2.1 .Giới thiệu sơ lƣợc về Công ty TNHH SX–TM –DV LongPhan
2.1.3. Cơ cấu bộ máy tổ chức
Sơ đồ 2.1 cho thấy rõ cơ cấu của Công ty TNHH SX – TM – DV Long Phan đƣợc tổ chức theo chức năng.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức hành chính Công ty TNHH SX – TM – DV Long Phan
(Nguồn: Tài liệu Công ty TNHH SX – TM – DV Long Phan)
Giám đốc: Là ngƣời trực tiếp điều hành, quản lý hoạt động của Công ty, đại diện cho Công ty quan hệ với các cơ quan chủ quản cấp trên, các đơn vị kinh tế trong và ngoài nƣớc. Xác định chiến lƣợc, mục tiêu đầu tƣ, xây dựng kế hoạch và
Giám đốc Phó giám đốc Bộ phận Kế toán Bộ phận Hành chính nhân sự Bộ phận Dịch vụ khách hàng Bộ phận Giao nhận Bộ phận Chứng từ Bộ phận Xuất nhập khẩu Bộ phận Kinh doanh
lên phƣơng án hoạt động của Công ty trong từng giai đoạn, điều hành thống nhất, giám sát chặt chẽ các hoạt động của các bộ phận trong Công ty.
Phó Giám đốc: Là ngƣời phụ tá hỗ trợ cho Giám đốc, trực thuộc sự quản lí và điều hành trực tiếp của Giám đốc. Phó Giám đốc do Giám đốc bổ nhiệm và chịu trách nhiệm quản lý các bộ phận dƣới quyền, giám sát, đôn đốc họ hoàn thành các công việc đƣợc giao một cách có hiệu quả.
Bộ phận dịch vụ khách hàng: Đảm nhận việc chăm sóc khách hàng mới và cũ một cách thƣờng xuyên, chuyên nghiệp. Liên hệ với khách hàng, thu thập, ghi nhân ý kiến và khiếu nại của khách hàng để xem xét và giải quyết. Quản lý hồ sơ khách hàng, giá cả dịch vụ, cập nhật lịch tàu, tỷ giá và báo giá cho khách hàng.
Bộ phận hành chính nhân sự: Phỏng vấn, tuyển dụng và chọn lọc ứng viên cho các vị trí mà Giám Đốc yêu cầu. Chịu trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu chấm công, tính lƣơng cho cán bộ nhân viên, xem xét, thực hiện chế độ thƣởng, phụ cấp, đảm bảo chính sách nhân sự thực hiện phù hợp với Luật Lao động.
Bộ phận kinh doanh: Đảm trách việc khai thác các nguồn hàng của các khách hàng xuất nhập khẩu tiềm năng để nhận dịch vụ giao nhận cho họ cũng nhƣ tìm hiểu và nghiên cứu các mặt hàng mới có thể kinh doanh đƣợc, lập kế hoạch kinh doanh chi tiết trình giám đốc xem xét quyết định.
Bộ phận kế toán: Là phòng giúp ban Giám đốc quản lý tài sản, nguồn vốn của Công ty, theo dõi chặt chẽ việc thu chi, tổ chức giám sát việc thực hiện tài chính tại Công ty. Phòng có chức năng tổ chức công tác kế toán hạch toán, lập kế hoạch thu chi tài chính thống nhất với kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty.
Bộ phận xuất nhập khẩu: bao gồm hai bộ phận chính:
Bộ phận chứng từ: Chuyên làm chứng từ xuất nhập khẩu, nhận booking của khách hàng và làm đại lý cho các hãng tàu nƣớc ngoài. Chuyên trách về việc cung cấp thông tin, báo giá cƣớc vận chuyển và giá làm thủ tục Hải Quan đến khách hàng, làm chứng từ cho khách hàng và tƣ vấn cho khách hàng về các lĩnh vƣc liên quan đến vận tải giao nhận.
Bộ phận giao nhận: Chịu trách nhiệm và tổ chức thực hiện tất cả các công việc liên quan đến việc giao nhận hàng hóa. Đến hãng tàu nhận lệnh giao hàng, cƣợc container để đem hàng hoá về kho giao cho khách hàng. Tiến hành làm tờ khai hàng hoá nhập khẩu tại cơ quan hải quan.
Tình hình nhân sự
Hiện nay tổng số lao động của Công ty là 30 ngƣời. Tỷ lệ nhân viên trình độ đại học - cao đẳng đạt đƣợc trên 95%, điều đó cho thấy rằng Công ty rất quan tâm tới trình độ nghiệp vụ của ngƣời lao động.
Bảng 2.1: Trình độ nghiệp vụ của nhân viên tại Công ty TNHH SX-TM-DV Long Phan tính đến năm hết 2015
Đơn vị: Ngƣời
Lao động Trình độ chuyên môn Tổng số LĐ
Đại học Cao đẳng Trung cấp PTTH
Số ngƣời 24 5 1 30
Nam 21 0 1 22
Nữ 3 5 0 8
(Nguồn: Báo cáo bộ phận hành chính nhân sự)
Đội ngũ nhân viên của Công ty hầu hết là những ngƣời trẻ tuổi, độ tuổi từ 25 đến 36 tuổi, rất năng động sáng tạo và đầy nhiệt huyết trong công việc, trình độ giao dịch tiếng Anh tốt, có tinh thần trách nhiệm cao, chuyên môn vững vàng.