6. Tổng quan tài liệu nghiờn cứu
3.2.3. Hoàn thiện quy trỡnh lập dự toỏn chi phớ
Một hệ thống dự toỏn chi phớ đi từ dƣới lờn, xuyờn suốt khắp cỏc bộ phận sẽ đƣa lại một dự toỏn chi phớ chớnh xỏc. Giỏm đốc quản lý nờn tập hợp tất cả dự toỏn của cỏc bộ phận lại để lập ra một dự toỏn chi phớ nhằm kiểm soỏt chi phớ của cụng ty mỡnh tốt hơn đạt đƣợc mục đớch cắt giảm chi phớ và kiểm soỏt chi phớ của Cụng ty đặt ra. Từ những số liệu dự toỏn thống nhất, đồng bộ giỳp nhà quản trị cú thể bao quỏt hết tất cả cỏc khoản chi phớ phỏt sinh ở tất cả cỏc bộ phận của cụng ty để đƣa ra những chớnh sỏch hợp lý cho mỗi bộ phận. Mỗi bộ phận sẽ tự chịu trỏch nhiệm về cỏc bỏo cỏo dự toỏn mà bộ phận mỡnh lập ra. Cuối mỗi thỏng nờn cú những cuộc họp đỏnh giỏ cụng
tỏc lập dự toỏn để khen thƣởng hoặc phờ bỡnh cỏc dự toỏn chớnh xỏc và cỏc dự toỏn khụng đƣa lại hiệu quả. Với trỏch nhiệm đƣợc giao giỏm đốc cỏc bộ phận sẽ nỗ lực làm việc hơn nhằm đạt đƣợc cỏc mục tiờu về chi phớ, cỏc dự bỏo sẽ mang tớnh chớnh xỏc cao và đúng gúp một phần rất lớn trong quyết định cuối cựng của nhà quản trị nhằm hƣớng tới mục tiờu lợi nhuận.
Bảng 3.1. Trỏch nhiệm của từng bộ phận
Bộ phận Hành động Trỏch nhiệm
Văn phũng
-Dự toỏn cỏc chi phớ liờn quan đến bộ phận.
- Trỡnh cỏc dự toỏn đó lập lờn cho bộ phận Quản Lý
- Thực hiện mục tiờu kiểm soỏt chi phớ đó đặt ra
- Chịu trỏch nhiệm giải trỡnh với Giỏm đốc khi chi phớ vƣợt quỏ mức dự toỏn
Sản xuất
- Dự toỏn cỏc chi phớ liờn quan đến quỏ trỡnh sản xuất: chi mua NVL, chi phớ dịch vụ mua ngoài… - Trỡnh cỏc dự toỏn đó lập lờn cho Trƣởng bộ phận Quản Lý
- Giỏm đốc bộ phận sản xuất phải cam kết cỏc dự toỏn của mỡnh phự hợp với mục tiờu của cụng ty.
- Chịu trỏch nhiệm trƣớc giỏm đốc về cỏc dự toỏn chi phớ của bộ phận mỡnh Kinh doanh -Lập kờ hoạch tiờu thụ - lƣợng tiờu thụ cho Trƣởng bộ phận sản xuất để lờn kế hoạch sản xuất. - Trỡnh cỏc dự toỏn đó lập lờn cho giỏm đốc bộ phận Quản Lý
- Chịu trỏch nhiệm với số lƣợng hàng húa tiờu thụvà những hàng húa tồn kho do sai lầm trong kế hoạch
- Cam kết cỏc kế hoạch lập ra phự hợp với mục tiờu của toàn cụng ty
- Chịu trỏch nhiệm trƣớc giỏm đốc về kế hoạch của mỡnh.
Lập dự toỏn chi phớ bắt đầu từ việc tổng hợp thụng tin thực hiện nhƣ tỡnh hỡnh thực hiện dự toỏn năm trƣớc, cỏc định mức tiờu chuẩn... kết hợp với cỏc thụng tin hiện hành nhƣ kế hoạch kinh doanh của Cụng ty, sự biến động cung - cầu trờn thị trƣờng sợi, trờn cơ sở đú sẽ lập nờn một bảng dự toỏn chi phớ hoàn chỉnh. Khi cỏc hoạt động đƣợc tiến hành, cỏc số liệu thực tế sẽ đƣợc ghi nhận và đƣợc so sỏnh với số liệu dự toỏn.Cỏc chờnh lệch sẽ đƣợc tớnh toỏn, phõn tớch, ghi nhận.Từ đú xỏc định đƣợc nguyờn nhõn và nhõn tố ảnh hƣởng.
Trỡnh tự lập dự toỏn chi phớ sản xuất kinh doanh tại cụng ty Cụng ty Cổ phần Chỉ thun Đăklăk cần đƣợc hoàn thiện theo hỡnh 2:
Hỡnh 3.1. Trỡnh tự lập dự toỏn chi phớ
Dự toỏn chi phớ xuất phỏt từ bộ phận quản trị cơ sở nhƣ bộ phận sản xuất, bộ phận bỏn hàng.Trờn cơ sở nghiờn cứu tỡnh hỡnh sản xuất, kinh doanh, thị trƣờng và những nhõn tố ảnh hƣởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh, cỏc bộ phận trong cụng ty căn cứ vào đặc điểm hoạt động, chức năng, yờu cầu và nhiệm vụ của mỡnh để tiến hành lập dự toỏn về cỏc chỉ tiờu chi phớ thuộc bộ phận của mỡnh và chuyển đến nhà quản trị cấp trờn xem xột, cú ý kiến và phờ chuẩn. Việc lập dự toỏn chi phớ ở cỏc phõn xƣởng sản xuất sẽ đƣợc tiến hành bắt đầu từ việc xõy dựng cỏc định mức tiờu chuẩn. Số liệu do cỏc phõn xƣởng sản xuất lập sẽ đƣợc gởi lờn cho cỏc phũng ban xem xột nhằm trỏnh nguy cơ cú những định mức lập ra khụng chớnh xỏc. Nếu sau khi xem xột, nhận thấy cỏc dữ liệu là hợp lý thỡ sẽ trỡnh lờn quản trị cấp cao. Quản trị cấp
cao sẽ phõn tớch thị trƣờng, rà soỏt cỏc định mức tiờu chuẩn do đơn vị cấp dƣới nộp lờn kết hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của Cụng ty, quản trị cấp cao sẽ tiến hành xem xột, nghiờn cứu và tổng hợp cỏc thụng tin đú và tiến hành lập dự toỏn chi phớ.
Hệ thống dự toỏn đƣợc lập theo tiến trỡnh sau:
Bước 1: Cần tăng cƣờng tớnh tự chủ của mỗi đơn vị trong việc lập dự toỏn, phõn cụng cụ thể cho từng bộ phận trong Cụng ty. Dựa vào chiến lƣợc phỏt triển chung của lónh đạo Cụng ty đề ra trong năm đến, cỏc phũng ban lập dự toỏn chi phớ tại bộ phận của mỡnh.
- Giỏm đốc Cụng ty:định hƣớng mục tiờu chung cho hoạt động sản xuất kinh doanh Cụng ty. Phũng Kỹ thuật lập kế hoạch về sản lƣợng sản xuất toàn Cụng ty dựa trờn kế hoạch tiờu thụ của Phũng Kinh doanh và định hƣớng của Hội đồng quản trị thụng qua dƣới sự kiểm soỏt của Ban giỏm đốc. Dựa vào đú phũng Kế toỏn lập kế hoạch chi phớ của toàn Cụng ty.
- Xƣởng sản xuất: cỏc đơn vị trƣởng xỏc định mục tiờu sản xuất năm tới và lập kế hoạch chi phớ sản xuất cho từng loại sản phẩmcủabộ phận của mỡnh và tổng hợp chi phớ cho cả bộ phận.
- Cỏc phũng ban chức năng: dựa vào mức sử dụng cỏc chi phớ của kỳ trƣớc lập kế hoạch cho kỳ tiếp theo.
Bước 2: Lập dự toỏn chi phớ tổng hợp toàn Cụng ty.
Sau khi cỏc bộ phận gởi bỏo cỏo dự toỏn về Cụng ty, phũng Kế toỏn cú nhiệm vụ tổng hợp cỏc bỏo cỏo dự toỏn chi phớ. Trờn cơ sở đú cựng với mục tiờu toàn Cụng ty, phũng Kế toỏn điều chỉnh, tiến hành lập kế hoạch chi phớ tổng thể toàn Cụng ty gửi lờn và tƣ vấn cho Ban Giỏm đốc Cụng ty phờ duyệt dự toỏn chi phớ cho năm nay.
Bước 3: Thống nhất ngõn sỏch
Ban Giỏm đốc thụng qua Hội đồng quản trị phờ duyệt dự toỏn chi phớ tổng thể trờn cơ sở đỏnh giỏ tỡnh hỡnh tổng quan Cụng ty và thảo luận quản lý
với cỏc bộ phận. Trờn cơ sở kế hoạch chi phớ đƣợc giao cỏc bộ phận trực thuộc triển khai thực hiện.
Cụng tỏc lập dự toỏn chi phớ tại Cụng ty Cổ Phần Chỉ thun Đăklăk cần hoàn thiện về quy trỡnh nội dung đảm bảo tớnh thống nhất trong dự toỏn tổng thể của doanh nghiệp.