Chức năng chính của Công ty là xây dựng dân dụng, công nghiệp và trang trí nội thất. Bên cạnh đó, Công ty có thêm chức năng mua bán các sản phẩm trang trí nội thất của Công ty bao gồm:
Cửa gỗ
Tủ quần áo, tủ bếp
Vách trang trí bằng gỗ, kính
Hình ảnh 3.1: Biểu tượng của công ty y
Ốp lát gạch, đá, vải, gỗ, thảm
Các loại sơn và vec ni đặc biệt
Các loại bàn ghế
Công ty chuyên thực hiện các công trình chất lƣợng từ 4 sao trở lên. Đó là các lobby, nhà hàng, khách sạn, spa, văn phòng, cửa hàng… đƣợc thiết kế bởi các nhà thiết kế tầm cỡ.
3.2.2 Nhiệm vụ
Sản xuất kinh doanh đúng ngành nghề đăng ký.
Căn cứ vào phƣơng án chỉ tiêu kế hoạch đề ra tăng cƣờng sản xuất, hợp lý hóa quy trình xây dựng, tận dụng các điều kiện trang bị kỹ thuật, đảm bảo chất lƣợng cao nhằm mục đích góp phần đƣa cơ sở hạ tầng của đất nƣớc ngày càng cao.
Quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn lao động, vật tƣ, tài sản, tiền vốn của Công ty, thực hiện mọi chính sách do Nhà nƣớc ban hành trong sản xuất kinh doanh.
Làm tốt công tác bảo vệ an toàn lao động, trật tự xã hội, bảo vệ môi trƣờng, bảo vệ tài sản Xã hội Chủ nghĩa.
Công bố công khai Báo cáo Tài chính hàng năm, nộp ngân sách và các quỹ theo đúng qui định Nhà nƣớc.
3.3. Tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh của Công ty:
Tổ chức bộ máy Công ty hiện nay có tổng số 250 nhân viên và có khoảng 800 công nhân.Từ những yêu cầu thực tế, bộ máy tổ chức của Công ty đƣợc chia thành các phòng ban có chức năng và nhiệm vụ cụ thể nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý tốt mang lại hiệu quả kinh tế cao. Bộ máy tổ chức đƣợc thể hiện qua sơ đồ tổ chức sau:
3.3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty:
Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần An Ánh Hùng đƣợc thể hiện qua sơ đồ 1 dƣới đây:
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty
Công ty có cơ cấu tổ chức theo mô hình trực tuyến – chức năng. Đứng đầu là ban giám đốc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, các phòng ban vừa là tham mƣu, vừa là trực tiếp thực hiện nhiệm vụ cấp trên giao phó.
Bộ máy gọn nhẹ, cơ cấu hợp lý, giữa các phòng ban có sự phối hợp với nhau đã làm cho hoạt động của Công ty nề nếp và đồng bộ.
3.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:
Hội đồng quản trị: là cơ quan quản trị cao nhất ở Công ty, có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Tổng giám đốc và các bộ phận quản lý thuộc phạm vi quản lý của Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh mang tính chiến lƣợc tổng quát và đảm bảo các kế hoạch đƣợc thực hiện thông qua Ban Giám Đốc.
Hội đồng quản trị Ban Giám đốc Phòng Kinh doanh Phòng Vật tƣ Phòng Thiết kế Phòng Kế toán Phòng HCNS Bộ phận Xƣởng Phòng Thi công Phòng Dự toán
Ban giám đốc: gồm 03 ngƣời, là cơ quan tổ chức điều hành, quản lý mọi hoạt động kinh doanh hằng ngày của Công ty theo mục tiêu định hƣớng, kế hoạch mà Hội đồng quản trị đã đƣa ra.
- Tổng giám đốc điều hành: do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, là ngƣời đại diện theo pháp luật của Công ty, chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng quản trị, quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt đồng hàng ngày của Công ty.
- Phó tổng giám đốc: do Hội đồng quản trị bầu ra, điều hành những cộng việc đã đƣợc Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc giao. Chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc điều hành về lĩnh vực đƣợc phân công. Tham mƣu đề xuất lên Giám đốc những ý kiến, kiến nghị, chiến lƣợc kinh doanh có hiệu quả cho Công ty, cùng tập thể Ban giám đốc chịu trách nhiệm những quyết định quan trọng. - Giám đốc quản lý dự án: do Hội đồng quản trị bầu ra, điều hành những công việc
đã đƣợc Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc giao. Giám đốc dự án chịu trách nhiệm toàn diện và đóng vai trò quan trọng trong quá trình thực hiện dự án, đảm bảo toàn bộ công việc đƣợc hoàn thành đúng thời gian và đúng yêu cầu chất lƣợng theo yêu cầu của khách hàng. Tổ chức, điều hành và lên kế hoạch dự án, đem lại lợi nhuận cho Công ty. Điều hành mọi hoạt động giữa các thành viên của đội ngũ để họ trở thành một tổng thể thống nhất làm việc với hiệu quả cao.
Các phòng ban: có liên quan chặt chẽ phối hợp nhịp nhàng với nhau nếu thiếu
một trong các bộ phận trong Công ty sẽ ngừng trệ.
- Khối sản xuất: đứng đầu là Giám đốc Sản xuất có nhiệm vụ điều hành các hoạt
động sản xuất của công ty. Sản xuất các chi tiết, các sản phẩm phục vụ cho công trình.
- Phòng thi công: Lập, triển khai, giám sát dự án, thực hiện thi công các hạng mục
công trình do Giám đốc Dự án giao, kiểm tra, theo dõi công tác quản lý kỹ thuật các công trình xây dựng, hoàn thành công trình đúng tiến độ, đảm bảo công tác vận chuyển vật tƣ, dụng cụ thi công của công trình.
- Phòng Thiết kế: Thiết kế bản vẽ thi công, triển khai chi tiết kết cấu để phục vụ cho
thi công các hạng mục công trình.
- Phòng Đấu thầu: Thực hiện các hồ sơ dự thầu, báo giá công trình, tiếp nhận các công trình đƣợc chỉ thị đấu thầu.
- Phòng Hành chính Nhân sự: Điều hành và quản lý các hoạt động Hành chính và
Nhân sự của toàn Công ty; Thiết lập và đề ra các kế hoạch và chiến lƣợc để phát triển nguồn nhân sự; Xây dựng nội quy, chính sách về hành chính và nhân sự cho toàn Công ty; Tổ chức thực hiện và giám sát việc thực hiện các quy chế, chính sách về hành chánh nhân sự phù hợp với thực tế của Công ty và với chế độ hiện hành của Nhà nƣớc; Tƣ vấn cho nhân viên trong Công ty về các vấn đề liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của nhân viên trong Công ty.
- Phòng Tài Chính Kế toán: có chức năng và nhiệm vụ nhƣ tham mƣu cho ban giám
đốc lên kế hoạch về tìa chính vốn và nguồn vốn, kết quả doanh thu từng quý và năm hoạt động kinh doanh của công ty. Quản lý, điều hành toàn bộ các hoạt động Tài chính kế toán; Tƣ vấn cho Ban giám đốc về tình hình tài chính và các chiến lƣợc tài chính; Lập báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán; Lập dự toán ngân sách, phân bổ và kiểm soát ngân sách cho toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; Dự báo các số liệu tài chính, phân tích thông tin, số liệu tài chính kế toán; Quản lý vốn nhằm đảm bảo các hoạt động sản xuất kinh doanh và việc đầu tƣ của Công ty có hiệu quả.
- Phòng Vật tƣ: Xây dựng chiến lƣợc, phát triển các chính sách, quy trình cung ứng
và điều vận; Thực hiện mua sắm, cung cấp toàn bộ nguyên vật liệu, vật tƣ kỹ thuật; Nhận đơn đặt hàng, hợp đồng tiến hành mua vật tƣ để phục vụ cho sản xuất công trình. Định kỳ, kiểm kê kho và đối chiếu số liệu với phòng kế toán.
- Phòng kinh doanh: Thiết lập mục tiêu kinh doanh, xây dựng chiến lƣợc và kế hoạch kinh doanh, theo dõi và thực hiện các kế hoạch kinh doanh; nghiên cứu thị trƣờng, tìm kiếm khách hàng, đàm phán kí kết các hợp đồng để thực hiện tốt việc tiêu thụ sản phẩm.
3.3.3. Mối quan hệ giữa các phòng ban trong Công ty
- Phòng đầu tƣ có chức năng tham mƣu cho Giám đốc về kế hoạch hoạt động của Công ty, từ đó Giám đốc sẽ đƣa ra quyết định đầu tƣ sao cho đạt hiệu quả. Đồng thời phối hợp với các phòng ban khác để đƣa ra quyết định đầu tƣ phát triển kết hợp với Phòng Tài chính kế toán làm Báo cáo thống kê.
- Phòng đấu thầu và quản lý dự án: phối hợp với các phòng ban chức năng trong Công ty duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lƣợng để phù hợp với mọi yêu cầu hoạt động sản
xuất kinh doanh của toàn Công ty, lên kế hoạch điều phối nhân lực, máy móc giữa các công trình Lãnh đạo Công ty phê duyệt.
- Phòng Tổ chức hành chính: phối hợp với Phòng đầu tƣ kinh doanh, Phòng kế hoạch kỹ thuật, phòng đấu thầu và quản lý dự án trong việc huấn luyện định kỳ, đào tạo, nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho các cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty. Dựa vào tình hình nhân sự do các phòng ban cung cấp để xây dựng kế hoạch nhân sự, thực hiện công tac cán bộ.
- Phòng tài chính kế toán: phối hợp với Phòng Đầu tƣ, Phòng tổ chức hành chính trong công tác quản lý, sử dụng vốn, tài sản, giải quyết yêu cầu về vốn của các đơn vị trực thuộc, xây dựng Báo cáo kết quả kinh doanh theo định kỳ.
- Các phòng chức năng khác báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh, lập các báo cáo phân tích tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất giúp Ban giám đốc có biện pháp quản lý thích hợp.
3.4. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty.
- Kế toán là công cụ quan trọng để điều hành, quản lý các hoạt động, tính toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản vật rẻ tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh chủ động tài chính của Công ty.
- Bộ máy kế toán đƣợc tổ chức theo mô hình tập trung, toàn bộ công tác kế toán đƣợc thực hiện tại phòng Tài chính kế toán của Công ty
KẾ TOÁN TRƢỞNG KẾ TOÁN BÁO CÁO THUẾ KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG VÀ PHẢITHU KẾ TOÁN TSCĐ, XDCB, TÍNH Z KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CCDC KẾ TOÁN CÔNG NỢ, THỦ QUỸ KẾ TOÁN THANH TOÁN PHÓ PHÒNG KẾ TOÁN
3.4.1. Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty:
Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty đƣợc thể hiện ở sơ đồ 2 dƣới đây:
3.4.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng phần hành kế toán:
Kế toán trƣởng : có trách nhiệm tổ chức điều hành toàn bộ hệ thống kế toán, chỉ
đạo trực tiếp toàn bộ nhân viên kế toán trong công ty, làm tham mƣu cho tổng giám đốc về các hoạt động kinh doanh, tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ trong công ty. Khi quyết toán đƣợc lập xong, kế toán trƣởng có nhiệm vụ thuyết minh và phân tích, giải thích kết quả sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm về mọi số liệu ghi trong bảng quyết toán, nộp đầy đủ, đúng hạn các báo cáo tài chính theo quy định.
Phó phòng kế toán: thay thế kế toán trƣởng kí duyệt các chứng từ trƣớc khi thanh
toán, kết chuyển các khoản doanh thu, chi phí để tính kết quả kinh doanh, lập báo cáo quyết toán.
Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ viết phiếu thu, chi theo đúng chứng từ đã đƣợc
duyệt, lập các chứng từ thanh toán bằng chuyển khoản. Ghi chép kịp thời trên hệ thống chứng từ sổ sách chi tiết, tổng hợp của phần hành các khoản nợ phải thu, phải trả. Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác số liệu hiện có và tình hình luân chuyển vốn của công ty.
Kế toán nguyên vật liệu:theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên liệu, phụ
liệu (cả về số lƣợng, chất lƣợng, giá trị) của công ty. Tính toán và phân bổ giá trị của vật liệu sử dụng vào chi phí sản xuất theo đúng chế độ quy định.
Kế toán công cụ dụng cụ: kế toán có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh các số liệu thu
mua, vận chuyển, xuất nhập và tồn kho công cụ, dụng cụ, phụ tùng, bao bì, nhiên liệu... Kế toán TSCĐ, XDCB, tính giá thành: có nhiệm vụ phản ánh với giám đốc việc
mua sắm trang thiết bị, bảo quản và sử dụng TSCĐ. Tính đúng khấu hao, phân bổ khấu hao vào các đối tƣợng chịu chi phí. Tính chi phí sửa chữa TSCĐ. Hạch toán chính xác chi phí thanh lí, nhƣợng bán TSCĐ. Phản ánh các chi phí XDCB, tổng hợp các chi phí liên quan để tính giá thành sản phẩm.
Kế toán tiền lƣơng và các khoản phải thu: theo dõi các khoản phải thu khách
hàng; hạch toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng theo đúng chế độ, đúng phƣơng pháp. Tiến hành phân bổ chi phí lƣơng vào chi phí sản xuất trong kỳ.
Kế toán công nợ: Theo dõi các khoản phải trả trong nƣớc . Ghi chép, phản ánh đầy đủ kịp thời , chính xác và rõ ràng các nghiệp vụ thanh toán theo đối tƣợng , từng khoản thanh toán có kết hợp với thời hạn thanh toán (dựa theo Hợp đồng). Phân loại tình hình công nợ (nợ quá hạn, nợ đến hạn, nợ trong hạn) để quản lý tốt công nợ.
Thủ quỹ: quản lí tiền mặt của công ty, thu và chi tiền mặt khi có lệnh. Hàng tháng
phải kiểm kê số tiền thu hiện thu và chi đối chiếu với sổ sách các bộ phận có liên quan. Kế toán báo cáo thuế: tập hợp các khoản thuế trong kỳ (tháng, quý, năm). Tính
thuế phải nộp cho ngân sách nhà nƣớc. Nhân viên kế toán báo cáo thuế kiêm nhiệm phần kế toán nợ khách hàng ngoại: theo dõi hợp đồng với các đối tác nƣớc ngoài.
3.5. Chính sách kế toán áp dụng tại Tổng Công ty: 3.5.1. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty: 3.5.1. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty:
Công ty áp dụng chế độ kế toán đƣợc ban hành theo thông tƣ số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Công ty áp dụng là hình thức kế toán tập trung. Theo đó mọi công việc kế toán xử lý chứng từ ban đầu đến ghi sổ kế toán chi tiết, tổng hợp, lập báo cáo kế toán. Còn ở phân xƣởng, công trình nghiệp vụ kế toán chỉ thực hiện ở khâu ghi chép ban đầu, thu thập chứng từ và gởi chứng từ về phòng kế toán, đồng thời ghi chép các nghiệp vụ cần thiết phục vụ yêu cầu quản lý của phân xƣởng, công trình.
3.5.2. Vận dụng hệ thống chứng từ kế toán:
Công ty áp dụng hệ thống chứng từ theo thông tƣ số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Báo cáo tài chính đƣợc lập theo chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp ban hành
Việc lập chứng từ kế toán do kế toán từng phần hành lập và chịu trách nhiệm.
Việc sử dụng chứng từ trong quá trình hạch toán kế toán đều tuân thủ những quy định, những hƣớng dẫn của nhà nƣớc về chế độ lập, sử dụng và lƣu trữ chứng từ.
3.5.3. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán:
Nhằm quản lý và thực hiện đúng chế độ kế toán, căn cứ theo tình hình thực tế kinh doanh của công ty. Công ty áp dụng thống nhất theo quy định công ty và theo hệ thống tài khoản Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành Thông tƣ số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014.
3.5.4. Niên độ kế toán, đơn vị tiền tệ sử dụng, quy đổi tiền tệ:
Niên độ kế toán: trùng với năm dƣơng lịch,bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
Đơn vị tiền tệ đƣợc sử dụng trong ghi chép kế toán: đồng Việt Nam (Thực tế số dƣ quy đổi vào ngày cuối mỗi quý theo tỷ giá NH Ngoại Thƣơng TP.HCM)
3.5.5. Phƣơng pháp đánh giá hàng tồn kho:
Nguyên tắc đánh giá: tính theo giá thành sản xuất
Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho: phƣơng pháp bình quân gia quyền cuối kỳ.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thƣờng xuyên.