5. Kết cấu của đề tài
2.3.4 Tổ chức hoạt động gia công xuất khẩu của công ty
Để quá trình tìm hiểu khâu tổ chức hoạt động gia công xuất khẩu của Kanaan Sài Gòn đƣợc chi tiết và cụ thể hơn, tác giả phân tích các nội dung của khâu này với khách hàng cụ thể là KANAAN CO.LTD tại Hàn Quốc.
Bƣớc 1: Đàm phán và ký kết hợp đồng
Các hợp đồng công ty Kanaan Sài Gòn thực hiện là hợp đồng gia công hàng may mặc cho Kanaan Co.Ltd Korea
Nội dung chính của hợp đồng gia công hàng xuất khẩu của công ty gồm các điều khoản nhƣ hợp đồng xuất khẩu nhƣng đƣợc tập trung thành những mục lớn nhƣ:
Mục 1: Tên hàng – Số lƣợng – Đơn giá gia công
Mục 2: Các điều khoản về cung cấp nguyên phụ liệu (cụ thể theo từng phụ lục hợp đồng)
Mục 3: Giao hàng thành phẩm Mục 4: Thanh toán
Mục 5: Nhãn hiệu hàng hóa và tên gọi xuất xứ
Mục 6: Các điều kiện khác gồm có điều khoản về Trọng tài
Sự khác biệt so với hợp đồng xuất khẩu là hợp đồng gia công có thêm điều khoản về cung cấp nguyên phụ liệu do công ty chỉ thực hiện gia công, còn nguyên phụ liệu là do bên giao gia công cung cấp.
Một số điều khoản không có trong hợp đồng gia công nhƣ: loại bao bì đóng gói hàng xuất khẩu, hƣớng dẫn ký mã hiệu, giám định hàng hóa, điều kiện bảo hành hàng xuất khẩu, phạt và bồi thƣờng thiệt hại do vi phạm hợp đồng, điều khoản về bảo hiểm.
- Các hƣớng dẫn về loại bao bì, ký mã hiệu là do bên giao gia công quy định và cung cấp nên công ty chỉ cần làm đúng theo những gì mà bên giao gia công hƣớng dẫn.
- Về giám định hàng hóa, điều kiện bảo hành hàng xuất khẩu, phạt và bồi thƣờng thiệt hại do vi phạm hợp đồng: hai bên có mối quan hệ thân thiết, tín nhiệm nhau và hàng hóa là gia công nên bỏ qua các điều khoản này.
- Không có điều khoản về bảo hiểm là do trong mục giao hàng thành phẩm có quy định là: công ty sẽ giao hàng thành phẩm theo điều kiện FOB HOCHIMINH CITY, VIET NAM – INCOTERMS 2000.
Nhƣ vậy hợp đồng gia công đƣợc ký kết dựa trên các điều khoản chính và đƣợc điều chỉnh cho phù hợp với quan hệ mua bán của hai bên.
Ƣu điểm của điều kiện giao hàng FOB là công ty chỉ cần chịu trách nhiệm về hàng xuất khẩu đến khi hàng qua lan can tàu, không phải trả cƣớc phí vận tải chính. Mọi tổn thất sau khi hàng đã qua mạn tàu và cƣớc phí vận tải chính là do công ty giao gia công chịu trách nhiệm. Nhƣ vậy, trách nhiệm của công ty đƣợc giảm thiểu tối đa.
Nếu công ty giao hàng theo điều kiện CFR thì phải trả cƣớc phí vận tải chính, còn nếu mua thêm bảo hiểm cho hàng hóa thì lúc này sẽ giao hàng theo điều kiện CIF. Nhƣ vậy nếu giao hàng theo một trong hai đều kiện này thì trách nhiệm của công ty sẽ nhiều hơn và bất lợi cho công ty. Vì thế, giao hàng theo điều kiện FOB là đơn giản và có lợi cho công ty khi xuất khẩu.
Bƣớc 2: Chuẩn bị quá trình sản xuất
Sau khi hợp đồng đƣợc ký kết, công ty sẽ nhận đƣợc lịch sản xuất bao gồm thời gian giao hàng, mã hàng và số lƣợng của mỗi đơn hàng theo từng thời điểm trong năm do Kanaan Co.Ltd Korea cung cấp.
Lập bảng theo dõi nguyên phụ liệu, theo dõi quá trình cung cấp nguyên vật liệu của khách hàng.
Nhận và kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu: chính xác, đồng bộ và hợp lệ; chứng từ phải là bản gốc (có chữ ký và đóng dấu); chứng từ phải đầy đủ, bao gồm bill, invoice, packing list và packing list chi tiết; nội dung phải đồng bộ về tên hàng, số lƣợng, trọng lƣợng, số kiện, điều kiện giao hàng có đúng nhƣ hợp đồng không? Nguyên phụ liệu đã có tên trong bảng đăng ký định mức chƣa?
Lấy số bộ chứng từ và vào sổ theo dõi chứng từ theo quy định.
Liên hệ với hãng tàu để biết thông tin về ngày hàng về cảng và chuyển bill + thông tin hàng cho bộ phận thủ tục để đi lấy lệnh giao hàng.
Lập tờ khai, khai báo hải quan qua phần mềm khai báo hải quan điện tử. In tờ khai ra mẫu tờ khai hải quan và soạn bộ chứng từ đi khai hải quan gồm: 2 bản gốc tờ khai hải quan, 1 bộ chứng từ gồm 01 invoice gốc + 01 packing list gốc + 01 list chi tiết gốc + 01 bill photo gốc (sao y bản chính) + công văn cam kết của khách hàng và các giấy tờ liên quan.
Trình ký bộ hồ sơ khai hải quan và kiểm tra lần cuối trƣớc khi chuyển bộ phận thủ tục để đảm bảo bộ chứng từ đi khai không bị sai sót.
Bộ phận thủ tục sau khi hoàn tất khai báo ghi số tờ khai hải quan + ngày khai lên bộ chứng từ, soạn hồ sơ để chuyển các bộ phận: 01 bộ giao nhận cùng với D/O, 01 bộ lƣu bộ phận thủ tục, các bộ còn lại để đúng nơi quy định để các bộ phận liên quan liên hệ nhận. Khi chuyển giao nhận phải ghi rõ ngày giờ chuyển hồ sơ.
Xác nhận khai báo trên hệ thống khai báo hải quan điện tử
Nhân viên giao nhận sau khi hoàn tất thủ tục hải quan và lấy mẫu nguyên liệu chính giao cho nhân viên định mức để lƣu trữ phục vụ công tác kiểm hóa khi xuất hàng. Khi giao mẫu phải ghi rõ và ký sổ giao nhận đầy đủ, rõ ràng
Bộ phận thủ tục nhận lại tờ khai hải quan vào máy chuyển nhân viên định mức, thanh khoản của nhóm nghiệp vụ theo dõi.
Nhân viên giao nhận, nhận bộ chứng từ nhập (tờ khai hải quan, lệnh giao hàng D/O, Invoice, Packing list) làm thủ tục nhập hàng với hải quan và chuyển hàng về công ty.
Các kho tiến hành kiểm tra số lƣợng, chất lƣợng dựa trên cơ sở phiếu yêu cầu mua hàng , Packing list từ phòng xuất nhập khẩu.
Trên cơ sở Packing list và phiếu nhập kho cập nhật lại bảng cân đối nguyên phụ liệu để biết tình hình đồng bộ nguyên phụ liệu.
Bƣớc 3: sản xuất
* Phòng kế hoạch: Nhận nguyên vật liệu kiểm tra rồi ra lệnh tiến hành công việc.
* Phòng kỹ thuật: Triển khai kỹ thuật lên sơ đồ kích cỡ.
* Bộ phận cắt: Căn cứ vào sơ đồ và ra lệnh cho khâu cắt tiến hành. * QC may:Chuyên kiểm tra chất lƣợng sản phẩm.
Trong quá trình may, phó giám đốc sản xuất và các quản đốc và tổ trƣởng theo dõi, giám sát, kiểm tra từng máy để kịp thời hƣớng dẫn công nhân chỉnh sửa những sai sót.
Hình 2. 2: Sơ đồ tổ chức công tác sản xuất của doanh nghiệp
Nguồn: Công ty TNHH Kanaan Sài Gòn
- Khâu chuẩn bị sản xuất: Phòng kỹ thuật Phòng kế hoạch Bộ phận cắt Bộ phận may QC may Tổ hoàn thành
Nhận nguyên vật liệu,kiểm tra đo đếmcân đối ra lệnh sản xuất
Kiểm tra kỹ thuật lên sơ đồ,cỡ
Căn cứ vào sơ đồ,ra lệnh sản xuất,tiến hành cắt
Căn cứ vào thiết kế mẫu mã của phòng kỹ thuật, và nhận lệnh từ phòng kế họach để tiến hành may Kiểm tra chất lƣợng sản phẩm Tập trung thành phẩm-đóng gói-dán nhãn Nhiệm vụ từng phòng ban Trình tự tiến hành
Cán bộ kho sẽ kiểm tra nguyên vật liệu mẫu khi nhập xuất. Phòng kỹ thuật căn cứ vào bảng phân phối màu do phòng kỹ thuật lên và “Bảng nhập xuất tồn” nguyên phụ liệu để kịp thời báo cho khách hàng biết tình hình nguyên phụ liệu thiếu đủ nhƣ thế nào để có biện pháp xử lý kịp thời, giúp cho quá trình sản xuất đƣợc liên tục.
+ Về thiết kế:
Bộ phận kỹ thuật đảm nhiệm nhằm xác định các điều kiện sản xuất, có kế họach chuẩn bị đồng bộ cho các khâu tiếp theo, đề ra các phƣơng án thực hiện cho cả quá trình sản xuất nguyên phụ liệu cho đến khi tạo ra thành phẩm.
Căn cứ vào mẫu sổ tài liệu kỹ thuật do khách hàng cung cấp và sẽ sản xuất thử mẫu mặt hàng để chuyên gia duyệt trƣớc khi đƣa vào may hàng loạt.
Khi phát hiện điều gì không phù hợp giữa sản phẩm mẫu với các tiêu chuẩn kỹ thuật, phòng kỹ thuật sẽ làm việc với khách hàng về định mức nguyên vật liệu, về yêu cầu kỹ thuật, nếu mẫu đó là gốc có điểm khác nhau theo yêu cầu kỹ thuật, nếu mẫu đó là gốc có điểm khác nhau theo yêu cầu của khách hàng.
Căn cứ trên báo cáo sản xuất hàng ngày, phòng xuất nhập khẩu kết hợp với kiểm tra tình hình thực tế tại các đơn vị về tiến độ thực hiện sản lƣợng từng mã hàng và tiến độ giao hàng tại các đơn vị để kịp thời có biện pháp giải quyết.
Hình 2. 3: Các bƣớc ở phòng kỹ thuật
Nguồn: Công ty TNHH Kanaan Sài Gòn
- Khâu sản xuất:
+ Khâu cắt: Nhận đƣợc lệnh cắt từ phòng kỹ thuật kế hoạch và các tiêu chuẩn kỹ thuật bảng phân phối màu, nguyên vật liệu từ kho, tổ cắt sẽ tiến hành cắt.
Chuyên gia cung cấp (mẫu nền;mẫucứng;mẫu gốc)
Phòng kỹ thuật (kiểm tra tập trung; may mẫu;kiểm tra sơ bộ)
Chuyên gia xét duyệt (mẫu yêu cầu kỹ thuật;định mức nguyên vật liệu)
Phòng kỹ thuật (lên tiêu chuẩn thiết kế cho các bộ phận)
Phòng kế hoạch -Định mức nguyên vật liệu khấu hao -Viết phiếu xuất nhập nguyên vật liệu theo dõi tiến độ may hàng ngày Tổ cắt -Quy trình đánh số -Bảng phân phối màu -Sơ đồ giấy Phân xƣởng may -Bảng phân phối màu -Tiêu chuẩn may -Qui trình may -Định mức năng suất lao động QC may -Tài liệu kỹ thuật có liên quan
Hình 2. 4: Sơ đồ cắt
+ Khâu may:Khi đƣa vào khâu sản xuất mẫu hàng, các quản đốc phân xƣởng và tổ trƣởng sản xuất phải nghiên cứu kỹ và định mức nguyên vật liệu để phân phối dây chuyền sản xuất theo tay nghề của công nhân và phƣơng án sử dụng máy móc, thiết bị một cách hợp lý nhất.
+ Khâu hoàn thành:
Thành phẩm trƣớc khi đóng gói phải qua bộ phận QC may. QC gồm hai bộ phận:
+ Một bộ phận kiểm tra trong khi may. + Một bộ phận kiểm tra sau khi hoàn thành.
Họ sẽ kiểm tra từng lô hàng trƣớc khi chuyển giao sang tổ hoàn thành, QC may kiểm tra dựa trên tiêu chuẩn sản phẩm mẫu.
Để có thể kiểm tra chất lƣợng bao bì một cách nhanh nhất, phòng xuất nhập khẩu cần cung cấp các thông tin sau ít nhất là ½ ngày làm việc trƣớc khi hàng về kho: phiếu yêu cầu mua hàng có đủ các chi tiết về thông số kích thƣớc, shipping mark hoặc mẫu chuẩn nếu trên phiếu yêu cầu mua hàng không có thông số.
Phòng xuất nhập khẩu làm phiếu nhập kho và cán bộ mặt hàng viết lệnh cấp phát, phiếu xuất kho cho các đơn vị sản xuất.
Các đơn vị sản xuất (QC may) có trách nhiệm kiểm tra hàng trong chuyền, hàng sau may theo quy định. Trong quá trình may, phó giám đốc sản xuất và các quản đốc, tổ trƣởng theo dõi, giám sát, kiểm tra từng máy để kịp thời hƣớng dẫn công nhân chỉnh sữa những sai sót.
Trãi vải Rải phấn Đánh ký hiệu mặt
hàng
Cắt Đánh phối dấuhiệu
Kiểm tra sắp xếp các chi tiết theo hƣớng dẫn
Nhập kho bán thành phẩm chuyển sang phân xƣởngmay
Phòng xuất nhập khẩu làm lệnh cấp phát tạm hạn mức nguyên phụ liệu cho các đơn vị.
Bƣớc 4: Thuê vận chuyển
Theo hợp đồng, hàng xuất khẩu theo điều kiện FOB HOCHIMINH CITY, VIET NAM – INCOTERMS 2000. Nên hàng đƣợc chuyên chở theo đƣờng biển, cảng đi là tại Cảng Cát Lái, Tp.HCM. Vì thế, việc đầu tiên là thực hiện thủ tục thuê tàu.
(1) Công ty Wondo Sài Gòn áp dụng phƣơng thức thuê tàu thông qua các đại lý hãng tàu dƣới sự chỉ định của Wondo Apparel Corporration.
(2) Khi hàng đã sẳn sàng cho xuất khẩu, nhân viên xuất khẩu sẽ báo cho đại lý hãng tàu biết địa điểm và thời gian giao hàng, khối lƣợng hàng hóa.
(3) Sau khi có đƣợc những thông tin cần thiết, đại lý hãng tàu thông báo cho công ty số kiện cần đóng; ngày, giờ tàu khởi hành để công ty vận chuyển hàng ra cảng.
(4) Khi có thông tin từ đại lý. Nhân viên xuất khẩu sẽ đến cảng làm thủ tục nhận Container rỗng về xƣởng của công ty.
(5) Sau đó đóng hàng vào Container và chở ra cảng làm thủ tục hải quan và chuyển hàng lên tàu.
(6) Tàu đã khởi hành
(7) Đại lý hãng tàu cấp vận đơn cho công ty Ta có thể tóm tắt theo sơ đồ sau:
KANAAN CO.LTD KOREA
Công ty KANAAN Sài Gòn Đại lý hãng tàu Nhận container 2 3 1 Tàu 7 6 4 5
Hình 2. 5: Các bƣớc thuê vận chuyển công ty đang áp dụng
Đại lý hãng tàu công ty thƣờng xuyên giao dịch là Damco, APL Logistics Nếu không thuê tàu qua đại lý mà trực tiếp thuê tàu qua các chủ tàu thì sẽ tốn nhiều thời gian cho việc liên hệ với các chủ tàu để tìm ra tàu có lịch trình thích hợp, phải thực hiện tính toán số kiện hàng cần chuyên chở sao cho hợp lý nhất và làm các thủ tục cần thiết,... Nếu thuê tàu chuyến thì cƣớc phí rất cao và số lƣợng hàng thƣờng không đầy khoang, nên gây lãng phí.
Vì thế ƣu điểm của việc thuê đại lý hãng tàu là: - Tiết kiệm thời gian cho công việc thuê tàu - Giảm tải công việc cho bộ phận XNK
Tuy nhiên có những bất lợi trong việc thuê tàu qua đại lý hãng tàu nhƣ: - Cƣớc thuê tàu cao, thƣờng do hãng tàu lập sẳn một biểu cƣớc nên không thể thƣơng lƣợng để giảm giá chuyên chở.
- Thế yếu về mặt pháp lý: công ty không đƣợc tự do thỏa thuận các điều kiện chuyên chở mà chấp nhận các điều khoản đã in sẳn trong vận đơn.
- Tổ chức chuyên chở hàng hóa không linh hoạt: phải tuân theo thời gian và lịch trình tàu chạy đƣợc công bố trƣớc.
- Công ty không đƣợc tự do lựa chọn đại lý hãng tàu mà phải theo sự chỉ định của Wondo Apparel Corporration.
Bƣớc 5: Giấy chứng nhận xuất xứ - C/O
Hàng may mặc thành phẩm của Công ty Kanaan Sài Gòn thƣờng đƣợc xuất chủ yếu đi các nƣớc Hàn Quốc, Mỹ và Nhật
Khi làm C/O, công ty sẽ sử dụng các mẫu thích hợp
XK hàng đi Hàn Quốc: from AK (mẫu C/O ƣu đãi cho hàng xuất khẩu của Việt Nam và các nƣớc ASEAN khác sang Hàn Quốc).
XK hàng đi các nƣớc Nhật Bản: from D (mẫu C/O ƣu đãi cho hàng xuất khẩu của Việt Nam sang các nƣớc Châu Á).
XK hàng đi Mỹ: from B (mẫu C/O không ƣu đãi dùng cho hàng xuất khẩu của Việt Nam).
Nhân viên XNK sẽ liên hệ với Tổ chức cấp C/O cho mẫu C/O đăng ký
+ Tổ chức cấp C/O from B là: Phòng Thƣơng Mại và Công Nghiệp Việt Nam
+ Tổ chức cấp C/O from AK, D là: Phòng Quản Lý XNK Bình Dƣơng Nhân viên XNK đem bộ hồ sơ C/O đến Tổ chức cấp C/O để đƣợc đóng dấu vào giấy chứng nhận xuất xứ theo mẫu có sẳn.
Khi làm C/O, nhân viên phải nắm rõ mẫu C/O nào đƣợc Tổ chức cấp C/O tại đâu cấp, để điền vào đơn đề nghị cấp C/O và đến liên hệ đúng địa điểm một cách chính xác và nhanh chóng.
Bƣớc 6:Thủ tục hải quan
Bƣớc Mô tả Đơn vị hải quan
Lập tờ khai hải quan hàng xuất khẩu
Áp dụng cách khai hải quan điện tử.
- Nhân viên xuất khẩu sẽ thực hiện kết nối với trang web của Chi cục hải quan
- Điền các thông tin cần thiết vào Tờ khai hải quan điện tử
- Gởi cho cơ quan hải quan để có mã xác nhận tờ khai trực tiếp trên mạng Internet - In tờ khai hoàn chỉnh.
Chi cục hải quan điện tử
Đóng dấu xác nhận tờ khai hải quan điện tử
Hải quan Quản lý hàng