4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.2.2. Diễn giải quy trình
2.2.2.1. Tìm kiếm khách hàng và chào giá dịch vụ
Tìm kiếm khách hàng Chào giá Kí kết hợp đồng dịch vụ Liên hệ khách hàng nhận bộ chứng từ nhập khẩu Nhận lệnh giao hàng Cƣợc container Làm thủ tục hải quan
Nhận hàng từ kho và giao cho khách hàng Thanh lý hợp đồng Tờ khai và bộ chứng từ Tờ khai và bộ chứng từ Kiểm tra hàng hóa Chấp nhận Không chấp nhận Sai sót Đỏ Vàng
Kết quả phân luồng Kiểm tra
Thƣơng lƣợng
Từ đầu năm 2013, Ban lãnh đạo Công ty TNHH SX – TM – DV Long Phan đã tổ chức họp và thống nhất kế hoạch phát triển hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container. Qua quá trình nghiên cứu thị trƣờng và nhận định khả năng kinh doanh hoạt động này tại công ty, công ty đã đƣa ra các mức giá dịch vụ chung cho phƣơng thức nhập khẩu hàng FCL/FCL và gửi đến Bộ phận kinh doanh. Bộ phận kinh doanh sẽ dựa trên mức giá cơ bản này để báo giá cho khách hàng. Giá cả dịch vụ sẽ đƣợc nhân viên linh hoạt thay đổi tùy vào tính chất của từng lô hàng và mối quan hệ thân thiết với khách hàng để thực hiện báo giá cho hợp lý.
Để thực hiện mục tiêu kinh doanh và cố gắng đạt doanh thu theo kế hoạch đã đề ra, Ban lãnh đạo công ty chỉ đạo các bộ phận phối hợp thực hiện hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container một cách nhanh chóng, hiệu quả. Tiếp tục khai thác các khách hàng thân thiết tại công ty nhƣ: Công ty TNHH MTV ĐT – SX – TM Thái Dƣơng, Công ty TNHH SX – TM – DV XNK Thái Long, Công ty TNHH MTV ĐT – TM Vĩnh Hảo,… Có chính sách ƣu đãi về giá dịch vụ và chiết khấu hoa hồng theo lô hàng để tăng lƣợng hàng dịch vụ cho công ty. Bên cạnh việc nhập khẩu nguyên container hàng bách hóa, hàng khô thông thƣờng, Công ty Long Phan còn mở rộng dịch vụ giao nhận hàng nguyên container lạnh. Đồng thời, Ban lãnh đạo cũng đƣa ra hƣớng tìm kiếm các khách hàng mới để mở rộng quy mô kinh doanh của công ty.
Sau khi nhận đƣợc phƣơng hƣớng chỉ đạo chung từ phía Ban lãnh đạo Công ty, bộ phận kinh doanh là bộ phận trực tiếp thực hiện việc tìm kiếm nguồn khách hàng mới cho công ty. Việc tìm kiếm khách hàng có nhu cầu làm dịch vụ giao nhận hàng nguyên container đƣợc tiến hành thông qua các khách hàng thƣờng xuyên của công ty. Ở đây, nhân viên kinh doanh Công ty sẽ tổ chức liên hệ các khách hàng có tiềm năng và thu thập thông tin khách hàng. Việc thu thập thông tin khách hàng có thể thực hiện bằng cách: Gọi điện thoại cho khách hàng, dò hỏi thông tin thông qua các khách hàng thân thiết có mối quan hệ với khách hàng tiềm năng đó, tìm kiếm khách hàng thông qua sự giới thiệu của đại lý hãng tàu… Nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ khách hàng để gặp mặt, trao đổi về các vấn đề liên quan đến hàng hóa nhập khẩu, tƣ vấn cho khách hàng về quá trình tổ chức làm hàng nhập nguyên container đối với những lô hàng phức tạp. Bên cạnh tìm kiếm các khách hàng có nhu cầu
nhập khẩu nguyên container hàng bách hóa, hàng khô, Công ty Long Phan còn liên hệ tìm kiếm các khách hàng có nhu cầu làm dịch vụ cho hàng nhập khẩu container lạnh và các loại hàng hóa nguyên container khác. Sau khi tìm hiểu đƣợc đầy đủ các thông tin về khách hàng và công ty dịch vụ giao nhận mà khách hàng đang hợp tác, nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành lập bảng báo giá và thông qua Giám đốc hoặc phó giám đốc xét duyệt, sau đó gửi đến cho khách hàng. Trong khi chờ đợi kết quả từ khách hàng, nhân viên chứng từ sẽ đôn đốc hỏi thăm, tƣ vấn những thắc mắc cho khách hàng về nội dung báo giá nhằm tạo lập mối quan hệ với khách hàng.
Ở khâu đầu tiên trong quy trình giao nhận hàng hóa nhâp khẩu, Công ty đã chủ động nghiên cứu thăm dò thị trƣờng để đƣa ra các mức giá dịch vụ chung, ngoài ra giá cả dịch vụ cũng đƣợc thay đổi linh hoạt phù hợp với từng mối quan hệ với khách hàng điều này giúp Công ty duy trì mối quan hệ với các khách hàng lâu năm cũng nhƣ tạo ra những khách hàng mới. Tuy nhiên về mức giá dịch vụ mà Công ty đƣa ra vẫn chƣa thực sự có tính cạnh tranh cao và điều này sẽ đƣợc nói rõ hơn ở phần đánh giá chung sau này.
2.2.2.2. Ký kết hợp đồng dịch vụ với khách hàng
Sau khi khách hàng chấp nhận bảng báo giá, hai bên sẽ tiến đến ký kết hợp đồng dịch vụ.
Sau đây ta lấy ví dụ về một hợp đồng dịch vụ đƣợc thực hiện giữa Công ty TNHH SX – TM – DV Long Phan (sau đây gọi là Công ty Long Phan) và Công ty TNHH MTV ĐT – TM Vĩnh Hảo (sau đây gọi là Công ty Vĩnh Hảo) để có đƣợc một dẫn chứng cụ thể và dễ hiểu hơn. Nội dung hợp đồng dịch vụ liên quan đến chi phí và trách nhiệm của các bên khi thực hiện dịch vụ giao nhận lốp xe tải hiệu Double Road nhập khẩu từ Công ty Q and J Industrial Group Co.,Ltd, China (sau đây gọi là Công ty Q & J), bao gồm thủ tục Hải quan và kéo container từ cảng Cát Lái về kho riêng của khách hàng. Trong hợp đồng dịch vụ quy định cụ thể các điều khoản nhƣ sau:
– Bên thực hiện dịch vụ: Công ty TNHH SX – TM – DV Long Phan – Bên thuê dịch vụ: Công ty TNHH MTV ĐT – TM Vĩnh Hảo
– Phƣơng thức giao chứng từ trong quá trình thực hiện hợp đồng dịch vụ, bàn giao chứng từ sau khi hoàn tất lô hàng: Ngay sau khi hoàn tất thủ tục hải quan tại
cảng Cát Lái, Công ty Long Phan sẽ đối chiếu số lƣợng và lên hóa đơn thuế GTGT, sau đó gửi tất cả các chứng từ có liên quan đến lô hàng cho Công ty Vĩnh Hảo.
– Phƣơng thức thanh toán hợp đồng dịch vụ: Công ty Vĩnh Hảo sẽ thanh toán cho Công ty Long Phan bằng phƣơng thức chuyển khoản hoặc thanh toán bằng tiền mặt.
– Trách nhiệm của các bên: Hợp đồng quy định rõ trách nhiệm của hai bên khi thực hiện hợp đồng dịch vụ. Trong đó, trách nhiệm chủ yếu của Công ty Long Phan là hoàn thành thủ tục giao nhận hàng lốp xe tải tại cảng cho Công ty Vĩnh Hảo, đồng thời vận chuyển container lốp xe giao về kho riêng của Công ty Vĩnh Hảo và phát hành hóa đơn để nhận thanh toán. Công ty Vĩnh Hảo có trách nhiệm cung cấp đầy đủ các chứng từ cần thiết liên quan đến lô hàng nhập khẩu lốp xe tải nhận từ phía bên gửi hàng cho Công ty Long Phan, hỗ trợ Công ty Long Phan trong quá trình làm hàng và thanh toán mọi chi phí theo hợp đồng dịch vụ này.
Ngoài ra, trong hợp đồng nêu rõ các nghĩa vụ thi hành và các điều khoản về bất khả kháng có liên quan. Thời hạn thực hiện hợp đồng và thời hạn thanh toán cũng đƣợc làm rõ để tránh sai sót trong quá trình thực hiện. Đối với Công ty Vĩnh Hảo, thời hạn thực hiện hợp đồng đƣợc thỏa thuận theo từng lô hàng, hợp đồng dịch vụ có thể đƣợc ký kết với thời hạn theo năm. Khi có thông tin nhập hàng, Công ty Vĩnh Hảo sẽ liên hệ với Công ty Long Phan để xác định giá dịch vụ tại thời điểm cần dịch vụ, sau khi thỏa thuận giá sẽ tiến hành thực hiện hợp đồng dịch vụ với các điều khoản nhƣ đã nêu trên. Thời hạn thanh toán là 5 ngày sau khi Công ty Vĩnh Hảo nhận đƣợc hóa đơn hợp lệ mà Công ty Long Phan cung cấp. Hợp đồng đƣợc ký thành 4 bản, mỗi bên giữ hai bản và chỉ có giá trị pháp lý khi có chữ ký của đại diện pháp luật hai bên.
Đa số các khách hàng hiện tại của Công ty là những khách hàng quen thuộc, có mối quan hệ thân thiết và thƣờng xuyên, điều này giúp cho việc ký kết các hợp đồng điễn ra rất trôi chảy vì đa số các điều khoản thƣờng ít có sự thay đổi. Tuy nhiên đối với các khách hàng mới và những dịch vụ mới vì những thói quen sẵn có dễ dẫn đến nhƣng sai lầm, thiếu sót, những điều khoản không phù hợp,… nếu không phát hiện kịp thời sẽ gây ảnh hƣởng nghiêm trọng đến toàn bộ quy trình giao nhận cũng nhƣ là cả hoạt động kinh doanh của Công ty.
2.2.2.3. Nhận chứng từ nhập khẩu từ khách hàng
Sau khi hợp đồng dịch vụ đƣợc kí kết Công ty sẽ liên hệ với khách hàng để nhận bộ chứng từ nhập khẩu và tiến hành kiểm tra xem chứng từ đã đầy đủ chƣa, hoặc nếu có sai sót Công ty sẽ liên hệ lại với khách hàng để chỉnh sửa những sai sót. Cụ thể trong trƣờng họp này thì Công ty Q & J sau khi hoàn thành mọi nghĩa vụ và trách nhiệm trong việc thuê phƣơng tiện vận tải và bảo hiểm cho lô hàng, họ sẽ làm thủ tục thông quan xuất khẩu cho lô hàng. Sau khi xếp hàng lên tàu ở cảng Qingdao, China, Công ty Q & J sẽ yêu cầu công ty giao nhận Win Fast Line Ltd phát hành B/L gốc (House B/L). Khi hàng đến cảng Cát Lái, Công ty Q & J sẽ gửi ngay một bộ chứng từ hoàn chỉnh cho Công ty Vĩnh Hảo. Công ty Vĩnh Hảo sẽ chuyển bộ chứng từ đó cho bộ phận chứng từ của Công ty Long Phan để làm thủ tục nhập khẩu cho lô hàng. Bộ chứng từ này bao gồm:
– Hóa đơn thƣơng mại (Commercial Invoice) – 1 bản chính, 1 bản sao (xem phụ lục 1)
– Phiếu đóng gói (Packing List) – 1 bản chính, 2 bản sao (xem phụ lục 2) – Vận đơn đƣờng biển (Bill Of Lading) – 1 bản chính (xem phụ lục 3) – Giấy báo hàng đến (Arrival notice ) – 1 bản chính (xem phụ lục 4) – Giấy giới thiệu của Công ty Vĩnh Hảo (1 bản chính)
– Hợp đồng thƣơng mại (Sales Contract) (1 bản chính) (xem phụ lục 5)
Sau khi nhận đƣợc bộ chứng từ do Công ty Vĩnh Hảo gửi qua, nhân viên bộ phận chứng từ của Công ty Long Phan sẽ tiến hành kiểm tra về sự chính xác của các nội dung cơ bản có trong từng loại chứng từ xem có phù hợp với hợp đồng ký kết của hai bên lúc đầu không. Nếu các thông tin trên bộ chứng từ đã hợp lệ, nhân viên chứng từ Công ty Long Phan sẽ tiến hành bƣớc tiếp theo là mở tờ khai hàng nhập.
Từ những chứng từ có đƣợc ta có thông tin về lô hàng lốp xe tải của Công ty Vĩnh Hảo.
Ngày 03/02/2016, Công ty Vĩnh Hảo đã ký hợp đồng nhập khẩu lô hàng 1x40’ lốp xe tải với Công ty Q & J. Hợp đồng này quy định cụ thể một số đề mục sau:
– Bên nhập khẩu: Công ty TNHH MTV ĐT – TM Vĩnh Hảo – Bên xuất khẩu: Q and J Industrial Group Co.,Ltd
– Tổng giá trị hàng hóa: 10.000 USD theo điều kiện cơ sở giao hàng C&F Cát Lái.
– Cảng đi: Qingdao, China, Cảng đến: Cát Lái, Tp.HCM
– Tên tàu: SATTHA BHUM chuyến 066S, đến ngày: 02/03/2016 – B/L số: I240178352WFL16
– Số kiện: 200 PKGS
– Trọng lƣợng (N/W): 15.000 KGS
Phần lớn nhân viên chứng từ tại Công ty đều có trình độ Đại học, Cao đẳng, và có nhiều năm kinh nghiêm trong khâu kiểm tra chứng từ cho nên những sai sót về mặt kiểm tra chứng từ rất ít xảy ra. Những lỗi thƣờng gặp chủ yếu xuất phát từ phía thứ ba và mang tính khách quan nhƣ là việc gửi thiếu chứng từ hay việc chậm trễ từ phía ngân hàng,… Mặc dù nhân viên Công ty có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực, nhƣng với tốc độ phát triển nhanh trong lĩnh vực giao nhận, với nhiều thay đổi ngày càng mới thì kiến thức và trình độ nhân viên cần phải đƣợc tiếp tục nâng cao bắt kịp những thay đổi của thị trƣờng đặc biệt là vào mùa cao điểm (từ tháng 10 đến tháng 3).
2.2.2.4. Nhận lệnh giao hàng từ hãng tàu và cƣợc container
Sau khi nhận đƣợc vận đơn hoặc giấy thông báo hàng đến (Arrival notice), nhân viên giao nhận Công ty sẽ đến đại lý hãng tàu mà ở đây đó là Công ty TNHH Pacific Lines (sau đây gọi là Công ty Pacific) (Địa chỉ: Pacific Lines Building, 45D/19 đƣờng D5, Q.Bình Thạnh, Tp.HCM, Việt Nam) để làm thủ tục nhận D/O (Lệnh giao hàng).
Nội dung trong Giấy báo hàng đến: Chi tiết hàng hóa: gồm 01x40’, số kiện 200 PKGS, trọng lƣợng 15.000 KGS. Cƣớc phí do nhà xuất khẩu chịu theo điều kiện giao hàng (CNF – Cost and Freight). Sau khi thanh toán sau các loại phí liên quan, bao gồm các loại phí: phí chứng từ hàng nhập (D/O), phí xếp dỡ container (THC), phí cân đối container (CIC), phí vệ sinh container (CLEANING), tổng cộng là 6.217.222 VNĐ (xem phụ lục 6), nhân viên giao nhận sẽ nhận biên lai thanh toán phí và lấy lệnh giao hàng gồm: 03 lệnh giao hàng (D/O) (xem phụ lục 7) và bộ BILL OF LADING do Công ty Pacific phát hành, tiếp đó, nhân viên giao nhận sẽ đi mƣợn container. Nội dung trên lệnh giao hàng cần chú ý các thông tin sau, và cụ thể trong trƣờng hợp này:
– Cảng đi: Qingdao, China, Cảng đến: Cát Lái, Tp.HCM
– Tên tàu: SATTHA BHUM chuyến 066S, đến ngày: 02/03/2016 – Vận đơn chính (Master B/L): YMLUI240178352
– Vận đơn phụ (House B/L): I240178352WFL16 – Số container: TEMU7646889
– Số seal: YMLN377761
Chú ý: Khi đi lấy lệnh cần chú ý đến ngày hết hạn của lệnh. Nếu lệnh đó hết ngày giá trị thì nhân viên đi lấy lệnh cần yêu cầu hãng tàu gia hạn cho lệnh giao hàng.
Sau khi lấy lệnh giao hàng xong thì nhân viên giao nhận Công ty sẽ mang bộ chứng từ mà đại lý hãng tàu giao, mang đến hãng tàu, trong trƣờng hợp này hãng tàu ở đây là Công ty TNHH Yang Ming Shipping Việt Nam (sau đây gọi là Yang Ming) để cƣợc container. Tại đây nhân viên giao nhận sẽ đăng ký vào giấy mƣợn container (xem phụ lục 8) về kho riêng làm hàng nhập. Sau khi đăng ký xong thì nhân viên giao nhận sẽ đƣa cho nhân viên của Yang Ming để nhân viên xác nhận các thông tin trên giấy in mƣợn container nhƣ: tên Công ty, số B/L, tên tàu, số chuyến tàu, địa chỉ kho riêng, và kiểm tra số container. Trong quá trình kiểm tra nếu thông tin nào có sai sót so với Bill nhân viên của Yang Ming sẽ nhắc nhở nhân viên giao nhận điền lại cho đúng. Làm xong thủ tục kiểm tra, nhân viên của Yang Ming sẽ xác định địa điểm để nhân viên giao nhận Công ty Long Phan trả container rỗng, đồng thời xác định số tiền cƣợc container, nhân viên giao nhận sẽ đóng số tiền cƣợc container (số tiền cƣợc là 2.000.000 VNĐ) (xem phụ lục 9) cùng khoản phí mƣợn container. Thu phí xong nhân viên của Yang Ming sẽ xác định lại mã số thuế của Công ty nhập khẩu và đƣa cho nhân viên giấy giao nhận cùng bộ hồ sơ mà bên đại lý hãng tàu Pacific đƣa cho nhân viên giao nhận.
Đây là khâu chủ yếu do nhân viên giao nhận của Công ty đảm nhiệm. Cũng giống nhƣ nhân viên chứng từ, nhân viên giao nhận cũng có trình độ và nhiều kinh nghiệm cùng với các mối quan hệ tốt với nhiều hãng tàu và đại lý hãng tàu nên đây là khâu rất ít xảy ra sai sót và gặp nhiều thuận lợi. Tuy nhiên trong nhiều trƣờng hợp, chủ yếu do áp lực về thời gian và công việc hoặc do những nhân viên giao nhận mới còn thiếu kinh nghiệm gây ra những nhằm lẫn không đáng có nhƣ việc
nhìn nhằm thời gian thời gian gia hạn của lệnh, hoặc nơi trả container rỗng gây phát sinh nhiều chi phí.
2.2.2.5. Làm thủ tục hải quan
Nhờ việc ứng dụng khoa học công nghệ vào quy trình thủ tục hải quan theo quy định của Nhà nƣớc nên việc lên tờ khai hải quan nhập khẩu đƣợc thực hiện thông qua Hệ thống khai báo Hải quan điện tử (VNACCS) bằng phần mềm khai báo hải quan (ECUS). Các bƣớc khai báo hải quan điện tử nhƣ sau:
Bước 1: Nhân viên Công ty nhập dữ liệu vào phần mềm Ecus, và trong trƣờng hợp thực hiện hợp đồng với khách hàng là Công ty Vĩnh Hảo, cần phải lƣu ý những thông tin quan trọng cụ thể nhƣ sau:
Nhập thông tin tờ khai:
– Ngƣời nhập khẩu: Công ty TNHH MTV SX–TM Vĩnh Hảo – Ngƣời xuất khẩu: Q and J Industrial Group Co., Ltd
– Loại hình: Nhập kinh doanh tiêu dung
– Cảng đi: Qingdao, China, Cảng đến: Cát Lái, Tp.HCM