4.2.3.1 Sơ đổ tổ chức
Hình 4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
4.2.3.2 Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các bộ phận
Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận đã thể hiện chi tiết, cụ thể trong quy chế hoạt động của Trường, tác giả xin vắn tắt như sau:
- Tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam lãnh đạo nhà trường và tổ chức hoạt động trong khuôn khổ Hiến pháp và pháp luật, theo chức năng, nhiệm vụ của tổ chức Đảng, chỉ thị, nghị quyết của Đảng.
- Các đoàn thể, tổ chức xã hội trong trường (Công đoàn, Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh, Hội sinh viên, Hội Cựu Chiến binh, Hội chữ thập đỏ) hoạt động theo quy định của pháp luật và có trách nhiệm thực hiện mục tiêu, nguyên lý giáo dục theo quy định của Luật Giáo dục, phù hợp với tôn chỉ mục đích, chức năng, nhiệm vụ của đoàn thể, tổ chức xã hội đã được xác định.
Hội đồng khoa học và đào tạo:tư vấn cho Hiệu trưởng về mục tiêu, chương trình, kế hoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm về phát triển giáo dục – đào tạo, khoa hoọc à công nghệ của trường; đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ giảng viên, cán bộ nhân viên; lập quy hoạch cán bộ cho mỗi giai đoạn phát triển của Trường; lập kế hoạch hàng năm về biên chế, chỉ tiêu cán bộ viên chức cảu Trường.
Ban Giám hiệu:
Gồm 1 hiệu trưởng và 03 Phó Hiệu trưởng phụ trách đào tạo:
- Hiệu trưởng là người đại diện theo pháp luật, là chủ tài khoản của trường; chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý và điều hành các hoạt động của nhà trường theo các quy định của pháp luật, Điều lệ trường cao đẳng, các quy chế, quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Quy chế tổ chức và hoạt động của trường đã được Sở Giáo dục & Đào tạo phê duyệt.
- Các Phó Hiệu trưởng giúp Hiệu trưởng trong công tác quản lý và điều hành một số lĩnh vực công tác theo sự oha6n công của Hiệu trưởng và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng và pháp luật về các lĩnh vực được phân công.
Các khoa, tổ, phòng ban chức năng trực thuộc BGH:
- Các khoa: Tổ chức, quản lý và thực hiện công tác đào tạo nhằm thực hiện tốt mục tiêu đào tạo của khoa, ngành. Tổ chức, quản lý công tác bồi dưỡng và nghiên cứu khoa học của toàn thể giảng viên của đơn vị mình theo đúng quy định.
- Các tổ bộ môn trực thuộc: Chịu trách nhiệm thực hiện kế hoạch giảng dạy, học tập, thực hành – thực tế bộ môn, hoạt động khoa học, phối hợp các khoa, phòng ban góp phần thực hiện mục tiêu đào tạo của trường.
- Phòng Tổ chức Hành chính: tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng trong công tác quản lý, chỉ đạo và triển khai thực hiện công tác tổ chức, hành chính và tổng hợp trong nhà trường.
- Phòng Quản lý Đào tạo: Tham mưu giúp việc cho Ban Giám hiệu trong việc hoạch định chiến lược phát triển đào tạo, chịu trách nhiệm trong công tác quản lý đào tạo các hệ chính quy, hệ vừa học vừa làm đặt trong và ngoài trường.
- Phòng Kế hoạch – Tài chính: Tham mưu giúp Hiệu trưởng thực hiện chức năng quản lý, tổ chức sử dụng hiệu quả nguồn tài chính theo đúng Pháp luật hiện hành, đảm bảo cho hoạt động của trường ổn định và phát triển.
- Phòng Quản trị Thiết bị & Cơ sở vật chất: Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về công tác quản lý toàn bộ tài sản, cơ sở vật chất trong trường; tham mưu cho Hiệu trưởng xây dựng kế hoạch đầu tư, khai thác, sử dụng và quản lý tài sản, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học và dịch vụ xã hội. Đảm bảo vệ sinh môi trường.
- Phòng Công tác Chính trị - HSSV: Giúp Hiệu trưởng trong công tác học sinh – sinh viên (quản lý sinh viên về nề nếp học tập và sinh hoạt, định hướng tư tưởng chính trị, lối sống trong sinh viên, giải quyết các chế độ chính sách cho sinh viên...).
- Phòng Quản lý khoa học và Công nghệ: giúp Hiệu trưởng chỉ đạo, quản lý hoạt động khoa học & công nghệ phục vụ nghiên cứu đào tạo của trường. Tổ chức và quản lý Trung tâm thông tin thu thập, xử lý và phổ biến thông tin khoa học giáo dục thuộc các chuyên ngành đào tạo của nhà trường.
- Phòng Quan hệ Hợp tác – Quốc tế: tham mưu cho Hiệu trưởng về phương hướng, chủ trương, quy định về công tác quan hệ hợp tác quốc tế và phát triển các mối quan hệ hợp tác quốc tế của Trường.
- Phòng Thanh tra – Đảm bảo chất lượng: Tham mưu giúp Hiệu trưởng thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra trong phạm vi quản lý của Hiệu trưởng nhằm
bảo đảm việc thi hành pháp luật, việc thực hiện nhiệm vụ của đơn vị, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các đơn vị, cá nhân trong trường.
- Trung tâm thông tin thư viện: Tham mưu cho Hiệu trưởng nhà trường trong công tác quản lý hệ thống mạng thông tin, thư viện, các chương trình phần mềm phục vụ công tác quản lý, đào tạo và nghiên cứu trong trường, đồng thời giúp Hiệu trưởng quản lý, tổ chức, triển khai thực hiện công tác quảng bá hình ảnh, thông tin về tuyển sinh hàng năm của nhà trường.
- Trung tâm thực hành:Tham mưu cho Ban Giám hiệu về tổ chức quản lý các hoạt động thực hành – thực tập, đào tạo bồi dưỡng, ứng dụng khoa học công nghệ, sản xuất và phát triển công nghệ. Tổ chức quản lý các hoạt động: thực hành – thực tập tại trường cho HSSV nhà trường; đào tạo, bồi dưỡng các lớp ngắn hạn theo nhu cầu của doanh nghiệp và xã hội; tổ chức sản xuất, ứng dụng và phát triển khoa học công nghệ.
Mối quan hệ giữa các bộ phận chức năng trong nhà trường: là mối quan hệ phối hợp công tác nhằm thực hiện nhiệm vụ và kế hoạch chung của trường. Một số quan hệ tiêu biểu cụ thể:
- Các Khoa, tổ bộ môn và phòng Quản lý đào tạo: phối hợp trong công tác đào tạo: chương trình đào tạo, tổ chức thi, thực hành, thực tập, thỉnh giảng, phân công lịch giảng, thời khóa biểu, tiến độ giảng dạy, biên chế khóa học, chỉ tiêu, tuyển sinh …
- Các khoa, tổ, Phòng Quản lý Đào tạo và Phòng Công tác chính trị - HSSV: phối hợp trong công tác quản lý HSSV, đánh giá xếp loại rèn luyện và học tập của sinh viên, xét điều kiện tốt nghiệp cho sinh viên…
- Phòng Tổ chức – Hành chính và các bộ phận khác: phối hợp công tác tổ chức cán bộ, quản lý nhân sự, tuyển dụng, chế độ chính sách cho người lao động.
- Phòng Tổ chức Hành chính và phòng Kế hoạch Tài chính: phối hợp trong công tác đảm bảo thực hiện các chế độ chính sách, bảo hiểm, phúc lợi… cho người lao động theo quy định của nhà nước và quy định của nhà trường…
- Phòng Kế hoạch – Tài chính và các bộ phận khác: phối hợp trong công tác lập kế hoạch chi tiêu hàng năm, thanh toán chế độ cho người lao động, thanh toán chi phí hoạt động của bộ phận, mua sắm sửa chữa, quản lý tài sản…
- Phòng Kế hoạch – Tài chính và phòng Quản trị Thiết bị: phối hợp công tác thực hiện kế hoạch mua sắm, sửa chữa, theo dõi quản lý tài sản….
- Phòng Quản trị Thiết bị và các bộ phận khác: phối hợp trong công tác lập kế hoạch mua sắm tài sản, thực hiện mua sắm, sửa chữa tài sản, khai thác, sử dụng và bảo quản tài sản, vệ sinh môi trường…
Mối quan hệ giữa các cấp tổ chức chính quyền và đoàn thể trong trường: là mối quan hệ phối hợp công tác dưới sự lãnh đạo của Đảng ủy (trong phạm vi toàn trường) và các Chi ủy (trong phạm vi từng đơn vị)
4.3 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG 4.3.1 Nhân tố môi trường kiểm soát
Qua khảo sát tại Trường đánh giá thực trạng về môi trường kiểm soát, kết quả Bảng 4.1 (tham khảo phụ lục 4) cho thấy, thang đo nhân tố MT được đo lường qua 06 biến. Kết quả phân tích độ tin cậy của thang đo (Cronbach’s alpha) lần 1 là 0.826>0.6. Đồng thời, cả 06 biến quan sát đều tương quan với biến tổng lớn hơn 0.3. Như vậy thang đo nhân tố môi trường kiểm soát đáp ứng độ tin cậy.
Đồng thời, ta thấy chỉ số mean của câu hỏi “MT2: CB-GV-NV có trình độ chuyên môn cao” và “MT5: Hành vi lãnh đạo của Nhà trường (phong cách quản lý,
tình gương mẫu, tầm nhìn ….)” có chỉ số mean cao nhất 4,18 điều này chứng tỏ nhân viên luôn quan tâm cao từ phía lãnh đạo. Ngoài năng lực chuyên môn cao, thì đạo đức nghề nghiệp và phong cách lãnh đạo cũng là yếu tố quan trọng để góp phần phát triển trong công việc. Còn các nhân tố khác thì có chỉ số mean tương đối cao. Tuy nhiên, chỉ số mean ở câu hỏi “MT6: chính sách (kỷ luật, khen thưởng, chế độ ….) là thấp nhất (3.96), điều này chứng tỏ chế độ chính sách, kỷ luật của Nhà trường cần hoàn thiện lại.
Hầu hết CB-GV-NV trường đều nắm bắt, chấp hành pháp luật, chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước. Luật CBCC do Quốc hội ban hành các văn bản pháp quy mà mỗi CB trong đơn vị cần phải nắm và thực hiện quyền và nghĩa vụ,
những điều được làm và không được làm. Trong ngành giáo dục các văn bản pháp quy yêu cầu CB-GV-NV thực hiện với mục tiêu tuân thủ về đạo dức nghề nghiệp; Văn hóa công sở; Nội quy, quy chế của cơ quan. Do đó đòi hỏi công việ chuyên môn của từng CB-GV-NV phải đảm bảo hạn chế sai sót, nếu xảy ra sai sót phải phát hiện và điều chỉnh kịp thời; có những sang kiến để công việc được giải quyết ngày một nhanh hơn. Mục tiêu này được Ban Giám hiệu phổ biến đến CB-GV-NV qua các cuộc họp định kỳ và qua các cuộc họp giao ban.
Trong suốt quá trình xây dựng và phát triển đội ngũ CB-GV-NV xác định mục tiêu chính của mình, nhiệm vụ yêu cầu được giao để xây dựng nền tảng chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp nhằm đóng góp tích cực vào sự nghiệp phát triển của Nhà trường. Quán triệt quan điểm chỉ đạo sắp xếp bộ máy tinh gọn, rà soát và đổi mới các quy trình nghiệp vụ theo hướng đẩy mạnh cải cách hành chính và đổi mới cơ chế quản lý. Công tác tuyển dụng được thực hiện công khai, lựa chọn đúng chuẩn, đúng chuyên ngành. Công tác đánh giá các mặt chuyên môn, hoạt động công tác khác (đánh gia thi đua) được Nhà trường xét qua các năm học thông qua buổi họp, cá nhân tự đánh giá, tập thể đua ý kiến, Trưởng đơn vị kết luận. Công tác quy hoạch đào tạo nguồn nhân lực được thực hiện thông qua các buổi hội nghị CBCC theo đúng quy định. Nhà trường cũng có chính sách hỗ trợ, khuyến khích CB-GV-NV học tập nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ đề hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Đảm bảo về năng lực: để phát triển nguồn nhân lực và tạo nguồn quy hoạch, Lãnh đạo nhà trường đã xây dựng vị trí việc làm với các chức danh gắn với chức vụ, cơ cấu ngạch. Mỗi vị trí việc làm có bản mô tả công việc với các yêu cầu về phẩm chất, trình độ năng lực được chia làm 3 loại vị trí việc làm do một người đảm nhận, do nhiều người đảm nhận áp dụng kết hợp giữa hoạt động và phân tích công việc theo yêu cầu.
Trong hệ thống kiểm soát nội bộ, những nhân viên liên quan trực tiếp đến những công việc hay những khâu thực hiện trong quy trình kiểm soát là các nhân viên ở phòng kế toán. Nhìn chung đội ngũ nhân viên kế toán của trường đều được
đào tạo bài bản, mặc dù trẻ chưa nhiều kinh nghiệm nhưng cũng được trường tạo điều kiện đi học để đáp ứng được công việc.
Đội ngũ nhân sự phòng Kế hoạch - Tài chính có năng lực, có ý thức tuân thủ pháp luật, trung thực và cần mẫn trong công việc, không sách nhiễu tiêu cực gây khó khăn cho các cá nhân, đơn vị trong các thủ tục đề xuất thanh toán và thu chi tiền,... góp phần làm nền tảng tạo dựng niềm tin về tình hình tài chính kế toán các trường được phản ánh trung thực và hợp lý.Tại trường đã đảm bảo được các quy định của Luật Kế toán và các nội quy hiện hành, bộ máy kế toán của trường đủ điều kiện đảm nhận và duy trì được hoạt động tài chính kế toán phục vụ cho công tác quản lý dạy và học của trường.
Cơ cấu tổ chức: trường có quy mô vừa và nhỏ, cơ cấu tổ chức vẫn phải đảm bảo theo quy chế hoạt động của trường cao đẳng của Bộ Giáo dục & Đào tạo ban hành, có đầy đủ các bộ phận chức năng riêng biệt, có cơ chế phối hợp hoạt động giữa các bộ phận với nhau.
Chính sách: Nhà trường đang trong giai đoạn trẻ hóa đội ngũ và quan tâm bồi dưỡng nâng chuẩn cho đội ngũ giáo viên. Hiện nay, chính sách nhân sự tập trung chủ yếu vào công tác tuyển dụng, đào tạo bồi dưỡng CBGV. Hiện nay nhà trường chú trọng đến việc đào tạo bồi dưỡng lại đội ngũ, tạo điều kiện về thời gian, kinh phí, giảm định mức lao động để động viên khuyến khích CBGV trau dồi kỹ năng nghiệp vụ, nâng cao trình độ nhằm áp dụng vào công việc để nâng cao chất lượng và hiệu quả. Thực trạng hiện nay khi việc tuyển sinh khó khăn, tâm lý sinh viên không muốn học cao đẳng vì ra trường khó xin việc. Không còn cách nào ngoài việc nâng cao uy tín của trường, chính vì vậy hầu hết nhà trường tốn chi phí cho việc thuê giáo viên các trường có tiếng tăm về dạy để vừa nâng cao danh tiếng và nâng cao chất lượng giảng dạy tại trường. Chính sách động viên khuyến khích, khen thưởng đang được áp dụng thực chất theo hướng CBGV thể hiện rất rõ qua hoạt động bình bầu thi đua và kết quả thi đua cuối năm và ý kiến phản ánh trong các cuộc họp của nhà trường. Mức khen thưởng của nhà trường cũng ở mức tương đối, và thay đổi tùy theo kết quả tuyển sinh và nguồn thu của nhà trường theo từng năm, nhưng về cơ bản nhà trường năm nào cũng có khen thưởng đều đặn để khuyến
khích nhân viên. Việc trả lương cho nhân viên đều đặn kịp thời cũng nhận được đánh giá đồng tình cao, cho thấy nhà trường cũng cố gắng quan tâm đến đời sống của nhân viên và cố
4.3.2 Nhân tố đánh giá rủi ro
Qua kết quả khảo sát tại đơn vị về đánh giá rủi ro, kết quả ở bảng 4.2 (tham khảo phụ lục 4) cho thấy, thang đo nhân tố đánh giá rủi ro được đo lường qua 04 biến quan sát. Kết quả phân tích độ tin cậy của thang đo (Cronbach’s alpha) lần 1 là 0.745>0.6. Đồng thời, cả 04 biến quan sát đều tương quan với biến tổng lớn hơn 0.3. Như vậy thang đo nhân tố đánh giá rủi ro đáp ứng độ tin cậy.
Đồng thời, ta thấy chỉ số mean của câu hỏi “DGRR4: Nhà trường luôn đặt nhiệm vụ đảm bảo chỉ tiêu tuyển sinh lên hàng đầu” có chỉ số mean cao (3,62), điều này chứng tỏ Nhà trường luôn đặt nhiệm vụ, mục tiêu lên hàng đầu. Điều này nói lên được rằng thái độ và trách nhiệm công việc của tất cả các lãnh đạo và CB-GV- NV trong công việc. Còn các nhân tố khác thì chỉ số mean trung bình là khá cao như DGRR1 – 3,53; DGRR3 – 3,50. Tuy nhiên, chỉ số mean ở câu “DGRR 2: Lãnh đạo luôn kịp thời xử lý các rủi ro trong thời gian sớm nhất” là thấp nhất (3,41), điều này chứng tỏ lãnh đạo nhà trường chưa kịp thời phát hiện các rủi ro trong các nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên, thực tế có nhiều trường hợp khi xảy ra sai sót