4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.2 Thực trạng hoạt động xuất khẩu tại Công ty TNHH TPXK HaiThanh
2.2.1 Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu
Các sản phẩm xuất khẩu chủ yếu của HAITHANH FOOD là thực phẩm đông lạnh được chế biến sẵn từ các loại nguyên liệu thủy, hải sản như: tôm, bạch tuột, cua, ghẹ, cá… Gồm các mặt hàng chính như:
- Dimsum: Há cảo, bánh xếp nhân tôm, cua, thịt… - Chả giò các loại
- Tôm: Tôm viên, chạo tôm, tôm tẩm bột, tôm quấn khoai tây - Cá: Cá viên, file cá tẩm bột, cá thái lát (dùng cho sushi)
- Mực, bạch tuột: Mực viên, mực ống thái lát, vòi bạch tuột thái lát (dùng cho sushi)
Bảng 2.2: Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu của HAITHANH FOOD
Đơn vị tính: %
Mặt hàng
xuất khẩu Há cảo
Sản phẩm Tôm Sản phẩm Cá, Bạch tuột Sản phẩm khác Tỷ lệ (%) 53 21 20 6 Tổng 100
Hình 2.2: Biểu đồ thể hiện cơ cấu mặt hàng xuất khẩu của HAITHANH FOOD
2.2.2 Thị trường xuất khẩu
Hiện nay, thị trường truyền thống của công ty là Nhật Bản – chiếm hơn 80% sản lượng hàng xuất khẩu và là thị trường hấp dẫn nhất của công ty. Ngoài ra, công ty cũng mở rộng xuất khẩu sang các thị trường như: Hàn Quốc, Mỹ, và các nước EU… với khối lượng nhỏ.
Bảng 2.3: Cơ cấu thị trường xuất khẩu của công ty giai đoạn 2014 - 2016
Đơn vị tính: USD, %
Thị trường
Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Giá trị (USD) Tỷ lệ % Giá trị (USD) Tỷ lệ % Giá trị (USD) Tỷ lệ % Nhật Bản 6.532.781 80,63 7.501.426 82,22 8.982.720 83,78 Hàn Quốc 600.436 7,41 624.610 6,85 682.540 6,37 EU 492.321 6,08 514.957 5,64 555.530 5,18 Mỹ 476.699 5,88 483.353 5,29 500.390 4,67 Tổng 8.102.237 100 9.124.346 100 10.721.180 100
(Nguồn: Phòng kế toán tổng hợp HAITHANH FOOD)
53% 21%
20%
6%
Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu
Há cảo
Sản phẩm tôm
Sản phẩm cá, bạch tuột Sản phẩm khác
Hình 2.3: Biểu đồ thể hiện tỷ trọng thị trường xuất khẩu của HAITHANH FOOD giai đoạn 2014 - 2016
Qua bảng số liệu cho thấy, thị trường Nhật Bản là đối tác lớn nhất của công ty với hơn 80% còn các thị trường khác chiếm tỷ trọng khá nhỏ chỉ từ 4% - 7%.
- Với giá trị xuất khẩu tăng từ 6.532.781 USD (năm 2014) lên 7.501.426 (năm 2015) và đạt 8.982.720 (năm 2016) chiếm tỷ trọng hơn 80% tổng giá trị xuất khẩu, Nhật Bản từ lâu đã được định hướng là thị trường xuất khẩu chính của công ty. Thị trường nảy có những đòi hỏi cầu kỳ nhất với quy cách riêng biệt cho từng hệ thống phân phối nhưng cũng là thị trường có mức hấp dẫn do tỉ suất lợi nhuận cao và là nơi có mức tiêu thụ sản phẩm thủy sản lớn nhất thế giới, với mức tiêu thụ thủy sản tính trên
80,63% 7,41% 6,08% 5,88% Năm 2014 82,22% 6,85% 5,64%5,29% Năm 2015 83,78% 6,37% 5,18% 4,67% Năm 2016 Nhật Bản Hàn Quốc EU Mỹ
đầu người hơn 70kg/người/năm. Việc công ty chọn Nhật Bản làm thị trường chính vì đa số là các khách hàng thường xuyên, lâu năm và giá trị hợp đồng lớn, dài hạn. - Hàn Quốc là quốc gia đứng vị trí thứ 2 trong cơ cấu thị trường xuất khẩu của công
ty, cụ thể giá trị xuất khẩu tăng từ 600.436 USD (năm 2014) lên 624.610 USD (năm 2015) và 624.610 USD (năm 2016), chiếm trong khoảng 6 -7% tổng giá trị. Hiện HAITHANH FOOD cũng đang nỗ lực để tăng giá trị xuất khẩu vào thị trường này. - Giá trị xuất khẩu sang thị trường EU cũng tăng dần qua từng năm, cụ thể năm 2014 là 492.321 USD, năm 2015 là 514.957 USD, năm 2016 là 555.530 USD, chiếm tỷ trọng khoảng 5 – 6% tổng giá trị. EU là một thị trường tiêu thụ rộng lớn của thế giới, tuy là một khối thống nhất về các tiêu chuẩn kỹ thuật nhưng mỗi khu vực, mỗi quốc gia trong EU đều có những đặc trưng riêng về văn hóa cũng như về sở thích tiêu dùng. Vì vậy, có thể nói nhu cầu của thị trường này đối với hàng thủy sản nói riêng là rất đa dạng. Tuy nhiên, công ty không chú trọng đầu tư xuất khẩu thị trường này bởi vì EU là một thị trường rất rộng, thu hút rất nhiều doanh nghiệp hàng đầu ở khu vực, HAITHANH FOOD còn nhiều hạn chế để khai thác và đáp ứng nhu cầu của thị trường này.
- Mỹ từ lâu đã là một thị trường khó tính, đòi hỏi các tiêu chuẩn chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm rất khắt khe, bên cạnh đó còn có một số các rào cản thương mại. Đây là khu vực thị trường có vị trí địa lý khá xa so với Việt Nam, việc xuất khẩu tới thị trường này mất tương đối nhiều thời gian và chi phí vận chuyển cũng như bảo quản. Vì vậy mà kim ngạch xuất khẩu vào thị trường này chỉ trong khoảng trên dưới 4% mỗi năm. Giá trị xuất khẩu sang thị trường này vào năm 2014 là 476.699 USD, năm 2015 là 483.353 USD và năm 2016, giá trị xuất khẩu đạt 500.390 USD. Tuy giá trị xuất khẩu luôn đạt mức tăng trưởng qua các năm từ 2014 – 2016 nhưng xét về tỷ trọng thì chỉ có thị trường Nhật Bản tăng, các thị trường còn lại đang có xu hướng giảm rõ rệt mặc dù giá trị xuất khẩu vẫn tăng. Điều này cho thấy sự tăng trưởng thị trường không đồng đều giữa thị trường Nhật Bản và các thị trường khác.
Hiện nay công ty áp dụng hình thức xuất khẩu trực tiếp đối với Nhật Bản và xuất khẩu gián tiếp đối với các thị trường còn lại thông qua các đại diện thương mại xuất khẩu thực phẩm của Việt Nam.
2.2.3 Tình hình xuất khẩu của công ty giai đoạn 2014 – 2016
Bảng 2.4: Sản lượng và giá trị xuất khẩu của công ty giai đoạn 2014 – 2016
Đơn vị tính: Nghìn tấn, Triệu USD
(Nguồn: Phòng kế toán tổng hợp HAITHANH FOOD)
Hình 2.4: Biểu đồ thể hiện sản lượng và giá trị xuất khẩu của công ty giai đoạn 2014 – 2016 Chỉ tiêu 2014 2015 2016 2015/2014 2016/2015 ±∆ % ±∆ % Sản lượng (Nghìn Tấn) 4,213 5,352 6,714 1,139 27,03 1,362 25,45 Giá trị (Triệu USD) 8,102 9,124 10,721 1,022 12,29 1,579 17,5 4,213 5,352 6,714 8,102 9,124 10,721 - 2,000 4,000 6,000 8,000 10,000 12,000 2014 2015 2016
Qua số liệu thống kê cho thấy, sản lượng xuất khẩu và giá trị xuất khẩu của công ty tăng dần qua các năm từ 2014 – 2016. Cụ thể:
- Sản lượng: Tăng từ 4,213 nghìn tấn (năm 2014) lên 5.352 nghìn tấn (năm 2015) và đạt 6,714 nghìn tấn (năm 2016). Mức tăng trưởng trung bình qua các năm đạt khoảng 26% tương đương 1,2 nghìn tấn.
- Kim ngạch: Từ 8,102 triệu USD (năm 2014) tăng lên 9,124 triệu USD (năm 2015) và lên đến 10,721 triệu USD (năm 2016). Mức tăng trung bình 13% tương đương 1,1 triệu USD.
Điều này chứng tỏ hoạt động xuất khẩu của công ty liên tục giữ mức tăng trưởng ổn định. Mặc dù không tránh khỏi một số vấn đề về nguồn nguyên liệu đầu vào, các trở ngại về bảo hộ thương mại, hàng rào kỹ thuật và các quy định về vệ sinh an toàn thực phẩm, kiểm dịch, kiểm định chất lượng sản phẩm xuất khẩu nhưng công ty đã giải quyết được các khó khăn trên. Công ty đã chủ động trong việc tìm kiếm, thu mua nguồn nguyên liệu, cải tiến công nghệ kỹ thuật, nâng cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế, đa dạng hóa các mặt hàng và nâng cao giá trị sản phẩm xuất khẩu.
2.2.4 Đàm phán và ký kết hợp đồng xuất khẩu
2.2.4.1 Đàm phán
➢ Công tác chuẩn bị giao dịch đàm phán
- Nghiên cứu thị trường, đối tác xuất khẩu Cần chú ý đến các thông tin như:
+ Thông tin thị trường: Quy mô, cơ cấu, nhu cầu của thị trường xuất khẩu, tình hình biến động giá cả, tỷ giá, những yêu cầu về hàng hóa xuất khẩu, các yếu tố có thể ảnh hưởng đến hoạt động xuất khẩu tại thị trường.
+ Thông tin về đối tác:
• Đối với khách hàng mới: Cần tìm hiểu các thông tin chính xác về tình hình kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh, tình hình tài chính và cơ sở vật chất, khả năng thanh toán, quan điểm kinh doanh, uy tín, các mối quan hệ trong kinh doanh... Nhằm tránh được các công ty lừa đảo, đảm bảo an toàn kinh doanh cho công ty.
• Đối với khách hàng cũ: Xem xét lại nội dung các hợp đồng cũ, nếu cần thay đổi nội dung, điều khoản thì thương thuyết lại với khách hàng.
- Chuẩn bị cho công tác đàm phán
+ Nội dung đàm phán: Sau khi nghiên cứu các thông tin cần thiết về thị trường và đối tác, cán bộ chuyên môn của bộ phận kinh doanh quốc tế sẽ lập ra các nội dung cần đàm phán, đó là các điều khoản mà công ty phải đạt được và một số vấn đề cần được xem xét để đi đến thỏa thuận cuối cùng.
Những nội dung mà công ty đặc biệt quan tâm là các điều khoản về giá cả, mặt hàng, phương thức thanh toán, vận chuyển và nghĩa vụ của các bên. Tất cả nội dung này đều phải được thông qua sự phê duyệt của Giám đốc.
+ Ngôn ngữ đàm phán: Công ty thường sử dụng tiếng Anh và tiếng Nhật trong đàm phán. Hầu hết các cán bộ cấp cao và ở bộ phận kinh doanh quốc tế đều thông thạo tiếng Anh và tiếng Nhật cơ bản. Vì thế mà công ty không cần nhờ sự hỗ trợ phiên dịch trừ một số trường hợp bất khả kháng.
+ Nhân sự đàm phán: Tùy vào từng đối tác mà công ty sẽ cử số lượng đại diện để đàm phán. Thông thường đoàn đàm phán sẽ bao gồm: Giám đốc, Phó Giám đốc kinh doanh, Trưởng phòng kinh doanh và nhân viên chuyên môn nghiệp vụ kinh doanh quốc tế. Vì đây là khâu quan trọng quyết định đến sự thành công của quá trình đàm phán nên những người tham gia phải giàu kinh nghiệm, giỏi chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ và kỹ năng ngoại giao, thuyết phục để mang lại lợi ích cho công ty và phải nắm vững thông tin pháp lý.
+ Thời gian, địa điểm đàm phán: Nếu là khách hàng cũ, thân quen thì công ty và khách hàng sẽ tiến hành giao dịch thông qua điện thoại, fax, mail... cho đến khi đạt được thỏa thuận cuối cùng. Trong trường hợp gặp mặt trực tiếp thì địa điểm thường là phòng họp tại công ty.
Nếu là khách hàng mới thì việc chọn thời gian địa điểm sẽ theo sự thỏa thuận giữa hai bên. Công ty sẽ chủ động trực tiếp gặp gỡ đàm phán sơ bộ tại văn phòng, sau đó có thể mời khách hàng dùng cơm để tạo sự thân thiện và bàn bạc cụ thể, chi tiết hơn để hai bên có thể đi đến sự thống nhất, đảm bảo cùng có lợi.
+ Kỹ thuật đàm phán: Trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh và xuất khẩu, HAITHANH FOOD đã rút ra được nhiều kinh nghiệm để có thể thành công trong đàm phán. Khi bước vào bàn đàm phán, công ty sẽ dự đoán các kết quả có thể đạt được và có kế hoạch hòa hoãn khi cần thiết. Điều quan trọng nhất là phải:
• Xác định người đại diện có đủ thẩm quyền đàm phán không. • Tìm hiểu được đối tác cần gì.
• Bình tĩnh trước những yêu cầu gây sức ép buộc công ty phải nhượng bộ.
• Sẵn sàng nói không với những nội dung, vấn đề không rõ ràng và có thể gây bất lợi cho công ty.
➢ Công tác đàm phán
- Tổ chức đàm phán
+ Hình thức đàm phán: Hai hình thức đàm phán chủ yếu thường được HAITHANH FOOD sử dụng là:
• Đàm phán qua điện thoại: Đối với các đổi tác quen biết, làm ăn lâu năm có sự tin cậy lẫn nhau, công ty thường sử dụng hình thức này. Thông qua điện thoại, hai bên sẽ trao đổi trực tiếp các thông tin, thay đổi hoặc chỉnh sửa một số điều khoản căn cứ trên hợp đồng cũ. Sau khi đàm phán, bộ phận kinh doanh quốc tế sẽ soạn thảo một hợp đồng mới theo các nội dung vừa thỏa thuận trình lên cấp trên duyệt và fax cho đối tác, từ đó hai bên thảo luận và chỉnh sửa trước khi in hợp đồng chính thức.
• Gặp mặt trực tiếp: Hình thức này được công ty áp dụng với các đối tác không thường xuyên và đối tác khó tính và khách hàng mới. Việc gặp mặt trực tiếp sẽ tạo không khí trang trọng hơn, có thể hiểu rõ hơn những yêu cầu cụ thể của khách hàng, biết được khách hàng cần gì, muốn gì… từ đó hai bên dễ dàng đi đến thống nhất hơn.
+ Tiến hành đàm phán: Những vấn đề quan trọng trong đàm phán là: mặt hàng, số lượng, giá cả, phương thức thanh toán, chứng từ giao nhận và nghĩa vụ mỗi bên. Để tránh được những sai sót không đáng có và các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng, công ty rất cẩn trọng trước khi đi đến quyết định cho các điều khoản này.
• Đối với điều khoản phương thức thanh toán, 90% hợp đồng của công ty chọn phương thức thanh toán bằng tín dụng chứng từ - L/C không hủy ngang và vì phương thức này ít rủi ro và đảm bảo an toàn cho cả 2 bên. Một số ít trường hợp chọn CAD.
• Mặt hàng, giá cả, số lượng: Trước khi thực hiện đàm phán, công ty sẽ gửi mail báo giá và catalouge sản phẩm cho đối tác. Đối với khách hàng cũ, công ty sẽ
báo mức giá cố định, còn khách hàng mới có thể báo giá cao hơn một chút để hai bên thương lượng cho phù hợp. Việc quyết định số lượng, quy cách đóng gói, bao bì hai bên có thể thỏa thuận để thay đổi, quan trọng là phải cho đối tác biết các vấn đề trên sẽ ảnh hưởng đến giá sản phẩm.
• Thời gian giao hàng và vận chuyển: Việc vận chuyển hàng hóa 100% được thực hiện bằng đường biển. Đối với Nhật Bản và Hàn Quốc, thời gian thường từ 10 – 12 ngày, EU từ 25 – 27 ngày, Mỹ từ 32 – 35 ngày. Tuy nhiên thời hạn giao hàng có thể chênh lệch 1 – 2 ngày do thời tiết xấu. Về phương tiện vận tải, điều khoản giao hàng theo thỏa thuận thường là CFR và CIF nên việc thuê tàu và mua bảo hiểm (nếu có) sẽ do công ty chịu trách nhiệm. Chi phí này sẽ được tính vào tổng giá trị hàng bán.
2.2.4.2 Ký kết hợp đồng
- Soạn thảo hợp đồng: Sau khi thống nhất những nội dung, điều khoản, vấn đề mà hai bên đã đàm phán và thỏa thuận, hai bên sẽ tiến hành ký sơ lược những điều đã thỏa thuận và chỉ định bên nào soạn thảo hợp đồng. Thông thường công ty sẽ là bên trực tiếp soạn thảo hợp đồng và ngôn ngữ sử dụng là tiếng Anh. Các nội dung, điều khoản cụ thể trên hợp đồng hợp đồng ngoại thương của công ty gồm:
• Số hợp đồng, Ngày tháng năm, địa điểm ký kết hợp đồng • Thông tin bên bán, bên mua
• Các điều khoản bắt buộc:
1. Tên hàng, số lượng, quy cách phẩm chất hàng hóa
2. Giá cả: Giá đơn vị theo giá CFR/CIF cảng đi Incoterms 2010, tổng giá hàng. 3. Giao hàng: Thời gian giao hàng chậm nhất, Tên cảng đi – cảng đến, cảng
chuyển tải (nếu có)
4. Đóng gói: Số lượng sản phẩm trong 1 kiện/thùng, số lượng kiện, hàng đóng trong Container lạnh chuyên dụng 20 hoặc 40ft tùy số lượng hàng.
5. Thanh toán: L/C không hủy ngang trong vòng … ngày từ ngày giao hàng, hoặc CAD trong vòng… ngày. Đồng tiền thanh toán là USD
6. Bộ chứng từ bắt buộc: Hóa đơn, Vận đơn đường biển, Phiếu đóng gói, Giấy chứng nhận xuất xứ, Giấy chứng nhận chất lượng, Bảo hiểm, Hối phiếu... Ngoài các điều khoản bắt buộc trên còn có một số điều khoản về bảo hiểm, trọng tài, khiếu nại...
- Chỉnh sửa hợp đồng: Hợp đồng soạn thảo sẽ được fax cho khách hàng hoặc gửi trực tiếp cho người đại diện tại Việt Nam xem xét, có ý kiến nếu chưa đồng ý và yêu cầu công ty chỉnh sửa lại. Sau khi đã thống nhất hợp đồng, Giám đốc công ty sẽ ký trước sau đó chuyển cho đối tác ký hoặc ngược lại nếu như đối tác đã chấp nhận toàn bộ nội dung, điều khoản hợp đồng.
Người ký tên trên hợp đồng phải có đủ tư cách pháp nhân và quyền hạn quyết định, thường là Giám đốc của hai bên hoặc là người đại diện có ủy quyền của bên đối tác.