4.1.2.1. Quy trình luân chuyển chứng từ phải thu
Ban quản lý dự án Chủ đầu tư Phòng kế toán
Hình 1: Quy trình luân chuyển chứng từ phải thu
Nguồn: Nội bộ
Mô tả:
Bước 1: Đến hạn phải thu theo hợp đồng, Ban quản lý dự án của công ty xác nhận khối lượng thực hiện công trình với Ban Tư vấn, Giám sát của chủ đầu tư, sau đó trình hồ sơ khối lượng thực hiện công trình cho Chủ đầu tư xem xét ký duyệt.
Bước 2: Chủ đầu tư xem xét phê duyệt hồ sơ xác nhận khối lượng thực hiện công trình. Sau khi phê duyệt, hồ sơ được chuyển cho Phòng Kế toán của Công ty.
Bước 3: Kế toán công trình xuất hóa đơn GTGT và làm công văn yêu cầu thanh toán gởi cho Chủ đầu tư.
Bước 4: Chủ đầu tư nhận bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm Hóa đơn GTGT, Bảng kê xác nhận khối lượng thực hiện, công văn yêu cầu thanh toán và thực hiện thanh toán cho Công ty. Bước 5: Sau khi chủ đầu tư thanh toán, Phòng kế toán chịu trách nhiệm lưu trữ bộ hồ sơ.
Xác nhận khối lượng
thực hiện công trình
Phê duyệt
Xuất hóa đơn GTGT và công văn yêu
cầu thanh toán Nhận bộ hồ sơ đầy đủ và thanh toán cho công ty
4.1.2.2. Hạch toán khoản phải thu khách hàng
- Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, Phiếu theo dõi tiến độ công trình, Hợp đồng kinh tế, Chứng nhận thanh toán, Công văn đề nghị thanh toán.
- Sổ kế toán sử dụng: Sổ tài khoản “Phải thu khách hàng”. Chi tiết:
TK 131ANHDU: Phải thu Công ty TNHH Tư Vấn Xây Dựng Ánh Dương TK 131BSGGP: Phải thu Báo Sài Gòn Giải Phóng
TK 131COFIC: Phải thu Công ty CP Xây Dựng Số 1 (COFICO)
TK 131DQMIN: Phải thu Công ty Cổ phần Đầu tư Địa ốc Đại Quang Minh TK 131DESCO: Phải thu Công ty Cổ Phần Xây Dựng Công Nghiệp (DESCON) …….
- Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Ngày 15/01/2016, ghi nhận khối lượng thực hiện công trình Marriot đợt 1, hóa đơn số 058, giá trị là 4.981.944.690, chưa VAT 10%, Khách hàng chưa trả tiền. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 131ANHDU: 5.480.139.159 Có TK 51110100: 4.981.944.690 Có TK 3331100: 498.194.469
Ngày 20/01/2016, Tổng Công ty Cảng Hàng Không Việt Nam điều chỉnh giảm khối lượng đã quyết toán theo hợp đồng 1005/2014/ACV. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 5111: 114.947.335 Nợ TK 33311: 11.494.733
Có TK 131: 126.442.068
Ngày 29/01/2016, Nhận được giấy báo Có của ngân hàng, nội dung: Công ty TNHH Tư Vấn Xây Dựng Ánh Dương thanh toán theo khối lượng thực hiện công trình Mariot, giá trị thanh toán: 50% hóa đơn 058 và 100% VAT. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 112101: 2.989.166.814
43
Ngày 31/01/2016,Nhận giấy báo Có của ngân hàng, nội dung Công ty TNHH Tư Vấn Xây Dựng Ánh Dương thanh toán tạm ứng theo phụ lục số 01, tổng giá trị 2.322.622.456. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 112101: 2.322.622.456
Có TK 131ANHDU : 2.322.622.456
Ngày 10/02/2016, Bù trừ công nợ công ty với công ty Kỹ nghệ lạnh Á Châu năm 2015, số tiền bù trừ là 62.500.000. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 1311: 62.500.000
Có TK 3311: 65.500.000 - Sổ chi tiết TK131
Sổ chi tiết công nợ
Tài khoản: 131 – Phải thu khách hàng
Khách hàng: Công ty TNHH Tư vấn xây dựng Ánh Dương (131ANHDU) Từ ngày: 01/01/2016 đến ngày 31/01/2016
Số dư Nợ đầu kỳ 8.244.272
Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng
Ps nợ Ps có
Ngày Số
15/01 000167 Khối lượng thực hiện công trình Marriotm đợt 1, HĐ 328
51110100 4.981.944.690
15/01 000167 Khối lượng thực hiện công trình đợt công trình Marriot, HĐ 328
3331100 498.194.469
29/01 T_BIDV02/01 Công ty Ánh Dương thanh toán khối lượng thực hiện công trình Marriot đợt 1 112101 2.989.166.814 … Tổng phát sinh nợ : 5.480.139.159 Tổng phát sinh có: 3.373.416.982 Số dư Nợ cuối kì: 2.106.722.177
Bảng 2: Sổ chi tiết tài khoản 131
4.1.3. Dự phòng phải thu khó đòi
- Tài khoản sử dụng: 2293 – Dự phòng phải thu khó đòi
- Chứng từ sử dụng: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ...
- Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Ngày 31/12/2015, Kế toán trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi cho công ty Cổ phần Thủy sản Bình An với số nợ là 89.480.000, quá hạn hơn 1 năm.
Mức dự phòng cần lập: 89.480.00 x 50% = 44.740.000 Kế toán hạch toán:
Nợ TK 642: 44.740.000
Có TK 2293: 44.740.000
Ngày 20/1/2016, xóa nợ cho công ty TNHH Giang Nam số nợ 50.000.000. Kế toán hạch toán
Nợ TK 2293: 25.000.000 Nợ TK 642: 25.000.000
Có TK 131: 50.000.000
Ngày 29/03/2016, thu được món nợ khó đòi của Công ty TNHH Giang Nam đã xử lý vào tháng 01/2016, kế toán hạc toán
Nợ TK 112102: 50.000.000 Có TK 7111: 50.000.000
Ngày 31/03/2016, kế toán xác định số dự phòng phải thu khó đòi của công ty Cổ phần đầu tư An Phong là 17.680.700 ( tức 30% số nợ phải thu), nhỏ hơn số dự phòng phải thu khó đòi đã lập ở kỳ trước chưa sử dụng là 20.153.400, số chênh lệch được hoàn nhập, kế toán hạch toán:
Nợ TK 2293: 2.472.700 Có TK 642: 2.472.700
Ngày 31/03/2016, kế toán xác định số dự phòng phải thu khó đòi của công ty TNHH Bác Hồng Hà là 23.784.900 ( tức 30% số nợ phải thu), lớn hơn số dự phòng phải thu khó đòi
45
đã lập ở kỳ trước chưa sử dụng là 21.650.400, do đó cần phải lập dự phòng thêm phần chênh lệch, kế toán hạch toán:
Nợ TK 2293: 2.134.500 Có TK 642: 2.134.500