Quá trình sử dụng vốn nhà nước tại doanh nghiệp do Nhà nước làm chủ sở hữu diễn ra trên tất cả các hoạt động tài chính doanh nghiệp do vậy công tác giám sát tài chính cũng được thực hiện trên tất cả các khía cạnh như việc quản lý, sử dụng vốn và tài sản nhà nước tại doanh nghiệp; việc bảo toàn và phát triển vốn của doanh nghiệp; hoạt động kinh doanh và việc thực hiện các chế độ, chính sách đối với người lao động và người quản lý điều hành doanh nghiệp. Cụ thể:
- Giám sát việc quản lý, sử dụng vốn và tài sản nhà nước tại doanh nghiệp
a) Hoạt động đầu tư tài sản tại doanh nghiệp (bao gồm danh mục dự án đầu tư, nguồn vốn huy động gắn với dự án đầu tư).
b) Việc huy động vốn và sử dụng vốn huy động; phát hành trái phiếu, cổ phiếu (nếu có).
c) Hoạt động đầu tư vốn ra ngoài doanh nghiệp bao gồm đầu tư trong nước, đầu tư ra nước ngoài, đầu tư vào các lĩnh vực tài chính, ngân hàng, bất động sản, chứng khoán (nếu có); hiệu quả việc đầu tư vốn ra ngoài doanh nghiệp.
d) Việc quản lý tài sản, công nợ phải thu, công nợ phải trả, khả năng thanh toán nợ của doanh nghiệp, hệ số nợ phải trả trên vốn chủ sở hữu.
- Giám sát bảo toàn và phát triển vốn của doanh nghiệp - Giám sát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
a) Hoạt động sản xuất, tiêu thụ, tồn kho sản phẩm; doanh thu hoạt động kinh doanh, dịch vụ; doanh thu hoạt động tài chính; thu nhập khác.
b) Kết quả hoạt động kinh doanh, tỷ suất lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu (ROE), tỷ suất lợi nhuận trên tổng tài sản (ROA).
c) Phân tích về lưu chuyển tiền tệ của doanh nghiệp. d) Việc thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước. đ) Phân phối lợi nhuận, trích lập và sử dụng các quỹ.
- Giám sát việc thực hiện các chế độ, chính sách đối với người lao động trong doanh nghiệp trong đó có các nội dung về chi phí tiền lương, thu nhập của người lao động, người quản lý điều hành doanh nghiệp
Theo đó, Chủ sở hữu vốn cũng thực hiện các nội dung cho hoạt động giám sát tài chính để thể hiện vai trò và chức năng của mình nhằm đáp ứng tốt nhất hiệu quả công tác quản lý vốn.
1.2.2.1. Chủ sở hữu lập và chỉ đạo thực hiện kế hoạch giám sát tài chính
Đối với tư cách là chủ thể quản lý, định kỳ hàng năm (6 tháng) Chủ sở hữu xây dựng KHGS các doanh nghiệp trực thuộc. KHGS cần nêu cụ thể về nội dung giám sát, hình thức giám sát, thời gian giám sát, đơn vị thực hiện giám sát, nguồn lực và ngân sách dự kiến…
Trên phạm vi nghiên cứu của luận văn, chủ thể quản lý là Bộ Xây dựng và khách thể quản lý là các doanh nghiệp do Bộ Xây dựng làm chủ sở hữu. Do vậy, sẽ tập trung vào các hoạt động giám sát tài chính của Bộ Xây dựng mà không xem xét đến hoạt động giám sát của doanh nghiệp
Chủ sở hữu chủ động trao đổi với các bên liên quan về các vướng mắc liên quan đến các nội dung của KHGS để đi đến thống nhất với hình thức trực
tiếp hoặc gián tiếp, trên cơ sở đó, các bên thực hiện điều chỉnh, cập nhật KHGS cho phù hợp với các ý kiến đã được thống nhất.
Chủ sở hữu tổng hợp KHGS tổng thể và cung cấp bản cuối cùng cho các bên liên quan để cùng thực hiện giám sát theo đúng tiến độ và kế hoạch đề ra, trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh các điều chỉnh so với KHGS ban đầu, các bên cần cùng nhau thảo luận và thống nhất điều chỉnh tương ứng.
KHGS cần đảm bảo đầy đủ các nội dung về đối tượng và mục tiêu giám sát, nội dung giám sát, các yêu cầu về nguồn lực từ các bên liên quan từ Chủ sở hữu, Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Lao động, thương binh xã hội, Bộ Nội vụ…
Một khi KHGS đã được thống nhất và ban hành, các bên cần phải tuân thủ quy trình triển khai vì việc chậm trễ hoặc sai sót tại một bên có thể ảnh hưởng tới các bên còn lại và tới toàn bộ hiệu quả và tiến độ thực hiện.
Đặt trong mối quan hệ với các cơ quan quản lý đồng cấp, hàng năm, cơ quan Chủ sở hữu chủ động lập Kế hoạch giám sát tài chính doanh nghiệp (bao gồm kế hoạch kiểm tra, thanh tra) gửi cơ quan quản lý tài chính đồng cấp (Bộ Tài chính) và Thanh tra chính phủ. Riêng kế hoạch thanh tra doanh nghiệp, phải phù hợp và thống nhất với kế hoạch cơ quan Thanh tra chính phủ.
Bộ Tài chính phối hợp với bộ quản lý ngành lập KHGS và thực hiện giám sát các doanh nghiệp trực thuộc, giám sát theo chuyên đề đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh các mặt hàng, sản phẩm thiết yếu cho xã hội và các doanh nghiệp trong diện giám sát đặc biệt.
Việc xây dựng, phê duyệt KHGS, kiểm tra, thanh tra doanh nghiệp hàng năm .v.v… cần được gửi cho cơ quan quản lý tổng hợp (như Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và đầu tư, Thanh tra Chính phủ) và các Bộ, ngành, cơ quan Nhà nước có liên quan để lấy ý kiến và sau khi phê duyệt để phối hợp thực hiện.
giám sát doanh nghiệp, Chủ sở hữu cần chủ động làm việc với các bên liên quan để cùng thực hiện giám sát cụ thể trong công tác lập kế hoạch, thực hiện, trao đổi, đánh giá, kết luận, xếp loại, khen thưởng và kỷ luật doanh nghiệp. Việc này muốn làm được cần phải thông qua một cơ chế phối hợp đồng bộ, thống nhất, bài bản, phù hợp và khả thi và cơ chế này chỉ có thể được hình thành khi các bên cùng nhất trí triển khai.
Chủ sở hữu sẽ áp dụng các hình thức như phát hành công văn, hướng dẫn hoặc các quy định mang tính bắt buộc đối với việc doanh nghiệp phải thực hiện các quy trình và nội dung của giám sát tài chính.
Trong chỉ đạo của chủ sở hữu, cần tạo sự chủ động cho đối tượng giám sát thông qua việc giao kế hoạch, mục tiêu và các chỉ tiêu phải hoàn thành của hoạt động sản xuất kinh doanh trong từng thời kỳ, từng năm; giao quyền và gắn trách nhiệm của người đại diện vốn nhà nước đối với công tác giám sát tài chính; thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất .v.v…
Về phía đơn vị chủ trì, Chủ sở hữu sẽ thông qua các chức năng, nhiệm vụ của các đầu mối giám sát để giao nhiệm vụ cho từng bộ phận, cá nhân có liên quan làm cơ sở đôn đốc kết quả thực hiện giám sát đột xuất và định kỳ.
Đối với các đầu mối giám sát tại doanh nghiệp (HĐTV, kiểm soát viên), Chủ sở hữu trên cơ sở giao quyền và trách nhiệm quản lý vốn nhà nước để các chủ thể này thực hiện nhiệm vụ đồng thời gắn
1.2.2.2. Thực hiện giám sát tài chính theo kế hoạch
Trên cơ sở KHGS đã thống nhất, Chủ sở hữu phối hợp với các bên liên quan để triển khai thực hiện. Chủ sở hữu tiến hành các công việc sau:
+ Xây dựng quy trình giám sát liên tục:
Chủ sở hữu xây dựng quy trình giám sát liên tục, quy định rõ các công việc cần thực hiện; cơ chế phối hợp và báo cáo trong nội bộ Chủ sở hữu và giữa Chủ sở hữu doanh nghiệp và các bên liên quan.
phận và cá nhân thuộc Chủ sở hữu.
+ Xây dựng hệ thống thu thập thông tin trực tiếp từ doanh nghiệp
Để thực hiện giám sát liên tục, Chủ sở hữu cần thu thập thông tin từ phía doanh nghiệp định kỳ và khi có yêu cầu. Để đảm bảo hiệu quả và kịp thời trong công tác giám sát, Chủ sở hữu có thể cân nhắc xây dựng hệ thống CNTT giúp thu thập thông tin trực tiếp từ doanh nghiệp. Hệ thống này cũng có thể hỗ trợ các phân tích cơ bản dựa trên thông tin thu thập được về hiệu quả kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp cũng như tổng hợp kết quả giám sát doanh nghiệp.
+ Thu thập thông tin về doanh nghiệp
Tùy theo từng doanh nghiệp, Chủ sở hữu thu thập các báo cáo hàng năm, 6 tháng, hàng quý, hoặc thường xuyên hơn để phục vụ giám sát.
Để thu thập thông tin, Chủ sở hữu có thể sử dụng nhiều kênh thông tin khác nhau hoặc Chủ sở hữu có thể sử dụng Kiểm soát viên chuyên ngành. Để đảm bảo tính khả thi của kênh này, Chủ sở hữu cần quy định cụ thể quyền hạn, khả năng tiếp cận thông tin, chức năng, nhiệm vụ, kênh báo cáo, mẫu báo cáo cho Kiểm soát viên.
Chủ sở hữu tiến hành thu thập cá thông tin liên quan đến:
* Báo cáo thông tin phục vụ giám sát do Cơ quan quản lý tài chính và/hoặc Chủ sở hữu quy định và yêu cầu doanh nghiệp chuẩn bị;
* Báo cáo đánh giá hiệu quả và xếp loại doanh nghiệp do Cơ quan quản lý tài chính và/hoặc Chủ sở hữu quy định và yêu cầu doanh nghiệp chuẩn bị;
* Báo cáo tình hình quản trị của doanh nghiệp;
* Báo cáo Kết quả công tác giám sát tài chính nội bộ của doanh nghiệp theo yêu cầu của Chủ sở hữu;
* Các báo cáo khác của Kiểm soát viên chuyên ngành, kiểm soát viên tài chính;
* Báo cáo kết quả thực hiện các khuyến nghị và chỉ đạo của Chủ sở hữu; * Giải trình của doanh nghiệp đối với các chỉ tiêu đánh giá đã đạt được, chưa đạt được, nguyên nhân và kế hoạch hành động cụ thể, v.v….
Trong khi các báo cáo do doanh nghiệp nộp tại thời điểm cuối năm thường chính xác, toàn diện và được kiểm toán (đối với báo cáo tài chính), hầu hết các thông tin thu thập được trong năm được chiết xuất từ hệ thống quản lý doanh nghiệp, Chủ sở hữu cần chấp nhận mức độ tương đối về tính toàn diện cũng như chính xác của thông tin nhận được để đưa ra những nhận định chung về hiệu quả kinh doanh và tình hình tài chính doanh nghiệp.
Để khắc phục, Chủ sở hữu cần yêu cầu doanh nghiệp duy trì một hệ thống báo cáo thông tin quản trị và giám sát tài chính nội bộ hiệu quả, được kiểm chứng. Chủ sở hữu cũng cần cân nhắc yêu cầu doanh nghiệp báo cáo về hiệu quả của hệ thống báo cáo thông tin quản trị và giám sát tài chính nội bộ định kỳ 6 tháng và hàng năm.
+ Rà soát liên tục hiệu quả kinh doanh và tình hình tài chính doanh nghiệp Dựa trên thông tin thu thập được, Chủ sở hữu tiến hành đánh giá tình hình hoạt động và tài chính của doanh nghiệp trong mối tương quan với kế hoạch, với các doanh nghiệp tương tự trong ngành, với các diễn biến trong nội tại doanh nghiệp và tình hình kinh tế, chính trị, xã hội trong và ngoài nước. Trên cơ sở đó, Chủ sở hữu đưa ra nhận định về thực trạng tài chính của doanh nghiệp theo các mức độ: đảm bảo an toán, có dấu hiệu mất an toàn, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, hoàn thành nhiệm vụ hay không hoàn thành nhiệm vụ.
Đối với doanh nghiệp có dấu hiệu mất an toàn về tài chính, Chủ sở hữu thực hiện chế độ giám sát đặc biệt, đồng thời có biện pháp chấn chỉnh, xử lý kịp thời các vấn đề liên quan.
+ Thu thập các thông tin bổ sung khác
Chủ sở hữu cân nhắc thu thập các thông tin bổ sung từ các nguồn khác như báo chí, Kiểm toán nhà nước, Thanh tra nhà nước, bảng xếp hạng trong
ngành/lĩnh vực, báo cáo phân tích ngành v.v… để phục vụ giám sát.
Việc phối hợp với các bên liên quan khác cần tuân thủ theo quy định hiện hành.
+ Thuê tư vấn hỗ trợ đánh giá doanh nghiệp
Chủ sở hữu có thể thuê tổ chức dịch vụ tư vấn tài chính, kế toán, kiểm toán độc lập thực hiện việc soát xét số liệu, hoạt động tài chính doanh nghiệp để có cơ sở đưa ra đánh giá và nhận xét.
Công tác thuê tư vấn phục vụ mục đích giám sát của Chủ sở hữu cân tuân thủ các quy định liên quan về đấu thầu và mua sắm dịch vụ trong các văn bản liên quan.
+ Tọa đàm/thảo luận trực tiếp với doanh nghiệp
Bên cạnh việc thu thập thông tin qua các kênh báo cáo, Chủ sở hữu tổ chức các cuộc tọa đàm, trao đổi trực tiếp giữa Chủ sở hữu và lãnh đạo từng doanh nghiệp nhằm nắm bắt về tiến trình thực hiện các mục tiêu đề ra, các kết quả đã đạt được và các vướng mắc cần tháo gỡ.
Các cuộc trao đổi cần được thực hiện theo những nguyên tắc ngắn gọn, có mục tiêu rõ ràng và chương trình làm việc cụ thể, đảm bảo công khai, minh bạch và hợp lý, tránh gây gián đoạn cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Lập báo cáo giám sát và hồ sơ theo dõi doanh nghiệp
Chủ sở hữu thực hiện báo cáo về kết quả giám sát doanh nghiệp một cách định kỳ và khi có yêu cầu. Chủ sở hữu quy định cụ thể nội dung, mẫu biểu và tần suất báo cáo để các cán bộ giám sát có cơ sơ thực hiện.
Ngoài các báo cáo, Chủ sở hữu yêu cầu các cán bộ giám sát thiết lập và duy trì hồ sơ theo dõi cho từng doanh nghiệp trong đó ghi chép các thông tin cơ bản về doanh nghiệp, các báo cáo giám sát và kết quả giám sát, các giấy tờ làm việc trong quá trình giám sát, các công văn trao đổi giữa Chủ sở hữu và doanh nghiệp và các bên liên quan về các vấn đề cụ thể của doanh nghiệp, các
lưu ý về hoạt động của doanh nghiệp, tình hình thực hiện khuyến nghị cua doanh nghiệp .v.v… Chủ sở hữu quy định cụ thể về cấu trúc, cách lưu giữ hồ sơ theo dõi để các cán bộ giám sát thực hiện.
+ Đưa ra chỉ đạo/cảnh báo đồng thời điều chỉnh KHGS phù hợp với yêu cầu giám sát đối với từng doanh nghiệp
Chủ sở hữu dựa trên kết quả đánh giá và rà soát tình hình của doanh nghiệp, đưa ra các khuyến nghị, chỉ đạo, cảnh báo kịp thời cho doanh nghiệp như đề nghị doanh nghiệp chỉnh sửa kế hoạch sản xuất kinh doanh nhằm phản ánh đúng các thay đổi của môi trường xung quanh cũng như thực tế hoạt động của doanh nghiệp, yêu cầu doanh nghiệp đưa ra phương án xử lý và/hoặc tăng tần số báo cáo cho một/một số vấn đề cụ thế .v.v…
Trong trường hợp Chủ sở hữu phát hiện hiệu quả hoạt động và tình hình tài chính suy giảm nghiêm trọng, có dấu hiệu hoạt động kèm hiệu quả và có khả năng mất an toàn về tài chính, tùy thuộc vào mức độ trọng yếu của các phát hiện, Chủ sở hữu cân nhắc các hình thức xử lý đối với doanh nghiệp, bao gồm nhưng không giới hạn ở các hình thức sau:
- Nhắc nhở lãnh đạo doanh nghiệp và khuyến nghị các biện pháp xử lý giám sát tình hình tiếp thu và thực hiện khuyến nghị của doanh nghiệp.
- Đồng thời, Chủ sở hữu sẽ tăng tần suất giám sát gián tiếp thông qua việc yêu cầu doanh nghiệp và/hoặc kiểm soát viên báo cáo nhiều hơn .v.v… hoặc lập KHGS đặc biệt đối với doanh nghiệp đó.
Tùy theo tiến độ thực hiện và các vấn đề phát sinh, Chủ sở hữu và doanh nghiệp xem xét và điều chỉnh KHGS để phù hợp với tính hình thực tế.
+ Tiếp tục giám sát doanh nghiệp trên cơ sở liên tục
Chủ sở hữu, dựa trên kế hoạch hành động, tiếp tục giám sát doanh nghiệp trên cơ sở liên tục
Trong công tác thực hiện và tổng hợp kết quả giám sát, Chủ sở hữu cần chủ động phối hợp chặt chẽ với các bên liên quan để có những ý kiến phân
tích chuyên môn và những đánh giá phù hợp với doanh nghiệp.
Chủ sở hữu cần đảm bảo thống nhất đầu mối trao đổi thông tin và chỉ