3.1 .Giảm giá dịch vụ để thu hút và giữ chân khách hàng
3.1.3. Kết quả đạt đƣợc
Việc đƣa ra mức giá phù hợp mà vẫn giữ đƣợc mức lợi nhuận cố định cho Công ty sẽ giúp Công ty giữ chân đƣợc những khách hàng quen thuộc, thu hút nhiều khách hàng mới hơn. Hình ảnh của công ty sẽ gây ấn tƣợng tốt với nhiều khách hàng hơn.
3.2.Khắc phục những sai sót, chậm trễ trong việc tiếp nhận chứng từ, hoàn thiện khâu chứng từ của quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu.
3.2.1. Cơ sở đề xuất
Hiện tại mặc dù hầu hết số nhân viên giao nhận và nhân viên chứng từ đều đã có bằng Đại học, Cao đẳng, đƣợc đào tạo kỹ về chuyên môn nghiệp vụ, làm việc cẩn thận và có nhiều kinh nghiệm trong việc xử lý tình huống nhƣng đôi khi cũng không tránh khỏi sai sót. Các sai sót thƣờng mắc phải thông thƣờng là ở bộ phận chứng từ mà nguyên nhân của những sai sót này có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khách quan cũng nhƣ các yếu tố chủ quan.
Với việc đẩy mạnh tốc độ giao nhận vận tải sao cho kịp với tiến độ giao hàng, đáp ứng yêu cầu khách hàng, đôi khi trong quá trình chuẩn bị chứng từ giao nhận, công ty thƣờng phải lƣu ý với ngƣời nhập khẩu thúc giục ngƣời xuất khẩu gửi toàn bộ các chứng từ đã đƣợc yêu cầu trong hợp đồng thƣơng mại khi đã giao hàng lên phƣơng tiện vận tải một cách nhanh chóng. Nhƣng trong một số trƣờng hợp, ngƣời nhập khẩu hoặc ngƣời xuất khẩu có thể chậm trễ trong việc giao chứng từ, điều này trở thành nguyên nhân dẫn đến sự chậm trễ trong việc tiếp nhận chứng từ và làm thủ tục Hải quan tại công ty. Đây đƣợc xem là những nguyên nhân khách quan thƣờng thấy nhất. Đôi lúc, việc chậm trễ, sai sót lại do nguyên nhân chủ quan từ bộ phận chứng từ hoặc bộ phận giao nhận của công ty. Những sai sót này có thể gây ảnh hƣởng nghiêm trọng đến chất lƣợng kinh doanh dịch vụ giao nhận cũng nhƣ uy tín của công ty đối với các khách hàng.
3.2.2. Điều kiện của giải pháp
Đội ngũ nhân viên chứng từ của công ty đã có sẵn trình độ chuyên môn nghiệp vụ và các kỹ năng cần thiết phục vụ cho chức năng giải quyết công việc chứng từ . Do vậy, để khắc phục những vấn đề về chậm trễ và sai sót nhƣ đã nêu trên thì công ty nên tăng cƣờng mở các lớp bồi dƣỡng thêm về kinh nghiệm xử lý
các tình huống xuất phát từ việc thiếu sót trong khâu chứng từ, đồng thời có các chính sách quan tâm, giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên làm việc hiệu quả, giảm những mâu thuẫn, áp lực và căng thẳng trong công việc dễ dẫn đến sai sót. Điều này rất quan trọng vì công việc chứng từ đòi hỏi sự cẩn trọng rất nhiều, nên càng áp lực thì càng dễ làm sai và dễ nảy sinh tâm lý bất an “sợ sai” trong nhân viên, từ đó hiệu quả công việc sẽ thấp.
Đồng thời, trong quá trình nhận bộ chứng từ của ngƣời nhập khẩu, nhân viên chứng từ cần phải kiểm tra, đối chiếu kỹ lƣỡng thông tin giữa các chứng từ với nhau, nếu có sự sai lệch thông tin về hàng hoá giữa các chứng từ thì cần phải tìm hiểu sự sai lệch bắt đầu từ chứng từ nào, và cần phải liên lạc nhanh với ngƣời nhập khẩu để tìm hiểu nguyên nhân gây ra các sự sai lệch đó và yêu cầu sửa đổi chứng từ cho ăn khớp với nhau. Bên cạnh đó, thực tế cho thấy tại bộ phận làm hàng nhập của công ty có thể có một hay hai nhân viên đảm nhận một thƣơng vụ từ khâu chuẩn bị các giấy tờ, chứng từ, khai báo Hải quan cho đến khâu làm thủ tục vận chuyển hàng giao cho ngƣời nhập khẩu. Do đó, trong trƣờng hợp có nhiều thƣơng vụ cùng làm trong một thời gian thì phải chia nhân viên ra để làm, nhƣ vậy khi xảy ra trục trặc nào đó trong một công đoạn mà chƣa giải quyết đƣợc sẽ làm ùn tắc, chậm trễ các công đoạn sau và ảnh hƣởng đến thời gian giao nhận hàng nhập khẩu cho khách hàng, ảnh hƣởng đến tiến độ chung. Trong trƣờng hợp này, chúng ta có thể giải quyết bằng cách tốt hơn đó là:
– Xây dựng một trình tự làm việc cụ thể, từ đó chia nhỏ công việc và phân công công nhân viên theo trình tự đó, mỗi nhân viên sẽ đảm nhận một công đoạn. Nhƣ vậy, mỗi ngƣời sẽ có thời gian chuyên sâu nghiên cứu nhiều hơn và thành thạo hơn, đẩy nhanh đƣợc tiến độ công việc. Ví dụ nhƣ trong một thƣơng vụ nhập khẩu một lô hàng do khách hàng ủy thác thì hai công đoạn chủ yếu là lấy các chứng từ hàng hóa từ ngƣời nhập khẩu và lập tờ khai Hải quan, đồng thời nhận D/O từ hãng tàu để làm thủ tục Hải quan. Khi đó ta có thể phân chia một nhân viên chuyên sâu về công tác chứng từ tiến hành lập bộ chứng từ Khai báo Hải quan và một nhân viên giao nhận sẽ làm các thủ tục Hải quan (mở tờ khai, giao nhận hàng hóa nhập khẩu,…). Hai nhân viên này luôn có mối quan hệ trực tiếp với nhau, bổ trợ nhau trong quá trình làm việc, tạo thành một dây chuyền khép kín. Dựa vào phƣơng pháp này, mặc dù số lƣợng nhân viên ít cũng có thể đảm nhận nhiều
thƣơng vụ trong cùng một khoảng thời gian. Tuy nhiên với phƣơng pháp này, trách nhiệm của ngƣời quản lý sẽ nặng nề hơn. Ngƣời quản lý cần phải nắm bắt rõ toàn bộ các công đoạn trong quá trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu của tất cả các lô hàng trong một khoảng thời gian nhất định (từ ba ngày đến một tuần) để tiến hành phân công công việc một cách phù hợp cho các nhân viên, thƣờng thì giao những lô hàng nhập khó, cần nhiều thời gian cho các nhân viên có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao.
– Trong quá trình lập bộ chứng từ cần thiết, cần phải có sự cập nhật thông tin từ các văn bản hƣớng dẫn của cấp trên cũng nhƣ của các cơ quan hữu quan có liên quan, và phải tuyệt đối tuân theo những quy định mẫu đã có sẵn. Trong quá trình kiểm tra, đối chiếu giữa chứng từ và thực tế nếu phát hiện có sự sai lệch thì phải yêu cầu đại diện Hải quan lập “Biên bản chứng nhận về tình trạng của hàng hoá” và giải quyết sự sai lệch giữa thực tế và chứng từ đó theo luật định của Hải quan. Tuy nhiên để hạn chế tình trạng nêu trên thì trƣớc đó, công ty cần tạo mối quan hệ thân thiết với các cơ quan hữu quan nhƣ: Cán bộ Hải quan Cảng, Bộ Công thƣơng và cả ngƣời vận tải để có thể giải quyết kịp thời các vấn đề khi xảy ra những chậm trễ, vƣớng mắc, đồng thời giảm bớt thời gian tìm giải pháp giải quyết.
Ngoài ra, một trong những biện pháp nữa để khắc phục sự chậm trễ trong quá trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu là ở khâu lƣu chuyển và lƣu trữ chứng từ. Quá trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu gắn liền với các loại chứng từ từ khi nhận chứng từ từ ngƣời nhập khẩu đến khi chứng từ đƣợc lƣu chuyển đến Hải quan, Cảng. Khi nhận chứng từ từ nhà nhập khẩu, chứng từ có thể đƣợc lƣu chuyển qua Bƣu điện hoặc Ngân hàng, hoặc nhân viên chứng từ của Công ty có thể nhận chứng từ trực tiếp từ ngƣời nhập khẩu. Một số chứng từ khác có thể nhận đƣợc từ hãng tàu hoặc các cơ quan hữu quan khác. Quá trình lƣu chuyển chứng từ khá phức tạp, do vậy trong quá trình lƣu chuyển chứng từ công ty cần phải kiểm tra, theo dõi chặt chẽ để tránh trƣờng hợp thất lạc chứng từ. Đồng thời khi đã hoàn thành bộ chứng từ cũng nhƣ đã giao hàng cho khách hàng, công ty cũng nên bảo quản và lƣu trữ chứng từ cẩn thận để có thể đối chiếu khi cần thiết hoặc tham khảo để thực hiện các thƣơng vụ tiếp theo. Để đảm bảo việc lƣu trữ chứng từ, công ty có thể:
khách hàng. Đồng thời, công ty nên lập một sổ theo dõi thực hiện hợp đồng, một sổ theo dõi chứng từ và nên kiểm tra thƣờng xuyên các sổ theo dõi này. Có thể giao cho một nhân viên có trách nhiệm bảo quản lƣu trữ các bộ chứng từ này.
– Trƣờng hợp trong cùng một khoảng thời gian, công ty thực hiện nhiều hợp đồng, các bộ chứng từ có thể đánh số theo hợp đồng kinh doanh hoặc theo thời gian ký kết hợp đồng hoặc theo bất kỳ một quy luật nào đó phù hợp cho việc tìm kiếm, tra cứu khi cần thiết. Tất cả các bộ chứng từ nên đƣợc quản lý bằng máy vi tính hoặc máy quét để có thể tìm kiếm nhanh chóng và hiệu quả hơn.
3.2.3. Kết quả đạt đƣợc
Thời gian kiểm tra và chuẩn bị chứng từ sẽ đƣợc rút ngắn lại, và đƣợc thực hiện nhanh hơn, chính xác hơn nhờ các nhân viên đã có kinh nghiệm. Phân chia nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên đối với từng lô hàng giúp tránh trƣờng hợp nhân viên sẽ lấy nhầm chứng từ của các lô hàng khác. Đảm bảo tính thống nhất về mặt nội dung giữa các chứng từ của một lô hàng, đồng thời kiểm tra phát hiện sai sót và sửa chữa một cách kịp thời. Rút ngắn thời gian thực hiện quy trình, tiết kiệm đƣợc thời gian di chuyển, tiết kiệm chi phí làm hàng.
3.3.Hoàn thiện công tác vận chuyển hàng hóa nhập khẩu từ kho Hải quan về giao tại kho khách hàng
3.3.1. Cơ sở đề xuất
Bên cạnh việc hoàn thiện công tác chứng từ thì việc hoàn thiện quá trình vận chuyển hàng hóa từ kho Hải quan về kho khách hàng cũng là một vấn đề rất quan trọng vì đây là bƣớc cuối cùng trong quy trình giao nhận chứng tỏ hàng hóa đã đƣợc vận chuyển về kho khách hàng một cách an toàn và đúng hạn. Ngoài ra nếu nhƣ công ty tổ chức tốt tất cả các khâu trong quy trình giao nhận nhƣng đến khâu tổ chức giao hàng cho khách hàng lại gặp những rắc rối trong việc chuẩn bị phƣơng tiện chuyên chở, xếp dỡ khiến hàng hóa đƣợc giao đến kho chủ hàng không đúng tiến độ hoặc nhân viên giao nhận không tìm hiểu kỹ đặc tính riêng của hàng hóa làm hàng hóa đƣợc giao cho khách hàng trong tình trạng hƣ hỏng, thiệt hại. Điều này sẽ làm phát sinh thêm nhiều thời gian, chi phí không cần thiết để giải quyết những hậu quả nói trên, làm giảm nguồn thu cho công ty, đặc biệt là gây ảnh hƣởng nghiêm trọng đến uy tín của công ty với khách hàng, nhất là trong giai đoạn
cạnh tranh giữa các công ty kinh doanh dịch vụ giao nhận ngày càng gay gắt thì việc giao hàng không đúng hạn hoặc không đúng chất lƣợng nhƣ vậy sẽ rất dễ làm mất các khách hàng thân thiết hiện có của công ty.
Và hiện tại công ty cũng đang thiếu xe tải nhỏ phục vụ việc vận chuyển hàng hóa cho khách hàng trong mùa cao điểm nên công ty thƣờng phải thuê xe ngoài để đáp ứng nhu cầu chuyên chở. Việc thuê xe ngoài này mang lại những ƣu điểm và nhƣợc điểm riêng. Nếu số lƣợng khách hàng của công ty không nhiều và phân bổ đều trong một khoảng thời gian nhất định, thời gian làm hàng lại không gấp rút thì việc thuê xe ngoài sẽ mang lại nhiều ƣu thế hơn cho công ty vì khi có nhu cầu công ty có thể nhanh chóng thuê đƣợc xe với mức giá hợp lý theo thị trƣờng mà không cần phải bỏ một số vốn đầu tƣ lớn để đầu tƣ cho đội xe trong khi hàng lại ít, hiệu quả kinh tế không cao. Tuy nhiên, trong trƣờng hợp số lƣợng hàng hóa nhiều, thời gian làm hàng gấp rút (phải giao hàng cho khách hàng nhanh chóng) mà đội xe của công ty không đủ để vận chuyển hàng hóa, việc thuê xe ngoài lại khó khăn do không thỏa thuận đƣợc mức giá với ngƣời cho thuê, nhƣ vậy sẽ phát sinh thêm nhiều chi phí cho công ty.
3.3.2. Điều kiện của giải pháp
Để hoàn thiện công tác vận chuyển hàng hóa nhập khẩu từ kho Hải quan về giao tại kho khách hàng một cách tốt nhất, hạn chế những rủi ro bất ngờ có thể xảy ra, công ty cần có một sự chuẩn bị kỹ lƣỡng, có kế hoạch tổ chức tốt quá trình chuyên chở thì mới đảm bảo hàng hóa đƣợc vận chuyển đến kho khách hàng một cách an toàn và kịp tiến độ giao hàng. Muốn thực hiện đƣợc điều này, nhân viên giao nhận tại công ty cần:
– Tìm hiểu những đặc tính riêng biệt của hàng hóa cần vận chuyển: Việc này có ý nghĩa rất quan trọng vì nếu không tìm hiểu kỹ, không nắm rõ những đặc tính này sẽ rất dễ làm cho hàng hóa bị biến chất hoặc hƣ hỏng, đổ vỡ trong quá trình chuyên chở. Và khi đó, công ty phải đứng ra bồi thƣờng thiệt hại cho khách hàng, làm giảm lợi nhuận và cả uy tín của công ty. Trong trƣờng hợp này công ty có thể khắc phục tình trạng trên bằng cách sau: Ví dụ nhƣ đối với các loại hàng hóa dễ gãy vỡ, hƣ hỏng thì nhân viên giao nhận phải chú trọng hơn đến cách sắp xếp hàng lên phƣơng tiện chuyên chở nhƣ thế nào, trọng tải tối đa đối với loại hàng hóa đó ra sao để tránh va đập làm hàng hóa bị đổ vỡ trong quá trình chuyên chở. Hay đối
với hàng hóa đông lạnh thì khi chuyên chở hàng hóa về kho khách hàng, công ty cần phải sắp xếp phƣơng tiện chuyên dụng để chuyên chở container lạnh ngay khi hàng hóa rời kho lạnh của Hải quan để đảm bảo hàng hóa không bị hƣ hỏng, giảm chất lƣợng. Việc tìm hiểu những đặc tính của hàng hóa để bố trí sắp xếp phƣơng tiện chuyên chở phù hợp sẽ đảm bảo cho Công ty thực hiện tốt khâu cuối cùng của nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu, không để xảy ra những rủi ro đáng tiếc.
– Chuẩn bị nhân công, kho bãi, phƣơng tiện chuyên chở để phục vụ tốt quá trình vận chuyển: Công việc này đƣợc tiến hành đồng thời với khâu làm thủ tục nhận hàng nhập khẩu để có thể tiến hành xếp dỡ, lƣu kho hoặc vận chuyển thẳng hàng nhập khẩu đến giao cho khách hàng theo đúng thời gian đã thỏa thuận giữa hai bên, đảm bảo hàng hóa không bị tồn kho quá hạn quy định, làm mất thêm chi phí lƣu kho, phí gia hạn container và nhiều khoản phí khác. Hiện tại thì lƣợng khách hàng ủy thác nhập khẩu hàng hóa tại công ty ngày càng gia tăng mà nếu công ty không có hƣớng giải quyết cho sự thiếu hụt về phƣơng tiện chuyên chở thì không thể đáp ứng đủ nhu cầu khách hàng đề ra. Đối với vấn đề này trong thời gian tới công ty sẽ cải thiện bằng cách đầu tƣ vốn để trang bị thêm xe container đồng thời nâng cấp và sữa chữa đội xe hiện có nhằm tạo thế chủ động trong việc vận chuyển và phục vụ tốt hơn công tác giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đƣờng biển tại công ty. Ở thời điểm hiện nay, giá của một chiếc xe đầu kéo container dao động trung bình từ 450.000.000 – 1.300.000.000 VNĐ tùy theo hãng xe và chất lƣợng xe. Đây là một khoảng đầu tƣ khá lớn nhƣng với lợi nhuận đạt đƣợc trung bình mỗi năm từ hoạt động kinh doanh của công ty (bao gồm cả hoạt động giao nhận hàng hóa XNK và vận chuyển hàng hóa đƣờng bộ quốc tế cũng nhƣ vận chuyển nội địa) là 1.500.000.000 VNĐ và tăng đều qua các năm nhƣ vậy sắp tới công ty sẽ bổ sung thêm vào đội xe thêm 2 chiếc xe đầu kéo nữa để vừa hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container vừa phát triển dịch vụ vận chuyển hàng hóa quốc tế, nội địa tại công ty, góp phần tăng khả năng cạnh tranh.
– Tổ chức quá trình vận chuyển: Sau khi giao hàng cho ngƣời vận chuyển để