7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.1. Tổng quan về cơng tác lập dự tốn hoạt độ ng tại cơng ty
a. Phân cấp lập dự tốn hoạt động tại Cơng ty Những đặc điểm về hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc điểm về sản Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế tốn chi tiết Sổ quỹ CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổđăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái hBợảp chi ting tổng ết Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chứng
phẩm, đặc điểm về tổ chức sản xuất và quản lý của ngành xây dựng phần nào
đã chi phối cơng tác kế tốn cũng như cơng tác lập dự tốn trong các doanh nghiệp xây dựng, chính vì vậy mà nĩ đã tạo ra những sự khác biệt nhất định.
Hiện nay, cơng ty chưa thực hiện phân cấp cho các đơn vị trực thuộc tự
lập kế hoạch hoạt động tại đơn vị mình. Kế hoạch chi phí thi cơng các đội thi cơng xây lắp dựa vào dự tốn chi phí thi cơng trong hợp đồng giao khốn, các
đội sản xuất khơng lập kế hoạch sản xuất, các đơn vị trực thuộc chưa tổ chức cơng tác lập kế hoạch để mà chỉ phối hợp cùng phịng kế hoạch đầu tư để lập kế hoạch chung tồn Cơng ty.
Hàng năm, căn cứ vào báo cáo tổng kết thực hiện kế hoạch sản lượng của năm trước, theo dõi thực hiện kế hoạch của các đơn vị trực thuộc, kết quả
phân tích hoạt động kinh doanh và các chỉ tiêu phát triển, phịng kế hoạch đầu tư kết hợp với các bộ phận cĩ liên quan tiến hành lập kế hoạch sản lượng năm của Cơng ty. Việc lập dự tốn được Cơng ty lập vào cuối quý IV năm hiện tại. Dựa vào chỉ tiêu kế hoạch sản lượng năm của cơng ty và năng lực của mỗi
đội, phịng kế hoạch - kỹ thuật lập kế hoạch sản lượng thực hiện năm giao cho mỗi đơn vị trực thuộc. Sau đĩ phịng kế hoạch - kỹ thuật hồn chỉnh và trình Tổng Giám đốc xem xét, phê duyệt.
Ban Giám đốc Cơng ty chịu trách nhiệm đưa ra các chỉ tiêu kế hoạch về
doanh thu, lợi nhuận, đầu tư. Kế hoạch năm báo cáo trình bày trước ðại hội
đồng cổđơng thường niên và Hội nghị người lao động
Sau khi ký hợp đồng với chủ đầu tư. Căn cứ vào tính chất, đặc điểm từng loại cơng trình, từng loại cơng việc, tùy theo năng lực thi cơng của mỗi
đơn vị trực thuộc và bảng tổng dự tốn xây lắp cơng trình, phịng kế hoạch
đầu tư sẽ lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch cung cấp vật tư… và thực hiện giao khốn các cơng trình, hạng mục cơng trình, dự án lại cho các đội thơng qua hợp đồng giao khốn nội bộ.
thể mà bộ phận kỹ thuật tính ra các cơng tác. Căn cứ bảng tiên lượng để xác
định giá trị dự tốn xây lắp và dự tính nhu cầu sử dụng vật tư, nhân lực, xe máy thiết bị cho thi cơng cơng trình, hạng mục cơng trình.
b. Cơng tác lập dự tốn đấu thầu và xác định giá dự thấu
ðấu thầu thi cơng xây lắp là phương thức cạnh tranh được áp dụng rộng rãi đối với các dự án đầu tư trong lĩnh vực xây dựng cơ bản. Do đặc
điểm của quá trình sản xuất và đặc điểm của quá trình xây dựng nên mỗi cơng trình cĩ những chi phí xây dựng riêng được xác định theo quy mơ đặc điểm, tính chất kỹ thuật và yêu cầu cơng nghệ của quá trình xây dựng.
Chi phí xây dựng cơng trình được xác định trên cơ sở khối lượng cơng việc, hệ thống định mức, chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật và các chế độ chính sách của nhà nước phù hợp với những tác động của thị trường trong từng thời kỳ
thực hiện dự án.
Tại cơng ty cổ phần vật tư và xây dựng ðắk Lắk, để tham gia đấu thầu một cơng trình, hạng mục cơng trình Cơng ty phải tiến hành lập dự tốn chi tiết (xem phụ lục 01) cho cơng trình đĩ nhằm xác định được giá dự thầu theo khả năng tổ chức quản lý và trình độ kỹ thuật thi cơng của mình. Sau khi mua
được hồ sơ mời thầu của chủđầu tư để tham gia đấu thầu. Giám đốc cơng ty giao cho phịng kế hoạch - kỹ thuật lập hồ sơ dự thầu trên cơ sở khối lượng của hồ sơ mời thầu, thiết kế do chủđầu tư cung cấp.
Hiện nay cơng ty sử dụng định mức dự tốn XDCT được ban hành theo văn bản số 1776/2007/BXD-VP ngày 16/8/2007 của Bộ xây dựng làm cơ sở
cho việc lập hồ sơ dự thầu. Cụ thể cơng tác lập hồ sơ dự thầu được tiến hành như sau:
Chi phí trực tiếp được xác định dựa trên khối lượng thi cơng, định mức tiêu hao và đơn giá hiện hành. Bộ phận lập hồ sơ dự thầu căn cứ vào bảng tiên lượng trong hồ sơ mời thầu lập bảng phân tích đơn giá chi tiết xây dựng cơng trình. Trong đĩ định mức tiêu hao được xác định trên cơ sở định mức do bộ
xây dựng ban hành và dựa trên năng lực, biện pháp thi cơng của cơng ty. ðơn giá vật liệu được lấy từ giá thị trường hoặc giá do UBND ban hành áp dụng tại thời điểm lập hồ sơ; ðơn giá nhân cơng, đơn giá ca máy cũng dựa vào đơn giá do Nhà nước quy định để tính giá nhân cơng, ca máy.
Trên cơ sở khối lượng, định mức, đơn giá, hệ số phụ cấp khu vực, hệ số điều chỉnh nhân cơng, ca máy, hệ số chi phí chung, thu nhập chịu thuế, lán trại… Phịng kế hoạch kỹ thuật tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết. Sau đĩ tiến hành lập bảng giá dự thầu.
Lập giá dự thầu cho một cơng trình xây dựng là một vấn đề quan trọng, quyết định đến sự thắng bại trong kinh doanh của Cơng ty. Vì vậy, trong quá trình lập và thuyết minh giá dự thầu, Phịng kế hoạch kỹ thuật căn cứ vào các yếu tốảnh hưởng trực tiếp trước tiên là: chi phí tối đa của cơng trình (giá trần gĩi thầu) và chi phí tối thiểu của đơn vị (giá thành thi cơng) để hình thành cơng trình. Chi phí tối thiểu của Cơng ty là chi phí được lập dựa trên cơ sở là biện pháp tổ chức thi cơng đã chọn, các định mức đơn giá nội bộ, khả năng khai thác, sử dụng hợp lý các nguồn lực của đơn vị.
Tổng hợp giá dự thầu bảng sau:
Bảng 2.1. Tổng hợp kinh phí dự thầu
STT CHI PHÍ CÁCH TÍNH KÝ HIỆU I Chi phí trực tiếp
1 Chi phí vật liệu VL 2 Chi phí nhân cơng NC 3 Chi phí máy xây dựng M 4 Chi phí trực tiếp khác 2%(VL+NC+M) T II Chi phí chung T*6% C III Thu nhập chịu thuế tính trước (T+CPC)*6% TL IV Giá trị DT xây lắp trước thuế T+CPC+TL G
V Thuế GTGT Z*10% VAT VI Giá trị dự tốn sau thuế Z+VAT Gst VII Chi phí xây dựng cơng trình
tạm đểở và điều hành thi cơng
Zst*2% LT VIII Giá tồn bộ Zst+LT Gtb
c. Vai trị và nguyên tắc lập dự tốn hoạt động tại Cơng ty
+ Vai trị lập dự tốn hoạt động tại Cơng ty:
- Tại cơng ty cổ phần và vật tư xây dựng ðắk Lắk, cơng tác lập dự tốn hoạt động cĩ vai trị vơ cùng quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Dự tốn giúp nhà quản trị truyền đạt kế hoạch và mục tiêu sản xuất kinh doanh tới từng bộ phận, phịng ban trong Cơng ty. Dự tốn giúp Cơng ty phân bổ và điều phối các nguồn lực một cách phù hợp và chủ động trong một khoảng thời gian nhất định. Các báo cáo dự tốn trở thành thước đo hữu ích giúp nhà quản trị trong việc kiểm tra và đánh giá một cách tồn diện việc thực hiện mọi hoạt động sản xuất kinh doanh tại Cơng ty
- Với tầm quan trọng của dự tốn, địi hỏi báo cáo dự tốn phải đảm bảo tính chính xác nhằm làm tiêu chuẩn, thước đo đánh giá kế hoạch thực hiện. Vì vậy, ngồi việc sử dụng thơng tin bên trong đơn vị, Cơng ty cịn thu thập các nguồn thơng tin bên ngồi thị trường để kết hợp cho cơng tác lập dự
tốn một cách phù hợp, nhanh chĩng, tiết kiệm thời gian, chi phí và cĩ tính khoa học đểđảm bảo hiệu quả hoạt động và quản lý tại Cơng ty
+ Nguyên tắc lập dự tốn hoạt động tại Cơng ty:
- Cơng tác lập dự tốn phải đưa ra các mục tiêu định lượng cần đạt
được trong năm, các mục tiêu phải rõ ràng, sát với nguồn lực của đơn vị để
các bộ phận trong tổ chức cùng thực hiện. Các chỉ tiêu sẽ là một tiêu chí để đánh giá thành tích cuối năm và cịn là chỉ tiêu đánh giá mức độ hồn thành kế hoạch trong năm
- Dự tốn được theo dõi một cách chi tiết và thường xuyên để cĩ những
điều chỉnh phù hợp với tình hình thực tế diễn ra trong năm kế hoạch vì dự
tốn chứa yếu tố khơng chắc chắn, mặt khác mơi trường kinh doanh của ngành xây dựng luơn biến động
- Thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc thực hiện dự tốn đồng thời theo dõi ngân sách hoạt động để so sánh với thực tế và điều chỉnh cho phù hợp, đảm bảo tính linh hoạt của các báo cáo dự tốn
Ngồi ra, một trong những nguyên tắc lập dự tốn tại cơng ty là các báo cáo dự tốn phải được lập chi tiết cho từng cơng tác, từng cơng trình, hạng mục cơng trình và căn cứ theo quy định hiện hành của ngành xây dựng, sát với thực tế hoạt động của đơn vị, hợp lý nhưng phải tiết kiệm thời gian và chi phí
d. Bộ phận lập dự tốn hoạt động tại Cơng ty
Bộ phận chịu trách nhiệm chính về cơng tác lập dự tốn hoạt động tại cơng ty cổ phần vật tư và xây dựng ðắk Lắk là phịng kế hoạch đầu tư. Tuy nhiên, ngồi phịng kế hoạch vật tư việc lập dự tốn hoạt động cịn được thực hiện kết hợp với các phịng ban, bộ phận liên quan như phịng kỹ thuật, phịng kế tốn, ban chỉ huy các cơng trình... Phịng kế hoạch đầu tư sẽ cĩ trách nhiệm lập và tổng hợp các báo cáo dự tốn của các bộ phận và trình ban lãnh
đạo xét duyệt. Các loại dự tốn hoạt động và các bộ phận lập dự tốn tại Cơng ty được khái quát qua bảng 2.2. Phần lớn các dự tốn hoạt động đều do phịng kế hoạch vật tư thực hiện. Tuy nhiên, dự tốn doanh thu, lợi nhuận được ban giám đốc đưa ra tại ðại hội đồng cổ đơng vào đầu mỗi niên độ. ðiều này tưởng chừng như vơ lý vì dự tốn doanh thu là chỉ tiêu quan trọng tác động tới tất cả các loại dự tốn khác, dự tốn tiêu thụ chính xác sẽ giúp cho thơng tin của dự tốn đạt hiệu quả hơn lại do ban giám đốc đưa ra chứ khơng phải do một bộ phận chức năng nào phụ trách lập. Do tính chất đặc thù của ngành xây dựng cơ bản, tính chất hàng hĩa của sản phẩm xây lắp khơng thể hiện rõ và sản phẩm xây lắp được tiêu thụ theo giá dự tốn hoặc giá thỏa thuận với chủđầu tư.
Dự tốn chi phí tài chính nên được quan tâm và thực hiện bởi phịng kế
tốn. Bởi vì phịng kế tốn cĩ chức năng thực hiện, kiểm tra, giám sát các khoản thu chi tài chính nhằm phối hợp với các phịng ban khác xây dựng các kế hoạch tài chính của Cơng ty trong từng thời kỳ.
Trên cơ sở dự tốn doanh thu, các hợp đồng trúng thầu đã ký kết, phịng kế hoạch đầu tư sẽ triển khai lập kế hoạch sản xuất xây lắp. Như vậy, ngồi trách nhiệm chính của phịng kỹ thuật đầu tư, các phịng ban khác trong Cơng ty cũng tham gia vào quá trình lập dự tốn hoạt động tại đơn vị. Nội dung cơng việc và trách nhiệm được xác định một cách cụ thể cho từng bộ
phận, cá nhân, tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác lập dự tốn và là cơ sở để
nhà quản trị đánh giá hiệu quả làm việc của từng phịng ban.
Bảng 2.2. Bảng dự tốn hoạt động và các bộ phận lập dự tốn tại Cơng ty
Loại dự tốn Bộ phận lập dự tốn Dự tốn doanh thu, lợi nhuận Ban Giám đốc Dự tốn chi phí sản xuất Phịng kế hoạch đầu tư
Dự tốn chi phí thi cơng Phịng kế hoạch đầu tư
Dự tốn cung ứng nguyên vật liệu chính Phịng kế hoạch đầu tư
Dự tốn chi phí nhân cơng Phịng kế hoạch đầu tư
Dự tốn chi phí sử dụng máy thi cơng Phịng kế hoạch đầu tư
Dự tốn chi phí sản xuất chung Phịng kế hoạch đầu tư
Dự tốn thu nhập chịu thuế tính trước, thuế
GTGT
Phịng kế hoạch đầu tư
e. Phương pháp lập dự tốn hoạt động tại Cơng ty
Hiện tại, cơng ty cổ phần và vật tư xây dựng ðắk Lắk đang lập dự tốn hoạt động theo phương pháp từ trên xuống. Hàng năm, vào khoảng giữa quý IV. Hội đồng quản trị và ban lãnh đạo cùng trưởng phịng các phịng ban cĩ
liên quan mở cuộc họp bàn về kế hoạch hoạt động trong năm tới. Hội đồng quản trị sẽ ấn định một số chỉ tiêu cơ bản như doanh thu, lợi nhuận, kế hoạch sản xuất…. Ban giám đốc cơng ty dựa trên các chỉ tiêu đĩ xem xét đưa ra mục tiêu, chiến lược cụ thể và phân cơng cho các bộ phận liên quan tiến hành xây dựng các dự tốn. Phịng kế hoạch đầu tư là bộ phận giữ nhiệm vụ chính trong cơng tác lập kế hoạch hoạt động, phịng kỹ thuật sẽ dựa vào các chỉ tiêu cấp trên giao xuống kết hợp với bảng tổng hợp dự tốn xây lắp cơng trình của các cơng trình, hạng mục cơng trình đã trúng thầu và năng lực, biện pháp thi cơng của đơn vị để lập bảng tổng hợp kinh phí xây lắp điều chỉnh cụ thể cho mỗi dự án.
Tiếp theo, phịng kế hoạch đầu tư kết hợp với phịng kỹ thuật sẽ tính tốn và lập nên bảng đơn giá chi tiết. Trên cơ sở đĩ phịng kế hoạch đầu tư sẽ
lập các loại dự tốn chi tiết của từng cơng trình, hạng mục và chi tiết tới từng mã hiệu xây lắp như nhu cầu nguyên vật liệu, nhu cầu nhân cơng, nhu cầu sử
dụng máy thi cơng… Sau khi các báo cáo dự tốn hồn thành, Phịng kế
hoạch đầu tư cĩ trách nhiệm tổng hợp tất cả các báo cáo dự tốn gửi cấp trên tham mưu và tiến hành điều chỉnh cho phù hợp. Trong quá trình thi cơng xây lắp tùy theo tình hình thực tế thi cơng và đơn giá hiện hành của các khoản mục chi phí, bộ phận kế hoạch sẽ lập bảng đơn giá chi tiết bổ sung chi tiết từng cơng trình, hạng mục, mã hiệu, mã số vật tư làm cơ sở lập các loại dự
tốn hoạt động trong đơn vị.
Ví dụ: ðơn giá chi tiết bổ sung hạng mục nền đường cơng trình đường Xã Cư Êbur, Thành phố Buơn Ma Thuột như sau:
TT Mã hiệu Thành phần hao phí ðơn vị tính ðịnh mức ðơn giá Thành tiền 1 AB.64123vd Lu nền đường K>= 0,95, máy lu bánh lốp 16T 100m2 ca 0,105 903.735 94.892 2
AB.24142vd ðào đất thừa đổ đi, máy đào bánh xích 1,6m3
100m2
ca 0,171 2.841.557 485.906 3
AB.24143vd ðào đất thừa đổ đi, máy đào bánh xích 1,6m3
100m2
ca 0,202 2.841.557 573.995
Cộng chi phí máy thi
cơng: 1.154.793
(Nguồn: số liệu Cơng ty CP VT và XD ðắk Lắk)
f. Quy trình lập dự tốn hoạt động tại Cơng ty
Thơng thường cơng tác lập dự tốn hoạt động được thực hiện vào cuối quý IV hàng năm. Sau khi cấp trên ấn định các chỉ tiêu xuống, các bộ phận cĩ