Bộ phận TTQT là bộ phận trực tiếp thực hiện nghiệp vụ và tạo ra chất lƣợng của TTQT nói chung và của phƣơng thức TDCT nói riêng. Nhƣ vậy, giải pháp đầu tiên Eximbank cần thực hiện là tổ chức tốt Bộ phận TTQT ở từng chi nhánh, PGD. Hiện nay, nhân viên TTQT ở PGD thƣờng quản lý một số công ty nhất định và thực hiện tất cả các dịch vụ TTQT phát sinh khi công ty có nhu cầu. Bên cạnh việc thực hiện nghiệp vụ TTQT, các nhân viên còn thực hiện việc chăm sóc khách hàng. Nhƣ vậy, nhân viên sẽ khó tập trung vào nghiệp vụ. Để thực hiện nghiệp vụ một cách chuyên nghiệp thì cần tách thành hai bộ phận, thứ nhất là bộ phận dịch vụ khách hàng có nhiệm vụ chuyên chăm sóc và là đầu mối liên hệ với khách hàng; thứ hai là bộ phận nghiệp vụ TTQT chuyên thực hiện nghiệp vụ và theo dõi hồ sơ TTQT. Có nhƣ vậy, bộ phận nghiệp vụ TTQT sẽ có thời gian trau dồi nghiệp vụ và theo dõi hồ sơ TTQT tốt hơn, tránh đƣợc những sai sót về nghiệp vụ. Để tổ chức đƣợc mô hình này cần phải có đầy đủ nhân sự.
GVHD: ThS. Võ Tƣờng Oanh Với mô hình này, khách hàng sẽ đƣợc chăm sóc tốt hơn và nghiệp vụ TTQT sẽ đƣợc thực hiện chuyên nghiệp hơn. Bên cạnh việc tổ chức tốt Bộ phận TTQT, ở PGD còn cần tổ chức tốt các bộ phận khác có liên quan đến chất lƣợng dịch vụ TTQT, đặt biệt là TDCT nhƣ bộ phận tín dụng, bộ phận dịch vụ tài khoản khách hàng…
Tại Eximbank quy trình thực hiện nghiệp vụ TDCT đƣợc xây dựng trên cơ sở đảm bảo an toàn cho Eximbank và quyền lợi của khách hàng. Tuy nhiên, quy trình không quy định toàn bộ mọi chi tiết, tình huống có thể xảy ra và có những chi tiết đƣợc quy định nhƣng nhân viên không tuân thủ dẫn đến rủi ro cho Eximbank.