Lãnh đạo nhà trường cần nâng cao các hoạt động kiểm soát nghiệp vụ tại đơn vị, đây là công việc cần được thực hiện định kỳ, và đôi khi đột xuất. Thông thường, có thể lãnh đạo kiểm tra theo định kỳ hàng tháng, hàng quý nhưng đôi lúc thời gian kiểm kê không được cố định, điều này hạn chế việc CBVC kiểm soát các quy trình nghiệp vụ các ngày gần ngày kiểm tra kỹ hơn và lơ là với các ngày sau ngày kiểm kê. Vì vậy, lãnh đạo phải tổ chức các đột kiểm tra đột xuất để phát hiện các sai sót để kịp thời xử lý. Bên cạnh đó, lãnh đạo thường xuyên mở các lớp tập huấn về kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn để trao dồi thêm kiến thức và nâng cao trình độ.
5.3.4 Giải pháp hoàn thiện nhân tố đánh giá rủi ro
Trong giai đoạn tuyển sinh khó khăn của khối các trường cao đẳng trong cả nước, thì biện pháp hữu hiệu nhất là nhà trường phải chú trọng đến việc nâng cao chất lượng đào tạo trên cơ sở khai thác tối đa hiệu quả các nguồn lực để tiết kiệm chi phí và tăng cường đầu tư cơ sở vật chất. Muốn vậy, thì nhà trường phải nhận diện, đánh giá được tác động của các rủi ro phát sinh trong quá trình hoạt động, trên cơ sở đó đưa ra các biện pháp đối phó, xử lý rủi ro. Trong khi đó, công tác này ở trường còn thiếu và yếu kém. Muốn vậy, Ban lãnh đạo của từng trường phải thấy rõ được vai trò của công tác nhận diện, đánh giá rủi ro, trên cơ sở đó hoạch định chính sách phát triển cho trường mình.
Để nhận dạng rủi ro, cần phải thực hiện rà soát những yếu tố tác động từ bên ngoài, bao gồm nhiều yếu tố như chính trị, xã hội, kinh tế, giáo dục, chính sách pháp luật của Nhà nước. Mặt khác, cũng phải rà soát lại các yếu tố môi trường bên trong. Các yếu tố này liên quan tới cơ cấu tổ chức, cơ chế, chính sách, công tác quản lý, điều hành của từng trường. Xem xét các lỗ hổng rủi ro này cũng có thể sử dụng kết quả điều tra của bộ phận thanh tra hoặc lấy ý kiến của CBGV trong nhà
trường cũng như các báo cáo của phòng ban chức năng. Các rủi ro mà nhà trường hiện nay đangphải đối mặt như:
- Rủi ro về sử dụng không hiệu quả nguồn lực. Các rủi ro này liên quan tới việc sử dụng lãng phí, không tiết kiệm các chi phí như điện, nước, hội họp, tiếp khách,… hay xảy ra gian lận trong quá trình chi tiêu nội bộ của từng trường.
- Rủi ro về chất lượng đào tạo không đảm bảo. Rủi ro này liên quan tới kỹ năng, trình độ của CBGV giảng dạy. Nếu CBGV không có ý thức đầu tư xây đựng bài giảng, chương trình học phù hợp và tiến tiến, tích lũy kỹ năng, kinh nghiệm thực tế, … sẽ dẫn tới kết quả học tập của sinh viên còn thấp, khả năng tìm kiếm việc làm sau khi ra trường của sinh viên giảm. Đặc biệt, nhà trường khi chuyển sang cơ chế học tín chỉ thì chương trình đào tạo phải được cải tiến để nâng cao tính tự chủ, tự giác học tập của sinh viên, thì đây vẫn là điểm yếu kém lớn của sinh viên Việt Nam nói chung.
- Rủi ro về sai phạm chế độ chính sách pháp luật của nhà nước và của trường.
- Rủi ro khách quan như cơ chế chính sách của Nhà nước hay tình hình kinh tế khó khăn, lượng cung cầu lao động từng ngành bất hợp lý,…. Tiếp đó, nhà trường phải phân tích những điểm mạnh, điểm yếu của mình, cũng như nhận diện những khó khăn cần phải khắc phục. Ngoài ra, nhà trường nên xây dựng hệ thống kiểm định chất lượng giáo dục, điều tra về thực trạng sinh viên ra trường tìm việc làm,….nhằm đưa ra các giải pháp cụ thể để giảm thiểu, đối phó lại với rủi ro toàn diện
5.4.5 Giải pháp hoàn thiện nhân tố thông tin truyền thông
Hiện nay, nhà trường đều có xây dựng website nhưng trên thực tế thông tin của trường lại ít được cập nhật một cách thường xuyên, liên tục và kịp thời. Do vậy, trong thời gian tới, cần hoàn thiện nội dung, bài viết trên website để thông tin kịp thời tới CBVC-NLĐ và HSSV của trường. Trang bị phần mềm quản lý phù hợp và hiện đại, gồm các module quản lý đào tạo, quản lý tài chính - tài sản, quản lý sinh viên, quản lý thư viện... các module này tích hợp với nhau và xây dựng trên cơ sở dữ liệu mở, theo chương trình đào tạo tín chỉ (xây
dựng thời khóa biểu, quản lý sinh viên, quản lý mã môn học, đăng ký học trực tuyến, thu học phí theo tín chỉ, quản lý lớp sinh viên, quản lý lớp môn học...). Trước khi ra quyết định chọn mua phần mềm, phải thuê tư vấn khảo sát nhu cầu trong trường, mã hóa nhu cầu thành ngôn ngữ công nghệ thông tin.
Phân công nhiệm vụ cụ thể cho cá nhân, tổ chức cụ thể để phụ trách mảng thông tin truyền thông trong phạm vị toàn trường, phạm vi từng đơn vị. Khi có các văn bản, các chính sách mới quan trọng của Nhà nước, của Bộ Giáo dục hay của trường, các trường cần phải tổ chức các buổi họp để truyền đạt nội dung văn bản đến CBVC-NLĐ.
5.5 Kiến nghị
5.5.1 Với Nhà nước
Lâu nay hoạt động thanh tra, kiểm tra luôn theo lối mòn truyền thống là dựa vào những quy định trong các văn bản pháp luật, vận dụng chính sách, chế độ làm chuẩn mực để điều chỉnh các hoạt động đa dạng, phong phú luôn biến đổi trong thực tiễn... Điều này đúng nhưng chưa đủ, vì nó mới chỉ đáp ứng một chiều giữa chính sách và thực tiễn, hoàn toàn chưa có chiều ngược lại rất quan trọng là vai trò qui định của thực tiễn.
Nhà nước cần hoàn thiện các văn bản và quy định pháp luật theo hướng cải cách, dựa vào đó công tác KSNB phải đặc biệt chú trọng tới chiều tác động ngược lại mang tính chất quyết định của thực tiễn: phải lấy những nhân tố tích cực, những cái chung trong thực tiễn làm chuẩn mực để xem xét, rà soát những điểm, những nội dung bất hợp lý trong các quy định của pháp luật, từ đó kiến nghị bãi bỏ hoặc sửa đổi bổ sung, hoàn thiện nhằm kịp thời tháo bỏ những rào cản, thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh phát triển. Có như vậy, hoạt động KSNB mới thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của mình và thật sự trở thành cầu nối giữa các nhà sản xuất kinh doanh với các cơ quan ban hành văn bản pháp luật Nhà nước.
5.5.2 Với cơ quan Thuế
Việc kiểm soát nội bộ trong trường hiện nay còn mang tính chủ quan và còn nhiều hạn chế trong việc thực hiện các hóa đơn, chứng từ khi giao dịch
mua bán và thanh toán dẫn đến việc kiểm tra, kiểm soát khó thực hiện. Để đảm bảo tính minh bạch và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, cơ quan Thuế cần kiểm tra giám sát chặt chẽ và thường xuyên hơn về các chứng từ, hóa đơn và chi phí, tránh trường hợp gian lận làm ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống KSNB.
5.5.3 Với Nhà Trường
Phòng Đào tạo cần liên hệ mở ngay các lớp bồi dưỡng, tập huấn cho toàn thể CBGV về kiến thức, năng lực chuyên môn, yêu cầu của CTĐT theo tín chỉ, kỹ năng biên soạn chương trình, phương pháp giảng dạy, kỹ năng quản lý...đáp ứng yêu cầu của CTĐT theo tín chỉ, để CBGV biết và vận dụng vào trong quá trình xây dựng CTĐT, quản lý chuyên môn trong thời gian sắp tới.
P.QTTB&CSVC trường lên kế hoạch mua phần mềm quản lý theo hệ thống tín chỉ bao gồm các phân hệ quản lý đào tạo, quản lý sinh viên, quản lý tài chính – tài sản, quản lý thu viện.
TÓM TẮT CHƯƠNG 5
Trong KSNB, nhân tố con người là hết sức quan trọng, do đó, phải tạo ra được những con người biết đặt lợi ích tổ chức lên trên lợi ích cá nhân, sống và làm việc có trách nhiệm, vì mục tiêu chung của Nhà trường. Trong đó, Ban lãnh đạo phải là người tiên phong.
Giải pháp hoàn thiện dựa trên việc đánh giá thực trạng để tìm ra các điểm yếu của hệ thống kiểm soát hiện tại dựa trên các căn cứ về pháp lý và nội lực của Nhà trường nhằm tập trung vào tất cả các yếu tố của HTKS, bao gồm: Môi trường kiểm soát, Giám sát, hoạt động kiểm soát, đánh giá rủi ro, thông tin truyền thông.
Tuy những giải pháp đưa ra ở phạm vi hẹp nhưng nó cũng góp phần khắc phục được những rủi ro mà trong thực hiện nhiệm vụ có thể xảy ra.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Báo cáo Intosai, 1992 2. Báo cáo Coso, 1992
3. Vương Đình Huệ (2004), Giáo trình Kiểm toán, Nxb Tài chính, Hà
4. Nguyễn Quyết Thắng, Lê Hữu Ảnh (2012), Nghiên cứu một số nhân
tố ảnh hưởng đến nhu cầu du lịch sinh thái của du khách tại vùng du lịch Bắc Trung Bộ, Tạp chí kinh tế và Phát triển, Số 175 (II)
5. Lê Ngọc Hướng (2012), Sử dụng hàm Logit trong nghiên cứu các yếu
tố chủ yếu ảnh hưởng đến quyết định nuôi lợn của hộ nông dân huyện Văn Giang, Hưng Yên, Tạp chí khoa học kỹ thuật Nông nghiệp, Số 3
6. Đậu Ngọc Châu, Nguyễn Viết Lợi (chủ biên) (2009), Giáo trình Lý thuyết kiểm toán chính, Nxb Tài chính, Hà Nội.
7. Nguyễn Quang Quynh, Ngô Trí Tuệ (chủ biên) (2012), Giáo trình Kiểm
toán tài chính, Nxb Đại học Kinh tế quốc dân, Hà nội.
8. Ngô Thế Chi, Phạm Tiến Hưng (chủ nhiệm) (2013), Nâng cao chất lượng công tác nghiên cứu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ các tập
đoàn kinh tế Nhà nước trong quá trình kiểm toán do Kiểm toán Nhà nước tiến hành, Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ, Kiểm toán Nhà 9. Bùi Minh Hải (2012), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp may mặc Việt Nam, Luận án tiến sỹ kinh tế, Trường Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội.
10. Nguyễn Thị Lan Anh (2014), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tập đoàn hoá chất Việt Nam, Luận án tiến sỹ kinh tế, Trường Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội.
11. Đinh Hoài Nam (2016), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các
doanh nghiệp trong Tổng công ty Đầu tư Phát triển Nhà và Đô thị, Luận án tiến sỹ kinh tế, Học viện Tài chính, Hà Nội.
12. Đào Việt An (2007), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tang
cường quản lý tài chính tại Tổng công ty Khai thác Cảng hang không Miền, Luận văn thạc sĩ kinh tế, Hà Nội.
13. Cao Thanh Hoa (2008), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần Toyota Mỹ Đình, Luận văn thạc sĩ kinh tế, Hà Nội.
14. Hoàng Thị Thanh Thủy (2010), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty tài chính cổ phần dầu khí Việt Nam, Luận văn thạc sĩ
kinh tế, Hà Nội.
15. Dương Thị Thanh Hiền (2011), Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hang và thu tiền tại Công ty thương mại và dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh, Luận văn thạc sĩ kinh tế, Hà Nội.
16. Vũ Hữu Đức, “Kiểm soát nội bộ và kế toán – Từ lý luận đến thực tiển”, Trường Đại học kinh tế - TP.HCM
17. Bộ Tài chính (2001), Quyết định số 143/2001/QĐ – BTC ngày 21 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành và công bố
sáu chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam (đợt 3)..
17. Bộ Tài chính (2012), Thông tư 214/2012/TT-BTC ngày 06 tháng 12 năm 2012 về Ban hành hệ thống chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam.
19. Trần Thị Giang Tân (chủ biên) (2012), Kiểm soát nội bộ, Nxb Phương Đông, Cà Mau.
20. Quốc hội (2003), Luật số 03/2003/QH11 ngày 17 tháng 06 năm 2003, Luật kế toán.
PHỤ LỤC 1:
NGHIÊN CỨU ĐỊNH TÍNH XÂY DỰNG THANG ĐO LƯỜNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG
CAO ĐẲNG KINH TẾ - KỸ THUẬT TP.HCM 1.1 Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu định tính xây dựng thang đo để hoàn thiện HT KSNB tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Tp.HCM.
1.2 Phương pháp thực hiện
Thảo luận nhóm tập trung
1.3 Đối tượng tham gia thảo luận
Lãnh đạo nhà trường, Lãnh đạo các Phòng, Lãnh đạo các Khoa, phòng KH- TC, CBVC có kiến thức sau về HT KSNB tại Trường.
1.4 Dàn bài thảo luận nhóm Phần I: Giới thiệu
Xin chào quý Thầy/Cô
Hiện nay tôi đang tiến hành thực hiện đề tài nghiên cứu về “MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ - KỸ THUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH”
Chúng tôi rất hân hạnh xin được thảo luận với quý Thầy/ Cô về chủ đề này. Xin quý Thầy/Cô lưu ý rằng không có quan điểm nào là đúng hoặc sai cả. Tất cả các quan điểm của quý Thầy/Cô đều giúp ích cho chương trình nghiên cứu của tôi cũng như giúp cho HT KSNB tại Trường ngày càng hoàn thiện hơn.
Thời gian dự kiến 45phút.
Phần II: Khám phá yếu tố ảnh hưởng đến môi trường KSNB tại Trường
1. Quý Thầy/Cô cảm thấy các quy định về kiểm soát các quy trình nghiệp vụ tại Trường đã tốt chưa? Tại sao?
2. Theo quan điểm của quý Thầy/Cô, điều gì làm quý Thầy/Cô phải thực hiện đúng theo các quy trình đó mà không thể lơ là một quy trình nào?
3. Theo quý Thầy/Cô, khi đề cập đến môi trường KSNB thì yếu tố nào là quan trọng? Tại sao?
4. Gợi ý 5 yếu tố thành phần (Môi trường điểm soát - Đánh giá rủi ro – Hoạt động kiểm soát – Thông tin truyền thông – Giám sát)
TT Các phát biểu Môi trường kiểm soát
01 Tính trung thực và giá trị đạo đức (của BGH và nhân viên) 02 CB-GV-NV có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao.
03 Đơn vị có giảm thiểu các áp lực để nhân viên loại bỏ hành vi sai phạm 04 Phân định quyền hạn và trách nhiệm (trong BGH, các cấp quản lý)
05 CB-GV-NV được bố trí công việc phù hợp với chuyên môn nghiệp vụ
06 Hành vi của lãnh đạo Nhà Trường (phong cách quản lý, tính gương mẫu,
tầm nhìn …)
07 Chính sách (kỷ luật, khen thưởng, chế độ …)
Đánh giá rủi ro
08 Nhân viên kế toán thường xuyên kiểm tra, đối chiếu các tài khoản và các thủ tục chi - thu
09 Lãnh đạo luôn kịp thời xử lý các rủi ro trong thời gian sớm nhất
10 Lãnh đạo luôn kiểm soát chặt chẽ các quy trình nghiệp vụ
11 Nhà trường luôn đặt nhiệm vụ đảm bảo chỉ tiêu tuyển sinh lên hàng đầu.
12 Rủi ro trong công tác kiểm soát gây mất tiền trên tài khoản của đơn vị
Hoạt động kiểm soát
13 Lãnh đạo luôn phân chia công việc hợp lý và phân rõ trách nhiệm quản lý
14 Kiểm soát việc sử dụng phần mềm kế toán
15 Các sáng kiến và đổi mới của nhân viên được xem xét một cách nghiêm
túc
16 Nhà trường thường xuyên kiểm tra cơ sở vật chất
17 CBVC –NLĐ chấp hành tốt theo sự phân công của lãnh đạo
18 Quy trình luân chuyển các chứng từ giữa các phòng ban hợp lý và thuận
tiện
19 Nhà trường thường xuyên kiểm tra công tác chuyên môn từng đơn vị.
20 Các chứng từ phát sinh luôn kiểm soát kịp thời
Thông tin truyền thông
21 Các thông tin về kết quả hoạt động thường xuyên được báo cáo kịp thời
22 Nhà trường thường xuyên tiếp nhận thông tin từ người học, phụ huynh và các đơn vị liên kết đào tạo
23 Nhà trường thiết lập kênh thông tin để mọi nhân viên có thể báo cáo những
sai phạm họ phát hiện
24 Mỗi CBVC gia nhập thành viên của diễn đàn KSNB TP
25 Thông tin nội bộ luôn được bảo mật
26 Thiết lập đường đây nóng, họp thư góp ý tại đơn vị
27 Giao nhận hồ sơ đáp ứng yêu cầu của đơn vị
Giám sát
28 Hoạt động kiểm soát nghiệp vụ các đơn vị thực hiện theo định kỳ