3.2.2.1. Thông qua việc giao nhiệm vụ làm đầu mối giám sát của Bộ Xây dựng
cho Vụ KHTC phối hợp với Vụ QLDN và TCCB, Bộ đã chỉ đạo hoạt động bằng việc các Vụ chức năng cụ thể hóa nhiệm vụ giám sáttới từng phòng ban, cán bộ liên quan và tác động tới công tác giám sát tại các doanh nghiệp.
Các chuyên viên tại Vụ KHTC sẽ thực thi nhiệm vụ đã phân công theo kế hoạch giám sát được duyệt, cùng với việc thu thập thông tin cơ bản là các dữ liệu tài chính đầu vào (do đơn vị cung cấp/do dữ liệu lưu trữ được cập nhật đến thời điểm mới nhất) để xác định được các vấn đề phải thực hiện giám sát tài chính của đơn vị mình chuyên quản; bên cạnh đó các chuyên viên này cũng phải phối hợp với chuyên viên tại Vụ QLDN theo cách thức trao đổi và cung cấp thông tin/yêu cầu để có các cơ sở ban đầu khi thực hiện giám sát.
Việc thực hiện giám sát theo kế hoạch có thể được thực hiện trong thời gian ngắn hoặc trong cả năm do kế hoạch xây dựng ban đầu và sử dụng phương thức giám sát trực tiếp/gián tiếp/trước/trong/sau song cần thiết phản ánh được các vấn đề cơ bản mà yêu cầu của kế hoạch giám sát đã đề ra.
Hiện nay, Bộ Xây dựng mới chỉ dừng lại chủ yếu ở việc tổng hợp kết quả giám sát của các Tổng công ty trình lên theo định kỳ 6 tháng/1 năm do
các chuyên viên, phòng ban trong Vụ KHTC, Vụ QLDN thực hiện theo dõi mà chưa có những cuộc giám sát mang tính chuyên sâu; việc thực hiện lồng ghép đan xen nhiệm vụ quản lý và giám sát trong các khâu như thẩm định kế hoạch hàng năm, thẩm định kế hoạch đầu tư vốn, kế hoạch huy động vốn... hay các hoạt động lên quan đến sử dụng nguồn lực vốn và tài sản nhà nước tại doanh nghiệp do các Tổng công ty trình lên được coi như là giám sát tài chính trước.
Cụ thể hóa công tác giám sát thông qua nhiệm vụ của từng cá nhân tại Bộ Xây dựng cũng là cách thức quản lý theo phương thức “chuyên quản”, các ý kiến của cá nhân phụ trách/theo dõi đến đối tượng nào sẽ được xem là cơ sở để Vụ KHTC, Vụ QLDN xem xét đánh giá hoặc có những biện pháp quản lý phù hợp hơn đối với các doanh nghiệp trong quá trình sử dụng vốn.
Kết nối với doanh nghiệp để xem xét đến công tác tài chính của doanh nghiệp là các chuyên viên/vụ KHTC và vụ QLDN với người đại diện vốn tại doanh nghiệp (hội đồng thành viên, kiểm soát viên) trong một số trường hợp cũng có thể xảy ra tình trạng bỏ sót nguy cơ hoặc cố ý không xác định đúng thực trạng tài chính của doanh nghiệp, chính vì vậy việc gắn trách nhiệm với phân công/phân nhiệm rõ ràng cũng là cơ sở để đánh giá công chức cán bộ làm nhiệm vụ giám sát tài chính tại Bộ đồng thời quy trách nhiệm trong trường hợp xảy ra thất thoát vốn nhà nước.
3.2.2.2. Tổ chức thẩm định Báo cáo đánh giá tình hình tài chính để lập Báo cáo giám sát tài chính đối với doanh nghiệp nhằm đưa ra nhận định về mức độ an toàn tài chính và các kiến nghị đối với từng doanh nghiệp trong đó có kiến nghị về giám sát tài chính đặc biệt (nếu có).
Căn cứ vào kết quả giám sát tài chính của các Tổng công ty và các quy định về quản lý tài chính, đánh giá thực trạng tài chính theo các mức độ: đảm bảo an toàn, có dấu hiệu mất an toàn; hiệu quả sử dụng vốn trên các khía cạnh như sau:
- Việc quản lý và sử dụng vốn, tài sản nhà nước tại doanh nghiệp: Cụ thể là hoạt động đầu tư tài sản bao gồm danh mục dự án đầu tư, nguồn vốn huy động gắn với dự án đầu tư; việc huy động vốn và sử dụng vốn huy động cho hoạt động của doanh nghiệp (vay, phát hành trái phiêu, cổ phiếu); hoạt động đầu tư vốn ra ngoài doanh nghiệp bao gồm đầu tư trong nước, đầu tư ra nước ngoài, đầu tư vào các lĩnh vực tài chính, ngân hàng, bất động sản, chứng khoán (nếu có), hiệu quả đầu tư vốn ra ngoài doanh nghiệp; việc quản lý tài sản, công nợ phải thu, phải trả, khả năng thanh toán nợ của doanh nghiệp, hệ số nợ phải trả trên vốn chủ sở hữu
- Giám sát bảo toàn và phát triển vốn của doanh nghiệp: Thông qua các chỉ tiêu tài chính cơ bản, các hệ số hiệu quả để kiểm tra dòng vốn bỏ ra bị thâm hụt hay sinh lợi làm cơ sở cho việc đưa ra ý kiến cảnh báo hoặc khuyến nghị cách thức để tăng hiệu quả sử dụng vốn
- Giám sát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp: Đó là hoạt động sản xuất, tiêu thu, tồn kho sản phẩm; doanh thu hoạt động kinh doanh, dịch vụ; doanh thu hoạt động tài chính và thu nhập khác; Kết quả hoạt động kinh doanh, tỷ suất lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu (ROE) và tỷ suất lợi nhuận trên tổng tài sản (ROA); Phân tích về lưu chuyển tiền tệ của doanh nghiệp; việc thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước và việc phân phối lợi nhuận, trích lập và sử dụng các quỹ
- Việc thực hiện các chế độ, chính sách đối với người lao động trong doanh nghiệp trong đó có các nội dung về chi phí tiền lương, thu nhập của người lao động, người quản lý điều hành doanh nghiệp.
Thông thường, Báo cáo giám sát tài chính tại đơn vị gửi lên cũng phải thể hiện đầy đủ các thông tin theo quy định song với tư cách là người đại diện chủ sở hữu, Bộ Xây dựng có trách nhiệm thẩm tra và đưa ra các đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp làm cơ sở xếp loại doanh nghiệp (theo mức A/B hoặc C).
Việc thẩm định báo cáo tài chính của doanh nghiệp thông qua những tiêu thức cơ bản trong công tác tài chính doanh nghiệp hoặc cũng có thể bổ sung những chỉ số phụ để đảm bảo xác định được một cách chính xác nhất thực trạng tài chính của doanh nghiệp đó. Trong giai đoạn 2014-2018, Bộ cũng đã xem xét đến tính đặc thù từng doanh nghiệp trong hoạt động sản xuất kinh doanh có ảnh hưởng đến kết quả hoạt động trong năm hoặc trong cả giai đoạn làm cơ sở đưa ra ý kiến để người đại diện vốn thực hiện nhằm đảm bảo cho công tác tài chính không bị ảnh hưởng xấu. Đối với từng lĩnh vực đặc thù trong ngành lại có những tiêu chí được xem xét thêm như:
(1) Hoạt động kinh doanh Bất động sản cần xem xét đến khoản doanh thu chưa thực hiện tương ứng với lượng hàng tồn kho sẽ ảnh hưởng đến chỉ tiêu chí vòng quay vốn, ảnh hưởng đến lợi nhuận của năm bán hàng mà không phải là năm thực hiện bàn giao sản phẩm;
(2) Hoạt động sản xuất vật liệu xây dựng: Cần xem xét đến lượng nguyên vật liệu đầu vào tồn kho ảnh hưởng đến kết quả thu hồi vốn
(3) Hoạt động xây lắp: Cần xem xét đến công nợ tồn đọng do các dự án thực hiện trong thời gian quá dài không thu hồi được vốn do không thanh toán được với chủ đầu tư, ảnh hưởng đến chỉ tiêu khả năng thanh toán do công nợ tồn đọng.
...
Bộ Xây dựng thực hiện phản hồi bằng văn bản về kết quả giám sát định kỳ đối với các Tổng công ty trên cơ sở phân tích các thông tin thu thập được cung cấp và các giải trình chi tiết của các Tổng công ty về các ý kiến đánh giá của Bộ Xây dựng tới các bên liên quan. Các nhận định và đánh giá của Bộ Xây dựng và Bộ Tài chính cần được bàn bạc thống nhất với các Tổng công ty – đối tượng giám sát. Trường hợp có mâu thuẫn không thể thống nhất phải báo cáo Thủ tướng Chính phủ xem xét quyết định.
Bộ Xây dựng cũng phải cho phép các Tổng công ty tự đánh giá và giải trình về hiệu quả kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp cũng như đưa ra các kế hoạch hành động cụ thể để giải quyết các vướng mắc trong kỳ giám sát.
Ngoài ra, Bộ cũng phải chỉ đạo Các Tổng công ty lập Báo cáo đánh giá tình hình tài chính của công ty gửi Bộ. Các Tổng công ty căn cứ Hướng dẫn tại Thông tư 158 để thực hiện việc lập Báo cáo giám sát tình hình tài chính của đơn vị mình gồm kết quả 6 tháng và cả năm và gửi cho cơ quan chủ quản là Bộ Xây dựng (qua Vụ Kế hoạch – Tài chính). Đối với báo cáo 6 tháng gửi trước ngày 31/7 hàng năm, báo cáo cả năm gửi trước ngày 31/5 của năm sau.
Kết quả trên thực tế, năm 2016 có 9/9 Tổng công ty đã lập và gửi Bộ Xây dựng Báo cáo giám sát tài chính hàng năm, đồng thời gửi báo cáo tài chính công ty mẹ, hợp nhất 6 tháng và cả năm đã được kiểm toán. Tuy nhiên, Báo cáo giám sát tài chính của các Tổng công ty chưa nêu được các hạn chế tồn tại theo thực chất mà các chỉ số giám sát tự đánh giá còn xác định ở ngưỡng an toàn là bảo toàn được vốn, đảm bảo hiệu quả sử dụng vốn.
Việc thực hiện giám sát tài chính của Bộ đối với các doanh nghiệp cũng được thực hiện trên cơ sở kết quả giám sát tài chính tại từng doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp mà hệ thông kiểm soát tốt thì công tác giám sát tài chính cũng sẽ hiệu quả hay ngược lại, theo đó Bộ cũng sẽ điều chỉnh cách thức giám sát với từng đối tượng một cách phù hợp.
Công tác giám sát tài chính tại Tổng công ty được thực hiện chủ yếu theo trách nhiệm của HĐTV, Kiểm soát viên thông qua các nội dung sau:
- Xây dựng văn bản, các quy chế quản lý điều hành nội bộ
Cơ sở để thực hiện các hoạt động giám sát nói chung và giám sát tài chính nói riêng trong doanh nghiệp cần một khung khổ pháp lý và từ khung pháp lý quản trị đó để vận hành doanh nghiệp. Cụ thể hóa khuôn khổ pháp lý đó là hệ thống văn bản điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các điều lệ,
quy định, quy chế cho tổng thể doanh nghiệp hoặc từng phòng ban, từng bộ phận, trong trường hợp cụ thể có thể đến từng cá nhân như kế toán trưởng, giám đốc hoặc chủ tịch HĐTV.
Các Tổng công ty sẽ xây dựng và trình Bộ ban hành các văn bản cơ sở quản lý như: Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty trong đó quy định rõ quyền hạn, trách nhiệm, phân quyền và mối quan hệ giữa Kiểm soát viên, HĐTV và người đại diện vốn góp của Tổng công ty tại các công ty con, công ty liên kết; quy chế hoạt động riêng cho Kiểm soát viên và quy chế quản lý người đại diện phần vốn nhà nước đầu tư vào doanh nghiệp khác của Tổng công ty.
Trên cơ sở đó, Tổng công ty sẽ trình HĐTV ban hành hệ thống văn bản sử dụng trong công tác giám sát tài chính như: Quy chế quản lý tài chính; quy chế hoạt động của người đại diện theo ủy quyền đối với phần vốn Tổng công ty đầu tư tại doanh nghiệp khác; quy chế đánh giá người đại diện theo ủy quyền đối với phần vốn của Tổng công ty đầu tư vào doanh nghiệp khác; quy chế quản lý nợ của Tổng công ty; quy trình lập kế hoạch, ngân sách và dự báo; quy trình quản lý hiệu quả hoạt động; quy trình quản lý rủi ro tài chính.
Xây dựng hệ thống giám sát tài chính nội bộ cho toàn Tổng công ty (gồm nội dung giám sát, phương thức giám sát và mẫu biểu giám sát).
- Phân công, phân cấp và phối hợp trong quá trình giám sát:
Các Tổng công ty thực hiện công tác phân công, phân cấp và phối hợp trong quá trình giám sát theo Điều lệ công ty, các văn bản quản lý điều hành nội bộ, các quy định hiện hành của nhà nước, cụ thể:
+ Các thành viên HĐTV là đại diện chủ sở hữu trực tiếp tại Tổng công ty, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu nhà nước tại Tổng công ty, tại các công ty và Tổng công ty nẵm giữ 100% vốn điều lệ và chủ sở hữu đối với phần vốn góp của Tổng công ty tại các doanh nghiệp khác.
+ Các Kiểm soát viên được Bộ Xây dựng bổ nhiệm theo quy định gồm Kiểm soát viên chuyên trách và kiểm soát viên kiêm nhiệm (số lượng tại từng công ty phụ thuộc vào quy mô vốn, ngành hoặc lĩnh vực sản xuất kinh doanh). Các kiểm soát viên thực hiện đầy đủ các chức trách, nhiệm vụ theo Quy chế hoạt động của kiểm soát viên và kế hoạch kiểm soát viên hàng năm được duyệt.
+ Các Tổng công ty thực hiện lập, phê duyệt Quy chế hoạt động của Kiểm soát viên tại Công ty con 100% vốn, quy chế hoạt động của người đại diện phần vốn tại các công ty có phần vốn góp của Tổng công ty.
Tại điều lệ tổ chức hoạt động của Tổng công ty, quy chế tổ chức hoạt động của HĐTV, Kiểm soát viên, người đại diện phần vốn tại các công ty có vốn góp của Tổng công ty phải quy định cơ bản trách nhiệm, quyền hạn, nghĩa vụ và cơ chế phối hợp, phân cấp trong hoạt động giám sát tài chính theo quy định hiện hành.
- Lập kế hoạch giám sát và tổ chức công tác giám sát:
Các Tổng công ty sẽ phải xây dựng kế hoạch giám sát và tổ chức thực hiện công tác giám sát tài chính tại Công ty mẹ và tại các công ty có phần vốn góp của Công ty mẹ đảm bảo tuân thủ theo các quy định hiện hành.
Kế hoạch giám sát có thể xây dựng cho cả giai đoạn, cho từng thời kỳ nhất định theo yêu cầu quản lý song bắt buộc đối với việc thực hiện từng năm; kế hoạch giám sát tài chính được thực hiện trên cơ sở kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong năm, bám sát các mục tiêu của đơn vị đề ra và gắn với kế hoạch hành động của từng thành viên/chủ tịch HĐTV được giao trách nhiệm quản lý vốn nhà nước tại doanh nghiệp.
Trong Kế hoạch giám sát tài chính sẽ trình bày cụ thể cách thức tổ chức thực hiện công tác giám sát tài cính tại công ty mẹ và tại các công ty có phần vốn góp của công ty mẹ; thực hiện giám sát tài chính trực tiếp hay gián tiếp; giám sát trước, trong hay sau v.v….
Sau khi được Bộ Xây dựng chấp thuận về nguyên tắc các chỉ tiêu chủ yếu của kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu tư phát triển của các Tổng công ty (kế hoạch này có thể cho từng năm và cho cả giai đoạn); giao nhiệm vụ cho HĐTV các Tổng công ty TNHH 1 TV và Người đại diện theo ủy quyền đối với phần vốn nhà nước tại các doanh nghiệp cổ phần do nhà nước chi phối xem xét và quyết định phê duyệt kế hoạch điều chỉnh sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu tư phát triển 5 năm của doanh nghiệp theo đúng thẩm quyền và tổ chức triển khai kế hoạch, đảm bảo đúng quy định của pháp luật hiện hành, báo cáo kịp thời Bộ Xây dựng tình hình thực hiện.
Trong trường hợp, các công ty có vốn đầu tư của Tổng công ty thuộc đối tượng phải áp dụng biện pháp giám sát tài chính đặc biệt theo quy định, Tổng công ty phải ban hành quyết định giám sát tài chính đặc biệt và phải thực hiện các thủ tục giám sát đặc biệt theo quy định.
- Tổng hợp và lập báo cáo giám sát tài chính của Tổng công ty
Lập và gửi Vụ Kế hoạch tài chính tại Bộ Xây dựng. Việc đánh giá của Bộ Xây dựng đối với các Tổng công ty theo quy định hiện hành và văn bản có liên quan do Bộ Xây dựng ban hành.
Báo cáo đánh giá tình hình tài chính phải phân tích, đánh giá thực trạng và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp theo 04 nội dung giám sát.
Thời điểm nộp Báo cáo đánh giá tình hình tài chính của cả năm là trước 31/3 năm sau.
3.2.3. Tổng hợp Báo cáo kết quả giám sát tài chính gửi Bộ Tài chính