7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.2. Hồn thiện phương pháp lập dự tốn
cơng tác lập dự tốn và hiệu quả của dự tốn trong hoạch định và kiểm sốt các hoạt động của Cơng ty. Với quy mơ hoạt động vừa, ít cĩ sự phân cấp về
quản lý, đặc điểm sản xuất kinh doanh dựa trên cơng tác đấu thầu, hoạt động xây lắp ở nhiều địa bàn khác nhau…Tác giả đề xuất với Ban Giám đốc nên chuyển từ phương pháp ấn định từ trên xuống thành lập dự tốn theo phương pháp thơng tin phản hồi. Mơ hình lập dự tốn hoạt động xuất phát từ người tham gia trong các hoạt động hàng ngày của đơn vị lập dự tốn do đĩ số liệu sẽ chính xác và thực tế hơn và khi các bộ phận lập dự tốn cho bộ phận mình sẽ phát huy hết vai trị trong việc thực hiện để phấn đấu hồn thành kế hoạch
đề ra.
Khi áp dụng theo phương pháp này thì tất cả các cấp, các bộ phận, phịng ban liên quan cùng làm việc thiết lập dự tốn và phải phối hợp chặt chẽ, kịp thời và thống nhất với nhau trong cả quy trình dự tốn.
Hàng năm, vào cuối tháng 9, Ban Giám đốc sẽ đưa ra các chỉ tiêu kinh doanh dựa trên cơ sở chiến lược dài hạn, những kinh nghiệm và số liệu kinh doanh của năm trước, Ban Giám đốc sẽ họp bàn với các trưởng bộ phận cĩ liên quan về việc lập dự tốn cho năm kế hoạch. Ban Giám đốc sẽ đưa ra mục tiêu chung của Cơng ty trong năm kế hoạch, mục tiêu phải được xây dựng dựa trên tình hình thực tế tại đơn vị, mang tính phát triển và được cụ thể hĩa thành các số liệu cụ thể. Thơng qua cuộc họp, dựa trên điều kiện thực tế của từng bộ
phận, Ban giám đốc sẽ tạm thời phân phối chỉ tiêu cho các bộ phận, các bộ
phận cĩ liên quan tiến hành lập dự tốn cụ thể như sau:
Bộ phận kế hoạch với sự giúp đỡ của bộ phận kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm lập dự tốn doanh thu, lợi nhuận dựa trên số liệu thực tế năm trước, năng lực tổ chức sản xuất hiện tại của đơn vị, các hợp đồng trúng thầu đã ký hết và các thơng tin thu thập từ mơi trường bên ngồi để đưa ra số liệu về
doanh thu, lợi nhuận dự kiến. Sau khi hồn thành sẽ chuyển đến bộ phận chuyên trách lập dự tốn để xem xét.
Phịng kế hoạch đầu tư sẽ phối hợp cùng phịng kỹ thuật, phịng kế tốn và các trưởng xí nghiệp để lập các dự tốn hoạt động, xác định nhu cầu nguyên vật liệu, nhu cầu nhân cơng, nhu cầu chi phí sử dụng máy thi cơng.... Các dự tốn này sau khi hồn thành cũng được cấp trên xem xét, cân nhắc và chỉnh sửa.
Phịng kế tốn sẽ kết hợp với phịng kỹ thuật, các bộ phận sản xuất để
lập các dự tốn cịn lại như dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng, chi phí sử dụng máy thi cơng, chi phí sản xuất chung…
Việc này cĩ ưu điểm giúp nhà quản lý cấp cao thường khơng quen với những vấn đề quá chi tiết nên phải dựa vào các cấp quản lý cấp dưới để cung cấp các thơng tin chi tiết để lập dự tốn. Các số liệu dự tốn của các bộ phận riêng lẻ trong tổ chức (do quản lý cấp dưới lập) sẽ được quản lý cấp cao kết hợp lại thành một hệ thống dự tốn chính thức tại Cơng ty
Căn cứ vào các chỉ tiêu do Ban lãnh đạo đưa xuống đồng thời căn cứ
vào các điều kiện cũng như năng lực của mình, các bộ phận sẽ xem xét xem cần tăng hay giảm chỉ tiêu nào và trình lên ban lãnh đạo
Trên cơ sở các chỉ tiêu do bộ phận đề nghị, Ban lãnh đạo sẽ xem xét và
đánh giá tồn diện khả năng hoạt động và điều chính các chỉ tiêu cho hợp lý. Sau khi các thành viên đi đến thống nhất, bản dự tốn sẽ được tổng hợp và
đưa ra trong cuộc họp với Hội đồng quản trị, ban Giám đốc và các trưởng phịng thơng qua. Bản dự tốn sau điều chỉnh sẽ trở thành bản chính thức tại Cơng ty
Trình tự lập dự tốn theo phương pháp trên cĩ nhiều ưu điểm:
- Mọi cấp quản lý của Cơng ty đều tham gia vào quá trình xây dựng dự
- Dự tốn cĩ khuynh hướng chính xác và đáng tin cậy
- Các chỉ tiêu tự đề ra nên các nhà quản lý sẽ thực hiện cơng việc một cách chủđộng, thoải mái hơn và khả năng hồn thành cơng việc sẽ cao hơn vì dự tốn là do chính họ lập ra chứ khơng phải áp đặt từ trên xuống.