4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân
Khi thực hiện quy trình, Công ty cũng gặp phải nhiều khó khăn về định mức giá dịch vụ hay là trong việc tiếp nhận bộ hồ sơ chứng từ, khai thuế hải quan và vận chuyển hàng hóa về kho của khách hàng ủy thác.
Thứ nhất, giá cả dịch vụ của Công ty chưa có tính cạnh tranh cao. Thông thƣờng Công ty TNHH SX – TM – DV Long Phan không đƣa ra mức giá nhất định nào cho tất cả các lô hàng. Khi khách hàng có yêu cầu thực hiện dịch vụ tại Công ty thì bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành đàm phán việc ký kết hợp đồng dịch vụ dựa trên yêu cầu khách hàng đề ra và khả năng thực hiện hợp đồng. Hai bên sẽ tiến hành thỏa thuận giá cả dịch vụ, nếu khách hàng đồng ý với mức giá mà Công ty đƣa ra thì hai bên tiến đến thành lập hợp đồng dịch vụ, nếu khách hàng có yêu cầu giảm mức giá thấp hơn thì sẽ tiến hành thƣơng lƣợng giá (việc thƣơng lƣợng giá này có sự hỗ trợ từ trƣởng phòng xuất nhập khẩu) cho đến khi đƣa ra đƣợc mức phù hợp với khách hàng và khả năng đáp ứng của Công ty. Năm 2015, giá cả các dịch vụ tại Công ty luôn dao động trong một khoản cho phép để vừa có thể đáp ứng yêu cầu của khách hàng, vừa đảm bảo duy trì mức lợi nhuận cho Công ty.
Bảng 2.3: Mức giá dịch vụ của Công ty Long Phan và một số Công ty khác năm 2015
Đơn vị: Nghìn VNĐ
Mức giá trung bình của các Công ty
Long Phan Co., Ltd
Sao Phuong
Nam Co., Ltd Gemartrans Vinatrans Dịch vụ giao nhận hàng
nhập khẩu
(mức giá/1 container 20’)
2.500 2.150 2.100 2.000
Thủ tục khai báo hải quan
(mức giá/1 bộ) 550 680 650 550
(Nguồn: Tổng hợp từ Bảng báo giá năm 2015 của các Công ty)
Nhƣ vậy, qua bảng trên ta thấy, tuy mức giá làm thủ tục khai báo hải quan của Công ty Long Phan rất cạnh tranh nhƣng mức giá dịch vụ chính – dịch vụ giao nhận lại cao hơn hẳn các Công ty khác, đây là một hạn chế đối với Công ty trong việc cạnh tranh, mà nguyên nhân là:
Nam có tới hàng trăm doanh nghiệp Nhà nƣớc, Công ty cổ phần, Công ty liên doanh, các Công ty tƣ nhân cùng cạnh tranh với nhau trong lĩnh vực giao nhận. Nhiều đối thủ cạnh tranh mạnh trên thị trƣờng giao nhận nhƣ: Gemartrans, ViconshipSaigon, Vietrans, Sotrans,… Các Công ty này có nhiều ƣu thế trong tất cả các dịch vụ gồm dịch vụ trọn gói về giao nhận, dịch vụ kê khai hải quan, xin C/O, xin giấy phép và thanh khoản thuế, đại lý hãng tàu,… với cƣớc phí tƣơng đối cạnh tranh. So với các Công ty này thì Công ty Long Phan là một Công ty còn rất non trẻ, số lƣợng khách hàng còn ít và chƣa có nhiều kinh nghiệm bằng các Công ty lớn và nhiều tên tuổi trong ngành nhƣ các Công ty nêu trên.
- Chi phí dịch vụ ngày càng tăng cao: chi phí mở tờ khai hàng nhập khẩu luồng xanh, mua tem, thanh lý hàng nhập khẩu, phí nâng hạ container,… ngoài ra nếu hàng thuộc luồng vàng, luồng đỏ hoặc nợ thuế… thì sẽ phát sinh nhiều chi phí trong quá trình kiểm tra chứng từ, kiểm tra thực tế hàng hóa, hoặc vận chuyển hàng hóa từ kho hải quan về kho khách hàng nên chi phí cho lô hàng còn tăng cao hơn nữa.
Thứ hai, việc tiếp nhận hồ sơ còn chậm trễ và khai báo Hải quan còn mất khá nhiều thời gian. Tiếp nhận hồ sơ là khâu đóng vai trò khá quan trọng trong cả quy trình, vì một sự chậm trễ trong khâu này sẽ ảnh hƣởng đến các khâu tiếp theo, đặc biệt là việc khai báo Hải quan, thậm chí là toàn bộ quá trình có thể bị chậm trễ. Với những lô hàng có tính chất mùa vụ hay dễ hƣ hỏng thì việc chậm trễ thực sự ảnh hƣởng rất lớn đến hiệu quả kinh doanh.
Hầu hết khó khăn này có thể xuất phát từ các yếu tố khách quan nhƣng cũng một phần do nguyên nhân chủ quan từ phía Công ty, cụ thể là:
- Ngƣời xuất khẩu bên nƣớc ngoài gửi thiếu một trong những chứng từ cần thiết đã đƣợc yêu cầu.
- Các sai sót, không ăn khớp về những thông tin giữa các chứng từ làm chậm trễ thủ tục ở Ngân hàng.
- Khi nhận bộ chứng từ nhân viên chứng từ không xem xét, kiểm tra kỹ lƣỡng để dẫn đến khai báo thông tin sai.
- Chậm trễ trong việc liên lạc giữa nhân viên giao nhận và nhân viên chứng từ với Cảng, Hải quan và các cơ quan có liên quan khi tiến hành nghiệp vụ.
- Thông tin giữa các chứng từ (Hóa đơn thƣơng mại, Phiếu đóng gói, Tờ khai hải quan,…) có sự sai lệch mà bộ phận chứng từ cũng nhƣ nhân viên giao nhận của Công ty không phát hiện kịp thời dẫn đến hồ sơ bị trả về, làm chậm quá trình giao nhận hàng hóa với khách hàng.
- Chủ hàng khai báo giá thấp hơn giá trị thực tế của hàng hóa gây khó khăn cho hải quan trong việc thẩm định giá và đƣa ra mức thuế. Nội dung tên hàng không rõ ràng, mã áp cho hàng không phù hợp.
Thứ ba, việc vận chuyển hàng từ cảng về kho của khách hàng chưa đáp ứng được yêu cầu về mặt thời gian. Quá trình vận chuyển hàng hóa từ kho Hải quan về kho khách hàng cũng là một khâu rất quan trọng vì đây là bƣớc cuối cùng trong quy trình giao nhận chứng tỏ hàng hóa đã đƣợc vận chuyển về kho khách hàng một cách an toàn và đúng hạn. Ngoài ra nếu nhƣ Công ty tổ chức tốt tất cả các khâu trong quy trình giao nhận nhƣng đến khâu tổ chức giao hàng cho khách hàng lại gặp những rắc rối trong việc chuẩn bị phƣơng tiện chuyên chở, xếp dỡ khiến hàng hóa đƣợc giao đến kho chủ hàng không đúng tiến độ hoặc nhân viên giao nhận không tìm hiểu kỹ đặc tính riêng của hàng hóa làm hàng hóa đƣợc giao cho khách hàng trong tình trạng hƣ hỏng, thiệt hại. Điều này sẽ làm phát sinh thêm nhiều thời gian, chi phí không cần thiết để giải quyết những hậu quả nói trên, làm giảm nguồn thu cho Công ty, đặc biệt là gây ảnh hƣởng nghiêm trọng đến uy tín của Công ty với khách hàng, nhất là trong giai đoạn cạnh tranh giữa các Công ty kinh doanh dịch vụ giao nhận ngày càng gay gắt thì việc giao hàng không đúng hạn hoặc không đúng chất lƣợng nhƣ vậy sẽ rất dễ làm mất các khách hàng thân thiết hiện có của Công ty. Những nguyên nhân gây ra chậm chễ trong giao hàng cho khách bao gồm:
- Phƣơng tiện vận chuyển của Công ty còn thiếu, đặc biệt vào mùa cao điểm (từ tháng 10 đến tháng 3). Điều này gây ra nhiều khó khăn cho việc đáp ứng tiến độ giao hàng về kho khách hàng.
- Trong việc giao dịch và lựa chọn một số hãng vận tải nội địa để vận chuyển hàng hóa về kho khách hàng, Công ty cũng chỉ chú trọng đến giá cƣớc dịch vụ mà chƣa xem xét đúng mức đến nhƣ: mức độ an toàn trong vận chuyển, sự linh hoạt trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh về hàng hoá trong khi vận chuyển do vậy có thể gây ảnh hƣởng ít nhiều đến chất lƣợng của hàng hóa khi giao cho khách hàng.
Thứ tư, một số nhân viên trẻ, còn thiếu kinh nghiệm gây ra các sai sót làm chậm tiến trình giao nhận. Nhân viên luôn là chủ thể quan trọng quyết định sự thành bại ở các khâu. Mặc dù đã có sẵn trình độ, tuy nhiên vẫn còn nhiều nhân viên thiếu những kinh nghiệm thực tế; thêm vào đó là sự thay đổi liên tục của các nghị đinh, quyết định, giá cả, phí dịch vu,…liên quan quan đến giao nhận mà ngƣời nhân viên không kịp thời cập nhật rất dễ dẫn đến các sai lầm gây ảnh hƣởng đến quy trình và chi phí phát sinh khác. Có nhiều nguyên nhân gây ra những hạn chế trong quy trình giao nhận, phần nhiều là những nguyên nhân khách quan, tuy nhiên cũng có vài nguyên nhân chủ quan xuất phát từ phía nhân viên công ty. Đặc biệt là khi lƣợng hàng hóa giao dịch nhiều đồng nghĩa với việc áp lực công việc lớn dẫn đến sai sót nhiều hơn, thứ hai là do chủ quan mà việc liên lạc giữa nhân viên chứng từ, nhân viên giao nhận, nhân viên lái xe đầu kéo container giao hàng cho khách không thƣờng xuyên và đúng lúc làm cho những vấn đề phát sinh không đƣợc giải quyết kịp thời.
TÓM TẮT CHƢƠNG 2
Chƣơng này nêu lên toàn bộ quá trình hình thành, phát triển, cơ cấu tổ chức hành chính, định hƣớng phát triển trong tƣơng lai và những kết quả đã đạt đƣợc của Công ty TNHH SX – TM – DV Long Phan trong ba năm qua, đồng thời ở phần này cũng trình bày quy trình giao nhận hàng thực tế tại công ty từ khâu tìm kiếm khách hàng và chào giá dịch vụ đến khâu cuối cùng là thanh lý hợp đồng dịch vụ, từ đó phân tích những ƣu điểm và hạn chế còn tồn tại trong quy trình nhƣ là giá cả dịch vụ chƣa mang tính cạnh tranh cao, những chậm trễ và sai sót trong việc tiếp nhận chứng từ và đƣa hàng hóa về kho khách hàng, và lấy đó làm cơ sở cho những giải pháp khắc phục trong chƣơng tiếp theo.
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƢỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN SẢN XUẤT THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ LONG PHAN
3.1.Giảm giá dịch vụ để thu hút và giữ chân khách hàng 3.1.1. Cơ sở đề xuất
Trong xu thế cạnh tranh ngày càng nhiều giữa các công ty kinh doanh dịch vụ giao nhận thì giá cả dịch vụ là tiêu chí đƣợc đề cập đầu tiên khi công ty muốn chào hàng với khách hàng mới sau khi khách hàng đã đƣa ra các yêu cầu về chất lƣợng dịch vụ của mình. Hiện nay tại Việt Nam có tới hàng trăm các doanh nghiệp lớn nhỏ cùng hoạt động trong ngành, trong đó có cả các doanh nghiệp nƣớc ngoài đầu tƣ vào Việt Nam nên việc cạnh tranh của công ty với các doanh nghiệp đó sẽ trở nên khó khăn hơn nếu công ty không nắm bắt cũng nhƣ tìm hiểu kỹ các mức giá dịch vụ trên thị trƣờng, vì giá cả dịch vụ giao nhận là không cố định mà biến động linh hoạt phụ thuộc vào nhiều yếu tố nhƣ: số lƣợng, tính chất hàng hóa, cƣớc tàu và các mức phí,… Do đó, để có thể cạnh tranh đƣợc với các công ty lớn, dày dặn kinh nghiệm, công ty cần đƣa ra đƣợc một phƣơng án giá cả dịch vụ phù hợp, mức giá phải tƣơng đối cạnh tranh thì mới có thể giữ chân đƣợc các khách hàng cũ, đồng thời thu hút thêm khách hàng mới.
Hiện tại giá cả các dịch vụ liên quan tới hoạt động giao nhận của công ty tuy mang tính cạnh tranh nhƣng vẫn còn cao hơn so với các công ty giao nhận khác trong ngành. Ví dụ giá dịch vụ trọn gói cho một lô hàng nhập khẩu nguyên container bao gồm chi phí làm chứng từ, khai báo hải quan, kiểm hóa, lệ phí hải quan, vận chuyển, giao hàng tại kho chỉ định và thanh lý tại công ty là 2.500.000 VNĐ/cont 20’cao hơn so với Công ty TNHH TM – DV Sao Phƣơng Nam là công ty có quy mô và kinh nghiệm trong ngành tƣơng tự Công ty Long Phan với 2.150.000 VNĐ/cont 20’ hoặc các công ty giao nhận có quy mô lớn nhƣ: Vinatrans là 2.000.000 VNĐ/cont 20’ và Gemartrans là 2.100.000 VNĐ/cont 20’. Bên cạnh đó, dịch vụ kho bãi ngoại quan của công ty cũng tƣơng đối hạn chế nhƣng giá khá cao so với mặt bằng chung nhƣ: dịch vụ thuê kho bãi 1 ngày đêm là 100.000 VNĐ/cont 20’, Công ty Sao Phƣơng Nam, Gemartrans là 90.000 VNĐ/cont 20’ và Vinatrans là 95.000 VNĐ/cont 20’. Các dịch vụ khác gồm Thủ
tục khai báo hải quan, vận chuyển đƣờng bộ nội thành TP.HCM thì mức giá cạnh tranh và chênh lệch không nhiều. Nhƣ vậy ta nhận thấy giá cả dịch vụ tại công ty vẫn chƣa thực sự hợp lý, mức giá vẫn còn khá cao để có thể thu hút thêm nhiều khách hàng mới và cho tới nay công ty vẫn còn là một doanh nghiệp khá trẻ so với các doanh nghiệp lớn khác trong ngành giao nhận nên để có thể cạnh tranh đƣợc công ty cần có nhiều nỗ lực hơn trong việc giảm giá dịch vụ cho phù hợp để tìm kiếm khách hàng mà vẫn giữ đƣợc chất lƣợng dịch vụ và mức thu lợi nhuận.
3.1.2. Điều kiện của giải pháp
Giá cả dịch vụ là một yếu tố rất quan trọng quyết định đến sự thành công chung của công ty. Khi tiến hành giảm giá dịch vụ, công ty có thể sẽ rơi vào tình trạng kinh doanh không có lãi, thậm chí lỗ trong một khoảng thời gian nhất định nào đó nên khi thực hiện giải pháp này, công ty cần phải suy xét và nghiên cứu thật kỹ vì điều này ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng kinh doanh dịch vụ tại công ty. Nếu công ty giảm giá ở mức hợp lý sẽ duy trì và mở rộng hơn mối quan hệ với khách hàng, vừa thu hút thêm khách hàng mới vừa đảm bảo đƣợc nguồn thu lợi nhuận. Nhƣng nếu do một vài yếu tố khách quan nhƣ mùa hàng xuống các hãng tàu cũng nhƣ các cơ quan Cảng đồng loạt giảm giá khiến cho hầu hết các doanh nghiệp giao nhận đều có khả năng giảm giá thì dù công ty có nỗ lực giảm giá để thu hút khách hàng đến đâu cũng không thể bằng với mức giá mà các doanh nghiệp lớn đƣa ra đƣợc, việc giảm giá khi đó sẽ đem lại hậu quả rất nghiêm trọng.
Do đó để đƣa ra đƣợc những mức giá phù hợp với các dịch vụ khác nhau, đồng thời giảm giá dịch vụ của một số dịch vụ còn ở mức giá cao, công ty cần vạch ra phƣơng án cụ thể với các tiêu chí xác định mức giá hợp lý để định giá dịch vụ của từng lô hàng và khách hàng có thể tham khảo khi cần thiết. Theo nhƣ bảng số liệu 2.3 về mức giá cƣớc dịch vụ của Công ty Long Phan cũng nhƣ một số đối thủ cạnh tranh trên thị trƣờng thì hiện tại mức giá dịch vụ trọn gói cho một lô hàng nhập nguyên container của công ty khá cao và chênh lệch nhiều so với các công ty giao nhận khác, mức giá này thƣờng dao động từ 2.000.000 – 3.500.000 VNĐ/cont 20’ trong khi Công ty giao nhận Sao Phƣơng Nam, Vinatrans và Gemartrans chỉ dao động ở mức từ 2.000.000 – 2.150.000 VNĐ/cont 20’. Ta có thể nhận thấy sự bất hợp lý ở đây là giá cả dịch vụ trọn gói của công ty có thể cao hơn các doanh nghiệp giao nhận lớn nhƣ Vinatrans và Gemartrans (vì đây là những công ty có thâm niên
và tiềm lực tài chính lớn trong ngành nên giá dịch vụ của họ thấp hơn rất nhiều) nhƣng so với Công ty TNHH Sao Phƣơng Nam là một công ty về quy mô cũng tƣơng tự nhƣ Công ty Long Phan thì mức giá của công ty đƣa ra khá cao và rất khó để cạnh tranh. Vì vậy, để có thể giữ chân khách hàng công ty cần phải cụ thể hóa các chi phí làm hàng thật hợp lý khi tiến hành đàm phán thỏa thuận ký kết hợp đồng cũng nhƣ khi thanh toán công nợ với khách hàng để tránh gây mâu thuẫn không cần thiết. Đối với các khách hàng thƣờng xuyên có số lƣợng hàng nhập về nhiều công ty nên áp dụng chính sách giảm giá bằng cách chiết khấu, có thể giảm giá theo từng lô hàng hoặc sau mỗi đợt thanh toán (tháng, quý) cho tất cả các lô hàng của khách hàng ủy thác nhập. Việc giảm giá dịch vụ thông qua chiết khấu nhƣ vậy vừa tạo lòng tin từ phía khách hàng vì lúc chiết khấu tất cả hàng hóa đã đƣợc giao cho khách hàng một cách an toàn và đúng hạn, vừa đảm bảo duy trì mối quan hệ làm ăn lâu dài nhờ dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt, qua đó công ty còn