- Tài khoản sử dụng: 141 – Tạm ứng
Các khoản tạm ứng tại công ty bao gồm: Tạm ứng để mua vật tư, xăng xe, cầu đường, chi phí công tác, và các khoản chi phí khác.
4.1.6.1. Chính sách quản lý các khoản Tạm ứng
Người được yêu cầu tạm ứng là Người lao động đã ký hợp đồng lao động chính thức với công ty có nhu cầu tạm ứng để thanh toán tiền thu mua hàng hóa, dịch vụ cho nhà cung cấp, nhà thầu phụ để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Thời giạn xem xét và chi tiền tạm ứng: Không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ tạm ứng (nếu hồ sơ hợp lệ). Trường hợp hồ sơ tạm ứng không đủ điều kiện sẽ được phản hồi cho người đề nghị tạm ứng không quá 02 ngày làm việc. Trường hợp tạm ứng gấp sẽ được duyệt chi trong ngày. Hồ sơ tạm ứng được gởi đến phòng kế toán sau 15h00 sẽ được tính cho ngày hôm sau
Người nhận tạm ứng phải hoàn ứng trong vòng 20 ngày kể từ ngày tạm ứng. Khi hoàn ứng, người nhận tạm ứng phải nộp đầy đủ hóa đơn, chứng từ gốc để thanh toán dứt điểm toàn bộ số tiền tạm ứng đã nhận, số đã sử dụng. Trường hợp số tiền mà người nhận tạm ứng sử dụng cho công tác vượt quá số đã nhận tạm ứng thì Công ty sẽ chi bổ sung số tiền còn thiếu trên cơ sở phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lý và hợp lệ theo quy định.
Kế toán thanh toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi từng CBCNV đã nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ các thông tin phát sinh về tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng. Đồng thời, kế toán thanh toán phải chịu trách nhiệm kiểm soát và thu hồi nợ, nếu quá ngày hoàn ứng mà người nhận tạm ứng vẫn chưa hoàn ứng thì không được phép nhận tạm ứng cho lần tiếp theo.
4.1.6.2. Quy trình luân chuyển chứng từ tạm ứng
Người đề nghị tạm ứng Phòng kế toán Ban giám đốc
Kế toán thanh toán KTT/ Người được KTT ủy quyền
Thủ quỹ/ Ngân hàng
Hình 2: Quy trình luân chuyển chứng từ tạm ứng
Lập Phiếu yêu cầu tạm ứng Kiểm tra chứng từ Xem xét, raquyết định Xem xét, raquyết định No Yes No Yes No Yes Thực hiện chi Lưu trữ chứng từ
51 *Mô tả lưu đồ:
Bước 1: Người đê nghị tạm ứng lập Giấy đề nghị tạm ứng kèm theo các tài liệu có liên quan thể hiện rõ nội dung, số tiền cần tạm ứng và chuyển cho Trưởng bộ phận để kiểm tra xác nhận. Nếu chấp nhận, Trưởng bộ phận ký và chuyển cho Phòng kế toán
Bước 2: Kiểm tra và phê duyệt:
Kế toán thanh toán kiểm tra thủ tục, chứng từ tạm ứng. Nếu bộ chứng từ đã đầy đủ, kế toán thanh toán ký nháy, lập UNC/ phiếu chi và chuyển KTT/ Người được KTT ủy quyền.
KTT/Người được KTT ủy quyền xem xét. Nếu chấp nhận: Ký và chuyển GĐ/ Người được GĐ ủy quyền.
GĐ/Người được GĐ ủy quyền xem xét. Nếu chấp nhận: Ký phê duyệt tạm ứng và UNC/ Phiếu chi.
Bước 3: Thực hiện chi
Kế tóan thanh toán chuyển UNC ra ngân hàng để thực hiện chi trong trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản. Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt, kế toán chuyển phiếu chi cho thủ quỹ để thực hiện chi.
Bước 4: Lưu hồ sơ: Sau khi thực hiện chi, Phòng kế toán lưu hồ sơ. * Mẫu Giấy thanh toán tạm ứng
GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG
Ngày 15 tháng 01 năm 2016 Số: C05/01 Họ tên người thanh toán: NHÂM VĂN MẠNH Nợ: 6271,1331 Địa chỉ: Phòng Hành chính – Nhân sự Có 1411 Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây:
Diễn giải Số tiền
A 1
I. Số tiền Tạm ứng
1. Số tiền tạm ứng các đợt trước chưa chi hết 2. Số tạm ứng kỳ này
- Phiếu chi số …… ngày….. - Phiếu chi số …… ngày….. II. Số tiền đã chi
III.Chênh lệch
1. Số tạm ứng chi không hết (I-II) 2. Chi quá số tạm ứng (II-I)
4.000.000
5.781.600
1.781.600
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Người thanh toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Bảng 6: Mẫu giấy thanh toán tạm ứng
Nguồn: Nội bộ *Mẫu giấy đề nghị tạm ứng GIẤY ĐÊ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày 20 tháng 01 năm 2013 Kính gởi: Giám đốc Tôi tên là: Địa chỉ: Phòng mua hàng
Đề nghị tạm ứng số tiền: 7.500.000 (Viết bằng chữ) Bảy triệu năm trăm ngàn đồng Lý do tạm ứng: Thanh toán tiền mua vật tư
Thời hạn thanh toán: Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Người đề nghị tạm ứng (Ký, họ tên) Bảng 7: Mẫu Giấy đề nghị tạm ứng Nguồn: Nội bộ
53 * Mẫu phiếu chi
PHIẾU CHI
Ngày 21/01/2016 Người nhận tiền:
Địa chỉ: Phòng vật tư
Về khoản: Chi tạm ứng tiền mua vật tư Số tiền: 7.500.000
Bằng chữ: Bảy triệu, năm trăm ngàn đồng y Kèm theo: 1 chứng từ gốc
Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Kế toán thanh toán (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Bảy triệu năm trăm ngàn đồng.
Ngày 21 tháng 7 năm 2016 Thủ quỹ
(Ký, họ tên)
Người nhận tiền (Ký, họ tên)
Bảng 8: Mẫu phiếu chi
Nguồn: Nội bộ
4.1.6.2. Hạch toán Tạm ứng:
- Chứng từ sử dụng: Phiếu đề nghị tạm ứng, Phiếu thanh toán tạm ứng, Hóa đơn GTGT, và các chứng từ khác liên quan.
- Sổ kế toán sử dụng: Sổ chi tiết phải thu khác và Sổ Cái TK 141. Chi tiết: TK 141MNDHA: Tạm ứng cho Nguyễn Đức Hậu
TK 141MNCNG: Tạm ứng cho Nguyễn Cao Nguyên TK 141MPTHO: Tạm ứng cho Phan Thị Hồng TK 141MPTKL: Tạm ứng cho Phạm Thị Kiều Loan TK 141MPTPA: Tạm ứng cho Phan Tấn Phát ……
-. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Ngày 04/01/2016, Tạm ứng cho Nguyễn Đức Hậu 96.000.000 chi phí công trình, tiền cơm Ban quản lý cho CT Marriot. Kế toán hạch toán:
Nợ TK1411: 96.000.000
Có TK 112102: 96.000.000
Ngày 06/01/2016, Nguyễn Hoàng Quốc Uy thanh toán chi phí xăng xe T12/2015, xe 51A-77051 của Ban giám đốc, số tiền 909.000. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 6427: 909.000
Có TK 1411: 909.000
Ngày 10/01/2016, Nguyễn Văn Hiệp Thanh toán tạm ứng chi phí mua văn phòng phẩm, thuộc CT Marriot, số tiền 366.000. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 627703: 366.000 Có TK 1411: 366.000
Ngày 15/01/2016, Chi tạm ứng cho anh Nguyễn Cao Nguyên đi công tác, số tiền 4.000.000. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 1411: 4.000.000
Có TK 1111: 4.000.000
Ngày 30/1/2016, Thanh toán tiền tạm ứng đi công tác của anh Nguyễn Cao Nguyên, số tiền đã chi là 4.250.000. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 642: 4.250.000
Có TK 1411: 4.000.000 Có TK 3388: 250.000 - Sổ chi tiết tài khoản 141
Sổ chi tiết của một tài khoản Tài khoản: 141 – Tạm ứng
Từ ngày 01/01/2016 đến ngày 31/01/2016
55
Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đối
ứng
Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có
04/01 01/01 141MNDHA TƯ chi phí công trình, tiền cơm Ban quản lý, CT Marriot
112102 96.000.000
06/01 03/01 141NQU Thanh toán chi phí xăng xe T12/2015, xe 51A-77051 của Ban giám đốc
6427 909.000
10/01 15/01 141AHIEP Thanh toán tạm ứng chi phí mua văn phòng phẩm, thuộc CT Marriot
627703 366.000
15/01 28/01 141MNDHA TƯ tiền mua vật tư, CT Marriot 1111 7.500.000 …… Tổng phát sinh nợ: 76.000.000 Tổng phát sinh có: 136.677.153 Số dư Nợ cuối: 26.063.640
Bảng 9: Sổ chi tiết tài khoản 141
Nguồn: Nội bộ