5. Kết cấu của đồ án
4.5.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty
Khi xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất, doanh nghiệp sử dụng các chứng từ sau: Phiếu đề nghị xuất vật tƣ, dụng cụ, phiếu xuất kho.
Giống nhƣ các đơn vị Sản xuất kinh doanh khác thì khi xuất kho với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho sản xuất hay bất kỳ một mục đích gì để phản ánh kịp thời, tính toán và bổ sung ch nh xác cho đối tƣợng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phải thực hiện đầy đủ các thủ tục chứng từ đúng quy cách.
Khi các phòng ban, phân xƣởng sản xuất có nhu cầu xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, ngƣời phụ trách bộ phận sử dụng sẽ lập phiếu đề nghị xuất vật tƣ, dụng cụ.
Khi đó đề nghị xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đƣợc chuyển lên phòng ĐHSX, xét thấy nhu cầu hợp lý và tại kho còn lại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đó, Phòng ĐHSX lập phiếu xuất kho cho phép lĩnh nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Phiếu xuất kho đƣợc lập thành 3 liên: Liên 1: Lƣu tại phòng điều hành sản xuất
Liên 2: Giao cho ngƣời lĩnh nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Liên 3: Giao cho thủ kho làm căn cứ xuất kho và ghi thẻ kho.
Phiếu xuất kho do phòng ĐHSX khi lập chỉ phản ánh về mặt số lƣợng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho. Thủ kho khi nhận đƣợc phiếu xuất kho tiến hành xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, dựa vào phiếu xuất kho để lên thẻ kho.
Sơ đồ 4.2. Quy trình xuất NVL, CCDC
.
Theo ví dụ 3: Xuất kho nguyên vật liệu
Căn cứ vào phiếu đề nghị xuất vật tƣ, lập phiếu xuất kho số XK00064 ngày 10 tháng 12 năm 2016. Xuất kho 6.495,77 kg Thép tấm dùng cho sản xuất sản phẩm.
Theo ví dụ 4: Xuất kho công cụ dụng cụ
Ngày 17 tháng 12 năm 2016, xuất 2 cái máy mài makita để phục vụ sản xuất sản phẩm.
Nhu cầu sử dụng NVL,
CCDC
Giấy đề nghị Ban giám
đốc Xem xét Ký duyệt Phiếu xuất kho Nhà máy SX
Biểu mẫu 4.7. Phiếu đề nghị xuất vật tƣ
Công Ty TNHH Thƣơng Mại Sản Xuất Mây Tre Lá Trƣờng Hải 101/17/19 Gò Dầu, P. Tân Quý, Q. Tân Phú, Tp. HCM
PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƢ
Ngày 07 tháng 12 năm 2016
- Ngƣời đề nghị: Trần Quang Lễ
- Ban/Phòng/Đơn vị: Phân xƣởng sản xuất - Lý do xuất kho: Xuất vật tƣ cho sản xuất
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tƣ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lƣợng Ghi chú A B C D 1 2 1 Thép tấm NVLC THEP TAM Kg 6.495,77 Cộng
Giám đốc Kế toán trƣởng Ngƣời lập Ngƣời đề nghị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu mẫu 4.8. Phiếu đề nghị xuất dụng cụ
Công Ty TNHH Thƣơng Mại Sản Xuất Mây Tre Lá Trƣờng Hải 101/17/19 Gò Dầu, P. Tân Quý, Q. Tân Phú, Tp. HCM
PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT DỤNG CỤ
Ngày 14 tháng 12 năm 2016
- Ngƣời đề nghị: Trần Quang Lễ
- Ban/Phòng/Đơn vị: Phân xƣởng sản xuất
- Lý do xuất kho: Xuất công cụ dụng cụ cho sản xuất
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tƣ, dụng cụ, sản phẩm,
hàng hóa
Mã số Đơn vị tính Số lƣợng Ghi chú
A B C D 1 2
1 Máy mài makita CCDC MAY MAI Cái 2
Cộng
Giám đốc Kế toán trƣởng Ngƣời lập Ngƣời đề nghị
Biểu mẫu 4.9. Phiếu xuất kho
Công ty TNHH Thƣơng mại Sản Xuất Mây Tre Lá Trƣờng Hải 101/17/19 Gò Dầu, P. Tân Quý, Q. Tân Phú, Tp. HCM
Mẫu số: 02-VT
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 10 tháng 12 năm 2016 Nợ: TK 621 Số : XK00064 Có: TK 152 - Họ và tên ngƣời nhận hàng: Trần Quang Lễ
- Địa chỉ (bộ phận): Phân xƣởng sản xuất - Lý do xuất kho: Xuất vật tƣ cho sản xuất
- Nhập tại kho: Vật tƣ Địa điểm: ...
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật
tƣ, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa
Mã số ĐVT
Số lƣợng
Đơn giá Thành tiền
Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép tấm NVLC THEP TAM Kg 6.495,77 6.495,77 Cộng 6.495,77 Tổng số tiền(viết bằng chữ) : ... Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 10 tháng 12 năm 2016
Ngƣời lập phiếu Ngƣời giao hàng Thủ kho Kế toán trƣởng
Biểu mẫu 4.10. Phiếu nhập kho
Công ty TNHH Thƣơng mại Sản Xuất Mây Tre Lá Trƣờng Hải 101/17/19 Gò Dầu, P. Tân Quý, Q. Tân Phú, Tp. HCM
Mẫu số: 02-VT
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 17 tháng 12 năm 2016 Nợ: TK 621 Số : XK00066 Có: TK 1531 - Họ và tên ngƣời nhận hàng: Trần Quang Lễ
- Địa chỉ (bộ phận): Phân xƣởng sản xuất
- Lý do xuất kho: Xuất công cụ dụng cụ cho sản xuất
- Nhập tại kho: Công cụ dụng cụ Địa điểm: ...
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật
tƣ, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa
Mã số ĐVT
Số lƣợng
Đơn giá Thành tiền
Theo chứng từ
Thực nhập
A B C D 1 2 3 4
1 Máy mài makita CCDC
MAY MAI Cái 02 02 Cộng 02 Tổng số tiền(viết bằng chữ) : ... Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 17 tháng 12 năm 2016
Ngƣời lập phiếu Ngƣời giao hàng Thủ kho Kế toán trƣởng
Dựa vào phiếu xuất kho, kế toán vật tƣ tiến hành phản ánh số lƣợng xuất lên phiếu xuất kho trên máy vi tính
Ngƣời nhận: NV00020 Chƣơng trình tự động hiện lên tên nhân viên, bộ phận Trần Quang Lễ
Lý do xuất: Xuất vật tƣ cho sản xuất
Số phiếu xuất: Dựa trên phiếu xuất kho do phòng ĐHSX lập, số phiếu xuất này là XK00064
Kế toán nhập mã nguyên vật liệu thì chƣơng trình cài đặt sẵn tự động lên tên nguyên vật liệu là thép tấm, thuộc kho vật tƣ (KHOVT)
Hạch toán mặc định trên máy vi tính
Nợ TK 621: 59.358.476 đ Có TK 152: 59.358.476 đ
Cuối tháng, kế toán tiến hành tính giá trung bình vật tƣ trên máy vi t nh theo chƣơng trình đã cài sẵn
Đƣờng dẫn: Nghiệp vụ/ Kho/ Tính giá xuất kho
Theo ví dụ 3: Sau khi thực hiện thao tác trên, giá thép tấm xuất kho trong kỳ sẽ tự động lên phiếu xuất kho
Hình 4.4. Màn hình giao diện phiếu xuất kho nguyên vật liệu
Ngƣời nhận: NV00020 Chƣơng trình tự động hiện lên tên nhân viên, bộ phận Trần Quang Lễ
Lý do xuất: Xuất công cụ dụng cụ cho sản xuất
Số phiếu xuất: Dựa trên phiếu xuất kho do phòng ĐHSX lập, số phiếu xuất này là XK00066
Kế toán nhập mã công cụ dụng cụ thì chƣơng trình cài đặt sẵn tự động lên tên công cụ dụng cụ là máy mài makita, thuộc kho vật tƣ (KHOCCDC)
Hạch toán mặc định trên máy vi tính
Nợ TK 621: 1.600.000 đ Có TK 1531: 1600.000 đ
Cuối tháng, kế toán tiến hành tính giá trung bình vật tƣ trên máy vi t nh theo chƣơng trình đã cài sẵn
Theo ví dụ 4: Sau khi thực hiện thao tác trên phiếu xuất kho
Hình 4.5. Màn hình giao diện phiếu xuất kho công cụ dụng cụ
4.5.3. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Hiện nay, công ty đang áp dụng phƣơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phƣơng pháp thẻ song song.
Sau khi nhận đƣợc phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Thủ kho căn cứ vào chứng từ để tiến hành nhập xuất vật tƣ.
Thủ kho tiến hành mở thẻ kho. Thủ kho sử dụng thẻ kho theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho của từng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo chỉ tiêu số lƣợng. Hàng ngày khi nhận đƣợc các chứng từ nhập xuất kho, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các chứng từ, sắp xếp, phân loại cho từng thứ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của từng kho và ghi sổ số lƣợng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho phải tính ra số lƣợng tồn kho của từng vật liệu trên thẻ kho.
Thủ kho có nhiệm vụ chuyển toàn bộ chứng từ lên phòng kế toán để làm căn cứ nhập số liệu vào máy vi tính. Giữ thủ kho và kế toán lập phiếu giao nhận chứng từ có chữ ký xác nhận của hai bên khi thủ kho bàn giao chừng từ này.
Tùy thuộc vào loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đƣợc sử dụng thƣờng xuyên hay t thƣờng xuyên, thủ kho mở thẻ kho cho từng danh điểm vật tƣ. Thẻ kho của từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có thể đƣợc mở cho cả năm đối với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập xuất t thƣờng xuyên, mở cho quý hoặc cho tháng nếu nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thƣờng xuyên nhập xuất.
Biểu mẫu 4.11 Thẻ kho
Công ty TNHH Thƣơng mại Sản Xuất Mây Tre Lá Trƣờng Hải 101/17/19 Gò Dầu, P. Tân Quý, Q. Tân Phú, Tp. HCM
THẺ KHO
Ngày lập thẻ : Quý 4 năm 2016
Tên Vật tƣ : Thép tấm. ĐVT: Kg Ngày tháng Số chứng từ Diễn giải Số ượng Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tồn đầu quý 4 583,27 01/10 NK00146 Nhập kho thép tấm 377,00 960,27 07/11 NK00166 Nhập kho thép tấm 1.635,00 2.595,27 12/11 NK00170 Nhập kho thép tấm 2.610,50 5.205,77 16/11 NK00173 Nhập kho thép tấm 1.290,00 6.495,77 10/12 XK00064 Xuất kho thép tấm 6.495,77 0 26/12 NK00198 Nhập kho thép tấm 661,00 661,00 Cộng phát sinh 6.573,50 6.495,77 Tồn cuối quý 4 661,00 Ngày 31 tháng 12 năm 2016
Ngƣời lập Thủ kho Phụ trách kế toán
Biểu mẫu 4.12. Thẻ kho
Khi nhận đƣợc chứng từ nhập xuất kho từ thủ kho, kế toán vật tƣ kiểm tra, đối chiếu và nhập vào phần mềm.
Dựa vào chƣơng trình của phần mềm đã đƣợc cài đặt sẵn, các số liệu cập nhật trong tháng sẽ tự động lên sổ chi tiết vật tƣ và bảng tổng hợp nhập xuất tồn
Đƣờng dẫn sổ chi tiết vật tƣ: Báo cáo phân tích/ Sổ chi tiết vật tƣ hàng hóa
Sau đó hiện lên 1 cửa sổ, kế toán chọn nhóm vật tƣ hàng hóa sau đó chọn tài khoản vật tƣ, công cụ dụng cụ, thời gian cần theo dõi trên cửa sổ. Chọn “Đồng ý”
Đƣờng dẫn bảng tổng hợp nhập xuất tồn: Báo cáo phân tích/Tổng hợp tồn kho
Giống nhƣ trên, kế toán phải nhập tài khoản nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thời gian theo dõi. Sau đó chọn “Đồng ý”
Công ty TNHH Thƣơng mại Sản Xuất Mây Tre Lá Trƣờng Hải 101/17/19 Gò Dầu, P. Tân Quý, Q. Tân Phú, Tp. HCM
THẺ KHO
Ngày lập thẻ : Quý 4 năm 2016
Tên Công cụ dụng cụ : Máy mài makita. ĐVT: Cái
Ngày tháng Số chứng từ Diễn giải Số ượng Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tồn đầu quý 4 0
03/12 NK00185 Nhập kho máy mài makita 02 02
17/12 XK00066 Xuất kho máy mài makita 02
Cộng phát sinh 02 02
Tồn cuối quý 4 0
Ngày 31 tháng 12 năm 2016
Ngƣời lập Thủ kho Phụ trách kế toán
Biểu mẫu 4.13. Sổ chi tiết vật tƣ, dụng cụ
Công ty TNHH Thƣơng mại Sản Xuất Mây Tre Lá Trƣờng Hải 101/17/19 Gò Dầu, P. Tân Quý, Q. Tân Phú, Tp. HCM
SỔ CHI TIẾT VẬT TƢ, DỤNG CỤ
Quý 4 năm 2016
Tài khoản : 152 - Tên Vật liệu : Thép tấm
Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng Đơn giá
Nhập Xuất Tồn
Số Ngày Số lƣợng Thành tiền Số lƣợng Thành tiền Số lƣợng Thành tiền
Số dư đầu kỳ 10.385,6 1 583,27 6.057.613 NK00146 01/10 Nhập kho thép tấm 1111 10.699,30 377,00 4.033.636 346 22.755.036 960,27 10.091.249 NK00166 07/11 Nhập kho thép tấm 1111 10.884,07 1.635,00 17.795.454 2.595,27 27.886.703 NK00170 12/11 Nhập kho thép tấm 1111 6.930,00 2.610,50 18.090.765 5.205,77 499.977.468 NK00173 16/11 Nhập kho thép tấm 1111 9.020,00 1.290,00 11.635.800 6.495,77 57.613.268 XK00064 10/12 Xuất kho thép tấm 621 9.138,02 6.495,77 59.358.476 (1.745.208) NK00198 26/12 Nhập kho thép tấm 1111 11.778,30 661,00 7.785456 661,00 6.040.248 Cộng phát sinh 6.573,50 59.341.111 6.495,77 59.358.476 Tồn cuối kỳ 661,00 6.040.248 Ngày 31 tháng 12 năm 2016
Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc
Biểu mẫu 4.14. Sổ chi tiết vật tƣ, dụng cụ
Công ty TNHH Thƣơng mại Sản Xuất Mây Tre Lá Trƣờng Hải 101/17/19 Gò Dầu, P. Tân Quý, Q. Tân Phú, Tp. HCM
SỔ CHI TIẾT VẬT TƢ, DỤNG CỤ
Quý 4 năm 2016
Tài khoản : 1531 - Tên Công cụ dụng cụ : Máy mài makita
Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng Đơn giá
Nhập Xuất Tồn
Số Ngày Số lƣợng Thành tiền Số lƣợng Thành tiền Số lƣợng Thành tiền
Số dư đầu kỳ 0
NK00185 03/12 Nhập kho máy mài makita 1111 800.000 02 1.600.000 02 1.600.000
XK00066 17/12 Xuất kho máy mài makita 621 800.000 02 1.600.000
Cộng phát sinh 02 1.600.000 02 1.600.000
Tồn cuối kỳ 0
Ngày 31 tháng 12 năm 2016
Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc
Biểu mẫu 4.15. Bảng tổng hợp nhập xuất tồn
Công ty TNHH Thƣơng mại Sản Xuất Mây Tre Lá Trƣờng Hải 101/17/19 Gò Dầu, P. Tân Quý, Q. Tân Phú, Tp. HCM
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN
Quý 4 năm 2016 Đơn vị t nh: Đồng
Ngày 31 tháng 12 năm 2016
Ngƣời lập báo cáo Kế toán trƣởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Mã hàng Tên hàng ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
Số lƣợng Thành tiền Số lƣợng Thành tiền Số lƣợng Thành tiền Số lƣợng Thành tiền
Tên kho: Công cụ dụng cụ
CCDC MAY MAI Mái mài makita Cái 2 1.600.000 2 1.600.000
… … … … … … … …. …. …. ….. Cộng nhóm: Công cụ dụng cụ 12 3.750.000 2 1.600.000 10 2.150.000 Tên kho: Vật tƣ NVLC THEP TAM Thép tấm Kg 583,27 6.057.613 6.573,50 59.341.111 6.495,77 59.358.476 661,00 6.040.248 … … … … … … … …. …. …. ….. Cộng nhóm : Vật tƣ 12.254,90 155.508.093 124.692,35 1.616.075.390 108.499,25 1.393.984.661 20.448,00 377.598.822 Tổng Cộng 12.254,90 155.508.093 146.031,35 3.290.659.823 129.826,25 3.066.819.094 28.460,00 379.348.822
4.6. Thực trạng kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty TNHH Thƣơng Mại Sản Xuất Mây Tre Lá Trƣờng Hải TNHH Thƣơng Mại Sản Xuất Mây Tre Lá Trƣờng Hải
Công ty Thƣơng Mại Sản Xuất Mây Tre Lá Trƣờng Hải đang áp dụng phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho là kê khai thƣờng xuyên để nắm bắt, quản lý hàng tồn kho thƣờng xuyên, liên tục, góp phần điều chỉnh nhanh chóng kịp thời tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
4.6.1. Tài khoản sử dụng
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên nên sử dụng TK 152 ”Nguyên liệu, vật liệu” , TK 153 “Công cụ dụng cụ” và TK 621 ”Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”, TK 627 ”Chi ph sản xuất chung” để phản ánh tình hình nhập xuất nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác: TK111 “Tiền mặt”, TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”, TK 331 “Phải trả cho ngƣời bán”. Phƣơng pháp này, kế toán theo dõi và phản ánh thƣờng xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
4.6.2. Quy trình hạch toán kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Cùng với việc hạch toán chi tiết nhập, xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thì hằng này kế toán cũng phải tiến hành hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Đây là công việc cần thiết quan trọng bởi vì qua đây kế toán mới có thể phản ánh đƣợc giá trị của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, từ đó nắm bắt đƣợc sự luân chuyển của từng loại theo chỉ tiêu giá trị.
Sau khi nhận đƣợc chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và phân loại chứng từ. Căn cứ vào các chứng từ, kế toán vật tƣ tiến hành đối chiếu, kiểm tra, định khoản rồi đƣa dữ liệu vào máy. Khi kế toán vật tƣ nhập dữ liệu lên máy vi tính thì các dữ liệu đó cũng theo phần mềm cài sẵn chuyển sang sổ nhật ký chung.
Đƣờng dẫn sổ nhật ký chung: Chọn Báo cáo/ Tổng hợp/Sổ nhật ký chung
Cuối quý, sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu hợp lý, kế toán chạy phần mềm và in ra.