3.3.1 Sơ đồ tổ chức
Nguồn: Nội bộ
33
3.3.2. Chức năng, nhiệm vụ phòng kế toán
Kế toán trưởng: Điều hành chung các hoạt động của Phòng, đảm bảo thực hiện đầy
đủ các chức năng và nhiệm vụ của Phòng, đào tạo và phát triển đội ngũ. Báo cáo cho CFO/CEO.
Kế toán tổng hợp – thuế: Lập Báo cáo tài chính của các đơn vị; kiểm tra Báo cáo tài
chính của các công ty con, Chi nhánh (đơn vị không trực tiếp phụ trách); thực hiện các bút toán điều chỉnh hợp nhất và lập các BCTC riêng công ty, BCTC hợp nhất theo quy định. Kiểm tra, thực hiện việc kê khai quyết toán và nộp thuế (thuế GTGT, TNDN, TNCN, thuế môn bài, thuế đất…) Hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ cho kế toán viên. Báo cáo công việc cho Kế toán trưởng/ CFO.
Kế toán quản trị: Thực hiện báo cáo quản trị đơn vị, Nhóm Công ty theo định hướng
BSC/KPI đúng hạn, đạt yêu cầu. Cung cấp số liệu cho Ban điều hành đánh giá đúng hiệu quả của từng BUs. Làm việc với các BUs về vấn đề sử dụng vật tư, chi phí cố định, chi phí biến đổi, so sánh sự biến động chi phí, đưa ra các hành động khắc phục phòng ngừa và theo dõi quá trình thực thi. Lập và gởi báo cáo quản trị đúng hạn về hoạt động của các Công trình và BUs. Đánh giá tình hình quản trị về chi phí và dòng tiền tại các dự án, hỗ trợ các dự án trong công tác theo dõi và kiểm soát budget hàng tháng và đề xuất các giảm pháp nhằm tiết giảm chi phí. Kiểm soát chi phí liên quan đến Kế hoạch/Budget được duyệt. Báo cáo công việc cho Kế toán trưởng/CFO.
Kế toán thanh toán: Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ thanh toán. Thực hiện
việc thanh toán nội bộ và bên ngoài; theo dõi nợ vay và thanh toán nợ vay đúng hạn; kiểm tra và thu hồi công nợ nội bộ kịp thời, đúng cam kết và quy định của công ty. Hạch toán, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách kịp thời và chính xác. Theo dõi kiểm tra, lập kế hoạch thu chi hàng tuần, hàng tháng. Theo dõi, kiểm soát và báo cáo tình hình sử dụng hạn mức ngân hàng và báo cáo tiền gửi, tiền vay định kỳ. Theo dõi thời hạn Hợp đồng tín dụng tại các Ngân hàng và các tổ chức tín dụng, lập và kiểm tra hồ sơ để tái tục hoặc ký mới kịp thời. Thực hiện các hồ sơ mở Thư bảo lãnh (BL tạm ứng, BL thực hiện hợp đồng, BL bảo hành, BL thanh toán …), mở L/C và theo dõi tình hình thanh toán L/C, bảo lãnh. Báo cáo công việc cho Kế toán trưởng.
Kế toán công nợ: Theo dõi, đôn đốc Kế toán công trình và BQLDA thu hồi công nợ đầy đủ và đúng hạn theo điều kiện hợp đồng, hạn chế phát sinh công nợ khó đòi. Báo cáo tình hình thu hồi nợ và các biện pháp xử lý kịp thời đối với các khoản nợ có dấu hiệu khó đòi, làm việc với Giám đốc BUs để thảo luận phương án thu hồi các khoản nợ quá hạn. Theo dõi, kiểm soát công tác thu hồi công nợ Nhóm Công ty và lập báo cáo công nợ định kỳ theo quy định. Theo dõi và báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng, bao gồm doanh số ký hợp đồng, khối lượng đã thực hiện, khối lượng được phê duyệt và chờ phê duyệt, doanh thu thực hiện, doanh số chuyển sang kỳ sau. Báo cáo công việc cho Kế toán trưởng.
Kế toán công trình: Kiểm tra chứng từ công trình về tính hợp lý, hợp lệ. Kiểm soát
chi phí đầu vào theo budget được duyệt, so sánh với định mức và đơn giá chuẩn, đảm bảo tất cả chi phí đều được ghi nhận và có thể xác minh. Phối hợp với BQLDA, kế toán công nợ trong việc theo dõi và thu hồi công nợ, thu nợ đầy đủ, kịp thời theo tiến độ. Đôn đốc, nhắc nhở và hỗ trợ BQLDA trong việc xác nhận khối lượng. Tham gia công tác lập hồ sơ ban đầu, hồ sơ nghiệm thu, thanh quyết toán công trình. Làm việc với đối tác về việc xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu, phản ánh đúng các khoản nợ phải thu theo đúng quy định của pháp luật về kế toán. Đối chiếu số dư công nợ phải thu khách hàng theo khối lượng thực hiện và theo hóa đơn. Thực hiện báo cáo công nợ phải thu định kỳ theo từng dự án. Lập và gởi báo cáo tài chính công trình đúng tiến độ và đạt chất lượng theo yêu cầu quản lý của từng Công ty. Lập kế hoạch thu chi hàng tuần, hàng tháng của từng công trình và gửi cho kế toán thanh toán. Báo cáo công việc cho Kế tóan trưởng.
Thủ quỹ - Văn thư : Quản lý tiền mặt không bị thất thoát, mất mát và tuân thủ theo
quy định của công ty, pháp luật. Thu tiền khách hàng, thu tạm ứng, rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt. Chi tiền cho CBCNV và khách hàng. Giao nhận hồ sơ đề nghị thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản, đảm bảo kịp thời và không bị thất lạc hay mất mát. Cập nhập, theo dõi tình hình giao nhận chứng từ hàng ngày và gửi cho kế toán thanh toán. Thông báo cho các bộ phận, cá nhân liên quan các chứng từ đã được thanh toán. Nhận, gửi, lưu trữ công văn và các tài liệu khác của phòng Kế toán. Báo cáo công việc cho Kế toán trưởng.
35
3.4. Tình hình công ty những năm gần đây
Sau hơn 7 năm diễn ra cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu năm 2008, kinh tế thế giới vẫn chưa lấy được đà tăng trưởng như trước. Năm 2015, tình hình kinh tế thế giới phát triển chậm và không ổn định. Theo số liệu của Ngân hàng Thế giới (WB), tốc độ tăng trưởng toàn cầu năm 2015 là 2.4%.
Theo đánh giá của các chuyên gia, nền kinh tế Việt Nam ít chịu ảnh hưởng tiêu cực từ kinh tế Thế giới nên có sự tăng trưởng ổn định, lạm phát thấp. Trong môi trường kinh doanh thuận lợi này, Searefico đã đạt được những kết quả đáng ghi nhận như sau
Kết quả kinh doanh hợp nhất Đơn vị: tỷ đồng
Chỉ tiêu TH 2014 KH 2015 TH 2015 % So với cùng kỳ % Kế hoạch 2015 Doanh thu thuần 837.28 1,150.00 1,044.28 127.72% 90.81% Lợi nhuận thuần
từ HĐ SXKD
72.72 61.00 59.93 82.41% 98.25%
Lợi nhuận trước thuế
72.91 61.00 79.31 108.78% 130.00%
Lợi nhuận sau thuế hợp nhất
64.77 54.00 65.34 100.87% 121.00%
Tỷ lệ cổ tức 12.00 12.00 20.00 166.67% 166.67%
Bảng 1: Kết quả kinh doanh hợp nhất của Searefico năm 2015
Biểu đồ 1: Tình hình thực hiện lợi nhuận theo kế hoạch năm 2015
Nguồn: Báo cáo thường niên năm 2015
Biểu đồ 2: Tình hình thực hiện doanh thu theo kế hoạch năm 2015
Nguồn: Báo cáo thường niên năm 2015 Năm 2015, doanh thu thuần hợp nhất toàn Công ty đạt 1,044 tỷ đồng, tăng 207 tỷ đồng, tương ứng tăng 24.72% so với năm 2014 và đạt 90.81% so với kế hoạch năm 2015.
37
Đây là năm đầu tiên doanh thu toàn Công ty vượt cột mốc 1,000 tỷ và giúp Searefico vinh dự góp mặt trong TOP 500 doanh nghiệp tư nhân lớn nhất Việt Nam năm 2015.
Lợi nhuận trước thuế năm 2015 là 79.31 tỷ đồng, đạt 130% kế hoạch. Nếu không tính đến khoản thu nhập chuyển nhượng đất (19.57 tỷ) thì lợi nhuận trước thuế từ HĐ SXKD là 59.74 tỷ đạt 98% theo kế hoạch 2015.
3.5. Thuận lợi, khó khăn, phương hướng phát triển 3.5.1. Chiến lược phát triển trung và dài hạn 3.5.1. Chiến lược phát triển trung và dài hạn
Trong kế hoạch trung và dài hạn, Công ty tiếp tục tập trung vào nâng cao hiệu quả của các hoạt động cốt lõi, tìm kiếm cơ hội đầu tư, liên doanh liên kết với các đối tác nước ngoài, mở rộng hợp tác sang nhiều lĩnh vực để trở thành một tập đoàn đa ngành trong lĩnh vực kỹ thuật – công nghệ. Ưu tiên phát triển các ngành công nghiệp mũi nhọn như năng lượng sạch, sản phẩm thân thiện với môi trường, thiết bị công nghệ tạo giá trị gia tăng trong ngành thực phẩm và chế biến sau thu hoạch.
Đối với khách hàng: Với triết lý kinh doanh “Chất lượng sản phẩm là trọng tâm, lợi ích khách hàng là then chốt”, Công ty cam kết cung cấp các sản phẩm dịch vụ ở phân khúc chất lượng cao với giá cả hợp lý và chính sách chăm sóc khách hàng ưu việt.
Đối với CBCNV: Đầu tư cho tuyển dụng và đào tạo. Tuyển đúng người, giao đúng việc và động viên đúng lúc. Xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp cho từng nhân viên (Career Path và WDP). Tập trung phát triển đội ngũ lãnh đạo kế thừa. Phát hiện và bồi dưỡng nhân tài, tạo mọi điều kiện cho các nhân viên tiềm năng có cơ hội được thể hiện. Giúp nhân viên thực sự tham gia vào quá trình quản lý để tìm thấy giá trị của họ ở Công ty.
Đối với cổ đông: Quản lý, sử dụng, đầu tư vốn hiệu quả nhằm bảo toàn và gia tăng lợi ích của cổ đông.
3.5.2. Các mục tiêu phát triển bền vững
Công ty luôn cam kết thực hiện đầy đủ trách nhiệm và nghĩa vụ đối với cộng đồng và xã hội. Để phát triển bền vững, Công ty không ngừng nghiên cứu, đầu tư vào lĩnh vực công nghệ xanh, sạch và thân thiện với môi trường. Trong năm 2015 công ty đã triển khai dự án đầu tư chuyển đổi dây chuyền sản xuất Panel theo công nghệ Cyclopentance để giảm thiểu tác động đến môi trường.
Nối tiếp thành công được ghi nhận của cộng đồng các trường đại học lớn tại TP HCM và Đà Nẵng, năm 2016 công ty tiếp tục liên kết với các cơ sở uy tín như: ĐH Bách Khoa TPHCM, ĐH Bách Khoa Đà Nẵng, ĐH Sư Phạm Kỹ Thuật TPHCM, ĐH Tôn Đức Thắng, ĐH Kỹ thuật Công nghệ… để tài trợ học bổng cho sinh viên, huấn luyện kỹ năng mềm, tư vấn hướng nghiệp, nhận sinh viên thực tập tại văn phòng, nhà máy, công trường. Ngoài ra chương trình nhận thực tập sinh quốc tế từ Nhật Bản cũng được duy trì đều đặn. Các sinh viên giỏi sẽ được Công ty tài trợ làm luận văn tốt nghiệp và có cơ hội nhận việc ngay sau khi ra trường..
39
CHƯƠNG 4: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN KHOẢN PHẢI THU, PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY
4.1. Hạch toán các khoản Nợ phải thu tại công ty
Nợ phải thu tại công ty gồm các khoản: Tài khoản sử dụng: 131 – Phải thu khách hàng
Khoản phải thu khách hàng tại công ty là những khoản thu khi cung cấp vật tư cho nhà thầu phụ, khoản thu do Chủ đầu tư thanh toán theo khối lượng thực hiện các công trình.
Tài khoản sử dụng 136 – Phải thu nội bộ
Công ty không sử dụng tài khoản 336 để hạch toán các khoản phải thu nội bộ mà chỉ sử dụng tài khoản 136 để phản ánh chung các khoản phải thu và phải trả nội bộ.
Khoản phải thu nội bộ của công ty gồm: các khoản phải thu do điều vốn, nộp hộ thuế, chi hộ chi phí cho chi nhánh, khoản phải thu của khách hàng do chi nhánh đã nhận hộ, lợi nhuận từ công ty con và chi nhánh chuyển về.
Khoản phải trả nội bộ của công ty bao gồm: Khoản điều vốn do chi nhánh chuyển về công ty, các khoản chi phí do Khối, Chi nhánh đã chi hộ cho công ty
Tài khoản sử dụng: 138 – Phải thu khác.
Các khoản phải thu khác tại công ty gồm: Khỏan phải thu BHXH, BHYT, BHTN, thuế GTGT được khấu trừ, lãi tiền gởi có kỳ hạn và các khoản phải thu phát sinh không thường xuyên khác.
4.1.1.Chính sách quản lý Nợ phải thu
Nợ phải thu khách hàng là các khoản phải thu của khách hàng về tiền bán hàng hóa. Nợ phải thu được quản lý và theo dõi theo từng đối tượng, trong đó theo dõi chi tiết các nội dung như: thời điểm phát sinh, nội dung nợ, số tiền nợ và các thông tin liên quan đến khách hàng như tên cơ quan, địa chỉ, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, mã số thuế.
Hồ sơ, chứng từ nợ phải thu của khách hàng bao gồm: Hợp đồng kinh tế ký với khách hàng, bảng xác nhận khối lượng thực hiện công trình, hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho. Hồ sơ nợ phải thu của khách hàng được lưu trữ tại công ty theo từng khách hàng
riêng biệt. Kế toán công trình có trách nhiệm quản lý, lưu trữ đầy đủ, dễ tìm kiếm và chịu trách nhiệm nếu để xảy ra thất lạc, mất hồ sơ nợ phải thu của khách hàng.
Hạch toán, theo dõi công nợ: Căn cứ vào hóa đơn xuất cho khách hàng để hạch toán doanh thu, thuế GTGT. Mở sổ theo dõi quản lý nợ phải thu theo từng khoản nợ, theo đối tượng khách hàng. Thường xuyên đối chiếu, xác nhận công nợ, tổng hợp và phân loại các khoản nợ theo quy định của khách hàng.
Tổ chức thu nợ: Căn cứ vào các điều khoản của hợp đồng kinh tế với khách hàng để tổ chức thu nợ bằng các hình thức như thu bằng tiền mặt hoặc thu qua hệ thống ngân hàng, hoặc thanh toán bù trừ công nợ. Kế toán công trình chịu trách nhiệm thường xuyên cập nhập tình hình công nợ phát sinh, nợ đã thu, nợ còn tồn đọng, tích cực đôn đốc thu hồi công nợ.
Việc trích lập hoặc hoàn nhập khoản dự phòng phải thu khó đòi được thực hiện ở thời điểm lập Báo cáo tài chính. Công ty trích lập dự phòng phải thu khó đòi khi:
+ Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được. Việc xác định thời gian quá hạn của khoản nợ phải thu được xác định là khó đòi phải trích lập dự phòng được căn cứ vào thời gian trả nợ gốc theo hợp đồng mua, bán ban đầu, không tính đến việc gia hạn nợ giữa các bên.
+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn.
Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, kế toán công ty xác định mức trích lập dự phòng như sau:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn tự 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. + 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.
Cuối kỳ kế toán, kế toán căn cứ vào các khoản nợ phải thu được xác định là Nợ phải thu khó đòi để xác định mực dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập hoặc hoàn nhập. Nếu có căn cứ xác nhận khoản nợ không thu hồi được thì kế toán phải tến hành xóa nợ.
41
4.1.2 Hạch toán khoản phải thu khách hàng
4.1.2.1. Quy trình luân chuyển chứng từ phải thu
Ban quản lý dự án Chủ đầu tư Phòng kế toán
Hình 1: Quy trình luân chuyển chứng từ phải thu
Nguồn: Nội bộ
Mô tả:
Bước 1: Đến hạn phải thu theo hợp đồng, Ban quản lý dự án của công ty xác nhận khối lượng thực hiện công trình với Ban Tư vấn, Giám sát của chủ đầu tư, sau đó trình hồ sơ khối lượng thực hiện công trình cho Chủ đầu tư xem xét ký duyệt.
Bước 2: Chủ đầu tư xem xét phê duyệt hồ sơ xác nhận khối lượng thực hiện công trình. Sau khi phê duyệt, hồ sơ được chuyển cho Phòng Kế toán của Công ty.
Bước 3: Kế toán công trình xuất hóa đơn GTGT và làm công văn yêu cầu thanh toán gởi cho Chủ đầu tư.
Bước 4: Chủ đầu tư nhận bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm Hóa đơn GTGT, Bảng kê xác nhận khối lượng thực hiện, công văn yêu cầu thanh toán và thực hiện thanh toán cho Công ty. Bước 5: Sau khi chủ đầu tư thanh toán, Phòng kế toán chịu trách nhiệm lưu trữ bộ hồ sơ.