CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ
4.2. Một số đề xuất hoàn thiện hoạt động quản trị chất lượng sản phẩm tại PAC
4.2.3. Giải pháp về trao đổi thông tin
Mục tiêu đảm bảo các bộ phận có thể cung cấp thông tin một các nhanh và chính xác nhất qua đó nâng cao sự phối hợp giữa các bộ phận đảm bảo công tác sản xuất, bán hàng, dịch vụ kỹ thuật được tốt nhất, đáp ứng đúng, đủ, đảm bảo chất lượng và thời gian giao hàng đến công trường.
Nội dung thực hiện: Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và chia sẻ
Hình 4.4. Phối hợp về trao đổi thông tin giữa các bộ phận
Nguồn: Tác giả tổng hợp
- Công ty phối hợp với phòng Quản trị tin học, công ty PIACOM của tập đoàn xây dựng và hoàn thiện phần mềm quản lý, điều hành trực tuyến “EGAS” đảm bảo phù hợp với đặc thù kinh doanh mặt hàng Nhựa đường của công ty. Hệ thống EGAS_ERP được triển khai tại 07 Chi nhánh (02 Chi nhánh tại nước ngoài) và 07 Nhà máy. Hệ thống đã quy trình hóa các hoạt động sản xuất kinh doanh, đáp ứng được đầy đủ tất cả các nghiệp vụ quản lý của toàn công ty. Các thông tin hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính được phản ánh trực tuyến trên hệ thống. Thông tin phản ánh kịp thời giúp các bộ phận sản xuất, bộ phận quản lý có thông tin chính xác, kịp thời phục vụ quá trình vận hành sản xuất, điều hành kinh doanh, hỗ trợ ra quyết định. - Hệ thống Egas_ERP bao gồm 15 Phân hệ:
o Quản trị người dùng và danh mục MasterData toàn hệ thống
o Quản trị Vật tư hàng hóa
o Quản trị Tài chính kế toán
o Quản lý ngoại tệ
o Quản lý vay
o Quản lý tài sản cố định
o Quản lý xây dựng cơ bản
o Quản lý kho
o Quản lý Nhân sự
o Quản lý vận tải
o Quản trị chi phí
o Hóa đơn điện tử
- Hệ thống EGAS là trung tâm xử lý dữ liệu trực tuyến kết nối giữa: Nhà máy – Các phòng ban công ty – Khách hàng tại tất cả các khâu: Nhập kho, tồn kho, sản xuất, thí nghiệm, lệnh xuất hàng, Giao nhận hàng hóa, quản lý hành trình GPS, chi phí, thu hồi công nợ, giá vốn, giá bán…
- Để hệ thống EGAS có thể hoạt động yêu quả nhất cần xây dựng các quy định, quy trình nhập và xuất dữ liệu trực tuyến 24/7 vào hệ thống đảm bảo thông tin và dữ liệu được cung cấp nhanh và chính xác nhất.
- Giao phòng Quản trị tin học là bộ phận quản lý, theo dõi, giám sát đảm bảo hệ thống hoạt động tốt cũng như có các phương án dự phòng. Đồng thời phòng Quản trị tin học cũng xây dựng, phân quyền khả năng truy cập, sử dụng dữ liệu phù hợp đảm bảo các đơn vị có thể tiếp cận thông tin mình cần phục vụ công việc một cách trực tuyến, nhanh và chính xác
- Xây dựng các mô hình, nhóm quản lý nhỏ, các nhóm trao đổi trực tuyến giữa các bộ phận trên phần mềm điện thoại đã được bảo mật.