6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.1.4. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
a. Tổ chức bộ máy quản lý
Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty là sự sắp xếp các bộ phận có trách nhiệm và quyền hạn cụ thể ựể thể hiện các chức năng, và có sự phối hợp ăn ý cùng hoàn thành mục tiêu mà công ty ựã ựặt ra. Bộ máy quản lý của công ty ựược tổ chức theo kiểu hỗn hợp trực tuyến - chức năng.
Căn cứ vào dự toán ựược duyệt, hồ sơ thiết kế, bản vẽ thi công, bản vẽ công nghệ, ựịnh mức kinh tế kỹ thuật từng công trình Sử dụng các yếu tố chi phắ ựể tổ chức thi công xây lắp Sản phẩm xây lắp gồm công trình, hạng mục công trình hoàn thành bàn giao
Sơựồ 2.2. Sơựồ tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất của Công ty
Chú thắch: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng
b. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
- Hội ựồng quản trị (HđQT)
Là tổ chức có quyền cao nhất trong công ty cổ phần, cụ thể HđQT có quyền hạn và nhiệm vụ như sau:
+ Quyết ựịnh chiến lược phát triển của công ty.
+ Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần ựược chào bán của từng loại. GIÁM đỐC BAN KIỂM SOÁT PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG KẾ HOẠCH KỸ THUẬT PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH HỘI đỒNG QUẢN TRỊ PHÓ GIÁM đỐC PHÓ Gđ KINH DOANH PHÓ Gđ KỸ THUẬT PHÓ GIÁM đỐC CHI NHÁNH đẮK NÔNG CÁC đỘI XÂY DỰNG CHI NHÁNH TÂN KIẾN TẠO
+ Quyết ựịnh chào bán cổ phần mới trong số cổ phần ựược chào bán của từng loại, quyết ựịnh huy ựộng thêm vốn theo hình thức khác.
+ Quyết ựịnh phương án ựầu tư.
+ Quyết ựịnh bán số tài sản có giá trị dưới 50% tổng số giá trị tài sản ựược ghi trong sổ kế toán của công ty, ngoại trừ bất ựộng sản.
+ Quyết ựịnh cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết ựịnh thành lập công ty con, lập chi nhánh văn phòng ựại diệnẦ
+ Quyết ựịnh cổ tức ựược trả, quyết ựịnh thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý khoản lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh.
+ Quyết ựịnh chào bán cổ phần và trái phiếu của công ty ngoại trừ trái phiếu chuyển ựổi, ựịnh giá tài sản vốn góp không phải là tiền Việt Nam, ngoại tệ từ ựó chuyển ựổi vàng.
+ Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp HđCđ, triệu tập hội ựồng cổ ựông hoặc hỏi ý kiến ựể HđCđ thông qua quyết ựịnh.
+ Quyết ựịnh mua lại không quá 10% số cổ phần ựã bán. + Kiến nghị việc tổ chức lại hoặc giải thể công ty.
+ Các quyền khác trong luật doanh nghiệp và ựiều lệ hoạt ựộng của công ty.
- Ban kiểm soát
Ban kiểm soát thay mặt cổ ựông ựể kiểm tra, giám sát việc quản lý, ựiều hành mọi hoạt ựộng kinh doanh của công ty. Ban kiểm soát hoạt ựộng ựộc lập với HđQT và bộ máy ựiều hành Công ty. Ban kiểm soát có 3 thành viên do HđQT bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm với ựa số cổ phiếu hiện diện bằng thể thức trực tiếp và bỏ phiếu kắn. Ban kiểm soát có nhiệm vụ:
+ Kiểm tra tắnh hợp lý, hợp pháp trong quản lý, ựiều hành hoạt ựộng kinh doanh, trong ghi chép sổ sách kế toán vào báo cáo tài chắnh.
+ Thẩm ựịnh báo cáo tài chắnh hàng năm của công ty, kiểm tra từng vấn ựề cụ thể có liên quan ựến quản lý và ựiều hành hoạt ựộng của công ty.
+ Báo cáo với đHCđ về những sự kiến bất thường, những ưu, khuyết ựiểm trong quản lý tài chắnh của HđQT.
+ Kiến nghị các biện pháp bổ sung, sửa ựổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, ựiều hành hoạt ựộng kinh doanh của công ty.
+ Các quyền và nhiệm vụ khác theo luật doanh nghiệp và ựiều lệ hoạt ựộng của công ty.
- Giám ựốc Công ty: Là người ựứng ựầu trong công ty, ựại diện pháp nhân của công ty, có toàn quyền quyết ựịnh và ựiều hành toàn bộ hoạt ựộng của công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà Nước về mọi mặt của công ty, ựảm bảo ựời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ công nhân viên.
- Phó giám ựốc: Là người tham mưu cho giám ựốc ựể xây dựng các phương án xây dựng và sản xuất kinh doanh, trực tiếp giải quyết các công việc trong phần hành ựược uỷ quyền, chịu trách nhiệm trước pháp luật và giám ựốc nhiệm vụ ựược giao.
- Phòng Tài chắnh - Kế toán
+ Tham mưu cho giám ựốc công ty thực hiện ựúng pháp lệnh thống kê và các chế ựộ ngân sách về tài chắnh của Nhà Nước ban hành và tham mưu công tác tài chắnh giúp thu ựược lợi nhuận cho công ty. Có nhiệm vụ nghiên cứu các chế ựộ, chắnh sách tài chắnh, cơ chế quản lý tài chắnh, phân tắch các chỉ tiêu tài chắnh. Tham mưu giúp giám ựốc phát triển nguồn vốn theo ựúng pháp luật.
+ Lập kế hoạch tài chắnh, kế hoạch tiền mặt phục vụ cho yêu cầu sản xuất kinh doanh qua từng giai ựoạn. Tham mưu việc thu chi, sử dụng ựồng vốn, bảo toàn và phát triển có hiệu quả ựồng vốn ựầu tư. đảm bảo cân ựối và luân chuyển ựồng vốn. Thực hiện việc kê khai và nộp thuế, các khoản nghĩa
vụ cho Nhà Nước ựúng theo quy ựịnh. Thực hiện ựúng chế ựộ về quản lý vốn, tài sản, các quỹ, hạch toán kế toán - thống kê, chế ựộ kiểm toánẦ do pháp luật quy ựịnh, chịu trách nhiệm về tắnh xác thực của báo cáo tài chắnh của công ty. Mở các loại sổ sách, chứng từ theo ựúng quy ựịnh của Nhà Nước.
+ Hướng dẫn nghiệp vụ kế toán tài chắnh, hướng dẫn và phổ biến các chế ựộ chắnh sách tài chắnh cho các ựơn vị sản xuất.
+ Làm việc với chủ thầu ựầu tư, các cơ quan tài chắnh có liên quan ựể ứng vốn, thanh toán vốn, quyết toán.
+ Huy ựộng các nguồn vốn như vay ngân hàng, vay ưu ựãi, huy ựộng vốn cán bộ nhân viên vào phục vụ sản xuất. Tham mưu cho giám ựốc về công tác ựầu tư cho các ựơn vị sản xuất nhằm tăng cường khả năng sản xuất kinh doanh và luân chuyển tôt ựồng vốnẦ
- Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật
+ Tham mưu và ựịnh hướng phát triển cho công ty về công tác kinh doanh, quản lý và khai thác dụng cụ thiết bị thi công, quản lý và giám sát kỹ thuật, an toàn lao ựộng ựảm bảo chất lượng và tiến ựộ thi công.
+ Tham mưu cho giám ựốc về công tác ựầu tư, các giải pháp kinh doanh nhằm ựảm bảo hiệu quả kinh tế cao nhất.
+ Tham mưu về công tác kỹ thuật, giám sát kỹ thuật, tổ chức thi công kỹ thuật mới vào sản xuất kinh doanh. Hướng dẫn các ựơn vị sản xuất về tổ chức thi công kỹ thuật, an toàn lao ựộng.
+ Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh tháng, quý, năm trình lãnh ựạo phê duyệt ựể thực hiện trên toàn công ty và có trách nhiệm kiểm tra, giám sát việc thực hiện kế hoạch.
+ Nghiên cứu ựề xuất phương án giao khoán nội bộ, hình thức hợp ựồng. Chủ trì việc xây dựng ựịnh mức kinh tế kỹ thuật, ựịnh mức giao khoán, ựịnh mức nội bộ, mức trắch nộp nghĩa vụẦChủ trì soạn thảo hợp ựồng kinh tế
xây lắp, hợp ựồng giao khoán, hợp ựồng cho thuê mướn, hợp ựồng mua bán và thanh lý hợp ựồng.
+ Giám sát việc ựảm bảo chất lượng tiến bộ các công trình, biện pháp an toàn và vệ sinh lao ựộng trên công trường. Làm việc với chủ ựầu tư về các vấn ựề liên quan ựến tắnh pháp lý công trình, về các biện pháp tổ chức thi công, kỹ thuật thi công, tắnh bất hợp lý trong thiết kế.
+ Chủ ựộng tìm kiếm khách hàng, hướng dẫn và kiểm tra việc sử dụng thiết bị ựúng quy trình kỹ thuật an toàn.
+ Kiểm tra khối lượng, ựơn giá, ựịnh mức, chế ựộ các dự toán và quyết toán. Chịu trách nhiệm về tắnh chắnh xác, ựúng ựắn.
+ Quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu kỹ thuật ựúng quy ựịnh, tổng hợp và báo cáo sản xuất kinh doanh, chất lượng, tiến ựộ theo yêu cầu của giám ựốc.
- Phòng Tổ chức - Hành chắnh
+ Tham mưu cho giám ựốc về các lĩnh vực tổ chức, các chế ựộ chắnh sách ựối với người lao ựộng, công tác hành chắnh nội vụ.
+ Lập phương án sắp xếp, bố trắ nhân sự phù hợp với yêu cầu sản xuất trong từng giai ựoạn. Tham mưu công tác quy hoạch ựội ngũ cán bộ phù hợp, ựào tạo ựánh giá cán bộ và bổ nhiệm vào dây chuyền quản lý, sản xuất của công ty.
+ Tham mưu công tác tuyển dụng cán bộ công nhân viên, ký kết các hợp ựồng dài hạn, có kỳ hạn, vụ việc.
+ Quản lý lao ựộng trong toàn công ty, phối hợp với các ngành chức năng, và quản lý sổ lao ựộng cán bộ công nhân viên, bảo quản hồ sơ lý lịch gốc, số lao ựộng, theo dõi diễn biến lương của cán bộ công nhân viên, lên kế hoạch trình hội ựồng lương, công ty xét nâng lương, nâng bậc lương khi ựến niên hạn.
+ Tham mưu cho giám ựốc thực hiện các nghĩa vụ ựối với người lao ựộng như: chế ựộ BHXH, BHYT, chế ựộ bảo hộ lao ựộng, chế ựộ ốm ựau, tử tuấtẦvà bảo ựảm ựúng chế ựộ chắnh sách của Nhà Nước.
+ Thường trực hội ựồng thi ựua khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, nâng bậc, thành viên ban an toàn lao ựộng của công ty.
+ đôn ựốc việc thực hiện nội quy, quy chế công ty và pháp luật của Nhà Nước, có nhiệm vụ kiểm tra việc sử dụng lao ựộng, thực hiện các chế ựộ chắnh sách ựối với người lao ựộng, trả lương, thưởng, bảo hộ lao ựộng và an toàn vệ sinh lao ựộng của các ựơn vị trực thuộc.
+ Lập kế hoạch chi tiêu hành chắnh tháng, quý, năm trình giám ựốc phê duyệt. Thực hiện các công trình hành chắnh như: tổ chức hội họp, hội nghị, lễ tân, tiếp khách.
+ Tham mưu cho lãnh ựạo trong việc soạn thảo các văn bản phục vụ công tác quản lý, ựiều hành công ty. Lưu trữ các tài liệu văn thư, công văn và phòng ban bảo mật. Giữ và sử dụng con dấu của công ty ựảm bảo yêu cầu và ựúng quy ựịnh.
- Các chi nhánh và ựội xây dựng
Các đội sản xuất, chủ nhiệm kỹ thuật công trình có chức năng tổ chức sản xuất theo ựúng nội dung hợp ựồng giao nhận khoán giữa Công ty với các đội sản xuất, chủ nhiệm kỹ thuật:
+ Tổ chức sản xuất theo ựúng nội dung hợp ựồng giao nhận khoán giữa công ty với các ựội sản xuất chủ nhiệm kỹ thuật. Thực hiện ựúng nội dung hợp ựồng giao khoán ở công ty với ựội sản xuất. Tổ chức thi công theo ựúng hồ sơ thiết kế ựã ựược phê duyệt, tuân thủ các quy trình, quy phạm về xây dựng hiện hành, thi công ựảm bảo chất lượng kỹ thuật, mỹ thuật, tiến ựộ an toàn lao ựộng.
+ Trước khi thi công lập kế hoạch thi công, biện pháp thi công, tiến ựộ thi công, mở nhật ký công trình, cập nhật các thông tin liên quan ựến quá trình thi công, hoàn chỉnh các hồ sơ liên quan, thực hiện thi công và thanh toán, quyết toán công trình hoàn thành theo ựúng trình tự các thủ tục hồ sơ ựã ựược Nhà Nước quy ựịnh.
+ Lên khối lượng hoàn thành giai ựoạn, tổng kết, quyết toán, ựảm bảo chắnh xác ựầy ựủ, chịu trách nhiệm chắnh về khối lượng, chất lượng và an toàn lao ựộng trong phạm vi quản lý của doanh nghiệp.
+ Thực hiện báo cáo ựịnh kỳ về khối lượng thực hiện, chất lượng công trình và các vấn ựề khác trong phạm vi hoạt ựộng sản xuất của ựơn vị theo yêu cầu của lãnh ựạo công ty.
+ Tổ chức nghiệm thu giai ựoạn, tổng thể và thanh quyết toán theo quy ựịnh hiện hành của Nhà Nước.