Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.1.2.Tổ chức tiêu thụ sản phẩm gạch của Công ty cổ phần gạch ngói Thạch Bàn
4.1. Thực trạng tiêu thụ sản phẩm gạch của Công ty cổ phần gạch ngó
4.1.2.Tổ chức tiêu thụ sản phẩm gạch của Công ty cổ phần gạch ngói Thạch Bàn
Khâu tổ chức tiêu thụ sản phẩm là khâu rất quan trọng, nó có vai trò quyết định đến kết quả hoạt động tiêu thụ. Tổ chức tiêu thụ thành công mới là khâu kết thúc một quá trình tiêu thụ sản phẩm, cũng như quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty.
Tổ chức giao nhận hàng của Công ty Cổ phần Gạch ngói Thạch Bàn được tổ chức qua 04 giai đoạn: tìm kiếm khách hàng – ký hợp đồng, sản xuất và chuẩn bị hàng hóa, giao hàng, thanh toán và thanh lý hợp đồng.
4.1.2.1. Giai đoạn tìm kiếm khách hàng – ký hợp đồng
a. Tìm kiếm khách hàng
Phòng Kinh doanh có nhiệm vụ tìm kiếm đơn hàng và khách hàng mới. Đối với mỗi nhân viên kinh doanh trong Công ty được giao phụ trách chăm sóc
các đại lý sẵn có của Công ty, đồng thời tìm kiếm khách hàng mới, trong đó tập trung chủ yếu là những công trình xây dựng lớn.
- Đối với khách hàng Đại lý sẵn có: các nhân viên kinh doanh thường xuyên liên lạc tư vấn mặt hàng cho Đại lý, thông báo về biến động giá cả, chương trình khuyến mãi, để khách hàng cân nhắc đặt hàng.
- Đối với những khách hàng mới: Nhân viên kinh doanh tiếp cận với khách hàng, giới thiệu các mặt hàng của Công ty và cung cấp báo giá cho khách hàng.
b. Ký hợp đồng, nhận đơn đặt hàng
Phòng kinh doanh nhận và tổng hợp các đơn đặt hàng của Công ty, tiến hành ký hợp đồng cung cấp hàng hoá đối với những khách hàng mới sau đó gửi lại đơn đặt hàng, cho Nhà máy chuẩn bị và có kế hoạch sản xuất hàng hoá bổ sung. Đồng thời Phòng kinh doanh cũng cung cấp các đơn đặt hàng, giá cả cho phòng Kế toán làm căn cứ tính toán công nợ, làm chứng từ thanh toán kèm theo khi giao hàng cho khách hàng.
Bảng 4.4. Số hợp đồng và đơn đặt hàng của Công ty tại thị trường Hà Nội Chỉ tiêu ĐVT Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 So sánh (%)
14/13 15/14 BQ
1. Số hợp đồng Hợp đồng 14 12 17 85,71 141,67 110,19 2. Số lượng đơn đặt hàng Đơn hàng 352
476 518 135,23 108,82 121,31 - Số lượng sản phầm BQ/đơn Nghìn sản phẩm 52,33 39,48 42,83 75,44 108,49 90,47 - Giá trị đơn hàng BQ Triệu đồng 56,99 39,79 41,62 69,82 104,60 85,46
Nguồn: Phòng kinh doanh Công ty CP Gạch ngói Thạch Bàn (2015) Do đặc tính của Công ty là cung cấp hàng cho các đại lý cấp 1 qua các hợp đồng nguyên tắc ký lại mỗi năm 1 lần, và hợp đồng các công trình xây dựng lớn, các khách lẻ cá nhân khác, nên số hợp đồng ký hàng năm của Công ty không nhiều, tuy nhiên giá trị hợp đồng của các Công ty thường lớn. Mặt khác, mỗi hợp đồng được chia thành nhiều đơn đặt hàng, qua bảng 4.4 cho thấy mỗi năm Công ty cung cấp từ 350-520 đơn đặt hàng, giá trị bình quân mỗi đơn đặt hàng khoảng 40-60 triệu đồng tương ứng với khoảng từ 40-55 ngàn sản phẩm.
4.1.2.2. Giai đoạn sản xuất và chuẩn bị hàng hóa
Căn cứ vào khối lượng đơn hàng và kế hoạch giao hàng mà phòng kinh doanh tổng hợp, cùng với khối lượng hàng tồn kho do thủ kho cung cấp Nhà máy
lập kế hoạch sản xuất theo tháng, theo tuần và đưa ra lệnh sản xuất hàng ngày gửi xuống các phân xưởng để sản xuất.
Đồng thời bộ phận giao hàng căn cứ vào các đơn hàng và thời hạn cần giao hàng để kết hợp với phân xưởng sản xuất sắp xếp, chuẩn bị hàng hóa, các hồ sơ giấy tờ kèm theo để đảm bảo giao hàng đúng thời hạn cho khách hàng.
4.1.2.3. Giao hàng
a. Vận chuyển hàng tới địa điểm thoả thuận giao hàng cho khách hàng
Để phục vụ giao nhận hàng cho khách hàng Công ty Cổ phần Gạch ngói Thạch Bàn đã đầu tư một đội xe chuyên vận chuyển hàng hoá từ Công ty tới điểm giao hàng cho khách hàng theo thoả thuận. Đội xe của Công ty hiện tại gồm có 05 xe tải 07 tấn và 03 xe tải 05 tấn.
Căn cứ vào kế hoạch giao hàng của Phòng Kinh doanh, tổ trưởng đội xe lên kế hoạch điều xe và thông báo cho các lái xe nắm được. Từ đó các lái xe chủ động tới Phòng Kinh doanh lấy lệnh xuất hàng và xuống kho nhận hàng, đồng thời nhận chứng từ kèm theo từ phòng kế toán làm căn cứ kiểm hàng và xác nhận thanh toán với khách hàng.
b. Giao hàng và cùng nghiệm thu xác nhận khối lượng sản phẩm, công nợ với khách hàng
Sau khi giao hàng tới địa điểm khách hàng yêu cầu theo thoả thuận, lái xe cùng với nhân viên giao hàng kết hợp với nhân viên nhận hàng của khách hàng cùng nhau kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hoá, sau đó thống nhất ký vào biên bản bàn giao hàng hoá làm căn cứ để Phòng Kế toán xác nhận công nợ với khách hàng đồng thời yêu cầu khách hàng thanh toán
4.1.2.4. Thanh toán và thanh lý hợp đồng
Sau khi giao hàng Phòng kế toán có nhiệm vụ tổng hợp công nợ và đối chiếu công nợ với khách hàng làm căn cứ yêu cầu khách hàng thanh toán tiền.
Thông thường mỗi đơn hàng của Công ty có giá trị lớn trên 20 triệu đồng, nên phải thực hiện thủ tục thanh toán qua chuyển khoản. Kế toán tổng hợp công nợ và căn cứ vào điều khoản thanh toán trên hợp đồng để đốc thúc khách hàng thanh toán đúng thời hạn. Đối với những khách hàng đại lý, Công ty có chính sách cho nợ gối đơn, tức là khi khách hàng đặt đơn hàng tiếp theo thì phải thanh toán giá trị cho đơn hàng trước đó trước khi Công ty thông báo giao hàng cho đơn hàng mới.