Phù hợp và dễ thực hiện:
Hệ thống KSNB là công cụ quản lý, do đó nó huy động hầu hết các nguồn lực, chi phối hầu hết các hoạt động, đội ngũ nhân viên trong Nhà trường, vì vậy HT KSNB phải phù hợp với điều kiện thực tế thì mới có thể phát huy tính hiệu quả như mong đợi.
Xây dựng trên nguyên tắc kế thừa
Hệ thống KSNB hiện tại được kế thừa và chỉnh sửa qua nhiều thế hệ cán bộ quản lý và nhân viên Nhà trường, tuy nhiên còn nhiều bất cập cần phải cải tiến, song nó cũng khẳng định phần nào vai trò kiểm soát ngăn ngừa và phát hiện sai phạm … Cần kế thừa những ưu điểm của HT KSNB hiện tại, tham khảo kinh nghiệm của các đơn vị khác, đồng thời khắc phục những yếu kém để tạo ra một hệ thống kiểm soát mới đáp ứng yêu cầu đặt ra, vừa tiết kiệm công sức, chi phí vừa dễ
thực hiện vì có phần quen thuộc đối với mọi người.
Ứng dụng CNTT vào hệ thống kiểm soát
Hiện nay, công nghệ thông tin chưa được ứng dụng và khai thác công dụng một cách triệt để, mặc dù có được đầu tư máy tính và các phần mềm hỗ trợ nhưng nhân viên tại các trường vẫn chưa quen và thành thạo sử dụng nên chưa tận dụng hết sự thuận tiện và lợi ích khi ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác quản lý và kiểm soát.
Chính vì vậy, để hoàn thiện hệ HT KSNB, giải pháp dựa trên quan điểm hiện đại đưa CNTT vào hệ thống kiểm soát.
5.4 Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB
5.4.1 Giải pháp hoàn thiện nhân tố môi trường kiểm soát
Thứ nhất: Tiếp tục tổ chức các phong trào thi đua, thôi thúc cán bộ công nhân viên trong các trường rèn luyện, tu dưỡng đạo đức, nâng cao trình độ chuyên môn.
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung về hoạt động kiểm soát, là yếu tố nền tảng để hoàn thiện các yếu tố khác được thuận lợi và hiệu quả. Cần tập trung phát huy các mặt tích cực, đồng thời có biện pháp khắc phục các tồn tại yếu kém nhằm đảm bảo có một môi trường kiểm soát tốt góp phần tạo ra HT KSNB hữu hiệu và hiệu quả.
Tiếp tục phát huy giá trị truyền thống về sự liêm khiết và giá trị đạo đức của CB lãnh đạo và CBVC, người lao động qua các thế hệ. Giữ vững môi trường sư phạm trong sạch, lành mạnh. Tuyên truyền, nêu gương điển hình trong các ngày hội truyền thống, các buổi họp mặt … đến CB-GV-NV cảm thấy tự hào về truyền thống tốt đẹp đó, cần phải có ý thức giữ gìn và phát huy.
Phát động các phong trào về học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh, các chương trình về hành động phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong toàn thể CB-GV-NV nhà trường, hoặc có thể bằng các hình thức thi viết, hội diễn, game show … để lôi cuốn mọi người tham gia.
Thứ hai: Nhà trường cần có biện pháp cụ thể để nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn của CB-GV-NV
Chất lượng đào tạo tốt thì CB-GV phải có trình độ chuyên môn cao, kỹ năng giảng dạy tốt. Muốn vậy, CB-GV phải không ngừng học tập, nâng cao trình độ chuyên môn, tích lũy kinh nghiệm. Muốn vậy, các trường phải tạo điều kiện cho CB-GV học tập nâng cao trình độ:
- Hỗ trợ một phần về kinh phí và tạo điều kiện về thời gian làm việc cho CB-GV học tập, nâng cao trình độ như học cao học hay làm luận án tiến sỹ.
- Tổ chức các lớp đào tạo ngắn hạn, các lớp tập huấn kỹ năng giảng dạy. - Đề ra quy chế cụ thể, bắt buộc CBGV phải nâng cao trình độ chuyên môn, ví dụ như quy định trong thời gian 7 năm kể từ ngày tuyển dụng phải hoàn thành xong chương trình cao học, phải có bằng tiếng anh, bằng tin học.
Thứ ba: Nâng cao nhận thức của Ban lãnh đạo về hệ thống kiểm soát nội bộ Tính cho tới nay, Nhà trường chưa có phòng ban chuyên môn về kiểm soát nội bộ. Nhận thức của Ban lãnh đạo cũng như CB-GV-NV trong trường còn hạn chế về tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Do vậy, trong thời gian tới, Ban lãnh đạo nhà trường phải có hành động thiết thực cho tất cả CB-GV-NV thấy được sự cần thiết phải có một HT KSNB tốt và lợi ích mà nó mang lại.
Thứ tư: Cải thiện đời sống cho CB-GV trong trường. Trong điều kiện nền kinh tế khó khăn, đời sống của CBVC- NLĐ trong trường lại chưa được cải thiện tình hình tuyển sinh của trường trong những năm trở lại đây hết sức khó khăn. Do vậy, ảnh hưởng lớn tới đời sống, thu nhập của CBVC-NLĐ trong trường. Trong thời gian tới, một mặt trường phải tiết kiệm chi phí tối đa, một mặt phải nâng cao chất lượng đào tạo, nâng cao sức cạnh tranh của mình để thu hút HSSV, nhằm cải thiện đời sống cho CBVC-NLĐ.
Thứ năm: CBGV-NV thường có mối quan hệ xã hội với nhau trên nhiều mặt, nên việc xử lý vi phạm ở trường còn chưa nghiêm túc. Nhà trường cần hoàn thiện hệ thống các quy chế, quy định nội bộ, các quy trình, biểu mẫu …, chú ý đến các quy định khen thưởng, kỷ luật phải cụ thể và phổ biến rộng rãi đến toàn thể CB-GV-NV. Mạnh dạn và cương quyết xử lý đối với CBVC-NLĐ thường xuyên không hoàn thành nhiệm vụ, thường xuyên xảy ra sai sót hoặc gian lận.
Thứ sáu, Cải thiện môi trường công nghệ thông tin phục vụ công tác giảng dạy và làm việc tại các trường. Trong thời kỳ công nghệ thông tin phát triển như hiện nay thì đòi hỏi áp dụng công nghệ vào công việc giảng dạy và làm việc tài nhà trường là cần thiết. Do vậy, nhà trường phải quy định rõ tin học là một trong những tiêu chí bắt buộc khi tuyển dụng. Đồng thời, nhà trường cần phải đầu tư cơ sơ vật chất, mạng máy tính, máy chiếu phục vụ công tác giảng dạy, học tập và làm việc.
5.4.2 Giải pháp hoàn thiện nhân tố giám sát
Nhà trường hiện đã thành lập phòng Thanh tra chuyên trách có chức năng kiểm tra giám sát các hoạt động trong nhà trường. Tuy nhiên để hoạt động giám sát có hiệu quả, cần bồi dưỡng nghiệp vụ, kiến thức cơ bản liên quan đến công tác đào tạo, tài chính kế toán.. .cho cán bộ thanh tra.
Phòng Thanh tra phải xây dựng cơ chế giám sát một cách toàn diện, sao cho mọi công việc, mọi hoạt động, mọi cá nhân, tổ chức đều được giám sát chặt chẽ. Định kỳ hoặc đột xuất có các báo cáo đánh giá, có kiến nghị cụ thể gửi BGH chỉ đạo giải quyết.
Phòng Đào tạo phân công cán bộ thanh tra đào tạo chuyên trách có nhiệm vụ theo dõi quản lý giáo viên hàng ngày. Thanh tra đào tạo kết hợp với khoa, bộ môn có biện pháp theo dõi, kiểm tra, đối chiếu thường xuyên giữa lịch trình giảng dạy, thời khóa biểu, sổ theo dõi giáo viên, sổ đầu bài... với nhau nhằm phát hiện giáo viên không nghiêm túc thực hiện theo quy định của nhà trường về đảm bảo tiết giảng, giờ giảng; tự ý bỏ tiết, hoặc dạy bù dồn dập làm sinh viên không kịp tiếp thu bài giảng...
P.TC-HC phối hợp với P.Đào tạo xây dựng quy định xử lý giáo viên vi phạm một cách cụ thể: trừ thi đua, giảm thù lao giảng dạy, không mời thỉnh giảng lần sau...và phổ biến cho các khoa, bộ môn trong trường.
Ngoài việc lên tiết và dự giờ giáo viên theo kế hoạch, BGH chỉ đạo khoa, bộ môn, phối hợp với phòng Đào tạo thường xuyên dự giờ kiểm tra đột xuất để đánh giá đúng thực trạng chất lượng giảng dạy của giáo viên, hơn là dự giờ có sự chuẩn bị trước như hiện nay.
chứng chỉ bồi dưỡng phương pháp sư phạm... ngay lần ký hợp đồng đầu tiên. Trong hợp đồng thỉnh giảng quy định rõ trách nhiệm và biện pháp xử phạt (giảm tiền thù lao giảng dạy, ngừng hợp đồng...). Giáo viên thỉnh giảng phải cung cấp đề cương bài giảng cho phòng Đào tạo ngay khi ký hợp đồng.
5.4.3Giải pháp hoàn thiện nhân tố hoạt động kiểm soát
Lãnh đạo nhà trường cần nâng cao các hoạt động kiểm soát nghiệp vụ tại đơn vị, đây là công việc cần được thực hiện định kỳ, và đôi khi đột xuất. Thông thường, có thể lãnh đạo kiểm tra theo định kỳ hàng tháng, hàng quý nhưng đôi lúc thời gian kiểm kê không được cố định, điều này hạn chế việc CBVC kiểm soát các quy trình nghiệp vụ các ngày gần ngày kiểm tra kỹ hơn và lơ là với các ngày sau ngày kiểm kê. Vì vậy, lãnh đạo phải tổ chức các đột kiểm tra đột xuất để phát hiện các sai sót để kịp thời xử lý. Bên cạnh đó, lãnh đạo thường xuyên mở các lớp tập huấn về kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn để trao dồi thêm kiến thức và nâng cao trình độ.
5.3.4 Giải pháp hoàn thiện nhân tố đánh giá rủi ro
Trong giai đoạn tuyển sinh khó khăn của khối các trường cao đẳng trong cả nước, thì biện pháp hữu hiệu nhất là nhà trường phải chú trọng đến việc nâng cao chất lượng đào tạo trên cơ sở khai thác tối đa hiệu quả các nguồn lực để tiết kiệm chi phí và tăng cường đầu tư cơ sở vật chất. Muốn vậy, thì nhà trường phải nhận diện, đánh giá được tác động của các rủi ro phát sinh trong quá trình hoạt động, trên cơ sở đó đưa ra các biện pháp đối phó, xử lý rủi ro. Trong khi đó, công tác này ở trường còn thiếu và yếu kém. Muốn vậy, Ban lãnh đạo của từng trường phải thấy rõ được vai trò của công tác nhận diện, đánh giá rủi ro, trên cơ sở đó hoạch định chính sách phát triển cho trường mình.
Để nhận dạng rủi ro, cần phải thực hiện rà soát những yếu tố tác động từ bên ngoài, bao gồm nhiều yếu tố như chính trị, xã hội, kinh tế, giáo dục, chính sách pháp luật của Nhà nước. Mặt khác, cũng phải rà soát lại các yếu tố môi trường bên trong. Các yếu tố này liên quan tới cơ cấu tổ chức, cơ chế, chính sách, công tác quản lý, điều hành của từng trường. Xem xét các lỗ hổng rủi ro này cũng có thể sử dụng kết quả điều tra của bộ phận thanh tra hoặc lấy ý kiến của CBGV trong nhà
trường cũng như các báo cáo của phòng ban chức năng. Các rủi ro mà nhà trường hiện nay đangphải đối mặt như:
- Rủi ro về sử dụng không hiệu quả nguồn lực. Các rủi ro này liên quan tới việc sử dụng lãng phí, không tiết kiệm các chi phí như điện, nước, hội họp, tiếp khách,… hay xảy ra gian lận trong quá trình chi tiêu nội bộ của từng trường.
- Rủi ro về chất lượng đào tạo không đảm bảo. Rủi ro này liên quan tới kỹ năng, trình độ của CBGV giảng dạy. Nếu CBGV không có ý thức đầu tư xây đựng bài giảng, chương trình học phù hợp và tiến tiến, tích lũy kỹ năng, kinh nghiệm thực tế, … sẽ dẫn tới kết quả học tập của sinh viên còn thấp, khả năng tìm kiếm việc làm sau khi ra trường của sinh viên giảm. Đặc biệt, nhà trường khi chuyển sang cơ chế học tín chỉ thì chương trình đào tạo phải được cải tiến để nâng cao tính tự chủ, tự giác học tập của sinh viên, thì đây vẫn là điểm yếu kém lớn của sinh viên Việt Nam nói chung.
- Rủi ro về sai phạm chế độ chính sách pháp luật của nhà nước và của trường.
- Rủi ro khách quan như cơ chế chính sách của Nhà nước hay tình hình kinh tế khó khăn, lượng cung cầu lao động từng ngành bất hợp lý,…. Tiếp đó, nhà trường phải phân tích những điểm mạnh, điểm yếu của mình, cũng như nhận diện những khó khăn cần phải khắc phục. Ngoài ra, nhà trường nên xây dựng hệ thống kiểm định chất lượng giáo dục, điều tra về thực trạng sinh viên ra trường tìm việc làm,….nhằm đưa ra các giải pháp cụ thể để giảm thiểu, đối phó lại với rủi ro toàn diện
5.4.5 Giải pháp hoàn thiện nhân tố thông tin truyền thông
Hiện nay, nhà trường đều có xây dựng website nhưng trên thực tế thông tin của trường lại ít được cập nhật một cách thường xuyên, liên tục và kịp thời. Do vậy, trong thời gian tới, cần hoàn thiện nội dung, bài viết trên website để thông tin kịp thời tới CBVC-NLĐ và HSSV của trường. Trang bị phần mềm quản lý phù hợp và hiện đại, gồm các module quản lý đào tạo, quản lý tài chính - tài sản, quản lý sinh viên, quản lý thư viện... các module này tích hợp với nhau và xây dựng trên cơ sở dữ liệu mở, theo chương trình đào tạo tín chỉ (xây
dựng thời khóa biểu, quản lý sinh viên, quản lý mã môn học, đăng ký học trực tuyến, thu học phí theo tín chỉ, quản lý lớp sinh viên, quản lý lớp môn học...). Trước khi ra quyết định chọn mua phần mềm, phải thuê tư vấn khảo sát nhu cầu trong trường, mã hóa nhu cầu thành ngôn ngữ công nghệ thông tin.
Phân công nhiệm vụ cụ thể cho cá nhân, tổ chức cụ thể để phụ trách mảng thông tin truyền thông trong phạm vị toàn trường, phạm vi từng đơn vị. Khi có các văn bản, các chính sách mới quan trọng của Nhà nước, của Bộ Giáo dục hay của trường, các trường cần phải tổ chức các buổi họp để truyền đạt nội dung văn bản đến CBVC-NLĐ.
5.5 Kiến nghị
5.5.1 Với Nhà nước
Lâu nay hoạt động thanh tra, kiểm tra luôn theo lối mòn truyền thống là dựa vào những quy định trong các văn bản pháp luật, vận dụng chính sách, chế độ làm chuẩn mực để điều chỉnh các hoạt động đa dạng, phong phú luôn biến đổi trong thực tiễn... Điều này đúng nhưng chưa đủ, vì nó mới chỉ đáp ứng một chiều giữa chính sách và thực tiễn, hoàn toàn chưa có chiều ngược lại rất quan trọng là vai trò qui định của thực tiễn.
Nhà nước cần hoàn thiện các văn bản và quy định pháp luật theo hướng cải cách, dựa vào đó công tác KSNB phải đặc biệt chú trọng tới chiều tác động ngược lại mang tính chất quyết định của thực tiễn: phải lấy những nhân tố tích cực, những cái chung trong thực tiễn làm chuẩn mực để xem xét, rà soát những điểm, những nội dung bất hợp lý trong các quy định của pháp luật, từ đó kiến nghị bãi bỏ hoặc sửa đổi bổ sung, hoàn thiện nhằm kịp thời tháo bỏ những rào cản, thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh phát triển. Có như vậy, hoạt động KSNB mới thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của mình và thật sự trở thành cầu nối giữa các nhà sản xuất kinh doanh với các cơ quan ban hành văn bản pháp luật Nhà nước.
5.5.2 Với cơ quan Thuế
Việc kiểm soát nội bộ trong trường hiện nay còn mang tính chủ quan và còn nhiều hạn chế trong việc thực hiện các hóa đơn, chứng từ khi giao dịch
mua bán và thanh toán dẫn đến việc kiểm tra, kiểm soát khó thực hiện. Để đảm bảo tính minh bạch và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, cơ quan Thuế cần kiểm tra giám sát chặt chẽ và thường xuyên hơn về các chứng từ, hóa đơn và chi phí, tránh trường hợp gian lận làm ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống KSNB.
5.5.3 Với Nhà Trường
Phòng Đào tạo cần liên hệ mở ngay các lớp bồi dưỡng, tập huấn cho toàn thể CBGV về kiến thức, năng lực chuyên môn, yêu cầu của CTĐT theo tín chỉ, kỹ năng biên soạn chương trình, phương pháp giảng dạy, kỹ năng quản lý...đáp ứng yêu cầu của CTĐT theo tín chỉ, để CBGV biết và vận dụng vào trong quá trình xây dựng CTĐT, quản lý chuyên môn trong thời gian sắp tới.
P.QTTB&CSVC trường lên kế hoạch mua phần mềm quản lý theo hệ