6. Tổng quan tài liệu nghiờn cứu
3.2.5. Lập dự toỏn theo trung tõm chi phớ
Việc phõn chia trung tõm trỏch nhiệm sẽ tạo ý tƣởng cho lónh đạo cụng ty trong việc thiết lập một mụ hỡnh cơ cấu tổ chức, phõn chia trỏch nhiệm quản lý lập kế hoạch, phõn tớch, bỏo cỏo, tỏch bạch theo nhúm hoạt động nhằm phỏt huy tối đa nguồn lực và thuận tiện cho quản lý.
Xột về gúc độ phõn cấp quản lý tài chớnh thỡ cú thể xõy dựng mụ hỡnh trung tõm trỏch nhiệm chi phớ ở Cụng ty thành 3 cấp quản lý chi phớ phục vụ cho việc lập dự toỏn chi phớ.
- Cấp cao nhất là xột trờn toàn Cụng ty thỡ trung tõm trỏch nhiệm này chịu toàn bộ trỏch nhiệm về mọi mặt chi phớ hoạt động của Cụng ty, nhà quản trị cấp cao là Ban Giỏm đốc.
- Cấp thứ hai: Cỏc bộ phận trực thuộc Cụng ty chịu trỏch nhiệm quản lý về chi phớ của cỏc đơn vị này là Cỏc Trƣởng Bộ phận của Cỏc phũng ban.
- Cấp thứ ba: Cỏc Phõn xƣởng sản xuất, nhà quản trị ở Trung tõm trỏch nhiệm ở cấp này là cỏc quản đốc phõn xƣởng.
-
Sơ đồ 3.1. Trung tõm trỏch nhiệm chi phớ tại Cụng ty Cổ phần Chỉ thun Đắk Lắk
Việc xõy dựng thành nhiều trung tõm chi phớ tạo điều kiện cho việc phõn bổ cỏc nguồn lực, cũng nhƣ cho phộp thu thập thụng tin về chi phớ dễ dàng lập dự toỏn. Nhà quản trị ở mỗi trung tõm chi phớ nào đú cú thể kiểm soỏt đƣợc và chịu trỏch nhiệm về phỏt sinh chi phớ ở trung tõm mỡnh quản lý giỳp cho ban quản trị Cụng ty kiểm soỏt chi phớ ở từng bộ phận và xỏc định đƣợc hiệu quả hoạt động của từng bộ phận và giỳp cỏc bộ phận lập dự toỏn một cỏch chớnh xỏc và hiệu quả.
Mục tiờu:
Tăng cƣờng trỏch nhiệm về quản lý chi phớ, phải kiểm soỏt đƣợc những chi phớ phỏt sinh tại phõn xƣởng và cỏc phũng ban chức năng giỳp cho việc
Ph.Kế toỏn (trung tõm chi phớ linh hoạt) Phõn xƣởng 2 ( Trung tõm chi phớ định mức) BAN GIÁM ĐỐC
TRUNG TÂM CHI PHÍ
Ph.Kinh doanh (trung tõm chi phớ linh hoạt) Ph.Kỹ thuật (trung tõm chi phớ linh hoạt) Ph.KS CL (trung tõm chi phớ linh hoạt) Ph.Tổ chức (trung tõm chi phớ linh hoạt) Phõn xƣởng 1 ( Trung tõm chi phớ định mức) Quan hệ chức năng Quan hệ trực tuyến
lập dự toỏn đƣợc chớnh xỏc hơn. Cỏc trƣởng bộ phận quản lý và quản lý tại Phõn xƣởng hay cỏc trƣởng phũng ban là ngƣời trực tiếp kiểm soỏt chi phớ và là ngƣời chịu trỏch nhiệm về những chi phớ phỏt sinh tại trung tõm, tập hợp chi phớ và lập dự toỏn chi phớ đỳng với tỡnh hỡnh thực tế tại đơn vị của mỡnh,
Nhiệm vụ:
- Đối với trung trung tõm chi phớ định mức: lập và thực hiện theo dự toỏn, quản lý chất lƣợng (đảm bảo sản xuất, đỳng chất lƣợng, tiến độ); theo dừi và quản lý vật tƣ, nhõn cụng,… Tất cả thành viờn của trung tõm phải thực hiện tiết kiệm chi phớ đồng thời chịu trỏch nhiệm khi sản phẩm hoàn thành và đạt chất lƣợng.
- Đối với trung tõm chi phớ linh hoạt: lập kế hoạch chi phớ phỏt sinh tại bộ phận mỡnh, theo đú thực hiện chớnh sỏch tiết kiệm triệt để cỏc chi phớ phỏt sinh, bảo đảm sử dụng chi phớ hợp lý, tiến hành đối chiếu kiểm tra giữa chi phớ thực tế và kế hoạch để thấy đƣợc hiệu quả kiểm soỏt chi phớ tại bộ phận mỡnh căn cứ trờn bảng dự toỏn đó lập từ đú đỏnh giỏ và quả phõn tớch đỏnh giỏ, tỡm ra cỏc nguyờn nhõn, cỏc nhõn tố tỏc động tớch cực và tiờu cực đến cỏc chỉ tiờu chi phớ sản xuất. Trờn cơ sở đú, đƣa ra cỏc giải phỏp khắc phục và phỏt huy hơn nữa cỏc nhõn tố tỏc động.
Trung tõm chi phớ linh hoạt: lập dự toỏn chi phớ trờn cơ sở phõn loại chi phớ kiểm soỏt đƣợc và chi phớ khụng kiểm soỏt đƣợc nhằm mục đớch hƣớng cỏc phũng ban chức năng giảm chi phớ kiểm soỏt đƣợc, thuận tiện trong việc phõn tớch chi phớ khoản chi phớ nào ko hợp lý hoặc khụng đỳng khi lập dự toỏn chi phớ và ra cỏc quyết định xử lý, gúp phần xem xột trỏch nhiệm từng bộ phận.
Trung tõm chi phớ định mức hầu hết cỏc Cụng ty giao lại lại cho Bộ phận quản lý trực tiếp để kiểm soỏt chi phớ khụng chỉ lập dự toỏn chi phớ theo quy định mà cũn phải phõn loại chi phớ theo quan điểm kế toỏn quản trị.
Với dự toỏn chi phớ, cần dựa trờn cơ sở khối lƣợng sản phẩm sẽ thực hiện cựng với cỏc định mức theo thiết kế, cần phải lập dự toỏn linh hoạt cho từng mức sản lƣợng khỏc nhau. Để đỏp ứng yờu cầu này, đũi hỏi chi phớ phải đƣợc phõn loại theo cỏch ứng xử chi phớ.
- Dự toỏn chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm, cỏc đơn đặt hàng về khối lƣợng sản phẩm cần sản xuất. Chi phớ nguyờn vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giỏ thành sản phẩm, tỷ lệ tiờu hao luụn phải tuõn theo định mức, tiờu chuẩn kỹ thuật của từng loại size của từng loại sản phẩm. Việc lập dự toỏn chi phớ nguyờn vật liệu dựa vào định mức tiờu hao, giỏ cả nguyờn vật liệu và đƣợc lập cho từng size chỉ thun. Từ đú xỏc định nhu cầu về chi phớ nguyờn vật liệu sử dụng trong thỏng, quý, năm của đơn vị.
- Dự toỏn chi phớ nhõn cụng trực tiếp: Chi phớ nhõn cụng trực tiếp tại đơn vị xỏc định dựa vào định mức chi phớ nhõn cụng trực tiếp và khối lƣợng cụng việc sẽ thực hiện. Định mức chi phớ nhõn cụng trực tiếp là hao phớ nhõn cụng cần thiết để thực hiện một khối lƣợng đơn vị cụng việc đƣợc đo bằng thời gian sản xuất của cỏc loại size sản phẩm, từng vị trớ cụng việc, và phụ cấp đặc thự của từng cụng việc phự hợp với điều kiện cụ thể của từng đơn vị. Việc lập dự toỏn chi phớ nhõn cụng đƣợc lập cho từng size, từ đú dự toỏn chi phớ nhõn cụng trong thỏng, quý, năm theo kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp
- Dự toỏn chi phớ sản xuất chung: phõn tớch thành biến phớ sản xuất chung và định phớ sản xuất chung. Việc phõn tớch này giỳp cho nhà quản lý cú thể kiểm soỏt đƣợc những chi phớ bắt buộc phải tớnh vào chi phớ trong năm tới, khụng phụ thuộc vào khối lƣợng thực hiện.