6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC PHÂN TÍCH HIỆU
XÂY DỰNG ðĂK LĂK
3.2.1. Hoàn thiện công tác tổ chức phân tích hiệu quả hoạt ñộng
a. Tổ Chức về nhân sự phân tích
Việc xác ñịnh nhân sự ñể phân tích rất quan trọng, có ý nghĩa ñến giá trị của thông tin phân tích cung cấp. Số lượng thông tin có thể nhiều hay ít nhưng không thể phản ánh chất lượng thông tin tốt hay xấu, ñiều ñó còn phụ thuộc vào lực lượng nhân sự làm công tác phân tích.
Vậy nên, cần phân công nhiệm vụ cho một Phó giám ñốc nhiệm vụ của một giám ñốc tài chính, quản lý trực tiếp bộ phận phân tích tài chính thuộc phòng kế toán, có trách nhiệm phân công theo dõi thông tin từ hệ thống kế toán, sau ñó yêu cầu phân tích ñể chuyển hóa các thông tin kế toán thành hệ thống thông tin tài chính và kinh doanh, làm cơ sở ñể lập báo cáo hoạt ñộng
kinh doanh, hoạch ñịnh chiến lược kinh doanh và tiến hành tổ chức thực hiện khi ñã ñược Giám ñốc phê duyệt.
b.Tổ chức công tác phân tích
Quy trình tổ chức công tác phân tích hiệu quả kinh doanh sẽ quyết ñịnh rất lớn ñến giá trị kết luận của nguồn thông tin phân tích. Công ty cần phải nhận thấy ñược vai trò của công tác tổ chức phân tích hoạt ñộng kinh doanh của mình, chỉ có vậy thì việc tổ chức phân tích mới ñược tiến hành thường xuyên và ñịnh kỳ. Công ty cần hoàn thiện công tác tổ chức phân tích hiệu quả kinh doanh theo sơ ñồ sau:
Lập kế hoạch phân tích
Việc lập kế hoạch phân tích là một bước rất quan trọng, ñây là bước ñầu tiên tạo tiền ñề cho quá trình tổ chức phân tích và báo cáo kết quả, nếu không ñặt ra kế hoạch phân tích thì việc phân tích sẽ diễn ra không ñảm bảo ñúng mục tiêu.Việc xác ñịnh mục tiêu phân tích trong kỳ sẽ giúp các nhà phân tích ñịnh hình “ñường ñi” của mình ñược rõ ràng, mạch lạc. ðồng thời ñây
Hoàn thành phân tích
Lập báo cáo phân tích Thảo luận, ñánh giá sơ bộ
Hoàn chỉnh, lưu trữ hồ sơ phân tích Lập kế hoạch phân
tích
Xác ñịnh mục tiêu phân tích Xây dựng chương trình phân tích
Tiến hành phân
tích Tính toán các chỉ tiêu
Tổng hợp kết quả, nhận xét Thu thập thông tin
cũng là yếu tố cơ bản ñể xác ñịnh những bước ñi tiếp theo của công tác tổ chức phân tích hiệu quả kinh doanh của công ty.
Kế hoạch phân tích bao gồm: mục ñích, nội dung, phạm vi, thời hạn phân tích; bộ phận cung cấp số liệu; cán bộ chịu trách nhiệm phân tích, tổng hợp kết quả phân tích và ñưa ra các ñánh giá, nhận ñịnh và từ ñó, lập báo cáo phân tích. Cũng cần phân biệt rõ nội dung nào phân tích thường xuyên, nội dung nào phân tích ñịnh kỳ với phạm vi phân tích toàn diện hay chi tiết. ðể từ ñó bộ phận chuyên trách sẽ chủ ñộng phân công nhiệm vụ phân tích cho từng cán bộ nhằm ñảm bảo tiến trình phân tích. Kế hoạch phân tích có thể ñược thực hiện theo mẫu bảng như sau:
Bảng 3.1. Mẫu kế hoạch phân tích hiệu quả kinh doanh
STT NỘI DUNG DIỄN GIẢI
1 ðối tượng cần thông tin Ban Giám ñốc
2 Mục tiêu phân tích ðịnh hướng ñúng ñắn cho việc nâng cao hiệu quả hoạt ñộng kinh doanh
3 Nội dung phân tích Phân tích các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả kinh doanh
4 Thời gian phân tích 2 ngày
5 Nhân sự phân tích Ông… Ông… Bà… Phụ trách chung Thu thập tài liệu … 6 Tiến ñộ thực hiện Từ ngày…ñến ngày… Từ ngày…ñến ngày… Từ ngày…ñến ngày…
Thu thập và kiểm tra tài liệu Tính toán các chỉ tiêu phân tích Thảo luận, viết báo cáo
Tiến hành phân tích
ðây là giai ñoạn chủ ñạo trong công tác phân tích ñược thực hiện trên cơ sở kế hoạch phân tích ñã ñược lập. Giai ñoạn tiến hành phân tích bao gồm các công việc như: thu thập thông tin; tính toán các chỉ tiêu; tổng hợp kết quả phân tích và từ ñó ñưa ra các ñánh giá, nhận xét.
Thông tin ñược sử dụng ñể phục vụ phân tích phải ñảm bảo tính ñầy ñủ, chính xác, có ñộ tin cậy cao ñể từ ñó làm cơ sở ra các quyết ñịnh tài chính hợp lý. Thông tin thu thập ñược từ nguồn thông tin bên ngoài và thông tin nội bộ công ty.
+ ðối với những thông tin bên trong doanh nghiệp, bao gồm các báo cáo tài chính ở phòng Tài chính - Kế toán, báo cáo tổng kết và kế hoạch phát triển của công ty ở phòng hành chính, bảng tiêu chuẩn kỹ thuật và hệ thống ñịnh mức của những yếu tố phân tích ở phòng Kế hoạch - Kỹ thuật, theo dõi tiến ñộ thực hiện công việc và thái ñộ của người lao ñộng nên căn cứ vào bảng chấm công tại các ñội sản xuất...
+ ðối với những thông tin bên ngoài doanh nghiệp như: ðịnh hướng phát triển của chính phủ, nguồn vốn ñầu tư của ngân sách Nhà nước, thông tin về thị trường xây dựng, thông tin về tình hình giá cả ñấu thầu, thông tin về ñịnh mức ñơn giá... những thông tin này có thể thu thập thông qua sở thương mại, ủy ban chứng khoán, cục thống kê …
Sau khi ñã thu thập ñược thông tin ñể phân tích, công ty căn cứ vào yêu cầu và mục tiêu ñã ñề ra trong kế hoạch phân tích ñể lựa chọn phân tích những chỉ tiêu phù hợp, ñảm bảo tính chuyên sâu nhằm giải quyết những vấn ñề mấu chốt, làm tăng hiệu quả phân tích. Sau ñó tiến hành tính toán các chỉ tiêu.
Tiếp ñến, tổng hợp kết quả các chỉ tiêu ñã ñược tính toán và ñưa ra ý kiến ñánh giá các chỉ tiêu. Việc ñưa ra các ý kiến ñánh giá phải nêu ñược mặt
tốt và cả những chưa tốt ñang tồn tại, mức ñộ ảnh hưởng của các nhân tố ñến chỉ tiêu phân tích, ñể từ ñó ñưa ra một số ý kiến ñề xuất hướng giải quyết các vấn ñề còn tồn tại.
Hoàn thành phân tích
Báo cáo phân tích tài chính thể hiện toàn bộ nội dung và kết quả phân tích và ñây cũng chính là căn cứ ñể công ty ñánh giá quá trình hoạt ñộng kinh doanh của mình xem có hiệu quả hay không. Giai ñoạn này gồm các công việc sau:
- Lập báo cáo phân tích: Báo cáo phân tích phải bao gồm các nội dung cơ bản như: Tên báo cáo phân tích, mục ñích, phạm vi, nội dung và quá trình phân tích, cán bộ tham gia phân tích, những nhận xét và kết luận rút ra từ quá trình phân tích, những biện pháp nhằm cải thiện trong thời gian tới.
- Công bố kết quả phân tích: Nhằm công bố kết quả phân tích với các thành phần tham dự như: Hội ñồng quản trị, Ban giám ñốc, bộ phận phân tích, các trưởng phòng ban, trưởng các ñơn vị trực thuộc ñể thông qua báo cáo phân tích ñịnh kỳ, lấy ý kiến ñóng góp của các thành viên nhằm tăng cường tính chính xác, phù hợp và làm cơ sở hoàn thiện báo cáo phân tích. Từ những góp ý ñó, nhà quản trị sẽ thảo luận, bàn bạc ñể ñưa ra các quyết ñịnh trong thời gian tới.
- Hoàn chỉnh, lưu trữ hồ sơ phân tích: Sau khi ghi nhận những ý kiến ñóng góp của các thành viên, báo cáo phân tích ñược hoàn chỉnh ñể phục vụ cho ðại hội ñồng cổ ñông, yêu cầu cảu ban giám ñốc và phải ñược công bố thông tin trên thị trường chứng khoán, ñồng thời tài liệu này sẽ ñược lưu trữ làm cơ sở cho những lần phân tích tiếp theo.
c. Về tổ chức việc sử dụng kết quả phân tích
Kết quả phân tích phản ánh ñược ñiểm mạnh, ñiểm yếu, mức ñộ tốt xấu của các chỉ tiêu phân tích, nguyên nhân dẫn ñến kết quả ñó và ñưa ra ñược
những dự báo ñáng tin cậy trong tương lai về tình hình kinh doanh của công ty trong thời gian tới. Báo cáo phân tích sau khi ñã ñược Giám ñốc phê duyệt cần ñược triển khai sử dụng có hiệu quả, cụ thể là báo cáo cho Ban kiểm soát trực thuộc HðQT ñể giám sát chặt chẽ các chỉ tiêu tài chính xấu, có biện pháp cải thiện nó trong thời gian tới.
3.2.2. Hoàn thiện phương pháp phân tích.
Như ñã trình bày ở phần trên thì tại Công ty cổ phần xây dựng ðắklắk ñang sử dụng phương pháp so sánh chủ yếu theo chiều ngang ñể phân tích hiệu quả kinh doanh, dẫn ñến kết quả phân tích hầu như chỉ ñưa ra các nhận xét khái quát chứ chưa thật sự ñi vào tìm hiểu nguyên nhân cũng như các nhân tố tác ñộng ñến hiệu quả hoạt ñộng kinh doanh. Nếu chỉ sử dụng phương pháp so sánh thì chỉ sẽ cho nhanh kết quả ñánh giá của các chỉ tiêu, song ñộ chính xác của các chỉ tiêu chưa thể phản ánh ñược chính xác giá trị kinh tế của tài sản, ñồng thời phương pháp này cũng không làm rõ ñược sự tác ñộng của các nhân tố ñến các chỉ tiêu phân tích, mà nội dung quan trọng nhất của việc phân tích là chi tiết hóa mức ñộ ảnh hưởng của các yếu tố phân tích ñến mức thấp nhất. Do vậy, ñể ñánh giá tổng hợp các nhân tố ảnh hưởng ñến hiệu quả hoạt ñộng kinh doanh, công ty cần kết hợp sử dụng nhiều phương pháp phân tích với nhau: bên cạnh việc sử dụng phương pháp so sánh cần kết hợp với phương pháp thay thế liên hoàn ñể chỉ ra các yếu tố ảnh hưởng và mức ñộ ảnh hưởng là như thế nào, từ ñó sẽ ñưa ra ñược những kết luận cụ thể và chính xác hơn về hiệu quả hoạt ñộng tại Công ty ñể có các giải pháp hữu ích cho hoạt ñộng kinh doanh tại công ty.
a. Phương pháp so sánh
Phương pháp so sánh là một phương pháp ñược sử dụng rộng rãi và phổ biến trong phân tích kinh tế nói chung và phân tích hiệu quả kinh doanh nói riêng nhằm xác ñịnh mức ñộ biến ñộng của các chỉ tiêu phân tích. Các
thông tin về các hoạt ñộng của công ty nhiều lúc không ñược cung cấp ñầy ñủ vì nhiều lý do khác nhau, chẳng hạn do kinh phí, hoặc chưa thể tiếp tục thi công do lý do thời tiết thì buộc phải sử dụng phương pháp so sánh. Về bản chất ñây là phương pháp lựa chọn ñộ lớn của các chỉ tiêu của báo cáo kết quả kinh doanh. Sử dụng phương pháp so sánh sẽ cho nhanh số liệu ñánh giá của các chỉ tiêu, song ñộ chính xác của các chỉ tiêu chưa thể phản ánh ñược chính xác giá trị kinh tế của công ty.
Khi sử dụng phương pháp so sánh có thể suy theo một trong hai trường hợp: Tổng thể so sánh ñồng nhất và tổng thể so sánh không ñồng nhất. Phương pháp so sánh giữa các tổng thể ñồng nhất ương ñối ñơn giản, còn muốn kết quả so sánh ñược chính xác và khách quan giữa các tổng thể không ñồng nhất chúng ta phải chuyển các chỉ tiêu so sánh về tổng thể ñồng nhất dựa theo một mức chuẩn. Mức chuẩn ñược sử dụng có thể là: ðịnh mức kinh tế kỹ thuật của nghành, mức bình quân của nghành, giá trị mũi nhọn của nghành hoặc giá trị quốc tế.
b. Phương pháp thay thế liên hoàn
Phân tích là chi tiết hóa mức ñộ ảnh hưởng của các yếu tố phân tích ñến mức thấp nhất, ñể làm ñược ñiều này, các nhà phân tích nên sử dụng thêm cả phương pháp thay thế liên hoàn ñể xác ñịnh chính xác mức ñộ ảnh hưởng của từng nhân tố. Có như vậy, các nhà quản lý doanh nghiệp mới nhìn thấy rõ ñâu là “bản sắc” riêng của doanh nghiệp mình. Mặt khác, việc liên kết các nhân tố trên chuỗi của phương trình phân tích thông qua phương pháp này càng tạo nên một tư duy logic cao hơn khi ñưa ra các kết luận phân tích.
ðể làm ñược ñiều này, trong quá trình phân tích, công ty nên có sự kết hợp tổng hòa giữa các phương pháp phân tích (tùy thuộc vào ñối tượng phân tích và yêu cầu của quá trình phân tích) sao cho có tính biện chứng về ñối tượng phân tích hơn. Doanh nghiệp không nên sử dụng mỗi một phương pháp
mà cần có sự vận dụng kết hợp tổng thể các phương pháp khác nhau nhằm giúp doanh nghiệp nhận ñịnh tình hình kinh doanh của mình trong trạng thái ña chiều khác nhau.
3.2.3. Hoàn thiện nội dung và các chỉ tiêu phân tích phân tích.
Nội dung phân tích hiệu quả hoạt ñộng kinh doanh, Công ty cổ phần xây dựng ðắk lắk mới chỉ phân tích báo cáo kết quả kinh doanh và phân tích tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu thuần và tỷ suất sinh lời của tài sản, những nội dung này chưa thể ñưa ra các kết luận về hiệu quả kinh doanh của công ty. ðể công tác phân tích thực sự có tác dụng trong việc ñưa ra các quyết ñịnh trong quản trị thì cần hoàn thiện các nội dung sau:
Bảng 3.2. Bảng phân tích hiệu quả kinh doanh cá biệt Chỉ tiêu ðVT Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 1.DT thuần HðKD 1.000ñ 217.409.642.161 228.231.333.765 212.278.351.711 2. DT tài chính 1.000ñ 4.382.429.191 3.001.654.351 4.384.624.020 3. Thu nhập khác 1.000ñ 522.880.000 453.190.022 94.963.134 4. Tổng tài sản BQ 1.000ñ 230.290.970.278 263.653.584.233 243.976.295.443 5. Nguyên giá TSCð BQ 1.000ñ 23.867.507.376 25.974.479.768 26.336.983.465 6. VLð BQ 1.000ñ 216.245.259.200 250.008.697.000 232.721.622.700 7. Hiệu suất sử dụng TS 0,97 0,88 0,89 8. Hiệu suất sử dụng TSCð 9,11 8,79 8,06 9. Số vòng quay BQ VLð Vòng 1,01 0,91 0,91 10. Số ngày BQ một vòng quay VLð Ngày/ vòng 358 394 394
Biểu ñồ 3.1. Hiệu quả kinh doanh cá biệt qua các năm
Qua Bảng phân tích [3.2] và Biểu ñồ 3.1, ta có nhận xét như sau:
Hiệu suất sử dụng tài TSCð của công ty giảm dần qua các năm. So sánh năm 2014 với năm 2013 ta thấy: Cứ một ñồng TSCð ñầu tư cho hoạt ñộng kinh doanh mang lại 8,79 ñồng doanh thu năm 2013, giảm xuống 8,06 ñồng doanh thu năm 2014. Sở dĩ hiệu suất sử dụng TSCð giảm là do nguyên giá bình quân TSCð năm 2014 tăng 362.503.697 ñồng, trong khi ñó doanh thu thuần năm 2014 giảm so với năm 2013 là 15.952.982.054 ñồng. Năm 2014, nghị quyết 11/NQ – CP ñược thực hiện, một số công trình ñã ký hợp ñồng tạm thời dừng thi công và một số công trình ñang thi công dở dang cũng phải ngừng thi công vì không bố trí vốn, thắt chặt ñầu tư công, rất hạn chế các công trình mở mới, vì vậy làm cho doanh thu của công ty giảm so với năm 2013. Do ñó hi vọng trong những năm tới, cùng với chính sách của Nhà nước, Công ty sẽ ñưa ra hướng ñể cải thiện hiệu suất này.
Tốc ñộ lưu chuyển vốn lưu ñộng qua 3 năm không có sự biến ñộng ñáng kể. Năm 2012 số vòng quay vốn lưu ñộng là 1,01, năm 2013 và 2014 vòng quay VLð ñều là 0,91, tương ứng với số ngày một vòng quay trong năm 2012 là 358 vòng, năm 2013 và 2014 là 394 vòng.
So sánh giữa năm 2013 và 2014, ta thấy tốc ñộ luân chuyển vốn lưu ñộng không có sự thay ñổi. ðể biết ñược các nhân tố ảnh hưởng ñến tốc ñộ luân chuyển VLð thì cần sử dụng phương pháp thay thế liên hoàn.
Bảng 3.3. Bảng phân tích các nhân tốảnh hưởng ñến tốc ñộ lưu chuyển VLð Chỉ tiêu Năm 2013/2012 Năm 2014/2013 1. Nhân tố DTT SXKD 0,05 -0,06 2. Nhân tố VLð b/q -0,14 0,06 3. Tổng hợp -0,09 0,0 4. VLð tiết kiệm (-) lãng phí (+) + 6.388.806.677 0
Kết quả phân tích cho thấy, năm 2014, trong ñiều kiện VLð không ñổi như năm 2013, doanh thu giảm một lượng khá lớn (giảm 15.952.982.054 ñồng, tương ứng với tỷ lệ giảm 7% so với năm 2013) ñã làm cho VLð quay chậm hơn 0,06 vòng. ðồng thời, trong ñiều kiện doanh thu không ñổi như năm 2014, việc quản lý vốn hiệu quả hơn năm trước làm VLð quay nhanh hơn 0,06 vòng. Như vậy tổng hợp lại, tốc ñộ lưu chuyển VLð không thay ñổi