4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.2 Thực trạng quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
2.2.2.3 Mở tờ khai hải quan điện tử
Bước 1: Đăng nhập phần mềm – đăng ký mới tờ khai xuất khẩu
Doanh nghiệp sẽ mở tờ khai hải quan điện tử (VNACCS/VCIS) bằng phần mềm ECUS. Từ giao diện chính của chương trình, vào menu: “Tờ khai xuất nhập khẩu/Đăng ký mới tờ khai xuất khẩu (EDA)”. Đối với một số doanh nghiệp thường xuyên xuất khẩu các mặt hàng quen thuộc đi một nước nhất định thay vì chọn Đăng kí tờ khai mới, công ty sẽ gọi tờ khai cũ bằng cách vào danh sách tờ khai xuất khẩu.
Hình 2.6 Đăng nhập phần mềm VINACCS của công ty Vinalink
Khi phần mềm giao diện xuất hiện, ta sẽ tiến hành nhập thông tin trên cửa sổ“Thông tin chung”.
Cty Cổ Phần Logistics Vinalink – 145, 147 Nguyễn Tất Thành, P.5, Quận 4, TP.HCM
Hình 2.7 Giao diện tờ khai xuất khẩu
Tiến hành khai báo thông tin trên tờ khai
Tiêu đề: TỜ KHAI HÀNG HÓA XUẤT KHẨU.
Số tờ khai: 300381080110 (hệ thống của cơ quan hải quan sẽ tự động trả về)
Mã phân loại kiểm tra: 1 (ô kết quả phân luồng do cơ quan hải quan trả về sau khi đã khai báo chính thức tờ khai với cơ quan hải quan)
Mã loại hình: B11 (loại hình xuất kinh doanh)
Mã số thuế đại diện: 8479
Cơ quan hải quan tiếp nhận tờ khai: Chi Cục Hải Quan Cửa Khẩu Tân Sơn Nhất
Ngày đăng ký: 07/05/2015
Người xuất khẩu: (Căn cứ vào Hợp đồng ).
Công Ty TNHH Một Thành Viên Trang Trí Á Âu
Địa chỉ: B0 – 03, Tòa nhà Splendor, 27 Nguyễn Văn Dung, F6, Quận Gò Vấp, Thành Phố Hồ Chí Minh,Việt Nam
Tel: 0822118287
NEXU INTERNATIONAL Co.,LTD
Địa chỉ: Suite 4, 7th Floor, 2M Cornwall Street, Kowloon, Hong Kong
Mã nước: HK – HongKong
Hình 2.8 Thông tin về đơn vị xuất nhập khẩu
Vận Đơn: (căn cứ thông tin trên Booking )
Số lượng kiện: 2 PK
Tổng trọng lượng hàng: 110 KGM
Mã địa điểm hàng chờ lưu kho dự kiến: 02B1A04 – Kho SCSC (hàng hóa được lưu kho chờ thông quan tại địa điểm kho SCSC sẽ chịu sự giám sát của Chi cục hải quan cửa khẩu sân bay quốc tế Tân Sơn Nhất)
Địa điểm nhận hàng cuối cùng: HKHKG – HongKong
Địa điểm xếp hàng: VNSGN – HoChiMinh
Hình 2.9 Thông tin về Vận đơn – Hóa đơn thương mại
Hóa đơn thương mại: (căn cứ thông tin trên hóa đơn thương mại)
Phân loại hình thức hóa đơn: A
Số hóa đơn: NE15001 – 5
Ngày phát hành: 04/05/2015
Phương thức thanh toán: TTR (chuyển tiền bằng điện có bồi hoàn)
Mã phân loại hóa đơn: A
Điều kiện giá hóa đơn: FOB
Tổng trị giá hóa đơn: 2,674.33 USD
Tên hàng (mô tả chi tiết): có thể nhập trực tiếp thông tin về hàng hóa hoặc nhập từ file excel S T T Tên hàng Mã HS Xuất xứ L ư ợ n g Đơn vị tính Đơn giá hóa đơn Trị giá hóa đơn Trị giá tính thuế 1 Máy rang cafe thử mẫu, code: SPG2, không nhãn hiệu, xuất xứ Việt Nam, mới 100% 8419 3120 Việt Nam 1 PCE 2.305 ,46 USD 2.305, 46 USD 49.728.7 72.2 VNĐ 2 Bộ rây mẫu, code: SSW, không nhãn hiệu, xuất xứ Việt Nam, mới 100% 7326 9099 Việt Nam 1 PCE 368,8 7 USD 368,87 USD 7.956.52 5,9 VNĐ
Bảng 2.11 Mô tả chi tiết hàng hóa
Sau khi khai chính thức tờ khai (EDC) thành công ta sẽ nhận được phản hồi của hải quan về số tờ khai, đặc biệt quan trọng là kết quả phân luồng tờ khai.
Bước 2: Nhận kết quả phân luồng
Hình 2.12 Kết quả phân luồng – kết quả xử lý tờ khai 2.2.3 Quy trình thủ tục hải quan 2.2.3 Quy trình thủ tục hải quan
Sơ đồ 2.13 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không 300383842750 09/05/2015 luồng Xanh 1.Chuẩn bị bộ chứng từ 5.Đánh Bill 4.Đóng phí lao vụ 6.Thanh lý hải quan 3.Cân hàng
7.Soi chiếu an ninh 2.Đưa hàng vào kho SCSC 8.Gửi bộ chứng từ
2.2.3.1 Chuẩn bị bộ chứng từ
Trước khi đến kho hàng nhân viên giao nhận cần chuẩn bị :
• Tờ khai hàng hóa xuất khẩu
• Giấy giới thiệu: 01 bản gốc.
• Hợp đồng thương mại: 01 bản sao.
• Hóa đơn thương mại: 01 bản chính.
• Bản kê chi tiết: 01 bản chính.
• Phiếu hướng dẫn gửi hàng (kho SCSC): 1 bộ gồm 4 liên đã có dán nhãn của hãng hàng không Vietjet
• Booking của hãng hàng không: 1 bản.
• Airlines label ( Nhãn hàng không ): là nhãn của hãng hàng không cung cấp, được dùng để dán trên các kiện hàng trước khi hàng lên máy. Nhãn này bao gồm các mục dùng để ghi:số không vận đơn (MAWB), nơi đi, nơi đến, số kiện hàng: 2 nhãn.
• Mother Bag Label ( Nhãn của đại lý ): các đại lý dùng thêm nhãn của mình để đại lý ởđầu nhận hàng phân loại hàng hóa. Nhãn này cũng bao gồm các mục dùng để ghi: sốHAWB, nơi đi, nơi đến, số kiện hàng: 2 nhãn.
2.2.3.2 Đưa hàng vào kho SCSC
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết, nhân viên giao nhận sẽ đưa hàng đến kho SCSC. Tại kho hàng xuất, nhân viên giao nhận sẽ trình bộ chứng từ của lô hàng để nhập kho.
2.2.3.3 Kiểm tra thực tế hàng hóa
Trước khi nhận hàng và chất hàng lên Pallet, nhân viên giao nhận đối chiếu các số hiệu ghi trên kiện hàng với các chi tiết in trên bộ chứng từ như: Tên hàng, số kiện,..Đây là một bước quan trọng mà nhân viên giao nhận phải thực hiện để đảm bảo nhận đúng lô hàng của khách hàng, các sai sót về nhãn hàng, chất lượng bao bì, các số liệu so với HAWB phải được phát hiện trong bước này cần khắc phục ngay, khi hàng đã được gửi đi thì đại lý phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về tình trạng của lô hàng đối với khách hàng.
Sau khi kiểm tra xong nhân viên giao nhận tiến hành dán nhãn của hãng hàng không và nhãn của đại lý lên các kiện hàng. Sau khi dán phải kiểm tra lại cẩn thận
2.2.3.4 Cân hàng
Tiếp theo hàng hoá sẽ được chuyển đến khu vực cân hàng. Sau khi đưa hàng vào vị trí cân, nhân viên giao nhận sẽ cung cấp số MAWB cho nhân viên tiếp nhận nhập thông tin hàng vào máy, nhân viên tiếp nhận cân hàng lấy Gross Weight và Volumn Weight so sánh đối chiếu số nào lớn hơn sẽ lấy làm Charge Weight (trọng lượng tính cước) cho lô hàng. Sau khi nhân viên tiếp nhận ký tiếp nhận và cho kết quả khối lượng lô hàng sẽ trả phiếu hướng dẫn gửi hàng cho nhân viên giao nhận bấm giờ.
2.2.3.5 Đóng phí lao vụ
Nhân viên giao nhận đến bộ phận kế toán của SCSC và giao cho nhân viên kế toán SCSC bộ phiếu hướng dẫn gửi hàng và booking note của hãng hàng không để đóng phí lao vụ. Tại đây, nhân viên kế toán lên hoá đơn, thu tiền, và giữ lại liên màu hồng, đồng thời giao liên màu vàng cùng booking note cho bộ phận Loading sau máy soi. Nhân viên giao nhận lấy lại 2 liên màu trắng và xanh cùng với hoá đơn đã đóng phí lao vụ.
2.2.3.6 Đánh Bill (MAWB, HAWB)
Đóng phí lao vụ xong, nhân viên giao nhận cầm tờ phiếu hướng dẫn gửi hàng màu trắng đến hãng hàng không để xin cấp MAWB. Tại đây nhân viên đánh bill của hãng hàng không sẽ căn cứ vào các chi tiết đã ghi trên tờ phiếu hướng dẫn gửi hàng để đánh MAWB. Đánh xong nhân viên đánh Bill kí tên vào tờ Bill và đưa cho nhân viên giao nhận. Nhân viên giao nhận đối chiếu lại các số liệu trên MAWB và phiếu hướng dẫn gửi hàng xem có trùng khớp không và kí vào tờ Bill, sau đó xé hai tờ Bill: một bản chính và một bản copy, rồi đưa tất cả các tờ Bill còn lại cho nhân viên giao nhận cùng với tờ phiếu hướng dẫn gửi hàng màu trắng. Do số lượng Bill mà nhân viên của hãng hàng không phải đánh là rất nhiều nên đối với những lô hàng mà địa chỉ người gửi, người nhận dài hoặc chưa có lưu trên hệ thống nhân viên chứng từ phải đối chiếu thật kỹ càng vì khi đã xuất Bill rồi thì việc chỉnh sửa sẽ rất phức tạp. Và để đảm bảo cho chứng từ của lô hàng được đi kèm theo bộ Bill thì chứng từ phải được bấm vào bộ Bill trước giờ cắt sổ chuyến bay 1h đến 2h.
Sau khi đánh MAWB tại hãng hàng không, nhân viên giao nhận gửi thông tin trên phiếu hướng dẫn gửi hàng màu trắng và phiếu cân về phòng chứng từ hàng xuất để đánh HAWB.
VẬN ĐƠN CHÍNH - MASTER AIRWAY BILL (MAWB) :vận đơn do hãng
hàng không phát hành, được xem như hợp đồng chuyên chở được lập giữa người chuyên chở và người gửi hàng. Nó là giấy biên nhận về hàng đã được giao cho người chuyên chở, chứng minh việc giao lô hàng trong điều kiện hoàn hảo trừ khi có ghi nhận xét khác
Số MAWB (Master Air Way Bill): 97880031722, 09/05/2015 HOCHIMINH
Người gửi hàng: VINALINK, 145-147 NGUYENTAT THANH, DIST 4, HICHIMINH CITY, VIETNAM
Người nhận hàng: GLOBAL AIRFREIGHT INTERNATIONAL PTE.LTD, UNITS 07-14/17 CARGO AGENTS BLDG C ,115 AIRPORT CARGO ROAD. SINGAPOE 819466
Số kiện : 2 PCE
Tổng khối lượng: 110.0 Kg
Khởi hành: Tan Son Nhat Airport
Nơi đến : Singapore
Chuyến bay : VJ811, ngày 11/05/2015
Hàng hóa: Máy cafe thử mẫu ( được đính kèm chi tiết trong manifest)
VẬN ĐƠN NHÀ - HOUSE BILL (HAWB) :đây là vận đơn do người đại lý giao
nhận phát hành, về bản chất giống vận đơn hàng không, chỉ khác ở chủ thể phát hành và ký hiệu trên vận đơn.
Số HAWB (House Airway Bill): VNL-20862, ngày 09/05/2015 HOCHIMINH CITY
Người gửi hàng: EURASIA DECOR CO.,LTD, B0-03, SPLENDOR BUIDING, 27 NGUYEN VAN DUNG STREET WARS 6, GO VAP DISTRICT, HOCHIMINH CTITY VIETNAM
Bên thông báo: NEXU INTERNATIONAL LTD, SUITE 4, 7TH FLOOR 2M CORNWALL STREET, KOWLOON, HONGKONG
Người nhận hàng: ANDRE THAM, 11 CHESTNUT CRESCENT, SINGAPORE 679365
Đại lý giao nhận: VINALINK- HOCHIMINH CITY
Số kiện : 2 PCE
Tổng khối lượng: 110.0 Kg
Chuyến bay : VJ811, ngày 11/05/2015
Hàng hóa: Máy cafe thử mẫu ( được đính kèm chi tiết trong manifest)
2.2.3.7 Thanh lý tờ khai hải quan
Nhân viên giao nhận đến phòng Hải Quan giám sát tại kho SCSC để thanh lý tờ khai hải quan. Tại đây, nhân viên giao nhận ghi rõ vào tờ khai (đối với hàng mở tờ khai tại hải quan sân bay TSN) hoặc biên bản bàn giao chuyển cửa khẩu (đối với hàng xuất chuyển cửa khẩu) các thông tin sau:
• Số tờ khai: 300383842750
• Tổng số kiện thực xuất: 2
• Loại hàng: Máy nghiền cafe thử mẫu
• Trọng lượng theo tờ khai: 110 Kgs.
• Số MAWB: 978 8003 1722
• Số hiệu chuyến bay: VJ811
• Ngày bay: 11/05/2015
Nhân viên Hải Quan giám sát sau khi kiểm tra số kiện, trọng lượng trên tờ khai so với thực tế trên phiếu hướng dẫn gửi hàng màu xanh thì ký và đóng dấu vào phiếu hướng dẫn gửi hàng này rồi giao lại cho nhân viên giao nhận. Đến đây thì lô hàng đã hoàn tất thủ tục hải quan tại sân bay.
2.2.3.8 Soi chiếu an ninh và gửi bộ chứng từ 2.2.3.8.1 Soi chiếu an ninh 2.2.3.8.1 Soi chiếu an ninh
Soi chiếu an ninh là quá trình kiểm tra lại tổng thể hàng hoá trước khi hàng hoá lên máy bay. Đến bộ phận an ninh SCSC, nhân viên giao nhận trình tờ phiếu hướng dẫn gửi hàng màu xanh đã thanh lí cho nhân viên tiếp nhận để xin cho lô hàng được qua máy soi chiếu. Tiếp theo nhân viên giao nhận chuyển lô hàng đến máy soi và trình phiếu hướng dẫn gửi hàng màu xanh để nhân viên bốc xếp nhập số liệu vào máy và đưa hàng qua máy soi, sau đó cầm tờ phiếu hướng dẫn gửi hàng màu xanh đến bàn Tiếp Nhận Soi Chiếu An Ninh đưa cho nhân viên an ninh tại đây để nhân viên này nhập số liệu vào máy.Khi lô hàng đã soi chiếu xong, nhân viên an ninh sẽ đóng dấu xác nhận hàng đã qua soi chiếu vào tờ phiếu hướng dẫn gửi hàng màu xanh. Đây là ranh giới trách nhiệm giữa đại lý với hãng hàng không, đến đây đại lý mới hết trách nhiệm về hàng hoá của mình
2.2.3.8.2 Gửi bộ chứng từ
Gửi bộ chứng từ theo hàng: đây là công việc rất quan trọng trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không. Bởi vì khi xuất hàng phải có bộ chứng từ kèm theo nhằm giúp cho các cơ quan hải quan tại các cảng hàng không mà hàng đến có cơ sở để kiểm tra, giám sát hàng hóa. Bên cạnh đó, bộ chứng từ này còn giúp kiểm soát việc giao hàng cho khách hàng được thuận lợi và dễ dàng hơn.
Bộ chứng từ kèm theo hàng bao gồm:
MAWB+HAWB: 1 bản sao y cho mỗi chứng từ
Invoice + Packing list: 1 bản gốccho mỗi chứng từ
Bộ chứng từ này sau khi đã được nhân viên chứng từ trong công ty chuẩn bị đầy đủ thì nhân viên giao nhận sẽ mang đến gửi lại cho hãng hàng không để hãng này gửi kèm theo hàng.
Gửi bộ chứng từ cho Agent: sau khi đã hoàn tất các công đoạn xuất hàng và bộ chứng từ thì nhân viên giao nhận sẽ trở về công ty để tiến hành gửi bộ chứng từ của lô hàng trên qua mail cho Agent. Bộ chứng từ bao gồm:
HAWB: 1 bản scan.
MAWB: 1bản scan.
CARGO MANIFEST: 1 bản.
Bộ chứng từ này sẽ được gửi cho đại lý của bên khách hàng để làm thủ tục nhận hàng khi có thông báo hàng đến.
Bản lược khai hàng hóa ( Air Cargo Manifest ):
Số HAWB (House Air Way Bill): VNL – 20862
Chuyến bay: VJ811/ 11/05/2015
Nơi đi: Sân bay Tân Sơn Nhất, Việt Nam
Nơi đến: Singapore
Bên xuất khẩu: EURASIA DECOR CO.,LTD.
o Địa chỉ: Nguyen Van Dung Street, ward 6, Go Vap district, Hochiminh city, Vietnam
Bên nhận hàng: Andre Tham
2.3 Đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không không
2.3.1 Ưu điểm
Với bề dày 17 năm phát triển, Vinalink liên tục phấn đấu hoàn thiện và tự hào là một trong 20 công ty Logistics hàng đầu Việt Nam do Hiệp hội Logistics đánh giá (năm 2011), thuộc Top 500 doanh nghiệp tăng trưởng nhanh nhất (FAST 500), song hành cùng quá trình phát triển Vinalink đã tích lũy được những bài học kinh nghiệm vô cùng quý báu để từ đó luôn tạo được sự tin cậy và uy tín trong khách hàng.
Việc thành lập công ty liên doanh Đại lý vận chuyển FC (VietNam) cùng với Frieght Consolidattors Pte.Ltd. (Singapore) chuyên kinh doanh dịch vụ đại lý cho các hãng hàng không quốc tế như: British Aiways, Royal Brunei Airlines, Cargolux Airlines,..điều này giúp Vianlink chiếm được ưu thế về việc giữ chỗ với các hãng bay trong các giai đoạn cao điểm, hàng hoá nhiều làm tăng thêm sức cạnh tranh của Vinalink với các đối thủ trên thị trường.
Tình hình kinh tế nói chung còn nhiều khó khăn và không ổn định do ảnh hưởng từ tình hình kinh tế thế giới, giá nhiên liệu tăng bất ổn, việc thu phí cầu đường phổ biến với nhiều rủi ro tăng cao nhưng Vinalink luôn phấn đấu để đảm bảo kết quả kinh doanh (kết quả kinh doanh trực tiếp năm 2014 có mức tăng 5- 7% so với năm 2013) cung cấp những dịch vụ an toàn, chất lượng đúng với yêu cầu khách hàng.
Vị trí phòng hàng không của công ty (44 Trường Sơn, Q. Tân Bình, TP.HCM) gần sân bay và các kho TCS, kho SCSC nên rất thuận lợi cho quá trình làm thủ tục nhập/ xuất hàng, rút ngắn thời gian và giảm được chi phí vận chuyển.
Là đại lý bán cước, hợp đồng vận chuyển và có mối quan hệ hợp tác tốt với khá nhiều hãng hàng không lớn trên thế giới: Singapore Airlines, Thai Airways, Malaysia Arilines, Japan Airlines, China Airlines, Korean Airlines,..
2.3.2 Hạn chế
Về nhân sự, tổ chức và quản lý: việc tuyển dụng bổ sung mới có nhiều khó khăn, nhất là nhân lực cho phòng sales và cán bộ quản lý chủ chốt, chất lượng còn hạn chế, gặp khó khăn trong ổn định nhân sự. Trình độ chuyên môn của nhân viên chưa cao, chưa xử lý những tình huống khó khăn, thụ động vào chỉ thị