Bảng 4.8. Dự toán kết quả bán hàng năm 2017
ĐVT: 1000 đồng Chỉ tiêu Dự toán tĩnh 1.DT bán hàng và CCDV 9.128.000 2.DTT về bán hàng và CCDV 9.128.000 3.Giá vốn hàng bán 8.377.000 4.Lợi nhuận gộp bán hàng và CCDV 751.000 5.Chi phí bán hàng và QLDN 130.000 6.Kết quả bán hàng 621.000
Nguồn: Phòng Kinh doanh
Nhận xét:
Các dự toán còn lại hầu như chưa được lập
Nhìn chung hệ thống các dự toán được lập ở công ty chưa đầy đủ. Các dự toán được lập chưa có được các căn cứ xác đáng, nội dung và các chỉ tiêu được lập không đầy đủ. Cũng vì không dự toán được các khâu, các hoạt động nên không có kế hoạch chặt chẽ về lượng tiền cần thiết cho các khoản chi phục vụ cho mọi hoạt động của doanh nghiệp. Do vậy các dự toán được lập như dự toán bán hàng, dự toán mua hàng, dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp cũng không mang tính khả thi.
4.2.2. Thực trạng vận dụng kế toán trong thực hiện bán hàng và xác định kết quả bán hàng kết quả bán hàng
Kế toán bán hàng tiến hành ghi chép thực tế về DTBH cũng như phương thức bán hàng tình hình thanh toán thông qua các hóa đơn, phiếu xuất nhập, sổ chi tiết. Kế toán dựa trên cơ sở sẵn có của mình: hóa đơn, phiếu xuất nhập,sổ chi tiết để tổng hợp phản ánh cho các nhà quản trị về tình hình bán hàng. Bộ phận kế toán tổ chức ghi chép, xử lý thông tin đầu vào và hệ thống hóa thông tin theo hướng đã định, tập hợp thông tin từ kế toán bán hàng lập nên báo cáo thực hiện dự toán tiêu thụ và báo cáo kết quả kinh doanh.
Ghi nhận kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, đơn vị dùng các chứng từ sau:
- Hoá đơn GTGT, hóa đơn bán hàng
- Phiếu xuất kho hay Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý
- Báo cáo bán hàng: Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ; Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi)
- Thẻ quầy hàng: Giấy nộp tiền; Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày. - Các Biên bản thừa thiếu hàng, Biên bản giảm giá hàng bán, Biên bản hàng bán bị trả lại
- Phiếu thu, giấy báo Có… - Các chứng từ khác có liên quan Ví dụ về chứng từ kế toán:
Hệ thống sổ kế toán chi tiết:
- Sổ chi tiết bán hàng theo loại sản phẩm - Sổ chi tiết doanh thu bán hàng
- Sổ chi tiết thanh toán với người mua - Sổ chi tiết giá vốn hàng bán
- Sổ chi tiết chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp -….
Bảng 4.9. Sổ chi tiết bán hàng
Tên sản phẩm G46 (Bán buôn nông, lâm sản nguyên liệu và động vật sống) (Năm 2017) Số TT Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải tóm tắt nội dung chứng từ Doanh thu Số Ngày Số lƣợng Đơn giá Thành tiền 1 09/01/2017 BH0001 09/01/2017 Hợp đồng 02 4.361 25.000 109.033.214 2 13/03/2017 BH0002 13/03/2017 Hợp đồng 06 41.000 24.000 984.000.000 3 19/04/2017 BH0003 19/04/2017 Hợp đồng 07 31.206 25.000 780.150.000 4 27/08/2017 BH0004 27/08/2017 Hợp đồng 11 151.200 24.000 3.628.800.000 5 14/09/2017 BH0005 14/09/2017 Hợp đồng 11 51.000 24.000 1.224.000.000 6 21/11/2017 BH0006 21/11/2017 Hợp đồng 13 100.000 24.000 2.400.000.000 378.767 9.125.983.214
Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán
Phương pháp bán buôn
Với phương thức bán buôn trực tiếp tại kho chứng từ gồm: hóa đơn GTGT (liên 1: lưu lại quyển hóa đơn gốc; liên 2 giao khách hàng; liên 3 lưu hành nội bộ) phiếu xuất kho; phiếu thu, giấy báo của ngân hàng
Căn cứ vào hợp đồng bán buôn hàng hóa, kế toán tiến hành lập hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho cho số hàng hóa trong hợp đồng. Sau khi lập hóa đơn GTGT nhân viên kinh doanh sẽ cầm hóa đơn này xuống kho làm thủ tục xuất hàng. Tại kho khi nhận được hóa đơn, sẽ ghi vào sổ kho theo số lượng hàng được bán. Sổ kho do thủ kho lập và mở chi tiết cho từng loại hàng hóa. Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi chi tiết hàng hóa nhập, xuất, tồn và sau khi ghi vào sổ kho,
thủ kho mang hóa đơn GTGT đến cho phòng kế toán. Đến cuối tháng, thủ kho tính số tồm kho từng loại hàng hóa để đối chiếu với phòng kế toán.
Sau khi nhận được hóa đơn GTGT về tiêu thụ hàng do thủ kho mang tới, kế toán kiểm tra tính pháp lý rồi ký duyệt. Mỗi hàng hóa đều được kế toán cho một mã riêng nên khi nhận được hóa đơn GTGT kế toán phải tra mã của mặt hàng được bán để nhập vào máy tính.
Hiện tại công ty quản lý hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đối với hàng hóa xuất bán, công ty tính giá trị hàng hóa xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Trong tháng có nghiệp vụ bán hàng phát sinh kế toán ghi nhận được phần doanh thu bán hàng, đến cuối tháng kế toán mới tính ra đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ.
Căn cứ vào sổ chi tiết hàng hóa kế toán tính đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ của hàng xuất bán.
Phương pháp bán lẻ
Chứng từ bán hàng trong trường hợp này gồm: hóa đơn bán lẻ hoặc hóa đơn GTGT; phiếu xuất kho; phiếu thu tiền do nhân viên ghi; bảng kê hàng hóa bán lẻ
Khi hàng hõa xuất từ kho của công ty đến các cửa hàng bán lẻ, kế toán lập phiếu xuất kho chuyển đến cho cửa hàng. Cửa hàng chịu trách nhiệm về việc bảo quản hàng hóa theo số lượng ghi trên phiếu xuất kho và mở thẻ kho theo dõi cho từng loại hàng hóa. Tại Công ty, kế toán theo dõi kho căn cứ vào phiếu xuất kho nhập số liệu vào sổ chi tiết hàng hóa kho chính và mở sổ chi tiết hàng hóa phụ theo dõi số lượng hàng hóa tại các cửa hàng. Cuối ngày, nhân viên phục trách bán hàng của cửa hàng sẽ mang “bảng kê bán lẻ hàng hóa” lên phòng kế toán và nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ, kế toán căn cứ vào Bảng kê để viết háo đơn GTGT cho hàng đã tiêu thụ và lập phiếu thu chuyển cho thủ quỹ thu tiền. thủ quỹ tiến hành thu tiền theo phiếu thu và ký xác nhận đã thu đủ số tiền, trên bảng kê bán lẻ của cửa hàng, kế toán xác định giá vốn lượng hàng bán ra trong ngày để làm căn cứ vào sổ chi tiết xuất hàng hóa phụ. Bảng kê bán lẻ, phiếu thu, hóa đơn GTGT được làm căn cứ ghi sổ, tập hợp và trình lên kế toán trưởng và giám đốc của công ty duyệt ký.
Từ các chứng từ gốc kế toán sẽ nhập số liệu vào chứng từ tương ứng có trong máy tính, máy tính sẽ tự xử lý số liệu và đưa vào sổ kế toán có liên quan. Từ đó, máy sẽ ghi vào sổ cái bảng tổng hợp chi tiết, sau đó máy sẽ lập bảng cân đối phát sinh và lên báo cáo kế toán.
Hình 4.2. Quy trình bán hàng của Công ty
Sổ liên quan Kiểm tra
Chứng từ liên quan Nghiệp vụ liên quan
Bán hàng
Vận chuyển, bốc xếp, môi giời...
Giao hàng
Thu tiền của người mua hàng
Hóa đơn đầu ra
Hóa đơn đầu vào
Phiếu xuất kho
Phiếu thu - Giấy báo có - Phiếu chi/ báo nợ trả tiền cho CP bán hàng - Tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp - Phương thức, hình thức thanh toán - Trình trạng thanh toán - Hàng đủ/ thiếu – đối chiếu với PXK/Biên bản bàn giao
- Hàng có đúng chủng loại chất lượng không
KH đã thanh toán hết chưa Có đặt trước tiền đó không Sổ nhật ký chung - Bảng kê PXK Sổ chi tiết VT _HH
Sổ quỹ tiền mặt/ tiền gửi NH
Sổ CT công nợ TK 131 sổ CT công nợ TK331
Doanh thu bán hàng
Để kế toán kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, sản phẩm, từng loại lao vụ dịch vụ, Công ty đã mở kết hợp cả sổ chi tiết doanh thu và sổ chi tiết kết quả kinh doanh thành một sổ "Sổ chi tiết tiêu thụ và kết quả kinh doanh"
Việc kế toán thu nhập, chi phí và kết quả từng nghiệp vụ đối với hoạt động tài chính và các nghiệp vụ bất thường cũng được tiến hành trên cơ sở các chứng từ gốc và sổ kế toán chi tiết được mở phù hợp với yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
Với việc tổ chức kế toán chi tiết doanh thu và kết quả kinh doanh từng hoạt động, từng mặt hàng, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ các nhà quản trị doanh nghiệp có thể thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch doanh thu và kế hoạch lợi nhuận cũng như việc xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố: Khối lượng sản phẩm tiêu thụ, kết cấu mặt hàng, giá thành sản phẩm... đến lợi nhuận của doanh nghiệp từ đó mà ra được các quyết định phù hợp cho sự phát triển SXKD của doanh nghiệp.
Bảng 4.10. Sổ chi tiết doanh thu bán hàng
Tên sản phẩm G46
(Bán buôn nông, lâm sản nguyên liệu và động vật sống)
Ngày tháng ghi
sổ
Chứng từ Diễn giải tóm tắt nội dung chứng từ
Doanh thu
Số Ngày Số lƣợng Đơn giá
(đồng) Thành tiền (đồng) 09/01/2017 BH0001 09/01/2017 Hợp đồng 02 4.361 25.000 109.033.214 13/03/2017 BH0002 13/03/2017 Hợp đồng 06 41.000 24.000 984.000.000 19/04/2017 BH0003 19/04/2017 Hợp đồng 07 31.206 25.000 780.150.000 27/08/2017 BH0004 27/08/2017 Hợp đồng 11 151.200 24.000 3.628.800.000 14/09/2017 BH0005 14/09/2017 Hợp đồng 11 51.000 24.000 1.224.000.000 21/11/2017 BH0006 21/11/2017 Hợp đồng 13 100.000 24.000 2.400.000.000 378.767 9.125.983.214
Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán
Toàn bộ số tiền còn phải thu của khách hàng cũng như tình hình thanh toán của khách hàng được phản ánh tổng hợp trên TK 131 "Phải thu của khách hàng". Song, Công ty phải mở chi tiết TK 131 thành các TK cấp 2 riêng cho từng khách hàng như:
TK 1311 - Thanh toán với Công ty Hoàng Long TK 1312 - Thanh toán với đại lý Hùng Ngân.
Việc theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, người mua trên sổ chi tiết thanh toán với người mua giúp cho công ty biết được số tiền còn phải thu đối với từng khách hàng, thông qua đó mà có biện pháp đôn đốc kịp thời, để thu hồi đủ.
Trường hợp những khách hàng có tình hình tài chính kém, không có khả năng thanh toán, đã quá hạn thanh toán lâu... Công ty đã có biện pháp theo dõi riêng để trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi tính vào chi phí QLDN hoặc có biện pháp xử lý cho phù hợp.
Bảng 4.11. Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua hàng
TK 131: Phải thu khách hàng
Tên khách hàng: Đại lý Hùng Ngân
Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải tóm tắt nội dung chứng từ TK đối tƣợng Số phát sinh Số Ngày Nợ Có
Số dư đầu kỳ Số dư đầu kỳ 10.000.000
23/03/2017 331 23/03/2017 Tiền hàng quý 1 1312 100.000.000 100.000.000 25/06/2017 123 25/06/2017 Tiền hàng quý 2 1312 200.000.000 200.000.000 28/09/2017 213 28/09/2017 Tiền hàng quý 3 1312 150.000.000 150.000.000 15/11/2017 132 15/11/2017 Tiền hàng quý 4 1312 100.000.000 100.000.000 Cộng 550.000.000 550.000.000 Số dƣ cuối kỳ 10.000.000
Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán
Mục đích của việc tiêu thụ, bán hàng là thu được tiền để bù đắp trang trải các chi phí liên quan trong quá trình bán hàng, chi phí QLDN. Do vậy cùng với việc thúc đẩy quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, dịch vụ là quá trình thu hồi kịp thời số tiền mà khách hàng phải trả về những sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ doanh nghiệp đã cung cấp. Việc theo dõi, kiểm tra và đôn đốc khách hàng thanh toán kịp thời có ảnh hưởng lớn đến quá trình thu hồi vốn để tiếp tục sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy đối với những khách hàng còn nợ doanh nghiệp, cũng cần phải tổ chức kế toán chi tiết riêng theo từng khách hàng trên các tài khoản, sổ kế toán liên quan.
Căn cứ vào bảng 4.12, tình hình thực hiện tiêu thụ sản phẩm của các nhóm sản phẩm trong công ty:
Bảng 4.12. Doanh thu bán hàng các nhóm sản phẩm của Công ty Anpo
Sản phẩm
Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 So sánh (%)
ST (đồng) CC (đồng) ST (đồng) CC (đồng) ST (đồng) CC (đồng) 2017/2016 2016/2015 G46 5.016.395.786 85,06 8.976.554.443 85,48 9.125.983.214 77,74 101,66 178,94 A01 732.197.722 12,41 1.457.833.337 13,88 1.890.903.229 16,11 129,71 199,10 C1 12.344.466 0,21 7.943.334 0,08 609.078.656 5,19 7667,80 64,35 C2 123.555.678 2,09 24.567.709 0,23 0 0,00 0,00 19,88 H4 13.214.962 0,22 34.634.202 0,33 113.086.605 0,96 326,52 262,08 Tổng 5.897.708.614 100,00 10.501.533.025 100,00 11.739.051.704 100,00 111,78 178,06
Nhóm sản phẩm G46 (Bán buôn nông, lâm sản nguyên liệu và động vật sống) mang lại doanh thu chính cho công ty (chiếm khoảng 78 – 85,5%), tiếp đó là nhóm sản phẩm A01 chiếm khoảng 12 – 16%. Còn lại là nhóm C và H. Đây là những sản phẩm phụ trợ và chưa được doanh nghiệp chú trọng khai thác. Đặc biệt năm 2017, Công ty quyết định dừng cung câp cấp nhóm sản phẩm C2 do nhận thấy nhóm sản phẩm này không mang lại hiệu quả cho công ty.
Doanh thu bán hàng của các nhóm sản phẩm có sự biến động không ổn định. Nhóm sản phẩm G46, doanh thu tăng qua các năm nhưng tốc độ tăng giảm (năm 2016 so với năm 2015 tăng 178,94%; năm 2017 so với năm 2016 tăng 1,67%). Nhóm sản phẩm A01 có tốc độ tăng không ổn định, doanh thu bán hàng năm 2017 tăng so với năm 2016 là 29,71%;
Tổ chức thực hiện bán hàng và xác định kết quả bán hàng theo kênh phân phối ta có: Kênh 1 (Công ty – Đại lý cấp 1 – người tiêu dùng) chiếm tỷ trọng từ 30 – 40%, năm 2017 so với nam 2016 tăng 123,11%. Kênh 2 (Công ty – Đại lý cấp 1 – Đại lý cấp 2 – Người tiêu dùng) chiếm tỷ trọng 60 – 70%. Kênh 3 (Công ty – Người tiêu dùng) chiếm tỷ trọng 1- 5%.
Giá vốn hàng bán
Công ty Anpo áp dụng phương pháp xác định giá vốn hàng bán theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Với phương pháp này cung cấp thông tin về chi phí một cách kịp thời, hữu ích và hiệu quả để phục vụ cho nhà quản lý đưa ra các quyết định kinh tế. Giúp nhà quản lý của công ty thực hiện được chức năng hoạch định, thông qua việc cung cấp thông tin phục vụ cho quá trình lập dự toán ngân sách. Cung cấp thông tin giúp nhà quản lý kiểm soát chi phí một cách hiệu quả. Chi phí bán hàng chung ước tính phân bổ, các khoản mục chi phí còn lại đều được tính theo chi phí thực tế.
Sử dụng “báo cáo bán hàng” vừa giúp nhà quản lý kiểm soát chi phí vừa đánh giá hoạt động của từng nhóm hàng và từng kênh bán hàng.
Thông tin về giá vốn hàng bán có thể tính được ở bất cứ thời điểm nào trong tháng, từ đó cung cấp thông tin một cách kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản lý, đáp ứng được nhu cầu thông tin trong quản trị chi phí.
Sổ kế toán sử dụng trong hạch toán giá vốn hàng bán tại Công ty là: Sổ chi tiết hàng hóa, sổ cái TK 632.
Cuối tháng kế toán công ty tổng hợp và lập Báo cáo tài chính kiểm tra, đối chiếu số liệu với kế toán ghi sổ và thủ kho của Công ty. Kế toán căn cứ vào số lượng tồn đầu tháng và nhập trong tháng, tương ứng với giá trị tồn đầu tháng và nhập trong tháng tiến hành tính đơn giá bình quân cho từng mặt hàng.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho. Do công ty tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ nên tại thời điểm xuất kho, kế toán chỉ ghi nhận số lượng xuất kho trên phiếu xuất kho.