6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.2.Giải pháp hoàn thiện tổ chức lập và luân chuyển chứng từ hàng tồn
hàng tồn kho tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ
- Hoàn thiện tổ chức chứng từ nhập kho:
Tổng Công ty tổ chức quá trình nhận hàng bằng việc gửi phiếu đóng gói (P/L) cho thủ kho để làm căn cứ lập phiếu nhập hàng. Phiếu nhập hàng khi lập xong sẽ đƣợc chuyển lên cho Phòng KHTT để lập phiếu nhập kho nhƣng khi phiếu nhập hàng đƣợc lập ra chỉ có thủ kho ký mà không có xác nhận của ngƣời giao hàng nên dễ dẫn đến tình trạng gian lận có thể xảy ra bằng cách thủ kho có thể lấy bớt số lƣợng NVL nhập về, rồi ghi vào cột thiếu NVL trong phiếu nhập hàng, chính vì vậy cần phải có chữ ký của ngƣời giao hàng. Đồng thời khi lập phiếu nhập hàng nên đánh số thứ tự giúp cho quá trình lƣu chứng từ khỏi bị thất lạc. Để hoàn thiện đƣợc những điều này, Tổng Công ty cần phải yêu cầu nhà thiết kế phần mềm chỉnh sửa lại một số câu lệnh để khi in phiếu nhập hàng sẽ có mẫu nhƣ sau:
Hình 3.1: Phiếu nhập hàng
Đối với việc lập phiếu nhập kho: Để phiếu nhập kho đƣợc lập một lần giúp cho quá trình luân chuyển chứng từ đƣợc nhanh chóng và thuận tiện, đồng thời đỡ tốn kém chi phí in ấn thì khi thủ kho lập phiếu nhập hàng có xác nhận của bên giao hàng sẽ chuyển lên cho Phòng Kế toán để kế toán vật tƣ tiến hành lập phiếu nhập kho, trên phiếu nhập kho sẽ thể hiện đầy đủ nội dung của phiếu nhập kho do Phòng KHTT lập cũng nhƣ có bút toán định khoản để phục vụ cho việc hạch toán HTK. Phiếu nhập kho này sẽ đƣợc in ra thành 4 bản: 1 bản giao cho Phòng Kinh doanh, 1 bản giao cho Phòng KHTT, 1 bản giao cho thủ cho và một bản ở Phòng Kế toán kẹp với chứng từ để lƣu. Tuy nhiên, để làm đƣợc điều này thì Tổng Công ty cần phải yêu cầu nhà cung cấp phần mềm thiết lập lại mẫu phiếu nhập kho, phiếu nhập kho đề nghị hoàn thiện nhƣ sau:
Tổng Công ty CP Dệt May Hòa Thọ Số: Bộ phận: ………
PHIẾU NHẬP HÀNG
MATERIAL RECEIPT RECORD
Fty Ref# Style #: PO #: Contact: Invoice: B/L:
Mã VT TÊN VẬT TƢ ĐVT Số lƣợng Invoice
Số lƣợng
thực tế Thừa Thiếu Ghi chú
10101001VCA Vải chính Black
(0400) (C) met 200 200
10101001VCB Vải chính 51/49-
17 Ocean Blue met 1.200 1.200
………. ………. ……... ………… ………… …….. …….. ……
..., ngày .... tháng .... năm ....
Hình 3.2: Phiếu nhập kho - Hoàn thiện tổ chức chứng từ xuất kho:
Kế toán nhập liệu nghiệp vụ xuất kho NVL cũng nhƣ thủ kho xuất NVL chỉ dựa vào phiếu xuất kho do Phòng Kinh doanh may lập mà không có bất kỳ một chứng từ nào đi kèm để đối chiếu nên dễ dẫn đến những sai sót có thể xảy ra. Cụ thể là Phòng Kinh doanh may và đơn vị sản xuất tự liên hệ với nhau về số lƣợng và ngày xuất NVL, sau đó Phòng Kinh doanh may tiến hành lập phiếu xuất kho rồi chuyển cho kế toán và thủ kho. Nhƣng nếu trƣờng hợp nhân viên cân đối NVL lập phiếu xuất kho ghi sai mã hàng hoặc số lƣợng xuất thì thủ kho sẽ xuất sai theo và kế toán cũng ghi nhận sai, dẫn đến làm cho hoạt động sản xuất bị gián đoạn. Do đó, cần có một chứng từ bổ sung để có thể đối chiếu làm căn cứ xuất kho và ghi chép nghiệp vụ đƣợc chính xác
HOA THO TEXTILE-GARMENT JOINT STOCK CORP Số: 36 ONG ICH DUONG STR, DA NANG CITY, VIET NAM Nợ: Có:
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 31 tháng 10 năm 2013 Khách hàng: Snickers Nhà cung cấp: PCC Nhập tại kho: NLC may (KHOMAY) Tờ khai: 1777
Ngoại tệ: USD Số Invoice: INV-9318315 Tỷ giá: 20.002 Ngày Invoice: 8/10/2013
Lý do: Nhập sản xuất Số B/L: 73820975404,KA/SGN-J
Mã VT Mặt hàng ĐVT
Số lƣợng
Đơn giá Thành tiền
Chứng từ Thực nhập 10101001VCA Vải chính Black
(0400) (C) met 200 200 19.418,35 3.883.670
10101001VCB Vải chính 51/49-
17 Ocean Blue met 1.200 1.200 16.211,65 19.453.980
TỔNG CỘNG 23.337.650
Cộng tiền hàng (bằng chữ): Hai mƣơi ba triệu ba trăm ba mƣơi bảy ngàn sáu trăm năm mƣơi đồng
hơn. Chứng từ đề xuất đó là “Phiếu yêu cầu xuất vật tƣ”. Đơn vị sản xuất khi nhận hàng phải xuất trình “Phiếu yêu cầu xuất vật tƣ” để thủ kho đối chiếu với phiếu xuất kho từ Phòng Kinh doanh may, phiếu này cũng phải chuyển lên cho Phòng Kế toán một bản để kế toán đối chiếu làm cơ sở nhập liệu vào máy tính. Phiếu yêu cầu xuất vật tƣ đƣợc lập nhƣ sau:
Hình 3.3: Phiếu yêu cầu xuất vật tƣ
Tổng Công ty có rất nhiều đơn vị phụ thuộc nên việc xuất NVL đôi khi xảy ra sai sót là chuyển nhầm đơn vị, nhầm mã NVL. Khi xảy ra những trƣờng hợp này, Tổng Công ty chỉ lập một thông báo gửi xuống cho đơn vị chuyển nhầm NVL biết để tiến hành chuyển NVL đúng cho đơn vị cần dùng. Nội dung của thông báo chỉ thể hiện việc Tổng Công ty đã chuyển nhầm đơn vị hay nhầm mã hàng mà không thể hiện rõ ràng, cụ thể những loại NVL nào nên có thể dẫn đến những sai sót không đáng có. Vậy trong trƣờng hợp này, Phòng Kinh doanh may của Tổng Công ty nên lập thêm chứng từ đó là “Lệnh điều động” để giúp cho quá trình chuyển NVL đƣợc dễ dàng, quản lý đƣợc chặt chẽ hơn, mẫu lệnh điều động nhƣ sau:
Tổng Cty CP Dệt May Hòa Thọ Đơn vị sản xuất:
PHIẾU YÊU CẦU UẤT VẬT TƢ
Mã hàng: P.O: Khách hàng: STT Mã vật tƣ Tên vật tƣ ĐVT Số lƣợng Định mức Nhu cầu
1 10102002VCA Vải 66Poly 34
Rayon - Black mét 21.609 1,45 31.333
2 10102002VCC Vải chính 100 poly
- FT25982 yard 13.766 1,01 13.904
…..
…….., ngày …. tháng …. năm ….
Hình 3.4: Lệnh điều động
Ngoài ra, Tổng Công ty cần phải quy định thời gian cụ thể cho việc luân chuyển chứng từ nhập kho, xuất kho lên Phòng Kế toán để việc nhập liệu vào máy tính không đƣợc chậm trễ nhằm cung cấp thông tin HTK nhanh chóng, kịp thời cho quá trình lên sổ sách và lên báo cáo HTK.