4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.2 Thực trạng quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
2.2.3.8 Soi chiếu an ninh và gửi bộ chứng từ
2.2.3.8.1 Soi chiếu an ninh
Soi chiếu an ninh là quá trình kiểm tra lại tổng thể hàng hoá trước khi hàng hoá lên máy bay. Đến bộ phận an ninh SCSC, nhân viên giao nhận trình tờ phiếu hướng dẫn gửi hàng màu xanh đã thanh lí cho nhân viên tiếp nhận để xin cho lô hàng được qua máy soi chiếu. Tiếp theo nhân viên giao nhận chuyển lô hàng đến máy soi và trình phiếu hướng dẫn gửi hàng màu xanh để nhân viên bốc xếp nhập số liệu vào máy và đưa hàng qua máy soi, sau đó cầm tờ phiếu hướng dẫn gửi hàng màu xanh đến bàn Tiếp Nhận Soi Chiếu An Ninh đưa cho nhân viên an ninh tại đây để nhân viên này nhập số liệu vào máy.Khi lô hàng đã soi chiếu xong, nhân viên an ninh sẽ đóng dấu xác nhận hàng đã qua soi chiếu vào tờ phiếu hướng dẫn gửi hàng màu xanh. Đây là ranh giới trách nhiệm giữa đại lý với hãng hàng không, đến đây đại lý mới hết trách nhiệm về hàng hoá của mình
2.2.3.8.2 Gửi bộ chứng từ
Gửi bộ chứng từ theo hàng: đây là công việc rất quan trọng trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không. Bởi vì khi xuất hàng phải có bộ chứng từ kèm theo nhằm giúp cho các cơ quan hải quan tại các cảng hàng không mà hàng đến có cơ sở để kiểm tra, giám sát hàng hóa. Bên cạnh đó, bộ chứng từ này còn giúp kiểm soát việc giao hàng cho khách hàng được thuận lợi và dễ dàng hơn.
Bộ chứng từ kèm theo hàng bao gồm:
MAWB+HAWB: 1 bản sao y cho mỗi chứng từ
Invoice + Packing list: 1 bản gốccho mỗi chứng từ
Bộ chứng từ này sau khi đã được nhân viên chứng từ trong công ty chuẩn bị đầy đủ thì nhân viên giao nhận sẽ mang đến gửi lại cho hãng hàng không để hãng này gửi kèm theo hàng.
Gửi bộ chứng từ cho Agent: sau khi đã hoàn tất các công đoạn xuất hàng và bộ chứng từ thì nhân viên giao nhận sẽ trở về công ty để tiến hành gửi bộ chứng từ của lô hàng trên qua mail cho Agent. Bộ chứng từ bao gồm:
HAWB: 1 bản scan.
MAWB: 1bản scan.
CARGO MANIFEST: 1 bản.
Bộ chứng từ này sẽ được gửi cho đại lý của bên khách hàng để làm thủ tục nhận hàng khi có thông báo hàng đến.
Bản lược khai hàng hóa ( Air Cargo Manifest ):
Số HAWB (House Air Way Bill): VNL – 20862
Chuyến bay: VJ811/ 11/05/2015
Nơi đi: Sân bay Tân Sơn Nhất, Việt Nam
Nơi đến: Singapore
Bên xuất khẩu: EURASIA DECOR CO.,LTD.
o Địa chỉ: Nguyen Van Dung Street, ward 6, Go Vap district, Hochiminh city, Vietnam
Bên nhận hàng: Andre Tham
2.3 Đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không không
2.3.1 Ưu điểm
Với bề dày 17 năm phát triển, Vinalink liên tục phấn đấu hoàn thiện và tự hào là một trong 20 công ty Logistics hàng đầu Việt Nam do Hiệp hội Logistics đánh giá (năm 2011), thuộc Top 500 doanh nghiệp tăng trưởng nhanh nhất (FAST 500), song hành cùng quá trình phát triển Vinalink đã tích lũy được những bài học kinh nghiệm vô cùng quý báu để từ đó luôn tạo được sự tin cậy và uy tín trong khách hàng.
Việc thành lập công ty liên doanh Đại lý vận chuyển FC (VietNam) cùng với Frieght Consolidattors Pte.Ltd. (Singapore) chuyên kinh doanh dịch vụ đại lý cho các hãng hàng không quốc tế như: British Aiways, Royal Brunei Airlines, Cargolux Airlines,..điều này giúp Vianlink chiếm được ưu thế về việc giữ chỗ với các hãng bay trong các giai đoạn cao điểm, hàng hoá nhiều làm tăng thêm sức cạnh tranh của Vinalink với các đối thủ trên thị trường.
Tình hình kinh tế nói chung còn nhiều khó khăn và không ổn định do ảnh hưởng từ tình hình kinh tế thế giới, giá nhiên liệu tăng bất ổn, việc thu phí cầu đường phổ biến với nhiều rủi ro tăng cao nhưng Vinalink luôn phấn đấu để đảm bảo kết quả kinh doanh (kết quả kinh doanh trực tiếp năm 2014 có mức tăng 5- 7% so với năm 2013) cung cấp những dịch vụ an toàn, chất lượng đúng với yêu cầu khách hàng.
Vị trí phòng hàng không của công ty (44 Trường Sơn, Q. Tân Bình, TP.HCM) gần sân bay và các kho TCS, kho SCSC nên rất thuận lợi cho quá trình làm thủ tục nhập/ xuất hàng, rút ngắn thời gian và giảm được chi phí vận chuyển.
Là đại lý bán cước, hợp đồng vận chuyển và có mối quan hệ hợp tác tốt với khá nhiều hãng hàng không lớn trên thế giới: Singapore Airlines, Thai Airways, Malaysia Arilines, Japan Airlines, China Airlines, Korean Airlines,..
2.3.2 Hạn chế
Về nhân sự, tổ chức và quản lý: việc tuyển dụng bổ sung mới có nhiều khó khăn, nhất là nhân lực cho phòng sales và cán bộ quản lý chủ chốt, chất lượng còn hạn chế, gặp khó khăn trong ổn định nhân sự. Trình độ chuyên môn của nhân viên chưa cao, chưa xử lý những tình huống khó khăn, thụ động vào chỉ thị của cấp trên mất tính sáng tạo trong giải quyết các khó khăn khi gặp thực tế trong quá trình làm hàng.
Chiến lược Marketing chưa được chú trọng, xúc tiến, việc quảng bá rộng rãi
hình ảnh của công ty trên các phương tiện đại chúng.
Thị trường – nguồn khách hàng, hệ thống đại lý: chưa mạnh nguồn khách hàng sử dụng dịch vụ chưa ổn định vững chắc, phần lớn còn bị hạn chế - nhất là trong lĩnh vực dịch vụ VTQT, một số thị trường tiềm năng Châu Âu, Mỹ, Trung Đông…chưa phát huy tối đa công suất phát triển dịch vụ, việc khai thác nguồn lực từ các đại lý còn hạn chế dẫn đến giá cả dịch vụ còn khá cao nên ảnh hưởng tới tính cạnh tranh trên thị trường gây ra một số khó khăn cho việc tìm kiếm khách hàng của bộ phân sales.
Cơ sở vật chất:hệ thống phần mềm nghiệp vụ chưa đáp ứng được các yêu cầu dịch vụ mang tính chuyên nghiệp cao đôi lúc còn gặp nhiều khó khăn và bất cập trong quy trình lên tờ khai, thiếu kho hàng ở vị trí phù hợp và phương tiện vận chuyển cơ giới làm cơ sở để chào bán dịch vụ cho những khách hàng lớn.
2.3.3 Nguyên nhân và rủi ro tìm ẩn trongquy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không khẩu bằng đường hàng không
2.3.3.1 Nguyên nhântìm ẩn trong quy trình
Yếu tố nhân sự : vào mùa cao điểm lượng hàng nhiều đòi hỏi lực lượng nhân viên hiện trường đông đảo, phải có trình độ nghiệp vụ cao và sự am hiểu nhất định, vào mùa mưa trong quá trình vận chuyển hàng nội địa khi nhận hàng từ nhà xuất khẩu đến kho để làm thủ tục cần chuẩn bị nhãn dán(talon) hoặc thùng giấy cần thiết để thay thế kịp thời khi hàng bị ướt, rách ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa bên trong nhất là các các mặt hàng thực phẩm, quần áo, linh kiện,.. nếu không có sự chuẩn bị để thay thế kịp thời hàng sẽ bị rớt lại dẫn đến chi phí phát sinh và chậm so với lịch trình khách hàng yêu cầu.
Yếu tố Marketing: tuy đã được ký hợp đồng với một số hãng bay nhưng Vinalink vẫn còn gặp một số vấn đề cần được giải quyết nhất vào những mùa cao điểm lượng hàng hóa nhiều cần được chuyển đi gấp nhưng do công ty chưa có hợp đồng hay thỏa thuận ưu đãi về cước vận chuyển với một số hãng hàng không còn lại nên việc đặt chỗ vào mùa cao điểm hết sức khó khăn do các hãng hàng không thường ưu tiên cho những công ty vận chuyển mà có hợp đồng trước.Việc không đặt chỗ trước cũng là nguyên nhân gây ra phí lưu kho bởi vì khi nhận được thông báo ngày ra hàng nhưng không đặt chỗ trước được, hàng hóa phải lưu kho. Ngoài việc làm tăng thêm chi phí không mong muốn thì điều này cũng ảnh hưởng
Yếu tố thị trường – nguồn khách hàng: đối với những mặt hàng không thường xuyên xuất khẩu, mặt hàng xuất khẩu có điều kiện hoặc những mặt hàng xuất khẩu đi các thị trường mới thì quy trình làm thủ tục hải quan khá phức tạp (không cho thông quan, giam hàng…) làm chậm trễ quá trình làm hàng, yêu cầu đặc biệt gây khó khăn cho nhân viên làm hàng, nếu nhân viên hiện trường không xử lý nhanh chóng để hàng hóa xuất đi đúng tiến độ sẽ làm giảm uy tín công ty mất đi khách hàng quen thuộc và những khách hàng tiềm năng của công ty.
Nguyên nhân về yếu tố cơ sở vật chất: lô hàng sẽ bị chậm trễ chuyến bay, nếu như trong quá trình vận chuyển hàng trên đường đến sân bay không điều động xe kịp thời, xe bị hư hoặc bị cấm tải trong giờ cao điểm mà không đến sân bay kịp thời hoặc không kịp làm thủ tục hải quan, thì lô hàng đó sẽ bị lưu kho và phí lưu kho sẽ được tính theo trọng lượng của lô hàng. Đặc biệt, đối với những lô hàng nguy hiểm như máu xét nghiệm, hay hàng tươi sống, rau quả dễ bị hư, thối..giảm chất lượng và tiêu chuẩn quy định sản phẩm sẽ bị tái nhập trở lại.
2.3.3.2 Rủi ro khách quan bên ngoài
Rủi ro từ chính sách, quy định từ các cơ quan nhà nước luôn thay đổi chưa tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp và từ phía doanh nghiệp không cập nhập kịp thời những thông tư, chính sách từ chính phủ sẽ làm trì trệ quá trình hoạt động.
Giá cả nhiên liệu, tỷ giá không ổn định, việc thu phí cầu đường phổ biến và tình trạng hạn chế giờ và tuyến đường hoạt động của xe tải, tình trạng ùn tắc giao thông phần nào ảnh hưởng đến tính toán giá cả và hiệu quả dịch vụ
Biểu thuế xuất nhập khẩu: một số mặt hàng chưa được nêu rõ mức thuế trong biểu thuế dẫn đến việc áp mã HS cho lô hàng sai sót gây ra tình trạng chậm trễ.
Những rủi ro không dự đoán trước như tình trạng thời tiết xấu: những khó khăn từ thời tiết (mưa, bão...) làm chậm quá trình làm hàng, trễ lịch trình các chuyến đi.
Khách hàng giao hàng chậm trễ: đối với hàng xuất khẩu sự chậm trễ của khách hàng có thể dẫn đến nhiều khó khăn trong việc làm hải quan như thời gian làm thủ tục sẽ rút ngắn lại gây khó khăn cho nhân viên, thậm chí có trường hợp bị rớt lại vì không làm kịp trước giờ quy định.
Một số khách hàng khi thay đổi số lượng thùng hàng xuất đi không thông báo trước, vì thế khi chuẩn bịnhãn hàng không/nhãn đại lý (talon) nhân viên hiện trường sẽ căn cứ vào tổng số thùng hàng như đã thông báo ban đầu trên hướng dẫn mà dán số trước lên nhãn, nhưng khi khách hàng thay đổi số lượng thùng hàng, đội hiện trường phải bỏ toàn bộ nhãn đi và chuẩn bị lại nhãn mới và điều
này gây mất thời gian trong quá trình làm hàng tại hiện trường nếu nhân viên hiện trường không trang bị thêm nhãn talon mang theo.
Đối với những mặt hàng có giá trị cao nếu khách hàng không sử dụng những bao bì hoặc thùng hàng chuyên biệt để đóng, thì trong khi lô hàng để trong nhà kho chờ chuyến bay, thùng hàng có thể bị khoét hoặc bị mất. Khi truy cứu trách nhiệm thuộc về công ty hay kho nhận hàng sẽ kéo dài thời gian, dù kết quả như thế nào thì sẽ phần nào cũng ảnh hưởng đến uy tín của công ty trong khách hàng.
Việc theo dõi và kiểm tra thông tin về tình trạng lô hàng trên đường vận chuyển đến nơi đến cũng khó khăn (đặc biệt đối với những lô hàng có transit). Nếu muốn biết tình trạng của lô hàng thế nào, bộ phận dịch vụ khách hàng phải truy cập vào trang web của hãng hàng không hay trực tiếp gọi điện thoại hỏi hãng hàng không để biết tình hình, thời gian truy cập lâu dẫn đến không cập nhật thông tin cho đầu nước ngoài việc tình trạng của lô hàng, thì dịch vụ của công ty bị đánh giá là chất lượng kém
Quá trình nhận thông tin từ khách hàng và hãng bay được tiến hành liên quan đến nhiều bên nên khi xảy ra sai sót về thông tin booking, việc chỉnh sửa được tiến hành liên lạc qua lại nên tốn khá nhiều thời gian gây chậm trễ quá trình giao nhận hàng và chi phí cho công ty.
2.3.4 Áp dụng các bài học kinh nghiệm từ các đối thủ cạnh tranh
Với hơn 1000 doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Logistics, chiếm tỷ lệ 80% thị phần là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, 5% thuộc về doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Chiếc bánh nhỏ phải chia ra nhiều phần, đó là điều không chỉ riêng Vinalink mà các công ty giao nhận điều không mong muốn, với sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường để tồn tại và phát triển bên cạnh việc không ngừng phát, cải thiện dịch vụ, Vinalink cần phải tìm hiểu các đối thủ cạnh tranh, nắm bắt những điểm mạnh, điểm yếu của họ để từ đó học hỏi, rút kinh nghiệm và đưa ra chiến lược phù hợp hơn.
Công ty cổ phần kho vận miền Nam – SOTRANS:
Về công tác nhân sự, tuyển dụng: bên cạnh tuyển dụng các nhân viên có kinh nghiệm và chuyên môn nghiệp vụ về giao nhận, SOTRANS tìm nguồn nhân lực là những sinh viên mới tốt nghiệp chuyên ngành về xuất nhập khẩu tại các trường Đại học, Cao đẳng đang được đào tạo nhiều. Đây sẽ là một đội ngũ nhân lực có trình độ cơ bản về nghề này, nung nấu nhiệt huyết được thực hành những
chuyên ngành xuất nhập khẩu rất đông. Do đó, công ty có thể tuyển dụng những sinh viên này, những kiến thức được học, 3 tháng đi thực tập cùng với 3 tháng thử việc chắc chắn họ sẽ làm được những việc cơ bản nhất của nghề này. Ở họ không có kinh nghiệm nhưng họ có tinh thần làm việc đầy nhiệt huyết và tinh thần của một người trẻ, điều đó rất phù hợp cho những việc chịu áp lực, cần phản ứng nhanh như sales, nhân viên làm thủ tục Hải quan.
Công ty TNHH Linfox Logistics Việt Nam
Về đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, nguồn khách hàng: dịch vụ giao nhận không chỉ đơn giản là một quá trình mà nó được tổ chức thực hiện và kiểm soát hàng hóa đến người nhận theo đúng yêu cầu, thời gian địa điểm. Thực vậy, tập đoàn Unilever chọn Linfox Việt Nam là đại lý vì Linfox đáp ứng được yêu cầu khách hàng cần. Việc đầu tư 3 triệu USD để cải tiến trang thiết bị, hệ thống kiểm soát là sự đầu tư khôn ngoan và Unilever là khách hàng mang đến lợi nhuận ổn định cho Linfox. Nhìn nhận được vấn đề Vinalink cần có chiến lược về nguồn vốn để có thể đầu tư xây dựng hệ thống, thiết bị hiện đại đáp ứng nhu cầu khách hàng là các tập đoàn lớn như Unilever là vần đề đáng cân nhắc.
Công ty cổ phần giao nhận kho vận ngoại thương Việt Nam – VINATRANS
Vinatrans là công ty đi đầu trong ngành Logistics với 25 năm hoạt động, bên cạnh các lợi thế về kinh nghiệm tích lũy, các chi nhánh hoạt động trên khắp cả nước, đội ngũ nhân viên đông đảo, nhiệt tình, trách nhiệm cao thì Vinatrans cũng đang xây dựng một chiến lược marketing đồng bộ về thị trường mục tiêu, giá cả. Với việc thực hiện các công tác:
• Thực hiện chính sách tiếp thị thường xuyên, liên tục để duy trì, giữ vững mối quan hệ.
• Giao quyền chủ động cho phòng ban chức năng và các chi nhánh, đơn vị
thành viên trong việc xây dựng chính sách giá cả linh hoạt, hợp lý tại các
thời điểm khác nhau, có chính sách hoa hồng và cơ chế thưởng xứng
đáng cho hệ thống trung gian giới thiệu
• Công ty áp dụng các chiến lược quảng cáo và hỗ trợ quảng cáo để quảng bá thương hiệu để luôn hoàn thành chỉ tiêu doanh thu dự tính bằng cách: xây dựng website là cổng thông tin đại chúng của công ty luôn cập nhập thông tin mới, tạp chí trong ngành, văn phòng phẩm để quảng bá,..
