CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU
2.2 Thực trạng hoạt động xuất khẩu tại Công ty TNHH TPXK HaiThanh
2.2.5 Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Về thực chất, việc xuất khẩu hay mua bán hàng hóa quốc tế chỉ là việc người bán giao hàng và người mua trả tiền theo những nội dung, điều khoản mà hai bên thỏa thuận ký kết trong hợp đồng. Tuy nhiên việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu phải trải qua nhiều quá trình và công đoạn khác nhau. Mỗi công đoạn đều có những yêu cầu cần phải được tuân thủ để tránh những rủi ro không mong muốn.
Hợp đồng xuất khẩu của Công ty TNHH TP XK Hai Thanh được thực hiện theo quy trình sau:
(Nguồn: Phòng kinh doanh HAITHANH FOOD)
Hình 2.5: Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty TNHH TP XK Hai Thanh
Bước 1: Đề nghị người mua mở L/C
- Sau khi ký kết hợp đồng mua bán, thỏa thuận thanh toán bằng L/C, chuyên viên kinh doanh quốc tế sẽ đôn đốc, nhắc nhở người mua mở L/C trong thời gian quy định bằng điện thoại, mail, hoặc fax.
- Nhận được L/C từ phía người mua thông qua ngân hàng thông báo của công ty là Ngân hàng TMCP XNK Việt Nam (Eximbank), công ty sẽ kiểm tra kỹ lưỡng các nội dung trong L/C dựa vào các nội dung, điều khoản của hợp đồng.
Đề nghị người mua làm thủ tục thanh toán (Mở L/C) và kiểm tra L/C
Chuẩn bị và kiểm tra hàng xuất khẩu
Thuê container, phương tiện vận tải – Mua bảo hiểm
Làm thủ tục hải quan
Giao hàng lên phương tiện vận tải
Làm thủ tục thanh toán
Giải quyết khiếu nại (nếu có)
- Kiểm tra L/C trên cơ sở hợp đồng đã ký, đây là khâu cực kỳ quan trọng bởi nếu có điểm không phù hợp giữa L/C và hợp đồng thì sẽ không được thanh toán. Các nội dung cần đặc biệt chú ý:
+ Số hiệu, ngày mở L/C, ngày hết hiệu lực L/C
+ Tên, địa chỉ, ngân hàng mở L/C có đúng theo thỏa thuận không
+ Tên, địa chỉ ngân hàng thông báo, ngân hàng trả tiền, ngân hàng xác nhận + Tên, địa chỉ người thụ hưởng (công ty)
+ Loại L/C: Irrevocable L/C
+ Thời hạn giao hàng, mô tả hàng hóa có đúng với hợp đồng không + Các chứng từ thanh toán
- Tất cả nội dung trong L/C phải đúng với nội dung hợp đồng đã ký kết. Nếu có sai sót hoặc ý kiến về nội dung sẽ tiến hành đề nghị tu chỉnh L/C để đảm bảo tính chính xác và khả năng thực hiện.
Bước 2: Chuẩn bị hàng xuất khẩu
- Công tác thu mua nguyên vật liệu: Là công ty chuyên ngành chế biến thực phẩm từ thủy hải sản nên nguồn nguyên liệu đầu vào rất quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất hàng xuất khẩu của công ty. Vì đặc điểm của mặt hàng tươi sống dễ bị hư hỏng nếu không được bảo quản đúng cách nên việc này phải được thực hiện một cách nhanh chóng. Để đảm bảo nguồn nguyên liệu đầu vào cho sản xuất, công ty Hai Thanh đã thành lập Phòng thu mua nguyên vật liệu làm các công việc thu mua, bảo quản và các việc có liên quan nhằm mục đích duy trì, kiểm soát nguồn nguyên liệu đầu vào không bị thiếu hụt khi sản xuất.
- Hiện nay công ty thường áp dụng cách tổ chức thu mua nguyên liệu tại công ty thông qua các thương lái, bạn hàng quen thuộc từ các khu vực lân cận: Long An, Tiền Giang, Bà Rịa – Vũng Tàu... đây là các nguồn cung cấp nguyên liệu lâu năm và uy tín của công ty. Thương lái sẽ mang hàng đến công ty, bộ phận thu mua sẽ trực tiếp xem hàng, kiểm tra, thương lượng, định giá và thanh toán tại chỗ. Theo cách này công ty sẽ nắm rõ chất lượng nguyên liệu và cân đong số lượng chính xác. Tuy nhiên hiện nay vấn đề về nguyên liệu như tôm, cá... không đạt các tiêu chuẩn về hàm lượng kháng sinh cho phép, một số loại hải sản bị thiếu hụt do khai thác quá mức, cùng với sự ra đời của nhiều doanh nghiệp chế biến thủy sản đã làm cho nguồn nguyên liệu trở nên khan hiếm, phải tốn nhiều chi phí hơn cho việc thu mua.
- Chế biến sản xuất: Tùy theo đơn đặt hàng và yêu cầu của đối tác công ty sẽ tiến hành chế biến sản phẩm, đóng gói theo quy cách đã thỏa thuận. Quy trình công nghệ chế biến từ nguyên liệu sơ chế đến thành phẩm là một chu trình khép kín, công nhân cũng như bất kỳ ai khi vào khu chế biến phải sử dụng quần áo bảo hộ, găng tay, khẩu trang, thực hiện các công tác khử trùng toàn bộ nhằm đảm bảo vô trùng tuyệt đối. Thành phẩm sau khi chế biến sẽ được đóng gói, hút chân không, cấp đông và lưu kho.
Phân xưởng chế biến của công ty được trang bị đầy đủ các thiết bị hiện đại, công nghệ cao như: máy cấp đông, máy hấp, máy hút chân không... tất cả các thiết bị này đều được đặt hàng và nhập trực tiếp từ EU, Nhật Bản, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu tiêu chuẩn quốc tế của HACCP, SSOP, GMP đảm bảo chất lượng thành phẩm ở mức tốt nhất.
- Kiểm tra chất lượng sản phẩm: Hàng hóa trước khi xuất phải được kiểm tra lại về chất lượng, số lượng, quy cách bao bì. Hàng thực phẩm đặc biệt là thủy hải sản bắt buộc phải qua quá trình kiểm tra chất lượng của cơ quan giám định về chất lượng vệ sinh và phải giấy chứng nhận. Có 2 lần kiểm tra:
+ Lần 1: Phòng kinh doanh phối hợp với bộ phận sản xuất và bộ phận kho kiểm tra tại kho, chứng nhận số lượng và chất lượng hàng hóa phải đúng theo theo điều khoản trong hợp đồng.
+ Lần 2: Cơ quan giám định kiểm tra (Thường là Công ty Cổ phẩn giám định Vinacontrol) và cấp giấy chứng nhận giám định theo yêu cầu đã được quy định trong hợp đồng.
- Với những đòi hỏi tiêu chuẩn về chất lượng sản phẩm khắt khe từ đối tác, công ty phải luôn chú trọng kiểm tra nghiêm ngặt, xuyên suốt từ công đoạn sơ chế nguyên liệu đến bảo quản thành phẩm để khi sản phẩm đến tay người tiêu dùng vẫn phải đảm bảo được chất lượng.
Bước 3: Thuê phương tiện vận tải – Mua bảo hiểm
- Công ty thường bán hàng theo giá CFR và CIF nên phải có trách nhiệm chịu chi phí, thuê phương tiện vận tải để chở hàng đến cảng đích. Vì là mặt hàng đông lạnh nên phải dùng container lạnh chuyên dụng, số lượng từ 3 – 4 container. Công ty chọn phương thức tàu chợ (liner) để vận chuyển, thường là các hãng tàu lớn có uy tín: Vinalines, OOCL, Mearsk...
- Khi thuê tàu, bộ phận kinh doanh quốc tế có nhiệm vụ nghiên cứu lịch trình tài đi trên website của hãng tàu. Cước thuê tàu căn cứ vào biểu phí cố định. Sau đó liên hệ với đại lý hãng tàu để nhận và điền Booking note, tiếp theo sẽ đến bãi containers ở cảng để kiểm tra tình trạng container bên trong, ngoài phải đảm bảo kín, không móp méo, tình trạng giữ lạnh - nhận container rỗng và thanh toán các chi phí phát sinh khác nếu có.
- Trong trường hợp CIF, công ty sẽ phải tiến hành mua bảo hiểm, thông thường sẽ mua bảo hiểm theo điều kiện C của công ty Bảo hiểm PJICO Sài Gòn, giá trị bảo hiểm thường là 110% giá hóa đơn.
Bước 4: Làm thủ tục hải quan
- Sau khi hàng hóa đã được chuẩn bị đầy đủ và sẵn sàng để xuất đi cán bộ chuyên trách sẽ tiến hành làm thủ tục kê khai hải quan điện tử, khai báo chi tiết về lô hàng xuất khẩu với các thông tin: Số lượng, trị giá hàng hóa, tên phương tiện vận tải, nước nhập khẩu... Sau khi hoàn thành, nếu tờ khai hải quan điện tử được thông qua, công ty mang bộ chứng từ gốc đến cơ quan hải quan kiểm tra (Xem thêm: Bộ hồ sơ làm thủ tục hải quan ở phần phụ lục), chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa. Cơ quan hải quan sẽ tiến hành phân luồng hàng hóa.
- Với kinh nghiệm xuất khẩu hàng lâu năm và luôn chấp hành tốt các quy định, thủ tục hải quan nên đa phần hàng hóa xuất khẩu của công ty luôn được phân luồng xanh, một số ít được phân luồng vàng.
- Cùng lúc với việc làm thủ tục hải quan, bộ phận làm hàng sẽ tiến hàng đóng hàng vào container, do mặt hàng đông lạnh cần được bảo quản nhiệt độ liên tục nên được phép đóng hàng tại kho, việc chèn lót tạo khoảng trống để luôn giữ nhiệt độ thích hợp phải thực hiện cẩn thận để không làm hư hỏng sản phẩm. Khi đóng hàng phải có sự giám sát của cán bộ kiểm hóa hải quan. Sau khi đóng hàng, container được bấm seal niêm phong, đồng thời công ty sẽ nhận lại bộ chứng từ và các giấy tờ đã nộp trước đó.
Bước 5: Giao hàng lên phương tiện vận tải
- Việc giao hàng được thực hiện sau khi đã hoàn tất thủ tục hải quan, bấm seal. Nhân viên chuyên trách sẽ theo xe chở hàng ra cảng, trình các chứng từ cần thiết cho hải quan cảng kiểm tra một lần nữa về số container, số seal... và cho hạ container xuống bãi, thanh toán các chi phí thuê bãi, hạ bãi, nhận biên lai thuyền phó.
- Việc xếp hàng lên tàu do cảng đảm nhiệm, toàn bộ chi phí bốc dỡ đã được tính vào biểu cước. Sau khi hàng đã được xếp lên tàu, cán bộ chuyên trách sẽ liên hệ với đại lý hãng tàu nhận vận đơn B/L, và quan trọng là phải nhận được B/L sạch để đảm bảo thanh toán.
- Với lợi thế nằm ở cụm Khu Công Nghiệp – Cảng Hiệp Phước nên công ty Hai Thanh chỉ mất khoảng 15 phút để vận chuyển hàng đến cảng, luôn đảm bảo được thời gian giao hàng lên tàu đúng giờ.
Bước 6: Làm thủ tục thanh toán
- Phương thức thanh toán mà công ty Hai Thanh thường sử dụng là Thư tín dụng không hủy ngang (Irrevocable L/C) để đảm bảo quyền lợi cho công ty. Tùy từng trường hợp cụ thể mà công ty sẽ lập bộ chứng từ theo quy định gồm: Chứng từ hàng hóa, chứng từ vận tải và chứng từ hải quan. (Xem thêm: Bộ chứng từ khi thanh toán bằng L/C ở phần phụ lục)
- Tất cả bộ chứng từ phải thật chính xác, rõ ràng. Việc lập bộ chứng là trách nhiệm của bộ phận kinh doanh quốc tế. Thời gian để hoàn tất và nộp bộ chứng từ lên ngân hàng thông báo là từ 2 – 3 ngày kể từ ngày giao hàng.
- Ngân hàng sẽ tiến hàng kiểm tra bộ chứng từ, nếu sai sót sẽ báo cho công ty chỉnh sửa, nếu hợp lệ sẽ gửi cho ngân hàng mở L/C kiểm tra và thực hiện thanh toán.
Bước 7: Giải quyết khiếu nại (nếu có)
- Đơn vị trọng tài giải quyết các tranh chấp, khiếu nại trong hợp đồng quy định của công ty thường là Trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam (VIAC).
- Từ khi hoạt động xuất khẩu đến nay HAITHANH FOOD chưa từng bị các trường hợp khiếu nại phải nhờ đến trọng tài giải quyết. Chỉ trường hợp một số ít sản phẩm bị lỗi nhỏ về trọng lượng, bao bì và hàng đến cảng chậm do thời tiết xấu. Trong những trường hợp đó, công ty thường thương lượng với khách hàng để giải quyết, đảm bảo quyền lợi cho cả hai và không làm mất uy tín của nhau.
Bước 8: Thanh lý, hoàn tất hợp đồng
Sau khi hợp đồng đã thực hiện xong hợp đồng, nếu không có khiếu nại hoặc đã giải quyết xong thì công ty và đối tác sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng. Việc thanh lý hợp đồng được lập thành văn bản, có chữ ký pháp lý của hai bên. Hợp đồng đã được thanh lý thì mọi vấn đề về khiếu nại, tranh chấp sẽ không còn hiệu lực.