Ở khâu kiểm tra bộ chứng từ, nếu thực hiện tốt ngân hàng có khả năng phòng ngừa rủi ro khi NHPH cố tình bắt những điểm không phù hợp không tuân theo UCP và ISBP hoặc khi có sự bất đồng với NHPH về những điểm không phù hợp. Rủi ro ngƣời mua mất khả năng thanh toán hay không có thiện chí thanh toán là nguyên nhân để NHPH cố tình tìm những điểm không phù hợp để từ chối bộ chứng từ. Rủi ro xảy ra khi chiết khấu bộ chứng từ và không phát hiện ra những điểm không phù hợp. Tại Eximbank, việc quyết định chiết khấu bộ chứng từ xuất trình theo TTD xuất khẩu trƣớc tiên dựa vào kết quả kiểm tra chứng từ của nhân viên TTQT. Nếu bộ chứng từ phù hợp với điều khoản và điều kiện của L/C sẽ đƣợc xem xét chiết khấu theo đúng quy trình và tỷ lệ quy định. Vì vậy, nhân viên TTQT phải hết sức cẩn trọng khi kiểm tra bộ chứng từ. Cần phải hoàn toàn tuân thủ UCP, ISBP và L/C; có thể kiểm tra một cách máy móc đúng theo UCP, ISBP và L/C từng câu, từng chữ để tránh trƣờng hợp UCP và ISBP quy định là phù hợp nhƣng NHPH cho rằng không phù hợp. Có nhƣ vậy, NHPH không thể tìm cách từ chối thanh toán bộ chứng từ xuất trình.
Để khâu kiểm tra chứng từ diễn ra thuận tiện, nhân viên TTQT cần phải có những bƣớc chuẩn bị thật kỹ từ kiến thức, kinh nghiệm và tƣ vấn cho khách hàng. Khi nhận đƣợc L/C xuất khẩu, nhân viên cần đọc kỹ L/C và tƣ vấn cho khách hàng những điểm bất lợi hoặc những điều kiện ngƣời thụ hƣởng không thực hiện đƣợc và đề nghị tu chỉnh, tránh trƣờng hợp vì không thể thực hiện đƣợc theo L/C mà bộ chứng từ có những điểm không phù hợp. Nhắc nhở khách hàng giao hàng và xuất trình chứng từ trong thời hạn L/C cho phép là điều nên làm vì chúng dễ gây ra những điểm không phù hợp của bộ chứng từ mà không thể chỉnh sửa đƣợc. Tiếp theo cần tƣ vấn cho khách hàng cách lập bộ chứng từ. Eximbank nên bán hàng cẩm nang lập bộ chứng từ xuất khẩu đơn giản, ngắn gọn dễ hiểu để cung cấp cho khách hàng, có nhƣ vậy sẽ tránh đƣợc việc bộ chứng từ có nhiều điểm không phù hợp không thể hoặc khó chỉnh sửa. Bên cạnh đó, mỗi loại chứng từ có những đặc điểm riêng, nhân viên cần phải có kinh nghiệm và hƣớng dẫn khách hàng, đặc biệt là những điều không đƣợc quy định trong UCP và ISBP. Nhân viên cần
GVHD: ThS. Võ Tƣờng Oanh hƣớng dẫn khách hàng tự kiểm tra chứng từ trƣớc khi xuất trình đến NHCK để tránh những lỗi chính tả cho bộ chứng từ.
Ở khâu lập thƣ ngân hàng và gửi chứng từ đến NHPH, cần chú ý đến ngày lập thƣ ngân hàng, nếu ngày lập thƣ ngân hàng sau thời hạn xuất trình chứng từ L/C quy định phải ghi rõ câu “Bộ chứng từ đƣợc xuất trình trong thời hạn cho phép trong thƣ tín dụng”, tránh để NHPH dựa vào thƣ ngân hàng bắt lỗi bộ chứng từ đƣợc xuất trình trễ. Khi gửi chứng từ, nhân viên cần thực hiện đầy đủ các điều kiện khác trong TTD, ví dụ TTD yêu cầu gửi kèm một bộ chứng từ bản sao, gửi kèm bản sao của vận đơn gốc (ở đây không phải là bản vận đơn không thƣơng lƣợng mà hãng tàu giao cùng vận đơn gốc)…, không để xảy ra tình trạng bộ chứng từ khách hàng xuất trình phù hợp nhƣng NHCK lại làm cho bộ chứng từ xuất trình đến NHPH là không phù hợp.