ chế kiểm soát áp dụng phù hợp với quy trình đó. Kết hợp lại sẽ có được mạng lưới kiểm tra, giám sát chặt chẽ đối với mọi thành viên và trong lĩnh vực không bị chồng chéo hoặc bỏ trống, đảm bảo phân chia tách bạch giữa các chức năng, đảm bảo sự độc lập thống nhất tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc.
Hằng năm nhà trường cần thường xuyên thực hiện công tác kiểm toán nội bộ nhằm hoàn thiện công tác tài chính kế toán. Nhà trương có thể thuê đơn vụ kiểm toán độc lập bên ngoài hoặc thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ với các thành viên là những người có chuyên môn và kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính kế toán nhằm thực hiện công tác kiểm toán đạt hiệu quả.