6. Tổng quan tài liệu nghiờn cứu
1.2.4. Quy trỡnh lập dự toỏn chi phớ
Dự toỏn chi phớ là một phần của cụng tỏc hoạch định và kiểm soỏt kinh doanh.Dự thảo chớnh xỏc ngay từ đầu sẽ giỳp cho doanh nghiệp đảm bảo sự thành cụng.Vỡ vậy, để cú một dự toỏn tối ƣu bộ phận dự toỏn cần phải hoạch định cho mỡnh một quy trỡnh lập dự toỏn chi phớ phự hợp nhất mà dựa vào đú họ cú thể làm tốt cụng việc lập dự toỏn.
Do mỗi doanh nghiệp cú một đặc điểm cũng nhƣ một phong cỏch quản lý riờng nờn quy trỡnh lập dự toỏn cũng sẽ khỏc nhau. Dƣới đõy là một quy trỡnh quản lý dự toỏn chi phớ tiờu biểu3.
CHUẨN BỊ SOẠN THẢO THEO DếI
Sơ đồ 1.1. Quy trỡnh dự toỏn của Stepphen Brookson
3
Stepphen brookson, Quản lý ngõn sỏch, NXB tổng hợp TP HCM, 2007, trang 15 Xỏc định mục
tiờu chung của Cụng Ty
Thu thập thụng tin chuẩn bị dự thảo dự
toỏn lần đầu tiờn tiờn Phõn tớch sự khỏc nhau giữa kết quả thực tế và dự toỏn Chuẩn hoỏ dự toỏn
Kiểm tra cỏc con số dự toỏn bằng cỏch chất vấn và phõn tớch
Lập dự toỏn tiền mặt để theo dừi dũng tiền
Xem lại quy trỡnh hoạch định dự toỏn và tiờu chuẩn bị dự toỏn tổng thể quy định Đỏnh giỏ hệ thống Theo dừi những khỏc biệt, phõn tớch cỏc sai số, kiểm tra những điều
khụng ngờ đến
Dự bỏo lại và điều chỉnh, xem xột sử dụng
những dạng dự toỏn khỏc, rỳt kinh nghiệm
Theo tỏc giả thỡ quy trỡnh lập dự toỏn cú thể chia ra làm 3 giai đoạn. Trong đú, giai đoạn đầu tiờn là chuẩn bị dự toỏn, tiếp theo đú là soạn thảo dự toỏn và cuối cựng là theo dừi và kiểm tra việc thực hiện dự toỏn .
Giai đoạn chuẩn bị
Đõy là bƣớc khởi đầu cũng là khõu quan trọng nhất trong toàn bộ quy trỡnh lập dự toỏn. Trong giai đoạn này, cần phải làm rừ cỏc mục tiờu cần đạt đƣợc của dự toỏn chi phớ của doanh nghiệp vỡ tất cả cỏc bỏo cỏo dự toỏn bao gồm cỏc dự toỏn chi phớ đều đƣợc xõy dựng dựa vào chiến lƣợc và mục tiờu phỏt triển kinh doanh của doanh nghiệp trong một giai đoạn nhất định. Sau khi xỏc định rừ mục tiờu, doanh nghiệp sẽ xõy dựng một mụ hỡnh dự toỏn chi phớ chuẩn.Điều này giỳp nhà quản lý cấp cao dễ dàng phối hợp dự toỏn của tất cả cỏc bộ phận trong doanh nghiệp và cho phộp so sỏnh, kết nối nội dung dự toỏn chi phớ một cỏch dễ dàng.Khi tất cả cỏc cụng việc cần thiết cho việc lập dự toỏn đó đƣợc chuẩn bị đầy đủ cũng là lỳc cần phải xem lại tất cả cỏc vấn đề một cỏch cú hệ thống để chắc rằng dự toỏn chi phớ sẽ cung cấp thụng tin chớnh xỏc và phự hợp nhất.
Giai đoạn soạn thảo
Trong giai đoạn này, những bộ phận, cỏ nhõn cú liờn quan đến việc lập dự toỏn phải tập hợp toàn bộ thụng tin về cỏc nguồn lực cú sẵn trong doanh nghiệp, cỏc yếu tố bờn trong, bờn ngoài cú tỏc động và ảnh hƣởng đến cụng tỏc dự toỏn chi phớ của doanh nghiệp. Trờn cơ sở đú, soạn thảo cỏc bỏo cỏo dự toỏn chi phớ liờn quan nhƣ:Dự toỏn chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp, dự toỏn chi phớ nhõn cụng trực tiếp, dự toỏn chi phớ sản xuất chung, dự toỏn chi phớ khỏc…
Giai đoạn theo dừi
Dự toỏn là một cụng việc quan trọng đƣợc thực hiện từ năm này sang năm khỏc, từ thỏng này sang thỏng khỏc. Vỡ vậy, để dự toỏn chi phớ ngày càng
hoàn thiện hơn thỡ ở mỗi kỳ dự toỏn cần phải thƣờng xuyờn theo dừi, đỏnh giỏ tỡnh hỡnh dự toỏn để từ đú xem xột lại cỏc thụng tin, cơ sở lập dự toỏn và cú những điều chỉnh cần thiết đồng thời rỳt kinh nghiệm cho lần lập dự toỏn tiếp theo.