4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.2.2Kiểm tra bộ chứng từ Mở tờ khai hải quan
2.2.2.1 Tiếp nhận hồ sơ từ khách hàng
Từ các thỏa thuận trên, nhân viên sale sẽ gửi yêu cầu tới bộ phận booking để lấy Booking Note và gửi thông tin của Booking Note từ hãng bay đến khách hàng xác nhận. Sau khi kiểm tra thông tin trên Booking Note chính xác với yêu cầu, khách hàng gửi thông tin chi tiết về lô hàng để Vinalink lên Draft Bill.
2.2.2.2 Kiểm tra bộ chứng từ
Khi nhận được bộ chứng từ của khách hàng, nhân viên giao nhận phải kiểm tra một cách chi tiết và cẩn thận về sự thống nhất và hợp lệ giữa các chứng từ. Công việc này vô cùng quan trọng bởi nếu có sự sai lệch hoặc không hợp lệ giữa các chứng từ thì hải quan sẽ không chấp nhận đăng ký tờ khai, và việc điều chỉnh lại chứng từ sẽ rất mất thời gian và tốn chi phí. Bộ chứng từ hàng xuất bao gồm:
• Hợp đồng thương mại - Sales contract
• Phiếu đóng gói - Packing list
• Hóa đơn thương mại - Commercial Invoice
• Lưu cước hàng không - Booking note
• Giấy chứng nhận xuất xứ - Certificate of Origin (C/O)
• Giấy chứng nhận chất lượng - Certificate of Quality
• Giấy chứng nhận kiểm dịch - Certificate of Phytosanitary and Veterinary
• Tờ khai hải quan
Bộ chứng từ không nhứt thiết phải luôn có đầy đủ các loại chứng từ trên mà còn tùy thuộc vào loại hàng hóa và những yêu cầu theo quy định của nước nhập khẩu.
Bộ chứng từ gọi là hợp lệ nếu tất cả nội dung hàng hóa trên tất cả chứng từ như hợp đồng, hóa đơn thương mại, bản kê chi tiết…đều thống nhất với nhau: tên, địa chỉ, số điện thoại bên mua và bên bán, tên hàng, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, cảng dỡ hàng, cảng bốc hàng, điều kiện thanh toán, tổng giá trị hợp đồng, xuất xứ hàng hóa, hãng hàng không, số chuyến bay...
Do đây là lô hàng được Công ty NEXU INTERNATIONAL Co.,LTD mua để bán lại cho khách hàng ở Singapore nên tên, địa chỉ của người nhận hàng trên hóa đơn thương mại, bảng kê chi tiết hàng hóa, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa được thể hiện như sau, nhân viên lên tờ khai sẽ chú ý kiểm tra thông tin này:
Andre Tham
Địa chỉ: 11 Chestnut Crescent, Singapore 679365
Tel: (+65) 9834 2106
Kiểm tra các nội dung của bộ chứng từ:
Hợp đồng ( Sales Order ):là một trong những chứng từ cơ bản để xem xét những thông tin cơ bản về nhà xuất nhập khẩu, tên hàng hoá, số lượng, tổng giá trị,
Thông tin của hợp đồng trên bộ chứng từ:
Hợp đồng số NE15001, được ký vào ngày 01/03/2015
Bên xuất khẩu: Công Ty TNHH Một Thành Viên Trang Trí Á Âu
o Địa chỉ: B0 – 03, Tòa nhà Splendor, 27 Nguyễn Văn Dung, F6, Quận Gò Vấp, Thành Phố Hồ Chí Minh,Việt Nam
Bên nhập khẩu: NEXU INTERNATIONAL Co.,LTD
o Địa chỉ: Suite 4, 7th Floor, 2M Cornwall Street, Kowloon, Hong Kong
Tên người nhận hàng: Andre Tham
o Địa chỉ: 11 Chestnut Crescent, Singapore 679365
Hàng hóa xuất khẩu: Máy nghiền cafe thử mẫu
Sample Coffee Roaster (Code: SPG2)
Sample Sieves (Code: SSW) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số lượng: 2 PK
Tổng trị giá: 2,674.33 USD
Điều kiện thương mại: FOB
Xuất xứ: Việt Nam
Phương thức thanh toán: TT 100% trước khi giao hàng
Bên thụ hưởng : EURASIA DECOR CO.,LTD qua ngân hàng Sacombank.
Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice ): là chứng từ do người xuất
khẩu cung cấp cho người nhập khẩu, đây là chứng từ dùng làm cơ sở để tính thuế, thủ tục về bảo hiểm, thanh toán. Ta cần kiểm tra so sánh thông tin với thông tin trên hợp đồng và phiếu đóng gói về các nội dung: số hoá đơn, thông tin nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu, tên hàng, số lượng, tổng giá trị, phương thức thanh toán,..
Thông tin của hoá đơn thương mại trên bộ chứng từ:
Số hóa đơn : NE15001-5, ngày 04/05/2015
Bên xuất khẩu: Công Ty TNHH Một Thành Viên Trang Trí Á Âu
o Địa chỉ: B0 – 03, Tòa nhà Splendor, 27 Nguyễn Văn Dung, F6, Quận Gò Vấp, Thành Phố Hồ Chí Minh,Việt Nam
Bên nhập khẩu: NEXU INTERNATIONAL Co.,LTD
o Địa chỉ: Suite 4, 7th Floor, 2M Cornwall Street, Kowloon, Hong Kong
Tên người nhận hàng : Andre Tham
o Địa chỉ: 11 Chestnut Crescent, Singapore 679365
Tên hàng : Máy nghiền cafe thử mẫu
Sample Coffee Roaster (Code: SPG2)
Số lượng hàng : 2 PK
Tổng trị giá : 2,674.33 USD.
Phương thức thanh toán: TT 100% trước khi giao hàng
Bên thụ hưởng : EURASIA DECOR CO.,LTD qua ngân hàng Sacombank
Phiếu đóng gói ( Packing list ): là bảng kê khai chi tiết hàng hóa, giúp ta kiểm tra các thông tin về tên hàng, xuất xứ, khối lượng, số kiện hàng,…
Các thông tin của phiếu đóng gói trên bộ chứng từ:
Số hóa đơn: NE15001 – 5, ngày 04/05/2015
Bên xuất khẩu: Công Ty TNHH Một Thành Viên Trang Trí Á Âu
o Địa chỉ: B0 – 03, Tòa nhà Splendor, 27 Nguyễn Văn Dung, F6, Quận Gò Vấp, Thành Phố Hồ Chí Minh,Việt Nam
Bên nhập khẩu: NEXU INTERNATIONAL Co.,LTD
o Địa chỉ: Suite 4, 7th Floor, 2M Cornwall Street, Kowloon, Hong Kong
Tên người nhận hàng: Andre Tham (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
o Địa chỉ: 11 Chestnut Crescent, Singapore 679365
Tên hàng : Máy nghiền cafe
Số lượng : 2 PK
Tổng khối lượng: 110 Kg
Xuất xứ: Việt Nam
Booking của hãng Hàng Không (Booking Confirmation): ta tiến hành kiểm tra các thông tin về chuyến bay, ngày khởi hành, ngày đến, hành trình, nơi/thời gian quá cảnh (nếu có), thời gian ước tính hàng đi/ hàng đến… kiểm tra những thông tin trên giúp các nhân viên hiện trường có kế hoạch làm hàng hợp lý, tránh chậm trễ làm rớt hàng.
Các thông tin trên Booking của bộ chứng từ:
Số MAWB (Master Air Way Bill): 978 8003 1722
Ngày đặt Booking: 08/05/2015
Số hiệu chuyến bay: VJ811
Ngày khởi hành: 11/05/2015
Hành trình: Sài Gòn – Singapore
Thời gian ước tính hàng đi: 08:55
Thời gian ước tính hàng đến: 12:00
2.2.2.3 Mở tờ khai hải quan điện tử
Bước 1: Đăng nhập phần mềm – đăng ký mới tờ khai xuất khẩu
Doanh nghiệp sẽ mở tờ khai hải quan điện tử (VNACCS/VCIS) bằng phần mềm ECUS. Từ giao diện chính của chương trình, vào menu: “Tờ khai xuất nhập khẩu/Đăng ký mới tờ khai xuất khẩu (EDA)”. Đối với một số doanh nghiệp thường xuyên xuất khẩu các mặt hàng quen thuộc đi một nước nhất định thay vì chọn Đăng kí tờ khai mới, công ty sẽ gọi tờ khai cũ bằng cách vào danh sách tờ khai xuất khẩu.
Hình 2.6 Đăng nhập phần mềm VINACCS của công ty Vinalink
Khi phần mềm giao diện xuất hiện, ta sẽ tiến hành nhập thông tin trên cửa sổ“Thông tin chung”.
Cty Cổ Phần Logistics Vinalink – 145, 147 Nguyễn Tất Thành, P.5, Quận 4, TP.HCM
Hình 2.7 Giao diện tờ khai xuất khẩu
Tiến hành khai báo thông tin trên tờ khai
Tiêu đề: TỜ KHAI HÀNG HÓA XUẤT KHẨU.
Số tờ khai: 300381080110 (hệ thống của cơ quan hải quan sẽ tự động trả về)
Mã phân loại kiểm tra: 1 (ô kết quả phân luồng do cơ quan hải quan trả về sau khi đã khai báo chính thức tờ khai với cơ quan hải quan)
Mã loại hình: B11 (loại hình xuất kinh doanh)
Mã số thuế đại diện: 8479
Cơ quan hải quan tiếp nhận tờ khai: Chi Cục Hải Quan Cửa Khẩu Tân Sơn Nhất
Ngày đăng ký: 07/05/2015
Người xuất khẩu: (Căn cứ vào Hợp đồng ). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Công Ty TNHH Một Thành Viên Trang Trí Á Âu
Địa chỉ: B0 – 03, Tòa nhà Splendor, 27 Nguyễn Văn Dung, F6, Quận Gò Vấp, Thành Phố Hồ Chí Minh,Việt Nam
Tel: 0822118287
NEXU INTERNATIONAL Co.,LTD
Địa chỉ: Suite 4, 7th Floor, 2M Cornwall Street, Kowloon, Hong Kong
Mã nước: HK – HongKong
Hình 2.8 Thông tin về đơn vị xuất nhập khẩu
Vận Đơn: (căn cứ thông tin trên Booking )
Số lượng kiện: 2 PK
Tổng trọng lượng hàng: 110 KGM
Mã địa điểm hàng chờ lưu kho dự kiến: 02B1A04 – Kho SCSC (hàng hóa được lưu kho chờ thông quan tại địa điểm kho SCSC sẽ chịu sự giám sát của Chi cục hải quan cửa khẩu sân bay quốc tế Tân Sơn Nhất)
Địa điểm nhận hàng cuối cùng: HKHKG – HongKong
Địa điểm xếp hàng: VNSGN – HoChiMinh
Hình 2.9 Thông tin về Vận đơn – Hóa đơn thương mại
Hóa đơn thương mại: (căn cứ thông tin trên hóa đơn thương mại)
Phân loại hình thức hóa đơn: A
Số hóa đơn: NE15001 – 5
Ngày phát hành: 04/05/2015
Phương thức thanh toán: TTR (chuyển tiền bằng điện có bồi hoàn)
Mã phân loại hóa đơn: A
Điều kiện giá hóa đơn: FOB
Tổng trị giá hóa đơn: 2,674.33 USD
Tên hàng (mô tả chi tiết): có thể nhập trực tiếp thông tin về hàng hóa hoặc nhập từ file excel S T T Tên hàng Mã HS Xuất xứ L ư ợ n g Đơn vị tính Đơn giá hóa đơn Trị giá hóa đơn Trị giá tính thuế 1 Máy rang cafe thử mẫu, code: SPG2, không nhãn hiệu, xuất xứ Việt Nam, mới 100% 8419 3120 Việt Nam 1 PCE 2.305 ,46 USD 2.305, 46 USD 49.728.7 72.2 VNĐ 2 Bộ rây mẫu, code: SSW, không nhãn hiệu, xuất xứ Việt Nam, mới 100% 7326 9099 Việt Nam 1 PCE 368,8 7 USD 368,87 USD 7.956.52 5,9 VNĐ
Bảng 2.11 Mô tả chi tiết hàng hóa
Sau khi khai chính thức tờ khai (EDC) thành công ta sẽ nhận được phản hồi của hải quan về số tờ khai, đặc biệt quan trọng là kết quả phân luồng tờ khai.
Bước 2: Nhận kết quả phân luồng
Hình 2.12 Kết quả phân luồng – kết quả xử lý tờ khai 2.2.3 Quy trình thủ tục hải quan
Sơ đồ 2.13 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không 300383842750 09/05/2015 luồng Xanh 1.Chuẩn bị bộ chứng từ 5.Đánh Bill 4.Đóng phí lao vụ 6.Thanh lý hải quan 3.Cân hàng
7.Soi chiếu an ninh 2.Đưa hàng vào kho SCSC 8.Gửi bộ chứng từ
2.2.3.1 Chuẩn bị bộ chứng từ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trước khi đến kho hàng nhân viên giao nhận cần chuẩn bị :
• Tờ khai hàng hóa xuất khẩu
• Giấy giới thiệu: 01 bản gốc.
• Hợp đồng thương mại: 01 bản sao.
• Hóa đơn thương mại: 01 bản chính.
• Bản kê chi tiết: 01 bản chính.
• Phiếu hướng dẫn gửi hàng (kho SCSC): 1 bộ gồm 4 liên đã có dán nhãn của hãng hàng không Vietjet
• Booking của hãng hàng không: 1 bản.
• Airlines label ( Nhãn hàng không ): là nhãn của hãng hàng không cung cấp, được dùng để dán trên các kiện hàng trước khi hàng lên máy. Nhãn này bao gồm các mục dùng để ghi:số không vận đơn (MAWB), nơi đi, nơi đến, số kiện hàng: 2 nhãn.
• Mother Bag Label ( Nhãn của đại lý ): các đại lý dùng thêm nhãn của mình để đại lý ởđầu nhận hàng phân loại hàng hóa. Nhãn này cũng bao gồm các mục dùng để ghi: sốHAWB, nơi đi, nơi đến, số kiện hàng: 2 nhãn.
2.2.3.2 Đưa hàng vào kho SCSC
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết, nhân viên giao nhận sẽ đưa hàng đến kho SCSC. Tại kho hàng xuất, nhân viên giao nhận sẽ trình bộ chứng từ của lô hàng để nhập kho.
2.2.3.3 Kiểm tra thực tế hàng hóa
Trước khi nhận hàng và chất hàng lên Pallet, nhân viên giao nhận đối chiếu các số hiệu ghi trên kiện hàng với các chi tiết in trên bộ chứng từ như: Tên hàng, số kiện,..Đây là một bước quan trọng mà nhân viên giao nhận phải thực hiện để đảm bảo nhận đúng lô hàng của khách hàng, các sai sót về nhãn hàng, chất lượng bao bì, các số liệu so với HAWB phải được phát hiện trong bước này cần khắc phục ngay, khi hàng đã được gửi đi thì đại lý phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về tình trạng của lô hàng đối với khách hàng.
Sau khi kiểm tra xong nhân viên giao nhận tiến hành dán nhãn của hãng hàng không và nhãn của đại lý lên các kiện hàng. Sau khi dán phải kiểm tra lại cẩn thận
2.2.3.4 Cân hàng
Tiếp theo hàng hoá sẽ được chuyển đến khu vực cân hàng. Sau khi đưa hàng vào vị trí cân, nhân viên giao nhận sẽ cung cấp số MAWB cho nhân viên tiếp nhận nhập thông tin hàng vào máy, nhân viên tiếp nhận cân hàng lấy Gross Weight và Volumn Weight so sánh đối chiếu số nào lớn hơn sẽ lấy làm Charge Weight (trọng lượng tính cước) cho lô hàng. Sau khi nhân viên tiếp nhận ký tiếp nhận và cho kết quả khối lượng lô hàng sẽ trả phiếu hướng dẫn gửi hàng cho nhân viên giao nhận bấm giờ.
2.2.3.5 Đóng phí lao vụ
Nhân viên giao nhận đến bộ phận kế toán của SCSC và giao cho nhân viên kế toán SCSC bộ phiếu hướng dẫn gửi hàng và booking note của hãng hàng không để đóng phí lao vụ. Tại đây, nhân viên kế toán lên hoá đơn, thu tiền, và giữ lại liên màu hồng, đồng thời giao liên màu vàng cùng booking note cho bộ phận Loading sau máy soi. Nhân viên giao nhận lấy lại 2 liên màu trắng và xanh cùng với hoá đơn đã đóng phí lao vụ.
2.2.3.6 Đánh Bill (MAWB, HAWB)
Đóng phí lao vụ xong, nhân viên giao nhận cầm tờ phiếu hướng dẫn gửi hàng màu trắng đến hãng hàng không để xin cấp MAWB. Tại đây nhân viên đánh bill của hãng hàng không sẽ căn cứ vào các chi tiết đã ghi trên tờ phiếu hướng dẫn gửi hàng để đánh MAWB. Đánh xong nhân viên đánh Bill kí tên vào tờ Bill và đưa cho nhân viên giao nhận. Nhân viên giao nhận đối chiếu lại các số liệu trên MAWB và phiếu hướng dẫn gửi hàng xem có trùng khớp không và kí vào tờ Bill, sau đó xé hai tờ Bill: một bản chính và một bản copy, rồi đưa tất cả các tờ Bill còn lại cho nhân viên giao nhận cùng với tờ phiếu hướng dẫn gửi hàng màu trắng. Do số lượng Bill mà nhân viên của hãng hàng không phải đánh là rất nhiều nên đối với những lô hàng mà địa chỉ người gửi, người nhận dài hoặc chưa có lưu trên hệ thống nhân viên chứng từ phải đối chiếu thật kỹ càng vì khi đã xuất Bill rồi thì việc chỉnh sửa sẽ rất phức tạp. Và để đảm bảo cho chứng từ của lô hàng được đi kèm theo bộ Bill thì chứng từ phải được bấm vào bộ Bill trước giờ cắt sổ chuyến bay 1h đến 2h.
Sau khi đánh MAWB tại hãng hàng không, nhân viên giao nhận gửi thông tin trên phiếu hướng dẫn gửi hàng màu trắng và phiếu cân về phòng chứng từ hàng xuất để đánh HAWB.
VẬN ĐƠN CHÍNH - MASTER AIRWAY BILL (MAWB) :vận đơn do hãng
hàng không phát hành, được xem như hợp đồng chuyên chở được lập giữa người chuyên chở và người gửi hàng. Nó là giấy biên nhận về hàng đã được giao cho người chuyên chở, chứng minh việc giao lô hàng trong điều kiện hoàn hảo trừ khi có ghi nhận xét khác
Số MAWB (Master Air Way Bill): 97880031722, 09/05/2015 HOCHIMINH
Người gửi hàng: VINALINK, 145-147 NGUYENTAT THANH, DIST 4, HICHIMINH CITY, VIETNAM
Người nhận hàng: GLOBAL AIRFREIGHT INTERNATIONAL PTE.LTD, UNITS 07-14/17 CARGO AGENTS BLDG C ,115 AIRPORT CARGO ROAD. SINGAPOE 819466
Số kiện : 2 PCE
Tổng khối lượng: 110.0 Kg
Khởi hành: Tan Son Nhat Airport (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nơi đến : Singapore
Chuyến bay : VJ811, ngày 11/05/2015
Hàng hóa: Máy cafe thử mẫu ( được đính kèm chi tiết trong manifest)
VẬN ĐƠN NHÀ - HOUSE BILL (HAWB) :đây là vận đơn do người đại lý giao
nhận phát hành, về bản chất giống vận đơn hàng không, chỉ khác ở chủ thể phát hành và ký hiệu trên vận đơn.
Số HAWB (House Airway Bill): VNL-20862, ngày 09/05/2015 HOCHIMINH CITY
Người gửi hàng: EURASIA DECOR CO.,LTD, B0-03, SPLENDOR BUIDING, 27 NGUYEN VAN DUNG STREET WARS 6, GO VAP DISTRICT, HOCHIMINH CTITY VIETNAM
Bên thông báo: NEXU INTERNATIONAL LTD, SUITE 4, 7TH FLOOR 2M CORNWALL STREET, KOWLOON, HONGKONG
Người nhận hàng: ANDRE THAM, 11 CHESTNUT CRESCENT, SINGAPORE 679365
Đại lý giao nhận: VINALINK- HOCHIMINH CITY
Số kiện : 2 PCE
Tổng khối lượng: 110.0 Kg
Chuyến bay : VJ811, ngày 11/05/2015