7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.3. Hồn thiện quy trình lập dự tốn
ðể cơng tác lập dự tốn đạt hiệu quả thì quy trình lập dự tốn phải khoa học. Hiện nay quy trình lập dự tốn hoạt động tại Cơng ty cịn bộc lộ nhiều hạn chế như chưa xây dựng được quy trình lập dự tốn hồn thiện, cơng tác thu thập thơng tin cịn chưa được quan tâm đúng mức, hơn nữa biểu mẫu dự
tốn cũng chưa thật sự phù hợp với đặc điểm tại đơn vị, làm giảm tính linh hoạt và hiệu quả trong việc sử dụng thơng tin dự tốn. Vì vậy, Cơng ty cần hồn thiện hơn quy trình lập dự tốn hoạt động tại đơn vị. Tại cơng ty cổ phần và vật tư xây dựng ðắk Lắk, quy trình lập dự tốn nên thực hiện theo ba giai
đoạn cụ thể như sau:
+ Giai đoạn 1: Giai đoạn chuẩn bị
Trước tiên Ban Giám đốc cần xác định rõ mục tiêu chung cho tồn Cơng ty. Hàng năm, Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc sẽ tiến hành mở cuộc họp với trưởng các phịng ban, bộ phận liên quan để thơng qua mục tiêu chung của Cơng ty trong năm tiếp theo. Thơng thường mục tiêu chung mà Cơng ty đưa ra là mức doanh thu, lợi nhuận mong muốn, kế hoạch sản xuất.
Các mục tiêu cơ bản nên kế thừa những mặt mạnh, những mặt đã làm
được của những năm trước. Cơng ty nên lập dự tốn dựa vào khối lượng cơng việc cịn lại của các hợp đồng đã được ký kết và tiến độ thi cơng của các dự
án, các dự án đã tham gia dự thầu, tìm kiếm cĩ thể ký kết hợp đồng trong năm 2015, tiếp tục tham gia đấu thầu và tìm kiếm các dự án mới cũng như năng lực, tình hình thực tế tại đơn vị, hơn nữa các mục tiêu phải được cụ thể hĩa bằng các số liệu cụ thể.
Tiếp theo, để thực hiện tốt các mục tiêu đã đề ra, ban lãnh đạo Cơng ty cần cĩ kế hoạch phân cơng nhiệm vụ cho các bộ phận, cá nhân phối hợp thực hiện cơng việc một cách chủ động và hiệu quả. Hiện nay phịng kế hoạch đầu tư chịu trách nhiệm chính trong cơng tác lập dự tốn hoạt động, khối lượng các báo cáo dự tốn hoạt động ở bộ phận này chiếm phần lớn. Tuy nhiên, phịng kế hoạch chỉ giao nhiệm vụ cho một nhân viên thực hiện. Cơng ty cần bổ sung nhân viên cĩ chuyên mơn như phịng kỹ thuật, phịng kế tốn để hỗ
trợ lập dự tốn hoạt động tại đơn vị mình.
Sau đĩ, bộ phận lập dự tốn sẽ tiến hành soạn thảo các mẫu biểu cần thiết cho cơng tác lập dự tốn hoạt động tại đơn vị, các biểu mẫu phải được thiết kế súc tích và hợp với đặc điểm của đơn vị, cung cấp đầy đủ các thơng tin cần thiết, khơng rườm rà, trùng lắp và tránh đưa ra các thơng tin khơng cần thiết.
Cuối cùng, bộ phận lập dự tốn tiến hành rà sốt lại các khâu chuẩn bị ở trên, cơng tác chuẩn bị là điều kiện cần thiết để cơng tác lập dự tốn đạt hiệu quả
+ Giai đoạn 2: Giai đoạn lập ngân sách, giai đoạn này được chia ra thành các bước cụ thể như sau:
- Bước 1: Thu thập thơng tin để thơng tin dự tốn là hữu ích và chính xác thì khâu thu thập thơng tin là điều hết sức cần thiết. ðối với hoạt động xây lắp luơn ảnh hưởng bởi mơi trường hoạt động, những thay đổi vềđơn giá,
định mức theo quy định hiện hành thì ngồi các thơng tin bên trong doanh nghiệp, thì khâu thu thập các thơng tin bên ngồi phải được quan tâm hàng
đầu
Các thơng tin bên trong doanh nghiệp như số liệu thực tế kỳ trước về
hợp dự tốn cơng trình, chính sách, mục tiêu và chiến lược phát triển của Cơng ty trong thời gian tới.
quả và chính xác hơn. Các thơng tin từ bên ngồi bao gồm: Bối cảnh nền kinh tế trong và ngồi nước, các chính sách kinh tế, xã hội của nhà nước, mức lãi suất, ưu đãi về thuế… Thêm vào đĩ là các thơng tin của các đối thủ
cạnh tranh.
- Bước 2: Lập dự tốn
Dựa trên hệ thống các biểu mẫu được xây dựng và căn cứ vào các nguồn thơng tin thu thập từ bên trong, bên ngồi, bộ phận phụ trách cơng tác lập dự tốn tiến hành lập các dự tốn hoạt động. Các mảng dự tốn khác nhau sẽ được giao cụ thể cho các cá nhân thực hiện. Các cá nhân sẽ cĩ trách nhiệm gửi báo cáo cho bộ phận chuyên trách về lập dự tốn sau khi hồn thành. Bộ
phận chuyên trách sẽ tiến hành kiểm tra, điều chỉnh và tổng hợp các báo cáo dự tốn trình cấp trên xét duyệt.
- Bước 3: Xét duyệt dự tốn
Sau khi hồn thành báo cáo dự tốn, bộ phận chuyên trách tổng hợp gửi Ban lãnh đạo Cơng ty. Ban lãnh đạo Cơng ty sẽ mở cuộc họp với trưởng các bộ phận cĩ liên quan để xem xét,đánh giá tính hợp lý của các báo cáo dự tốn. Sau khi được gĩp ý, điều chỉnh và xét duyệt, bản dự tốn sẽ trở thành dự tốn chính thức và được cơng bố cho tồn Cơng ty thực hiện.
+ Giai đoạn 3: ðiều chỉnh dự tốn
Dự tốn phải được các bộ phận lập dự tốn, các phịng ban chức năng thực hiện theo dõi thường xuyên, liên tục để so sánh giữa kết quả thực tế với các chỉ tiêu trong kế hoạch. Khi so sánh nếu cĩ chênh lệch giữa dự tốn với thực tế các bộ phận cĩ liên quan cần xem xét tìm ra nguyên nhân và đưa ra những giải pháp gĩp phần làm giảm thiểu những sai lệch cho các lần lập dự
cần tiến hành điều chỉnh kịp thời cho phù hợp với tình hình sản xuất, kinh doanh tại Cơng ty. Qua đĩ, rút kinh nghiệm để cơng tác lập dự tốn đạt hiệu
3.3 HỒN THIỆN NỘI DUNG LẬP DỰ TỐN HOẠT ðỘNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ VÀ XÂY DỰNG ðẮK LẮK