Sau khi tìm hiểu những thông tin sơ bộ thì công ty tiến hành tìm hiểu hệ thống kế toán của khách hàng. KTV thông qua phỏng vấn và quan sát thực tế Kế toán trưởng, nhân viên kế toán tiền có liên quan để mô tả hoạt động kế toán tại doanh nghiệp.
Mô tả việc thu tiền tại đơn vị
Tiền mặt
Công ty tổ chức một hệ thống thu tiền tập trung tại văn phòng, do một nhân viên là thủ quỹ đảm nhận và một nhân viên khác là kế toán tiền mặt phụ trách việc lập các chứng từ (phiếu thu) liên quan đồng thời quản lý các nghiệp vụ thu tiền trực tiếp từ khách hàng. Từ phiếu thu thủ quỹ sẽ vào sổ quỹ, kế toán tiền mặt vào sổ kế toán chi tiết tiền mặt (Nợ TK 1111) rồi vào sổ Nhật ký chung. Chứng từ luôn được đánh số thứ tự trước, đây cũng là một biện pháp hữu hiệu để ngăn ngừa các hành vi gian lận có thể xảy ra.
Khi bắt đầu phát sinh nghiệp vụ thu tiền mặt, kế toán tiền mặt sẽ căn cứ vào tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ mà người nộp tiền đem đến (nếu người nộp tiền là nhân viên trong công ty ) còn khách hàng mua tại công ty thì kế toán sẽ căn cứ vào hóa đơn GTGT để lập phiếu thu. Phiếu thu được lập 3 liên, mỗi liên đều có chữ ký xác nhận của kế toán trưởng, kế toán tiền mặt và thủ quỹ. Liên 1 do kế
toán tiền mặt cất giữ làm căn cứ ghi sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt, nhật ký chung, cuối tháng căn cứ vào sổ nhật ký chung ghi vào sổ Cái đồng thời đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết. Liên 2 giao cho khách hàng hay người phụ trách nộp tiền từ các cửa hàng của công ty. Còn lại liên 3 kế toán công nợ hay kế toán các TK đối ứng giữ để mở sổ theo dõi công nợ cho các đối tượng liên quan. Đồng thời khi phiếu thu đã được duyệt, thủ quỹ nhận tiền và ký xác nhận vào phiếu thu rồi vào sổ quỹ.
Tiền gửi ngân hàng
Hoạt động thu tiền quan ngân hàng thường diễn ra giữa công ty với khách hàng. Các đơn vị này khi chuyển tiền nộp vào tài khoản của công ty tại ngân hàng sau đó ngân hàng sẽ lập “Giấy báo có” chuyển đến công ty, kế toán ngân hàng sẽ kiểm tra, đối chiếu sự hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi vào sổ chi tiết TGNH ghi nợ TK 112, đồng thời ghi vào sổ Nhật ký chung làm căn cứ cuối tháng ghi vào sổ Cái. Đồng thời, kế toán công nợ vào sổ chi tiết công nợ để ghi giảm nợ cho các đối tượng liên quan.
Mô tả việc chi tiền tại đơn vị
Tại đơn vị phát sinh nhiều nghiệp vụ chi tiêu khác nhau như chi trả mua nguyên vật liệu, TSCĐ, quảng cáo, vận chuyển, lương, thuế,… Đây cũng là những khoản chi chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí của công ty.
Tất cả các khoản chi của công ty đều được thông qua Giám đốc, kế toán trưởng, kế toán vốn bằng tiền và thủ quỹ (trường hợp chi bằng tiền mặt) xét duyệt. Các chứng từ có liên quan như hóa đơn, vé xe, vé máy bay (nhân viên đi công tác), biên bản đính kèm theo phiếu chi.
- Trường hợp chi tiền qua ngân hàng, kế toán ngân hàng sẽ viết UNC gửi đến ngân hàng để thanh toán với các nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ khác nhau cho công ty, sau đó ngân hàng sẽ gửi “Giấy báo Nợ” về công ty để kế toán ngân hàng và kế toán công nợ căn cứ vào đó phản ánh vào sổ sách, chứng từ có liên quan.
- Trong trường hợp các chi phí phát sinh là những khoản chi thường xuyên, chi công tác phí nhỏ được thực hiện bằng tiền mặt, kế toán tiền mặt sẽ viết phiếu chi và thủ quỹ sẽ chi tiền trực tiếp cho các đối tượng có liên quan. Đối với việc thanh toán lương, thường cho cán bộ công nhân viên, kế toán tiền mặt tính toán
xem xét lại tính thích hợp của từng khoản chi trả trong tháng rồi căn cứ vào bảng thanh toán lương từ phòng tổ chức gởi lên rồi mới tiền hành viết phiếu chi và thủ quỹ sẽ giao tiền cho từng phòng ban do một nhân viên trong phòng đó đại diện kèm theo chữ ký khi nhận.
Tiền mặt
Để thuận tiện trong kinh doanh, các khoản chi nhỏ như chi tiền mua văn phòng phẩm, chi tiền tạm ứng đi công tác, chi tiền gửi xe,… được thực hiện bằng tiền mặt. Khi phát sinh nghiệp vụ chi tiền, kế toán tiền mặt sẽ kiểm tra tính pháp lý của lệnh chi tiền mới tiến hành viết 3 liên phiếu chi. Sau khi phiếu chi đã được duyệt, liên 1 cho kế toán tiền mặt lưu giữ để vào sổ chi tiết tiền mặt “Có TK 1111” sau đó vào Nhật ký chung vào sổ Cái; liên 2 giao cho người nhận tiền; kế toán công nợ hoặc kế toán các TK đối ứng sẽ giữ liên 3 để ghi vào sổ theo dõi công nợ hay các TK liên quan. Bên cạnh đó thủ quỹ sẽ chi tiền và ký xác nhận vào phiếu chi rồi mới vào sổ quỹ.
Tiền gửi ngân hàng
Khi phát sinh nghiệp vụ chi tiền qua ngân hàng, các chứng từ liên quan cần xem xét, phê duyệt dể lập lệnh chi tiền thường là phiếu nhập kho, các hóa đơn GTGT khi mua sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ điện, nước,… Sau đó kế toán ngân hàng sẽ lập 4 liên UNC gửi đến ngân hàng nhờ thanh toán hộ. Hai liên giao cho ngân hàng thanh toán, trong đó một liên giao cho ngân hàng còn một liên làm căn cứ viết “Giấy báo Nợ” báo về công ty, hai liên còn lại giao cho ngân hàng trung gian, trong đó một liên lưu tại ngân hàng này và một liên giao cho ngân hàng chủ nợ. Ngân hàng trung gian là ngân hàng thay mặt cho công ty ủy nhiệm, chi trả cho ngân hàng của chủ nợ hoặc liên quan đến chủ nợ, được chủ nợ ủy quyền thu. Trường hợp ngân hàng trung gian đều là ngân hàng có tài khoản của công ty và bên chủ nợ thì UNC chỉ cần lập 3 liên. Khi đã thanh toán tiền xong, ngân hàng sẽ chuyển “Giấy báo Nợ” về công ty, kế toán ngân hàng dựa vào đó để vào sổ chi tiết ghi “Có TK 1121”, rồi ghi vào Nhật ký chung, cuối tháng vào sổ Cái, đồng thời kế toán công nợ phản ánh vào sổ chi tiết công nợ, ghi giảm nợ phải trả cho đối tượng liên quan.
Hàng tháng, kế toán ngân hàng sẽ tiến hành đối chiếu số tiền trên sổ chi tiết TGNH tại công ty có khớp với số dư của sổ phụ tại ngân hàng. Nếu kiểm tra lại mà chúng vẫn không bằng nhau, kế toán công nợ sẽ mở sổ chi tiết kết chuyển khoản chênh lệch trên vào tài khoản phải thu, phải trả khác.