MOBIFONE TỈNH HƯNG YÊN
4.2.1. Định hướng và giải phápnhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán
4.2.1.1. Định hướng chung hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Mobifone tỉnh Hưng Yên
Nhằm nâng cao không ngừng chất lượng hoạt động kế toán và đáp ứng nhu cầu đổi mới, hội nhập kinh tế đất nước cần có những giải pháp cần thiết, phù hợp với đặc điểm kinh tế Việt Nam trong thời gian tới quán triệt các quan điểm sau:
- Phù hợp với môi trường pháp lý và môi trường kinh doanh Việt Nam: Đến nay hệ thống pháp luật về kế toán, kiểm toán và hệ thống pháp luật về kinh doanh đã được ban hành áp dụng cho các doanh nghiệp và các đối tượng khác trong nền kinh tế. Việc hoàn thiện hệ thống pháp luật kế toán phải đảm bảo phù hợp với môi trường pháp lý, hoạt động của doanh nghiệp.
trường Việt Nam: Thời gian qua, nền kinh tế thị trường Việt Nam đã không nghừng phát triển tính đa dạng, đa nghành nghề. Đặc điểm này được xác định là một trong những nhân tố quan trọng tác động đến việc xây dựng, và hoàn thiện hệ thống pháp luật kế toán Việt Nam phù hợp với thực tiễn.
- Tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp phải phù hợp với đặc điểm hoạt động, chức năng, nhiệm vụ, phù hợp với qui mô, địa bàn hoạt động của doanh nghiệp đó nhằm phục vụ tốt yêu cầu quản lý trong doanh nghiệp.
- Tổ chức công tác kế toán phù hợp với trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ làm công tác kế toán, trình độ trang thiết bị, công nghệ và kỹ thuật tính toán xử lý thông tin của doanh nghiệp.
- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc khách quan, tài liệu thông tin kế toán phải đầy đủ, chính xác, kịp thời, có những bằng chứng tin cậy, các chứng từ ghi sổ kế toán phải hợp pháp, hợp lệ.
- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, thiết thực và có hiệu quả.
4.2.1.2. Hoàn thiện những nội dung tổ chức công tác kế toán tại đơn vị còn chưa phù hợp
Khi nghiên cứu về tổ chức công tác kế toán tại đơn vị nhận thấy còn nhiều tồn tại trong tổ chức công tác kế toán tại đơn vị. Để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán, cần phải đưa ra những giải pháp cụ thể để hoàn thiện từng khâu trong tổ chức công tác kế toán tại đơn vị,
Các giải pháp về hoàn thiện bộ máy kế toán tại đơn vị: Cần xây dựng bộ máy kế toán hợp lý, công việc từng nhân sự phù hợp để phát huy tốt nhất năng lực từng nhân sự trong bộ máy kế toán. Trang bị đầy đủ phương tiện hỗ trợ để giảm bớt thời gian xử lý công việc. Hoàn thiện bộ máy kế toán phù hợp với năng lực và trình độ công nghệ thông tin tại đơn vị.
Các giải pháp hoàn thiện thu nhận và xử lý thông tin của đơn vị: Cần hoàn thiện về hệ thống chứng từ để góp phần chuẩn hóa khâu thu nhận thông tin đầu vào của kế toán. Hoàn thiện công tác kiểm tra và xử lý chứng từ. Hoàn thiện công tác hạch toán đảm bảo cung cấp số liệu chính xác cho báo cáo tại đơn vị.
Các giải pháp hoàn thiện báo cáo tại đơn vị: Cần hoàn thiện để nâng cao vai trò cung cấp thông tin kế toán của đơn vị trong việc ra các quyết định kinh doanh.
Các giải pháp hoàn thiện công tác lưu trữ: Cần hoàn thiện để đảm bảo chứng từ được lưu trữ đúng qui định, hỗ trợ công tác tìm kiếm, tra cứu nhanh nhất.
Các giải pháp hoàn thiện công tác kiểm tra và kiểm kê tại đơn vị: Cần đưa ra các giải pháp để hoàn thiện công tác kiểm tra để nâng cao vai trò công tác kiểm tra, giúp công việc kế toán vận hành đúng qui định. Cần đưa ra các giải pháp hoàn thiện công tác kiểm kê để cung cấp đầy đủ số liệu việc kiểm kê và đánh giá chính xác tình hình tài sản tại đơn vị.
4.2.2. Giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Mobifone tỉnh Hưng Yên Hưng Yên
4.2.2.1. Giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
a. Hoàn thiện về bộ máy nhân sự kế toán
Để hoàn thiện bộ máy nhân sự kế toán tại đơn vị, cần thực hiện một số giải pháp đồng bộ, cụ thể:
* Một là: Tăng cường định biên nhân sự trong công tác kế toán tại đơn vị để đảm bảo công việc được phân công hợp lý, năng lực nhân sự được phát huy tốt nhất:
Tăng cường nhân sự kế toán tại văn phòng chi nhánh: Để đảm bảo công việc tại phòng kế toán chi nhánh cần bổ sung thêm 3 nhân sư, làm các công việc: Kế toán thanh toán, kế toán thuế, kế toán hàng hóa. Tuy nhiên, căn cứ vào năng lực đáp ứng của đơn vị, tác giả đề tài đưa ra giải pháp về nhân sự là cần bổ sung thêm 01 nhân sự kế toán tại văn phòng chi nhánh để phân bổ lượng công việc, giảm bớt công việc và áp lực cho nhân sự trong phòng kế toán. Nếu được bổ sung nhân sự, cần phân công nhiệm vụ công tác kế toán tại văn phòng chi nhánh đảm bảo phát huy tốt nhất năng lực từng cá nhân, cụ thể:
Sơ đồ 4.3. Sơ đồ bộ máy kế toán văn phòng chi nhánh
Kế toán trưởng
Kế toán thanh toán kiêm kế toán
thuế
Kế toán hàng hóa kiêm kế toán doanh thu
Thủ kho, thủ quỹ
Kế toán trưởng:
Giúp Giám đốc Chi nhánh hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, giám sát, đào tạo các đơn vị trong Mobifone Tỉnh Hưng Yên thực hiện tốt chế độ tài chính, kế toán, thống kê, thuế toàn đơn vị chính xác, trung thực và đầy đủ.
Cập nhật, hướng dẫn và phổ biến các văn bản chế độ chính sách trong lĩnh vực Tài chính - Kế toán - Thuế... cho CBCNV đơn vị.
Hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ chuyên môn cho các CBCNV toàn đơn vị.
Thực hiện công tác kiểm tra: Kiểm tra các cửa hàng, bộ phận trực thuộc. Kiểm tra công tác của nhân sự trong bộ phận kế toán văn phòng chi nhánh.
Thực hiện chế độ báo cáo về KTTKTC, báo cáo thống kê theo quy định của ngành, của Tổng Công ty, Công ty.
Chủ trì làm việc với các đoàn thanh, kiểm tra về lĩnh vực phụ trách tại đơn vị.
* Kế toán hàng hóa kiêm kế toán doanh thu văn phòng chi nhánh: Chuyển công
việc kê khai thuế đầu ra cho kế toán mới còn lại công việc giữ nguyên * Thủ kho, thủ quỹ: Giữ nguyên phân công nhiệm vụ
* Kế toán thanh toán kiêm kế toán thuế:
Xây dựng kế hoạch chi phí của Mobifone tỉnh Hưng Yên. Tổ chức theo dõi kế hoạch chi phí đã được phê duyệt.
Thực hiện kiểm tra, tạm ứng, thanh toán các khoản chi phí phát sinh tại chi nhánh bao gồm cả chi phí trích trước và chi phí trả trước.
Kiểm soát hồ sơ chứng từ của bộ phận Khách hàng Doanh nghiệp và ghi nhận chi phí khuyến mại.
Chịu trách nhiệm kiểm soát KHCP tại đơn vị, đôn đốc các bộ phận thực hiện kế hoạch chi phí theo đúng tiến độ.
Chịu trách nhiệm quản trị và vận hành phần mềm Quản lý chi phí. Theo dõi, giám sát tình hình tạm ứng, thanh toán của các bộ phận.
Kiểm soát và thực hiện đối soát định kỳ, đột xuất công nợ tạm ứng, công nợ phải trả với các đối tượng trong và ngoài đơn vị.
Hướng dẫn, kiểm tra công tác thẩm định các hồ sơ thanh toán tại chi nhánh theo đúng quy trình , quy định của Tổng Công ty và Công ty.
Tính toán trích nộp đầy đủ, đúng, kịp thời các khoản phải nộp ngân sách, phải nộp Tổng Công ty, Công ty.
Lập bảng kê thuế giá trị gia tăng đầu vào và tổng hợp lên số liệu báo cáo thuế GTGT hàng tháng, quý. Chịu trách nhiệm quyết toán thuế GTGT tại đơn vị
Quản lý dòng tiền thu từ tiền gửi ngân hàng và tiền mặt; Chịu trách nhiệm kiểm soát toàn bộ số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng, tiền mặt toàn chi nhánh.
Thực hiện quản lý và hạch toán đầy đủ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng vào hệ thống kế toán.
Toàn bộ phần nhiệm vụ chi phí và thuế giá trị gia tăng sẽ được chuyển cho kế toán mới. Việc này nâng cao chất lượng công tác thanh toán tại đơn vị cũng như giúp kế toán trưởng có thời gian để tăng cường công tác kiểm tra giám sát để nâng cao chất lượng công tác kế toán toàn đơn vị.
Với kế toán tại các cửa hàng: Theo định biên bổ sung năm 2018 tại đơn vị, các cửa hàng đang được tuyển bổ sung mỗi cửa hàng 01 giao dịch viên làm nhiệm vụ giao dịch với khách hàng. Căn cứ vào lượng nhân sự chuẩn bị được bổ sung tại các cửa hàng, kế toán chi nhánh có thể tiến hành đào tạo nghiệp vụ và phân công nhiệm vụ kế toán cửa hàng. Đơn vị nào tuyển được trước sẽ thực hiện đào tạo và hoàn thiện bộ máy kế toán tại cửa hàng trước.
Phân công nhiệm vụ kế toán cửa hàng:
Kế toán hàng hóa cửa hàng:
Thực hiện nhập xuất hàng hóa tại cửa hàng
Lập các phiếu xuất kho, mở sổ kho theo dõi hàng hóa Lập hóa đơn bán hàng tại cửa hàng
Lập phiếu thu, chi tại cửa hàng
Quản lý tài sản, công cụ dụng cụ được giao về cửa hàng.
Định kỳ lập các báo cáo gửi về chi nhánh: Báo cáo kinh doanh, báo cáo vật tư, báo cáo quỹ tiền mặt, biên bản kiểm kê….
Thủ kho, thủ quỹ:
Quản lý tiền mặt tại chi nhánh
Mở sổ quỹ tiền mặt theo dõi, cập nhật và ghi sổ đẩy đủ các khoản thu, chi chi tiết cho từng khoản mục cụ thể theo từng ngày phát sinh.
Đối chiếu sổ quỹ tiền mặt với sổ kế toán tiền mặt hàng tháng, yêu cầu kế toán tiền mặt xác nhận số tiền tồn quỹ cuối tháng.
Lập và gửi các báo cáo thu, chi hàng ngày, báo cáo số tiền tồn quỹ theo quy định về chế độ báo cáo.
Quản lý hàng hóa tại chi nhánh.
Mở thẻ kho theo dõi chi tiết hàng hóa, đối chiếu hàng hóa với kế toán hàng hóa theo tháng, yêu cầu kế toán hàng hóa xác nhận số tồn hàng hóa cuối tháng.
Thực hiện công tác kiểm kê định kỳ theo quy định, quy chế tài chính hoặc kiểm kê đột xuất khi có quyết định của ban lãnh đạo Chi Nhánh hoặc Tổng công ty.
* Hai là: Nâng cao chất lượng công tác đào tạo để nâng cao nâng lực từng nhân sự trong bộ máy kế toán
Đào tạo khi mới tuyển nhân sự: Thường nhân sự kế toán mới hoặc thay đổi phát sinh tại khối cửa hàng, đơn vị cần xây dựng một bộ tài liệu đào tạo kế toán chuẩn tại đơn vị để khi có nhân sự tuyển mới hoặc điều động, thay đổi nhân sự có tài liệu hướng dẫn cụ thể giúp nhân sự dễ dàng tiếp cận công việc hơn.
Bộ tài liệu đào tạo cần có một số nội dung cơ bản sau:
+ Hướng dẫn sử dụng hệ thống bán hàng tập trung: Tập trung vào các thao tác cần sử dụng tại cửa hàng, có hướng dẫn từng bước thao tác, ảnh chụp màn hình kèm theo tại đơn vị.
+ Danh mục hệ thống chứng từ tại cửa hàng: Hướng dẫn cụ thể chứng từ phát sinh của từng loại nghiệp vụ tại cửa hàng, yêu cầu của từng loại chứng từ, thông tin cần thu thập đầy đủ chứng từ.
+ Qui trình luân chuyển chứng từ tại cửa hàng: Cụ thể qui trình luân chuyển chứng từ doanh thu, chứng từ hàng hóa, chứng từ tiền tại cửa hàng để nhân sự có nắm bắt bước đầu về công tác kế toán và qui trình hoạt động.
+ Hướng dẫn hệ thống báo cáo tại cửa hàng: Hệ thống danh mục báo cáo tại cửa hàng, cách lập báo cáo, thời hạn nộp từng loại báo cáo.
Do công tác kế toán tại cửa hàng chủ yếu thực hiện trên hệ thống bán hàng tập trung, nên cần chú trọng thêm đào tạo thực tế, cho thao tác thử trên hệ thống trước khi nhận công việc.
Đào tạo định kỳ: Tại đơn vị, chính sách bán hàng, khuyến mại thường xuyên thay đổi nên định kỳ 01 quí/ lần đơn vị nên có đào tạo lại cho toàn bộ nhân
sự kế toán để cập nhật các thay đổi trong chính sách bán hàng, khuyến mại tại đơn vị tránh việc bán hàng sai chính sách hoặc thực hiện khuyến mại không đúng qui định.
Ngoài ra, kế toán trưởng cần tăng cường đào tạo cho đội ngũ quản lý vùng, cửa hàng để nâng cao năng lực quản lý tài chính cho đội ngũ quản lý vùng này. Đội ngũ trưởng vùng này sẽ chịu trách nhiệm thường xuyên kiểm tra, rà soát tại các cửa hàng trong phạm vi được giao quản lý.
b. Trang bị đầy đủ phương tiện phục vụ công tác kế toán
Để nâng cao hiệu quả công việc của nhân viên kế toán, đơn vị cần nâng cao chất lượng cơ sở vật chất phục vụ công việc.
Cần trang bị két sắt tại văn phòng chi nhánh và tổ khách hàng doanh nghiệp để đảm bảo an toàn hàng hóa, tiền mặt tại cửa hàng.
Hóa đơn tại các cửa hàng được lập trên hệ thống bán hàng tập trung, đơn vị cần trang bị bổ sung máy in kim cho các cửa hàng để thực hiện in hóa đơn từ hệ thống ra luôn, đảm bảo tính đồng bộ của chứng từ cũng như giảm thiểu sai sót trong quá trình sử dụng.
Đơn vị nên bổ sung nguồn chi phí định kỳ hàng tháng cho các cửa hàng, bộ phận thực hiện bảo dưỡng, sửa chữa dụng cụ tại cửa hàng, tránh tình trạng máy hỏng không có nguồn để sửa chữa.
Phần mềm hỗ trợ:
Để đảm bảo tính kịp thời của việc cung cấp thông tin kế toán, cần mở thêm các mã VPN cho các nhân viên kế toán tại chi nhánh vào máy tính cá nhân đăng ký sẵn IP để đảm bảo hỗ trợ công kế toán ngoài giờ.
Đơn vị cần nghiên cứu để sử dụng hóa đơn điện tử, trước hết có thể áp dụng hóa đơn thu cước, theo lộ trình triển khai cho hóa đơn bán hàng để quản lý hóa đơn tốt nhất. Định kỳ, khi có thông báo cước của khách hàng, bộ phận chăm sóc khách hàng thực hiện in thống báo tiền cước cho khách hàng, khi khách hàng nộp cước, hệ thống tự động lập hóa đơn và gửi thông báo cho khách hàng để khách hàng có thể xem được hóa đơn trên hệ thống. Mỗi khách hàng sẽ được cấp 01 mã số và mật khẩu để có thể tự tra cứu thông tin hóa đơn của mình và in ra nếu cần thiết. Việc đưa vào sử dụng hóa đơn điện tử giúp đơn vị hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn sai, cước đã thu của khách hàng mà không gạch cho khách hàng.
4.2.2.2. Giải pháp hoàn thiện tổ chức thu nhận thông tin kế toán
a. Giải pháp hoàn thiện tổ chức thực hiện hệ thống chứng từ kế toán
Để quản lý tốt hóa đơn cước, phần hóa đơn cước nên được giao cho bộ phận chăm sóc khách hàng tại đơn vị quản lý. Cụ thể, khi có nhu cầu sử dụng hóa đơn, bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ làm đề nghị nhập hóa đơn từ Công ty, thực hiện thao tác trên hệ thống bán hàng tập trung để nhập và xuất kho hóa đơn cước cho từng cửa hàng, bộ phận sử dụng. Bộ phận chăm sóc khách hàng phải thường xuyên kiểm tra công tác viết hóa đơn và gạch cước cho khách hàng trên hệ thống chăm sóc khách hàng để đảm bảo việc gạch cước cho khách hàng được kịp thời. Sau khi hóa đơn lưu được nhận về kho, bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ phải kiểm tra tình trạng sử dụng của từng hóa đơn, làm báo cáo sử dụng toàn chi nhánh và gửi cho kế toán chi nhánh. Kế toán chi nhánh sẽ có trách nhiệm kiểm tra báo cáo xem số liệu báo cáo và thực tế sử dụng có khớp nhau không, việc sử dụng hóa đơn đã đúng qui định chưa, việc theo dõi hóa đơn cước trên hệ thống bán hàng tập trung có đúng thực tế không. Việc chuyển phần quản lý này sẽ giảm thiếu áp lực công việc cho bộ phận kế toán và đảm bảo việc quản lý hóa đơn cước hiệu quả do chỉ có bộ phận chăm sóc khách hàng mới kiểm tra được việc