Các khoản phải trả tại công ty bao gồm
- Tài khoản sử dụng: 331 – Phải trả người bán.
Các khoản phải trả của Công ty bao gồm: các khoản phải trả cho nhà cung cấp vật tư, nhà thầu phụ, các khoản phải trả khi mua hàng hóa, dịch vụ khác.
Các khoản phải trả khác gồm: Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc khấu trừ vào lương của công nhân viên; các khoản thanh toán với công nhân viên, cổ tức cho nhà đầu tư, và các khoản phải trả phát sinh đột xuất khác.
4.2.1.1. Chính sách quản lý khoản phải trả
Nợ phải trả người bán thể hiện mối quan hệ thanh toán của Công ty với nhà cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ; tình hình thanh toán của Công ty với Nhà thầu phụ và Chủ đầu tư thực hiện các Công trình.
Hợp đồng mua hàng hóa, vật tư, dịch vụ với người bán, hóa đơn chứng từ phải được quản lý, theo dõi theo từng nhà cung cấp, theo trình tự thời gian. Hồ sơ, chứng từ phải được đảm bảo an toàn, đầy đủ, dễ tìm kiếm.
Hạch toán, theo dõi công nợ căn cứ theo Hợp đồng, hóa đơn chứng từ do nhà cung cấp hàng hóa, vật tư, nhà thầu phụ chuyển sang. Kế toán thanh toán hạch toán số tiền phải trả người bán, phản ánh theo đúng đối tượng, ghi rõ nội dung, đồng thời bắt đầu theo dõi thời gian thanh toán kể từ thời điểm nhận được hóa đơn GTGT, chứng từ của nhà cung cấp theo cam kết trong hợp đồng.
Hàng tuần, kế toán thanh toán chịu trách nhiệm lập kế hoạch thanh toán hoặc tạm ứng cho nhà cung cấp, nhà thầu phụ theo thời gian được quy định trong hợp đồng. Đồng thời, phải lập bảng kê để đối chiếu, xác nhận công nợ với từng khách hàng để làm cơ sở rà soát, thanh toán, quyết toán.
57
4.2.1.1 Quy trình luân chuyển chứng từ phải trả người bán
Trung tâm mua hàng Phòng kế toán Ban giám đốc
Kế toán thanh toán KTT/ Người được KTT ủy quyền
Thủ quỹ/ Ngân hàng
Hình 3: Quy trình luân chuyển chứng từ phải trả
Nguồn: Nội bộ Lập Phiếu yêu
cầu thanh toán
Ký kết hợp đồng, thực hiện mua hàng Kiểm tra chứng từ Xem xét, raquyết định Xem xét, raquyết định Thực hiện chi Lưu trữ chứng từ No Yes No Yes No Yes
* Mô tả
Bước 1: Trung tâm mua hàng liên lạc với nhà cung cấp, ký hợp đồng mua hàng. Sau khi hàng về nhập kho, trung tâm mua hàng nhận hóa đơn GTGT cùng Phiếu nhập kho. Trung tâm mua hàng ghi nhận nợ phải trả dựa trên hóa đơn và Phiếu nhập.
Bước 2: Khi đến hạn trả nợ theo hợp đồng, Người đề nghị thanh toán lập Phiếu yêu cầu thanh toán theo mẫu kèm theo tài liệu có liên quan. Trưởng bộ phận kiểm tra và xác nhận nhu cầu thanh toán.Nếu chấp nhận: Ký duyệt và chuyển sang Phòng kế toán.
Bước 3: Kiểm tra và phê duyệt
Kế toán thanh tóan kiểm tra thủ tục, chứng từ thanh toán. Nếu chấp nhận: Ký nháy, lập Phiếu chi hoặc Ủy nhiệm chi và chuyển cho KTT hoặc người được KTT ủy quyền.
KTT/ Người được KTT ủy quyền xem xét. Nếu chấp nhận: Ký và chuyển cho GĐ/ Người được GĐ ủy quyền
GĐ/ Người được GĐ ủy quyền xem xét.Nếu chấp nhận: Phê duyệt thanh toán. Bước 4: Thực hiện thanh toán
Kế toán thanh toán chuyển UNC ra ngân hàng để thực hiện chi neuesthanh toán bằng chuyển khoản. Nếu thanh toán bằng tiền mặt, Kế toán thanh toán chuyển phiếu chi cho Thủ quỹ để thực hiện chi
-Bước 5: Sau khi thực hiện thanh toán, Phòng kế toán lưu hồ sơ
4.2.1.2. Hạch toán khoản phải trả người bán:
- Chứng từ sử dụng: Phiếu yêu cầu thanh toán, Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Hợp đồng mua bán, Hợp đồng nguyên tắc, Phiếu theo dõi tiến độ công trình.
- Sổ kế toán sử dụng: Sổ tài khoản phải trả người bán TK331. Chi tiết TK 331CDPHA: Phải trả Công ty TNHH Châu Duy Phát
TK 331SUNNY: Phải trả Công ty TNHH Cung ứng thiết bị điện Sunny TK 331VIBIN: Phải trả Công ty Thép Vĩnh Bĩnh
TK 331VPHMY: Phải trả Công ty Cổ phần Đầu tư Việt Phú Mỹ TK 331TBKTG : Phải trả Công ty Cổ phần Thiết bị điện KTG. …………..
59 ỦY NHIỆM CHI
CHUYỂN KHOẢN, CHUYỂN TIỀN THƯ, ĐIỆN Số Lập ngày: PHẦN DO NH GHI TÀI KHOẢN NỢ Đơn vị trả tiền Số tài khoản Tại ngân hàng Công ty CP Kỹ Nghệ Lạnh 007 100 000 7252
TMCP Ngoại thương Việt Nam – CN TP HCM Đơn vị nhận tiền
Số tài khoản Tại ngân hàng
Huỳnh Văn Ân 6097 0406 0003 712 VIB
TÀI KHOÁN CÓ
Số tiền bằng chữ
Nội dung
Năm triệu, bốn trăm bảy mươi lăm ngàn, bảy trăm tám mươi mốt đồng chẵn
TT tiền lương T01/2016
SỐ TIỀN BẰNG SỐ VNĐ 5. 475. 781
ĐƠN VỊ TRẢ TIỀN Kế toán Chủ tài khoản
NGÂN HÀNG A Kế toán TP Kế toán
NGÂN HÀNG B Kế toán TP Kế toán
Bảng 10: Mẫu Ủy nhiệm chi
Nguồn: Nội bộ - Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Ngày 06/01/2016, Nhập mua Vật tư cho CT Land Mark L1 của công ty TNHH Châu Duy Phát theo hóa đơn số 00935, trị giá hàng chưa thuế là 7.121.750, VAT 10%, chưa trả tiền cho nhà cung cấp. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 152 : 7.121.750 Nợ TK 133: 712.175
Có TK 331100: 7.515.200
Ngày 07/01/2016, chuyển khoản thanh toán cho Công ty TNHH Châu Duy Phát theo hóa đơn số 00935, tổng giá trị thanh toán là 7.515.200. Công ty được hưởng chiết khấu thanh toán 1% trên tổng giá trị hóa đơn do trả tiền sớm. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 331100:7.515.200
Có TK 5151: 75.152
Ngày 14/01/2016, Tạm ứng cho Công ty TNHH Châu Duy Phát 10% giá trị đơn hàng trước thuế theo Hợp đồng số 01/LM1/SRF/2016. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 331100: 19.563.864
Có TK 112102 : 19.563.864
Ngày 20/01/2016 Nhập mua vật tư cho CT Ba Son của công ty TNHH Châu Duy Phát theo hóa đơn số 00956, trị giá hàng 30.287.200, VAT 10%, chưa trả tiền cho nhà cung cấp. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 152: 30.287.200 Nợ TK 1331: 3. 028.720
Có TK 331100: 33.315.920
Đến ngày 20/02/2016, Vay ngắn hạn trả nợ cho nhà cung cấp công ty TNHH Châu Duy Phát theo hóa đơn số 00956, tổng giá trị thanh toán là 33.315.920. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 331100: 33.315.920
Có TK 34111103: 33.315.920
Ngày 14/02/2016, được công ty Cổ phần thiết bị điện KTG chấp nhận giảm giá cho số vật tư đã mua do phẩm chất kém, giá trị được giảm giá là 10.150.000 (chưa bao gồm VAT 10%). Kế toán hạch toán:
Nợ TK 331100: 11.165.000 Có TK 152: 10.150.000 Có TK 13311: 1.015.000 - Sổ chi tiết TK 331
Sổ chi tiết công nợ
Tài khoản 331 – Phải trả khách hàng
Khách hàng: Công ty TNHH Châu Duy Phát (331CDPHA) Từ ngày 01/01/2016 đế ngày 31/01/2016
61
Số dư có đầu kỳ: 272.687.386
Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng
Ps nợ Ps có
Ngày Số
06/01 PN 0090 Nhập mua Vật tư cho CT Land Mark L1 theo hóa đơn số 00935
152 7.121.750
06/01 PN 0090 Nhập mua Vật tư cho CT Land Mark L1 theo hóa đơn số 00935
1331 712.175
07/01 VCB_05/01 Thanh toán hóa đơn số 00935 112102 7.515.200 14/01 VCB_15/01 Tạm ứng 10% giá trị trước thuế
theo Hợp đồng số 01/LM1/SRF/2016.
112102 19.563.864
20/01 PN0116 Nhập mua vật tư cho CT Ba Son theo hóa đơn số 00956
152 30.287.200
20/01 PN0116 Nhập mua vật tư cho CT Ba Son theo hóa đơn số 00956
1331 3. 028.720 34111103 33.315.920 … Tồng phát sinh nợ: 52.879.784 Tổng phát sinh có: 41.149.845 Số dư Nợ cuối kỳ: 11.729.939
Bảng 11: Sổ chi tiết tài khoản 331
Nguồn: Nội bộ