Các báo cáo dự toán là rất cần thiết, là một kế hoạch hoạt động, lượng hóa các mục đích của doanh nghiệp theo các mục tiêu về tài chính và hoạt động của doanh nghiệp. Cùng với chức năng hệ thống hóa việc lập kế hoạch, các thông tin trên các báo cáo dự toán của Công ty cũng đưa ra những tiêu chuẩn cho việc đánh giá kết quả hoạt động, hoàn thiện sự truyền tại thông tin và sự hợp tác trong nội bộ tổ chức. Các báo cáo dự toán còn hữu dụng với các nhà quản lý của công ty trong quá trình ra quyết định tài trợ hay quyết định điều hành.
Việc lập dự toán được Công ty thực hiện vào cuối quý IV năm hiện tại. Hàng năm dựa vào số liệu của các bộ phận liên quan và tình hình thực tế, bộ phận lập dự toán tiến hành lập cho năm sản xuất, kinh doanh tiếp theo. Tuy nhiên trong năm dự toán, căn cứ trên tình hình thực tế sản xuất, kinh doanh của năm trước và kế hoạch kinh doanh của Công ty, bộ phận lập dự toán sẽ tiến hành chỉnh sửa dự toán đã lập cho phù hợp với tình hình thực tế tại Công ty.
4.2.1.1. Nguyên tắc, cơ sở và phương pháp lập dự toán bán hàng tại Công ty
a) Nguyên tắc lập
- Công tác lập dự toán phải đưa ra các mục tiêu định lượng cần phải đạt được trong năm, các mục tiêu phải rõ ràng để các bộ phận trong tổ chức cùng thực hiện. Các chỉ tiêu sẽ là một tiêu chí để đánh giá thành tích cuối năm và còn là chỉ tiêu đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch trong năm.
- Dự toán được theo dõi thường xuyên để có những điều chỉnh phù hợp với tình hình thực tế diễn ra trong năm kế hoạch vì dự toán chứa yếu tố không chắc chắn, hơn nữa môi trường sản xuất kinh doanh luôn biến động.
- Thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc thực hiện dự toán và theo dõi ngân sách hoạt động để so sánh với thực tế, điều chỉnh cho phù hợp, đảm bảo tính linh hoạt của các báo cáo dự toán.
Ngoài ra, một trong những nguyên tắc lập dự toán tại Công ty là các báo cáo dự toán phải được lập một cách có cơ sở, sát thực tế, hợp lý nhưng phải tiết kiệm thời gian và chi phí.