Qua kết quả khảo sát tại đơn vị về đánh giá rủi ro, kết quả ở bảng 4.2 (tham khảo phụ lục 4) cho thấy, thang đo nhân tố đánh giá rủi ro được đo lường qua 04 biến quan sát. Kết quả phân tích độ tin cậy của thang đo (Cronbach’s alpha) lần 1 là 0.745>0.6. Đồng thời, cả 04 biến quan sát đều tương quan với biến tổng lớn hơn 0.3. Như vậy thang đo nhân tố đánh giá rủi ro đáp ứng độ tin cậy.
Đồng thời, ta thấy chỉ số mean của câu hỏi “DGRR4: Nhà trường luôn đặt nhiệm vụ đảm bảo chỉ tiêu tuyển sinh lên hàng đầu” có chỉ số mean cao (3,62), điều này chứng tỏ Nhà trường luôn đặt nhiệm vụ, mục tiêu lên hàng đầu. Điều này nói lên được rằng thái độ và trách nhiệm công việc của tất cả các lãnh đạo và CB-GV- NV trong công việc. Còn các nhân tố khác thì chỉ số mean trung bình là khá cao như DGRR1 – 3,53; DGRR3 – 3,50. Tuy nhiên, chỉ số mean ở câu “DGRR 2: Lãnh đạo luôn kịp thời xử lý các rủi ro trong thời gian sớm nhất” là thấp nhất (3,41), điều này chứng tỏ lãnh đạo nhà trường chưa kịp thời phát hiện các rủi ro trong các nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên, thực tế có nhiều trường hợp khi xảy ra sai sót quá lớn gây thiệt hại nghiêm trọng về tài sản thì lãnh đạo Nhà trường mới phát hiện được.
Nhà trường đã ban hành văn bản nhận dạng rủi ro và các biện pháp phòng tránh về công tác công tác kiểm soát thanh toán và kho quỹ. Công tác kế toán giữ vai trò quan trọng trong hoạt động của nhà trường.
Nhận dạng rủi ro xảy ra sai sót trong hoạt động nghiệp vụ kế toán mà trong đó một số sai sót thường xảy ra trong hoạt động nghiệp vụ kế toán sau:
Sai sót việc chấp hành các chế độ, định mức hoặc quy định của nhà nước. Các sai sót này mang tính quản lý, theo cơ chế, quy trình, định mức, tiêu chuẩn …
Sai sót về chấp hành quy trình nghiệp vụ đã ban hành về chứng từ kế toán, nội dung ghi chép trên chứng từ, số tiền bằng chữ so với bằng số; quy trình xử lý chứng từ kế toán …
Sai sót trong phân loại, hạch toán do sử dụng sai tài khoản
Sai sót trong nghiệp vụ kế toán do chủ quan thiếu sự kiểm tra kiểm soát đối với hoạt động nghiệp vụ phát sinh, cứ nghĩ rằng việc xử lý giải quyết đúng chế độ, chính sách, không đối chiếu lại dẫn đến sai sót.
Rủi ro trong hoạt động công nghệ thông tin: với sự bùng nổ của hệ thống máy tính, internet toàn cầu hiện nay thì nguy cơ an toàn về mạng ngày càng trở nên hiện hữu và đe dọa đến sự an toàn của đơn vị, nhất là đối với phòng KH-TC, vì thế công tác an toàn bảo mật hệ thống thông tin trong đơn vị được ưu tiên hàng đầu của lãnh đạo đơn vị.
Đánh giá nguy cơ an toàn thông tin đối với người sử dụng: Người sử dụng để cho người ngoài hệ thống bằng cách nào đó lấy được các tài khoản của mình truy cập vào hệ thống dưới danh nghĩa của mình. Trường hợp này để truy cập vào hệ thống thì phải có máy tính kết nối với hệ thống KSNB. Điều này là khó nhưng cũng là một nguy cơ có thể xảy ra.
Do thực tế là nhà trường chưa thực sự coi trong vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ nên việc đánh giá rủi ro tại trường phản ánh mức độ bình thường. Điều này sẽ nguy hiểm có tình hình tài chính các trường khi có rủi ro xảy ra. Một vấn đề nữa là do các trường chưa chú trọng đến công tác đánh giá rủi ro nên khi có biến động bởi các yếu tố bên ngoài, nhà trường lúng túng và khó bắt kịp để ứng phó khi xảy ra rủi ro bất ngờ.
Thực tế cho thấy do đặc trưng hoạt động của trường thuộc lĩnh vực giáo dục nên công tác đánh giá rủi ro còn qua loa đại khái chứ không khắt khe như trong doanh nghiệp. Tại trường thực chất không có bộ phận đánh giá rủi ro riêng biệt mà trách nhiệm được phòng tài chính kế toán kiêm nhiệm luôn. Kéo theo đó nhà trường cũng không có bộ phận dự báo rủi ro riêng biệt mà đó là nhiệm vụ của bên kế toán.
Nếu xét trên góc độ kinh tế, môi trường của nhà trường là giáo dục, ngoài đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng và các phương tiện giảng dạy thì các khoản chi phí trong trường cũng không nhiều và phức tạp như tại doanh nghiệp nên nhìn chung việc rủi ro trong hệ thống kiểm soát dường như ít khả năng xảy ra,
chính vì vậy đó là nguyên nhân mà các nhà trường ít khi quan tâm đến việc đánh giá rủi ro, và nếu rủi ro có xảy ra thì chỉ trên một góc độ ảnh hưởng không lớn nên nhà trường với phần đội ngũ cán bộ kinh nghiệm lâu năm sẽ có các phương án nhất định để phòng trừ hay xử lý rủi ro.
4.3.3 Nhân tố hoạt động kiểm soát
Qua khảo sát tại đơn vị về hoạt động kiểm soát, kết quả ở bảng 4.3 (tham khảo phụ lục 4)cho thấy, thang đo nhân tố hoạt động kiểm soát được đo lường qua 07 biến. Kết quả phân tích độ tin cậy của thang đo (Cronbach’s alpha) lần 1 có hệ số tổng tương quan nhỏ hơn 0,3 nên ta loại biến này (HDKS5 = 0,077>0,3). Tác giả tiếp tục thực hiện phân tích độ tin cậy của thang đo (Cronbach’s alpha) lần 2 bảng 4.4 (tham khảo phụ lục 4) kết quả Cronbach’s alpha 0,659>0,6. Đồng thời, cả 06 biến quan sát đều tương quan với biến tổng lớn hơn 0.3. Như vậy thang đo nhân tố hoạt động kiểm soát đáp ứng độ tin cậy.
Đồng thời, ta thấy chỉ số mean của câu hỏi “HDKS4: Chấp hành tốt sự phân công của lãnh đạo” có sự chỉ số mean cao nhất (4,10) điều này chứng tỏ nội quy, quy định về quyền hạn và trách nhiệm của CN-GV-NV trong trường thực hiện tốt. Điều này nói lên được lãnh đạo đã quan tâm và sắp xếp công việc đúng với chuyên môn cá nhân nên họ mới chấp hành các công việc được giao. Còn các nhân tố khác thì có chỉ số mean trung bình khoảng hơn dao động từ 3,9 – 4,0. Tuy nhiên, chỉ số mean ở câu HDKS5 là thấp nhất (2,78), điều này chứng tỏ việc kiểm soát hệ thống phần mềm máy tính chưa được tốt và cần phải điều chỉnh nhiều hơn nữa mới giúp việc kiểm soát được.
4.3.4 Nhân tố hoạt đông thông tin truyền thông
Qua kết quả khảo sát tại đơn vị về đánh giá thực trạng thông tin truyền thông, kết quả cho thấy, thang đo nhân tố thông tin tuyên truyền được đo lường qua 05 biến quan sát. Sau hai lần kiểm tra độ tin cậy, tác giả loại bỏ biến TTTT3 và TTTT5 vì hai biến này làm cho độ tin cậy của thang đo (Cronbach’s alpha) bảng 4.5 (tham khảo phụ lục 4) nhỏ hơn 0,6. Kết quả phân tích độ tin cậy của thang đo (Cronbach’s alpha) lần cuối bảng 4.6 (tham khảo phụ lục 4) là 0,659 >0,6. Đồng thời, cả 03 biến quan sát đều có tương quan biến tổng > 0,3. Như vậy,
thang đo nhân tố thông tin truyền thông đáp ứng độ tin cậy.
Ta thấy , chỉ số mean của các câu hỏi “TTTT2: Nhà trường thường xuyên tiếp nhận thông tin từ người học, phụ huynh và các đơn vị liên kết đào tạo” có chỉ số mean cao nhất (2,85), Nhà trường định kỳ tổ chức các buổi đối thoại trực tiếp với HSSV theo đúng quy định của Sở GD&ĐT (2 lần trên/năm học), định kỳ tổ chức họp PHHS 02 lần/ năm học. Ngoài ra Nhà trường còn tổ chức các buổi hội thảo nhằm đánh giá về chương trình đào tạo, chất lượng đào tạo … từ đó đề ra các phương hướng, giải pháp để đạt đến mục tiêu đề ra. Chỉ số mean ở câu hỏi “TTTT5: Giao nhận hồ sơ đáp ứng yêu cầu của các đơn vị” có chỉ số mean thấp nhất (2,29) điều này chứng tỏ việc xử lý công việc của CB-NV vẫn còn chậm, chưa đáp ứng được nhu cầu của các đơn vị, bên cạnh đó còn thể hiện quy trình làm việc rườm rà, mất thời gian và năng lực giải quyết công việc của nhân viên.
Thông tin của hệ thống trường bao gồm nhiều nguồn thông tin khác nhau, bao gồm thông tin nội bộ và thông tin bên ngoài trường. Thông tin của trường sử dụng chủ yếu là dưới dạng văn bản, có thể là văn bản do trường ban hành, cũng có thể là văn bản của Bộ, sở, hay các ban ngành liên quan ban hành. Hoạt động trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo, các thông tin, văn bản pháp luật liên quan tới lĩnh vực này luôn được các trường cập nhật một cách kịp thời, thường xuyên và liên tục.
Hệ thống thông tin xử lý chủ yếu bằng thủ công có sự trợ giúp của chương trình Microsoft office. Phần khảo sát hệ thống thông tin tập trung chủ yếu vào hệ thống thông tin kế toán. Bởi vì, quản lý tài chính của trường là lĩnh vực quản lý quan trọng trong hoạt động của các trường. Để quản lý tài chính thì chứng từ kế toán và sổ sách kế toán cũng như công cụ hỗ trợ là yếu tố quan trọng.
Chứng từ và sổ sách kế toán ở trường được khảo sát nhìn chung là tương đối đầy đủ, đảm bảo thực hiện tốt chức năng kiểm soát nội bộ. Phân công công việc cho từng nhân viên kế toán nhìn chung tương đối hợp lý, hạn chế được rủi ro, vì thông thường, phần kế toán tổng hợp không trực tiếp thực hiện kiêm nhiệm phần thanh toán và kho quỹ.
trong phạm vi phòng kế toán, phần mềm chưa kết nối, khai thác dữ liệu với các đơn vị trục thuộc nên chứng từ kế toán vẫn được luân chuyển về phê duyệt thủ công giữa các bộ phận mà chưa được luân chuyển và liên hoàn trên máy tính, sau khi nhận CTKT do các bộ phận khác chuyển đến, nhân viên phòng kế toán vẫn phải nhập số liệu. Điều này vừa làm gia tăng chi phí thời gian, in ấn, vừa dễ đẫn đến sai sót trong quá trình nhập lại số liệu.
4.3.5 Nhân tố họat động giám sát
Qua kết quả khảo sát tại đơn vị về đánh giá thực trạng hoạt động giám sát, kết quả bảng 4.7 (tham khảo phụ lục 4)cho thấy, thang đo nhân tố hoạt động giám sát được đo lường qua 03 biến quan sát. Kết quả phân tích độ tin cậy của thang đo (Cronbach’s alpha) lần 1 là 0,876 >0,6. Đồng thời, cả 03 biến quan sát đều có tương quan biến tổng > 0,3. Như vậy, thang đo nhân tố giám sát đáp ứng độ tin cậy.
Đồng thời, ta thấy chỉ số mean của câu hỏi “GS3: Lãnh đạo Nhà trường xem việc nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên là nhiệm vụ thường xuyên của đơn vị” có chỉ số mean cao nhất (3.85), điều này chứng tỏ lãnh đạo luôn quan tâm đội ngũ kế thừa, luôn tạo điều kiện để nhân viên nâng cao năng lực chuyên môn nghiệp vụ để hoàn thành các công việc được giao cũng như hạn chế thấp nhất các rủi ro theo chiều hướng phát triển. Còn các nhân tố khác thì có chỉ số mean trung bình khá cao từ 3,6 đến 3,7.
Giám sát là quá trình đánh giá lại chất lượng của HT KSNB. Giám sát giúp các nhà quản lý biết được HT KSNB có vận hành đúng như kế hoạch không, hệ thống này cần phải thay đổi những gì, điều chỉnh gì.
Khảo sát tình hình giám sát tại trường, ta nhận thấy, đối với hoạt động kế toán, quá trình kiểm tra, kiểm soát được tiến hành tương đối chặt chẽ, thường xuyên và toàn diện. Nhà trường đã có thành lập phòng Thanh tra – Đảm bảo chất lượng để tiến hành kiểm soát hoạt động đào tạo của trường nhằm nâng cao chất lượng giảng dạy. Ngoài ra còn có sự kiểm tra giám sát chéo giữa các đơn vị, các phòng ban chức năng. Hoạt động giám sát được thực hiện theo nhiều hình thức. Ví dụ thông qua việc tiếp nhận ý kiến đóng góp của các cá nhân, đơn vị, HSSV trong
trường. Định kỳ đều tổ chức, đánh giá, bình chọn lao động. Công tác lấy ý kiến phản hồi của HSSV về chất lượng giảng dạy được thực hiện từng học kỳ. Giám sát chất lượng giáo dục là nội dung quan trọng các đơn vị đều thực hiện kế hoạch kiểm tra nội dung đề cương các môn dạy, thực hiện dự giờ đột xuất.
Thanh viên phòng Thanh tra chỉ kiểm tra theo vụ việc, chưa được trang bị về kỹ năng kiểm tra giám sát. Mặt khác, giám sát hoạt động của giảng viên lại cần có chuyên môn về từng ngành học, từng môn học cụ thể. Chính điều này làm hạn chế khả năng giám sát của bộ máy.
Tuy nhiên, dù tự chủ về cơ chế tài chính và BGH có quyền ra quyết định về tài chính tại đơn vị nhưng trường vẫn phải nằm trong khuôn khổ và giám sát của nhà nước, phải công khai học phí, các chỉ tiêu… Có như vậy thì hoạt động của Trường mới đi vào khuôn khổ được.
Nhà trường giám sát HT KSNB thông qua việc kiểm tra việc thực hiện mục tiêu của các đơn vị. Nhà trường áp dụng nhiều hình thức kiểm tra: họp giao ban để báo cáo tiến độ thực hiện công việc, xét duyệt trực tiếp các công việc quan trọng … Thông qua giám sát việc thực hiện mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị, nhà trường đánh giá được hiệu quả của HT KSNB, tìm ra được những khuyết điểm để từng bước thực hiện.
4.4 PHÂN TÍCH NHÂN TỐ KHÁM PHÁ
Phân tích nhân tố khám phá EFA là tập kỹ thuật phân tích thống kê có liên hệ với nhau dùng để rút gọn một tập hợp nhiều biến quan sát có mối tương quan với nhau thành một tập biến (gọi là các nhân tố) ít hơn để chúng có ý nghĩa hơn nhưng vẫn chứa đựng hầu hết nội dung thông tin của tập biến ban đầu (trích Nguyễn Đình Thọ, 2011)
Cụ thể, khi đưa tất cả các biến thu thập được (26 biến) vào phân tích, các biến có thể có liên hệ với nhau. Khi đó, chúng sẽ được gom thành các nhóm biến có liên hệ để xem xét và trình bày dưới dạng các nhân tố cơ bản tác động đến sự hoàn thiện môi trường KSNB tại Trường.
Sau khi tiến hành kiểm định bằng hệ số Cronbach’s Alpha ở trên, bước tiếp theo tác giả sẽ đưa các biến không bị loại vào phân tích nhân tố. Trong phân tích
nhân tố, các nhà nghiên cứu thường chú ý đến các yếu tố sau:
+ Hệ số KMO (Kaiser – Meyer – Olikin): là một chỉ số dùng để xem xét mức độ thích hợp của phân tích nhân tố. Chỉ số KMO phải đủ lớn (>0,5) (Hair & cộng sự, 2006) thì phân tích nhân tố là thích hợp, còn nếu nhỏ hơn 0,5 thì phân tích nhân tố có khả năng không thích hợp với dữ liệu.
+ Kiểm định Bartlett: để kiểm tra độ tương quan giữa các biến quan sát và tổng thể, phân tích chỉ só ý nghĩa khi sig. có giá trị nhỏ hơn 5% (Hair & cộng sự, 2006).
+ Phương sai trích (Variance Explained Criteria): tổng phương sai trích phải lớn hơn 50% (Hair & cộng sự, 2006).
+ Hệ số tải nhân tố (factor loadings): là hệ tố tương quan đơn giữa các biến và nhân tố. Hệ số này càng lớn cho biết các biến và nhân tố càng có quan hệ chặt chẽ với nhau. Với mẫu khoảng 200, hệ số tải nhân tố được chấp nhận là lớn hơn 0,5 (Hair & cộng sự, 2006), các biến có hệ số tải nhân tố nhỏ hơn 0,5 sẽ bị loại khỏi mô hình.
4.4.1 Phân tích nhân tố khám phá (EFA) ảnh hưởng đến hoạt động kiểm soát nội bộ tại Trường
Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động KSNB tại Trường được đo lường bởi 5 thành phần: Môi trường kiểm soát, giám sát, hoạt động kiểm soát, đánh giá rủi ro và thông tin truyền thông tất cả bao gồm 28 biến, sau khi kiểm định Cronbach’ alpha giữ lại 26 biến, tác giả đưa 26 biến này vào phân tích nhân tố.
4.4.1.1 Kết quả phân tích nhân tố khám phá (EFA) các biến độc lập lần thứ nhất
Bảng 4.9 Hệ số KMO và kiểm định Barlett các thành phần lần thứ 1