4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.2.2.2Kiểm tra bộ chứng từ
2.2 Thực trạng quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
2.2.2.2Kiểm tra bộ chứng từ
Khi nhận được bộ chứng từ của khách hàng, nhân viên giao nhận phải kiểm tra một cách chi tiết và cẩn thận về sự thống nhất và hợp lệ giữa các chứng từ. Công việc này vô cùng quan trọng bởi nếu có sự sai lệch hoặc không hợp lệ giữa các chứng từ thì hải quan sẽ không chấp nhận đăng ký tờ khai, và việc điều chỉnh lại chứng từ sẽ rất mất thời gian và tốn chi phí. Bộ chứng từ hàng xuất bao gồm:
• Hợp đồng thương mại - Sales contract
• Phiếu đóng gói - Packing list
• Hóa đơn thương mại - Commercial Invoice
• Lưu cước hàng không - Booking note
• Giấy chứng nhận xuất xứ - Certificate of Origin (C/O)
• Giấy chứng nhận chất lượng - Certificate of Quality
• Giấy chứng nhận kiểm dịch - Certificate of Phytosanitary and Veterinary
• Tờ khai hải quan
Bộ chứng từ không nhứt thiết phải luôn có đầy đủ các loại chứng từ trên mà còn tùy thuộc vào loại hàng hóa và những yêu cầu theo quy định của nước nhập khẩu.
Bộ chứng từ gọi là hợp lệ nếu tất cả nội dung hàng hóa trên tất cả chứng từ như hợp đồng, hóa đơn thương mại, bản kê chi tiết…đều thống nhất với nhau: tên, địa chỉ, số điện thoại bên mua và bên bán, tên hàng, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, cảng dỡ hàng, cảng bốc hàng, điều kiện thanh toán, tổng giá trị hợp đồng, xuất xứ hàng hóa, hãng hàng không, số chuyến bay...
Do đây là lô hàng được Công ty NEXU INTERNATIONAL Co.,LTD mua để bán lại cho khách hàng ở Singapore nên tên, địa chỉ của người nhận hàng trên hóa đơn thương mại, bảng kê chi tiết hàng hóa, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa được thể hiện như sau, nhân viên lên tờ khai sẽ chú ý kiểm tra thông tin này:
Andre Tham
Địa chỉ: 11 Chestnut Crescent, Singapore 679365
Tel: (+65) 9834 2106
Kiểm tra các nội dung của bộ chứng từ:
Hợp đồng ( Sales Order ):là một trong những chứng từ cơ bản để xem xét những thông tin cơ bản về nhà xuất nhập khẩu, tên hàng hoá, số lượng, tổng giá trị,
Thông tin của hợp đồng trên bộ chứng từ:
Hợp đồng số NE15001, được ký vào ngày 01/03/2015
Bên xuất khẩu: Công Ty TNHH Một Thành Viên Trang Trí Á Âu
o Địa chỉ: B0 – 03, Tòa nhà Splendor, 27 Nguyễn Văn Dung, F6, Quận Gò Vấp, Thành Phố Hồ Chí Minh,Việt Nam
Bên nhập khẩu: NEXU INTERNATIONAL Co.,LTD
o Địa chỉ: Suite 4, 7th Floor, 2M Cornwall Street, Kowloon, Hong Kong
Tên người nhận hàng: Andre Tham
o Địa chỉ: 11 Chestnut Crescent, Singapore 679365
Hàng hóa xuất khẩu: Máy nghiền cafe thử mẫu
Sample Coffee Roaster (Code: SPG2)
Sample Sieves (Code: SSW)
Số lượng: 2 PK
Tổng trị giá: 2,674.33 USD
Điều kiện thương mại: FOB (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Xuất xứ: Việt Nam
Phương thức thanh toán: TT 100% trước khi giao hàng
Bên thụ hưởng : EURASIA DECOR CO.,LTD qua ngân hàng Sacombank.
Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice ): là chứng từ do người xuất
khẩu cung cấp cho người nhập khẩu, đây là chứng từ dùng làm cơ sở để tính thuế, thủ tục về bảo hiểm, thanh toán. Ta cần kiểm tra so sánh thông tin với thông tin trên hợp đồng và phiếu đóng gói về các nội dung: số hoá đơn, thông tin nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu, tên hàng, số lượng, tổng giá trị, phương thức thanh toán,..
Thông tin của hoá đơn thương mại trên bộ chứng từ:
Số hóa đơn : NE15001-5, ngày 04/05/2015
Bên xuất khẩu: Công Ty TNHH Một Thành Viên Trang Trí Á Âu
o Địa chỉ: B0 – 03, Tòa nhà Splendor, 27 Nguyễn Văn Dung, F6, Quận Gò Vấp, Thành Phố Hồ Chí Minh,Việt Nam
Bên nhập khẩu: NEXU INTERNATIONAL Co.,LTD
o Địa chỉ: Suite 4, 7th Floor, 2M Cornwall Street, Kowloon, Hong Kong
Tên người nhận hàng : Andre Tham
o Địa chỉ: 11 Chestnut Crescent, Singapore 679365
Tên hàng : Máy nghiền cafe thử mẫu
Sample Coffee Roaster (Code: SPG2)
Số lượng hàng : 2 PK
Tổng trị giá : 2,674.33 USD.
Phương thức thanh toán: TT 100% trước khi giao hàng
Bên thụ hưởng : EURASIA DECOR CO.,LTD qua ngân hàng Sacombank
Phiếu đóng gói ( Packing list ): là bảng kê khai chi tiết hàng hóa, giúp ta kiểm tra các thông tin về tên hàng, xuất xứ, khối lượng, số kiện hàng,…
Các thông tin của phiếu đóng gói trên bộ chứng từ:
Số hóa đơn: NE15001 – 5, ngày 04/05/2015
Bên xuất khẩu: Công Ty TNHH Một Thành Viên Trang Trí Á Âu
o Địa chỉ: B0 – 03, Tòa nhà Splendor, 27 Nguyễn Văn Dung, F6, Quận Gò Vấp, Thành Phố Hồ Chí Minh,Việt Nam
Bên nhập khẩu: NEXU INTERNATIONAL Co.,LTD
o Địa chỉ: Suite 4, 7th Floor, 2M Cornwall Street, Kowloon, Hong Kong
Tên người nhận hàng: Andre Tham
o Địa chỉ: 11 Chestnut Crescent, Singapore 679365
Tên hàng : Máy nghiền cafe
Số lượng : 2 PK (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tổng khối lượng: 110 Kg
Xuất xứ: Việt Nam
Booking của hãng Hàng Không (Booking Confirmation): ta tiến hành kiểm tra các thông tin về chuyến bay, ngày khởi hành, ngày đến, hành trình, nơi/thời gian quá cảnh (nếu có), thời gian ước tính hàng đi/ hàng đến… kiểm tra những thông tin trên giúp các nhân viên hiện trường có kế hoạch làm hàng hợp lý, tránh chậm trễ làm rớt hàng.
Các thông tin trên Booking của bộ chứng từ:
Số MAWB (Master Air Way Bill): 978 8003 1722
Ngày đặt Booking: 08/05/2015
Số hiệu chuyến bay: VJ811
Ngày khởi hành: 11/05/2015
Hành trình: Sài Gòn – Singapore
Thời gian ước tính hàng đi: 08:55
Thời gian ước tính hàng đến: 12:00