4.4.2.1. Hệ thống các báo cáo phục vụ chức năng hoạch định của nhà quản trị
Việc lập kế hoạch trong một tổ chức liên quan đến vấn đề mục tiêu và phương thức để đạt mục tiêu. Do đó dự toán ngân sách trong kế toán bán hàng là một công cụ giúp nhà quản trị kiểm soát việc thực hiện kế hoạch. Vì vậy kế toán cần phải dựa trên cơ sở ghi chép, tính toán, phân tích chi phí doanh thu, lợi nhuận, kết quả từng hoạt động, từng sản phẩm, từng kênh... lập các bảng dự toán để thông tin cho việc phác thảo tương lai của doanh nghiệp. Các báo cáo dự toán được lập như:
- Bảng dự toán bán hàng - Bảng dự toán mua hàng
- Bảng dự toán tồn kho thành phẩm, hàng hóa - Bảng dự toán chi phí bán hàng
- Bảng dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp - Bảng dự toán kết quả hoạt động kinh doanh - Bảng dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Bảng dự toán chi phí nhân công trực tiếp - Bảng dự toán chi phí sản xuất chung - Bảng dự toán thu chi tiền
- Bảng dự toán cân đối kế toán
Trong đó, công ty cần chú ý tới 3 loại dự toán mà hiện nay công ty lập nhưng không mang tính khả thi đó là: dự toán bán hàng, dự toán mua hàng, dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Cụ thể:
Dự toán bán hàng
Để lập dự toán bán hàng, công ty cần quan tâm tới một số vấn đề như: sản lượng tiêu thụ của năm trước, thậm chí của vài năm trước để quan sát xu thế phát triển (lấy dữ liệu theo tháng); các đơn đặt hàng chưa thực hiện; Chính sách giá của công ty trong năm tới; mục tiêu phấn đầu của công ty;...Từ những yếu tố này, công ty có thể xác định được tốc độ tăng trưởng của công ty trong năm tới và dự báo được lượng bán ra theo công thức sau:
Sản lượng năm nay = sản lượng năm trước x % tốc độ tăng trưởng của công ty Để dự báo được giá bán và giá mua các sản phẩm của công ty cần phải căn cứ vào tình hình cung cầu thị trường.
Dự toán mua hàng
Ngoài giá mua, công ty phải dự toán được khối lượng hàng mua vào phải đủ để sẵn sàng đáp ứng được nhu cầu tiêu thụ và một số lượng hàng tồn kho tối ưu. Khác với các mặt hàng khác, mặt hàng nông nghiệp của công ty được đáp ứng mang tính mùa vụ, theo chu kỳ, nên lượng hàng tồn kho trong các tháng sẽ có nhu cầu không giống nhau. Hơn nữa, từng khả năng về kho chứa mà mỗi công ty đưa ra một lượng hàng tồn kho tối ưu. Ngoài ra, kế hoạch bán hàng trong kỳ và hàng tồn kho
đầu kỳ là những yếu tố không thể không tính đến khi lập dự toán mua hàng.
Dự toán chi phí bán hàng
Là dự toán chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng. Công ty sẽ dự toán các chi phí này dựa trên số liệu quá khứ, chính sách về chi phí của công ty và luôn được điều chỉnh qua các năm ít nhất mộ lần cho phù hợp với điều kiện thực tế, chính sách tiền lương, kế hoạch mua sắm tài sản, máy móc thiết bị của các khâu bán hàng, chính sách về quản cáo, khuến mãi, tiếp thị, chính sách công tác phí của nhân viên marketing... Công tác dự toán chi phí càng chi tiết thì càng giúp nhà quản trị có khả năng định lượng chính xác về hoạt động của doanh nghiệp, có các hoạch định chính xác hơn và giảm thiểu khả năng rủi ro trong quá trình ra quyết định.
Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Là dự toán phát sinh chi phí trong quá trình quản lý doanh nghiệp. Cũng như chi phí bán hàng, công ty sẽ dự toán các chi phí này dựa trên số liệu quá khứ, chính sách về chi phí của công ty và luôn được điều chỉnh qua các năm ít nhất một lần... Đây là chi phí mà có thể cắt giảm được, vì vậy chi phí này nên được kiểm soát chặt chẽ và giảm thiếu tối đa.
Dự toán kết quả bán hàng
Dự toán này được lập dựa trên kết quả của các dự toán nói trên và thực chất nó là báo cáo tổng hợp của các dự toán nói trên. Báo cáo này, có thể lập theo hai cách: theo phương pháp toàn bộ hoặc theo hình thức phân tích số dư đảm phí.
4.4.2.2. Hệ thống báo cáo phục vụ quá trình tổ chức thực hiện quá trình bán hàng
Hệ thống các báo cáo phục vụ cho chức năng kiểm soát và đánh giá kết quả hoạt động. Các báo cáo này lập nhằm cung cấp cho nhà quản trị tình hình thực hiện kế hoạch của Công ty. Các báo cáo như:
Báo cáo doanh thu theo khu vực
Hiện nay đối tượng khách hàng sử dụng sản phẩm của công ty là các tỉnh trên toàn quốc. Nhưng tập trung lớn nhất là khu vực phía Bắc. Việc phân chia khu vực tính cả theo kênh phân phối. Việc phân chia và trích lọc dữ liệu theo yêu cầu này được quản lý qua hệ thống nhóm khách hàng. Việc phân chia khu vực giúp nhà quản lý biết được sức tiêu thụ ở từng nơi để có chính sách tác động thúc đẩy tiêu thụ.
SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG THEO KHU VỰC
Tên khu vực địa lý
Số TT Ngày tháng ghi sổ Chứng tƣ Diễn giải tóm tắt nội dung chứng từ
Doanh thu Các khoản
giảm trừ Chi phí bán hàng Chi phí QLDN Lãi (lõ) Số Ngày Số lượng Đơn giá Thành tiền Chiết khấu Giảm giá ... ...
Báo cáo doanh thu theo kênh phân phối sản phẩm
SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG THEO KÊNH PHÂN PHỐI
Tên Kênh phân phối: Kênh 1
Số TT Ngày tháng ghi sổ Chứng tƣ Diễn giải tóm tắt nội dung chứng từ
Doanh thu Các khoản
giảm trừ Lãi (lõ) Số Ngày Số lượng Đơn giá Thành tiền Chiết khấu Giảm giá ... ...
Báo cáo doanh thu theo nhóm mặt hàng
Nghiên cứu sâu xem nhóm sản phẩm nào tiêu thụ mạnh, nhóm sản phẩm nào chậm. Đối với nhóm sản phẩm bán mạnh cần có chính sách nhằm phát huy hơn nữa, còn đối với nhóm bán chậm cần đưa ra chương trình khuyến kaux cho các sản phẩm này.
Báo cáo doanh thu theo nhân viên kinh doanh
Định kỳ hàng tuần, tháng, năm, kế toán phải cung cấp báo cáo doanh số theo nhân viên kinh doanh cho Giám đốc. Kết quả kế toán cung cấp có đối chiếu với số liệu kinh doanh theo dõi riêng của từng cá nhân, là căn cứ để có chính sách thưởng, xét tăng lương và hoa hồng tương ứng.
Theo dõi lượng bán và tỷ lệ lãi gộp của từng mặt hàng để nhậ định mặt hàng nào tiêu thụ mạnh nhất, mặt hàng nào mang lại lợi nhuận nhiều nhất.
Báo cáo công nợ và phân tích tuổi nợ
Báo cáo tổng công nợ hiện còn của từng đối tượng khách hàng và phân tích chi tiết từng món nợ theo từng lần xuất hàn. Báo cáo tuổi nợ còn cho biết tình hình nợ của từng đối tượng khách hàng để kiểm tra chính sách công nợ trước khi quyết định bán hàng cho lần tiếp theo.
Báo cáo chi phí theo khoản mục chi phí
Báo cáo cho nhà quản trị biết chi phí phát sinh theo từng công việc hoạt động.
Báo cáo kết quả kinh doanh
Báo cáo được trình bày theo mẫu báo cáo quy định của nhà nước, báo cáo theo số dư đảm phí.
4.4.2.3. Hệ thống báo cáo phục vụ quá trình kiểm soát quá trình bán hàng
a) Phân tích chênh lệch
Phân tích chênh lệch lượng bán
Bảng phân tích chênh lệch lượng bán sẽ cho nhà quản trị thấy được chênh lệch lợi nhuân hoạt động nào là do mức hoạt động thay đổi, từ đó nhà quản trị đưa ra những ứng xử thích hợp. Công ty có thể xây dựng bảng phân tích chênh lệch lượng bán theo như bảng sau
Bảng 4.21. Phân tích chênh lệch lƣợng bán
Quý ….. năm……
Chỉ tiêu li nh hoạ t D ự t oá n Dự t oá n tĩnh Chênh lệ ch
(A) (1) (2) (3)
1. Doanh thu 2. Biên phí 3. Số d ư đảm phí 4. Địn h phí
5. Lợi nhuận hoạ t động
Phân tích chênh lệch giá bán
Khi phân tích chênh lệch dự toán linh hoạt chúng ta thấy trong chênh lệch lợi nhuận hoạt động của dự toán linh hoạt có các chênh lệch thành phần:
chênh lệch giá bán. chênh lệch chi phí sản xuất và chênh lệch chi phí bán hàng và quản lý. Giá bán cũng là một chỉ tiêu để đánh giá thành quả hoạt động ngắn hạn. Khi phân tích chênh lệch giá bán công ty có thể sử dụng bảng sau:
Bảng 4.22. Phân tích chênh lệch giá bán
Quý ….. năm……
Chi tiêu Đvt Thực tế Dự toán linh
hoạt Chênh lệch
(A) (B) (1) (2) (3)
1. Sô lượng sản phẩm tiêu thụ 2. Giá bán đơn vị
3. Doanh thu
Phân tích chênh lệch biến phí bán hàng và quản lý
Căn cứ vào dự toán tiêu thu, số lượng sản phẩm tiêu thụ trên thực tế, công ty xác định được biến phí bán hàng và quản lý dự toán và thực tế cho một đơn vị sản phâm. Từ đó công ty có thể lập bảng phân tích chênh lệch biến phí bán hàng và quán lý theo đề xuất của tác giả.
Sử dụng bảng phân tích biến phí bán hàng và quản lý, nhà quản trị sẽ biết được sự biến động của biến phí bán hàng và quản lý của quý mà công ty phân tích, từ đó xác định được nguyên nhân vì sao lại có sự chênh lệch này và tìm ra hướng giải quyết.
Bảng 4.23. Phân tích chênh lệch biến phí bán hàng và quản lý
Biến phí bán hàng và quản lý BPBH&Q L dự toán/SP BPBH& QL thực tế BPBH&QL
dự toán Chênh lêch
(A) (2) (3) (4) (5)
1. Chi phí điện thoại 2. Chi phí vận chuyên 3. Chi phí bán hàng khác ...
Phân tích định phí bán hàng và quản lý
Căn cứ vào định phí bán hàng và quản lý thực tế và dự toán tại công ty, tác giả đề xuất bảng phân tích chênh lệch định phí bán hàng và quản lý cho công ty như sau:
Định phí bán hàng và quản lý ĐPBH&QL dự toán
1. Chi phí nhân viên bán hàng 2. Chi phí nhân viên quản lý 3. Chi phí khâu hao TSCĐ 4. Chi phí quảng cáo
5. Chi phí dịch vụ mua ngoài 6. Chi phí băng tiền khác
Tông cộng
Sau khi lập được bảng phân tích chênh lệch định phí bán hàng và quản lý, nhà quản trị sẽ tìm hiểu được nguyên nhân để dẫn đến những chênh lệch này và từ đó có những ứng xử phù hợp.
b) Tiến hành tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến chênh lệch và xử lý các chênh lệch
Bố trí nhân sự không phù hợp, bộ máy cồng kềnh, làm việc không hiệu quả. Trách nhiệm thuộc về bộ phận hành chính nhân sự và lãnh đạo, cần phải xây dựng bộ máy gọn nhẹ, đạo tạo và lựa chọn đúng người đúng việc.
Chính sách giá cả bán hàng không hợp lý ảnh hưởng đến lượng tiêu thụ và doanh số bán làm tăng đơn giá định phí thực tế. Trách nhiệm này thuộc về bộ phận hoạch định chiến lược kinh doanh. Cần phải nghiên cứu thị trường khách hàng để có những quyết định về giá, hạn mức và thời gian tín dụng, chủng loại sản phẩm phù hợp hơn.
Trên cơ sở phân tích chênh lẹch và các nguyên nhân gây ra chênh lệch, công ty đề ra các chính sách thưởng phạt tương ứng nhằm khuyến khích thực hiện kế hoạch và chỉ tiêu định mức đã được lập.
4.4.3. Hoàn thiện hệ thống thông tin giúp phân tích và đƣa ra quyết định
Xây dựng các chỉ tiêu từng kỳ cho từng bộ phận và phổ biến cụ thể đến cá nhân và nhóm thực hiện. Đây là các chỉ tiêu kế hoạch của từng bộ phận
được xây dựng dựa trên các căn cứ nhất định. Các chỉ tiêu áp dụng cho bộ phận kinh doanh như:
- Thực hiện kế hoạch bán hàng: tổng doanh số bán hàng là bao nhiêu, đạt bao nhiêu % doanh số chỉ tiêu tính cho từng nhân viên kinh doanh, từng nhóm kinh doanh và toàn bộ phận.
- Thực hiện chính sách bán hàng nhằm duy trì khách hàng cũ, triển khai khách hàng mới, áp dụng chính sách phân biệt giá cho từng đối tượng khách hàng có hiệu quả, đàm phán về hạn mức và thời gian tín dụng...
- Kết quả của phương án kinh doanh đã được chọn và thực hiện - Kiểm soát được chi phí phát sinh của bộ phận kinh doanh
Đánh giá thành quả của các bộ phận theo định kỳ. Điều này khuyến khích khả năng sáng tạo và năng lực của người lao động cũng như gắn trách nhiệm công việc cho các cá nhân, phòng ban, cấp lãnh đạo công ty cần phải tiến hành đánh giá thành quả hoạt động của họ. Khi đánh giá cần dựa trên cơ sở như:
- Kết quả phân tích chênh lệch của các chỉ tiêu và các nguyên nhân dẫn đến chênh lệch.
- Kết quả của các chỉ tiêu có thể lượng hóa hoặc không lượng hóa được đã được xây dựng và giao cho các bộ phận thực hiện.
Kế toán dùng công cụ kế toán để phân tích, đưa ra những nhận định và tư vấn cho lãnh đạo. Quyết định phương án kinh doanh là do lãnh đạo, để có thể đưa ra nhận định thì cần dựa trên kết quả của các phân tích và các báo cáo của kế toán. Vậy vai trò của kế toán rất quan trọng trong việc đưa ra quyết định của lãnh đạo.
PHẦN 5. KẾT LUẬN 5.1. KẾT LUẬN
Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng dưới góc nhìn kế toán sẽ giúp cho các nhà lãnh đạo quản lý tốt quá trình bán hàng kịp thời đưa ra các quyết định kịp thời, chính xác và hiệu quả. Ðể tồn tại và phát triểntrong bối cảnh thị trường canh tranh gay gắt thì vấn đề đặt ra cho nhà lãnh đạo là làm sao nắm bắt sự biến động thị trường, phải kiểm soát tình hình hoạt động kinh doanh của công ty mình. Muốn làm được điều đó, doanh nghiệp phải có một hệ thống thông tin tốt để cung cấp cho nhà quản trị ra quyết định. Thông tin kịp thời, đáng tin cậy sẽ giúp cho các nhà quản trị có quyết định đúng đắn, càng tránh được rủi ro. Với nội dung vận dụng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Nông nghiệp Anpo, tác giả tập trung vào giải quyết các vần đề:
Thứ nhất, hệ thống hoá cơ sở lý luận về kế toán bán hàng và xác định KQBH, làm cơ sở cho việc phân tích và đánh giá thực trạng vận dụng kế toán bán hàng và xác định KQBH vào quản lý tại Công ty.
Thứ hai, phản ánh được thực trạng việc áp dụng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong quản lý tại công ty TNHH TMDV Nông nghiệp Anpo. Trong đó, công tác lập dự toán tại Công ty chưa đầy đủ, thiếu tính khả thi, không có cơ sở để đánh giá công tác hoạch định tại công ty. Chính vì vậy, kéo theo việc kiểm soát doanh thu cũng không có cơ sở và việc ra quyết định của nhà quản trị không thể sử dụng thông tin của kế toán bán hàng và xác định KQBH.
Nhận thấy tầm quan trọng của kế toán nói chung và kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong công tác quản lý tại Công ty, tác giả đã đề xuất một số giải pháp nhằm vận dụng kế toán vào trong công tác quản lý như: (i) Tổ chức lại bộ máy tổ chức và hệ thống chứng từ trong Công ty; (ii) Hoàn thiện hệ thống các báo cáo phục vụ công tác hoạch định của nhà quản lý; (iii) Hoàn thiện đánh giá thành quả hoạt động thống qua phân tích các chênh lệch trong; (iv) Hoàn thiện hệ thống thông tin giúp phân tích và đưa ra quyết định.
5.2. KIẾN NGHỊ
5.2.1. Đối với các cơ quan Nhà nƣớc
dẫn, hỗ trợ từ phía Nhà nước và các tổ chức nghề nghiệp. Mặc dù Bộ Tài chính