6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.3.2.Tổ chức lập chứng từ hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Việc vận dụng các nguyên tắc, phƣơng pháp về lập, luân chuyển, quản lý và sử dụng chứng từ kế toán HTK phù hợp với điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp nhằm phục vụ tốt việc cung cấp thông tin kế toán HTK cho các đối tƣợng sử dụng.
Trong kế toán HTK, có thể thấy việc tổ chức chứng từ kế toán có vai trò và ý nghĩa vô cùng quan trọng vì chứng từ là nền tảng đầu tiên của quá trình lên sổ sách kế toán, lên các báo cáo; đồng thời là phƣơng tiện để kiểm tra, đánh giá sự biến động của HTK; giúp cho nhà quản trị có thể đƣa ra các quyết định liên quan đến HTK một cách nhanh chóng và hiệu quả; là điều kiện thuận lợi giúp cho doanh nghiệp mã hóa và áp dụng công nghệ thông tin vào trong công tác kế toán.
Tuy nhiên, muốn tổ chức tốt việc tạo lập chứng từ HTK, trƣớc hết phải căn cứ vào các chế độ quy định về HTK do Nhà nƣớc ban hành đƣợc áp dụng thống nhất để tăng cƣờng tính pháp lý của chứng từ HTK, sau đó là việc căn cứ vào quy mô, đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp để có những chứng từ liên quan cụ thể cũng nhƣ trình tự luân chuyển chứng từ HTK hợp lý.
Tại các doanh nghiệp, hệ thống biểu mẫu chứng từ HTK đƣợc áp dụng theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính đối với doanh nghiệp có quy mô lớn, Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày
14/9/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính quy định đối với doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ; Thông tƣ số 55/2002/TT-BTC ngày 26/6/2002 hƣớng dẫn chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Vậy chứng từ HTK gồm có: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Tuy nhiên để đảm bảo cho việc ghi sổ kế toán đầy đủ và chính xác thì cần phải luân chuyển chứng từ một cách có khoa học. Tổ chức luân chuyển chứng từ là việc xác định đƣờng đi cụ thể của từng loại chứng từ; mỗi loại chứng từ phải đi qua các bộ phận nào, bộ phận nào có nhiệm vụ kiểm tra, xử lý và ghi sổ kế toán, thời gian hoàn thành nhiệm vụ bao lâu và bộ phận nào chịu trách nhiệm lƣu trữ.
Nhằm tăng cƣờng hiệu quả việc sử dụng chứng từ, đảm bảo tính kịp thời và hợp lý, bộ phận kế toán phải xây dựng sơ đồ luân chuyển cho từng loại chứng từ, cụ thể nhƣ sau:
Quy trình luân huyển phiếu nhập ho
Trong kế toán, chứng từ nhập kho đƣợc gọi là chứng từ thực hiện vì nó chứng minh nghiệp vụ nhập kho của một loại HTK nào đó. Phiếu nhập kho là do kế toán hoặc ngƣời phụ trách viết khi muốn cho vật tƣ, sản phẩm, hàng hóa nhập kho. Để nhập kho phải có chứng từ thể hiện rõ nguồn gốc của việc nhập kho mà ghi sổ cho phù hợp (chứng từ nguồn). Chứng từ nguồn của HTK có nhiều loại nhƣ hóa đơn mua hàng, hóa đơn GTGT, biên bản bàn giao sản phẩm sản xuất hoàn thành, … Vậy làm thế nào để ngƣời quản lý kiểm soát đƣợc hàng nhập kho? Sau đây là quy trình luân chuyển của phiếu nhập kho:
Bƣớc 1: Ngƣời giao hàng (có thể là nhân viên phụ trách thu mua, nhân viên sản xuất của doanh nghiệp hoặc ngƣời bán) đề nghị giao hàng nhập kho.
Bƣớc 2: Ban kiểm nhận lập biên bản cho nhập kho vật tƣ, hàng hóa, sản phẩm. Ban kiểm nhận bao gồm thủ kho, kế toán vật tƣ, cán bộ phụ trách bộ phận, ngƣời đề nghị giao hàng.
nhập kho theo hóa đơn mua hàng, hóa đơn GTGT,… với ban kiểm nhận. Bƣớc 4: Ngƣời lập phiếu, ngƣời giao hàng và phụ trách bộ phận ký vào phiếu nhập kho.
Bƣớc 5: Chuyển phiếu nhập kho cho thủ kho để tiến hành việc kiểm nhận, nhập hàng, ghi sổ và ký phiếu nhập kho.
Bƣớc 6: Chuyển phiếu nhập kho cho kế toán vật tƣ để ghi sổ kế toán. Bƣớc 7: Kế toán vật tƣ tổ chức bảo quản và lƣu trữ phiếu nhập kho.
Quy trình luân huyển phiếu xuất ho
Phiếu xuất kho đƣợc gọi là chứng từ thực hiện vì nó chứng minh nghiệp vụ xuất kho cho một loại HTK nào đó. Phiếu xuất kho là do kế toán hoặc ngƣời phụ trách lập khi muốn xuất vật tƣ, thành phẩm, hàng hóa. Khi xuất kho, phải căn cứ nào nguyên nhân xuất thông qua các chứng từ nguồn nhƣ lệnh xuất kho, phiếu xin lĩnh vật tƣ, hóa đơn bán hàng, hợp đồng cung cấp sản phẩm, dịch vụ,…
Vậy làm thế nào để ngƣời quản lý kiểm soát đƣợc hàng xuất kho? Sau đây là quy trình luân chuyển phiếu xuất kho:
Bƣớc 1: Ngƣời có nhu cầu về vật tƣ, sản phẩm, hàng hóa lập giấy xin lĩnh vật tƣ.
Bƣớc 2: Chuyển cho thủ trƣởng đơn vị hoặc phụ trách đơn vị duyệt lệnh xuất.
Bƣớc 3: Phụ trách bộ phận hoặc kế toán vật tƣ căn cứ vào đề nghị xuất hoặc lệnh xuất tiến hành lập phiếu xuất kho.
Bƣớc 4: Chuyển phiếu xuất kho cho thủ kho để tiến hành xuất kho vật tƣ, thành phẩm, hàng hóa; sau đó ký vào phiếu xuất kho rồi giao chứng từ lại cho kế toán vật tƣ.
Bƣớc 5: Khi nhận phiếu xuất kho chuyển cho kế toán trƣởng ký duyệt rồi tiến hành ghi sổ kế toán.
Bƣớc 6: Trình phiếu xuất kho cho thủ trƣởng đơn vị ký duyệt. Bƣớc 7: Kế toán vật tƣ tiến hành bảo quản và lƣu chứng từ.
Tóm lại, quá trình luân chuyển chứng từ HTK một cách có khoa học sẽ góp phần hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tốt HTK, ít xảy ra mất mát đồng thời giúp cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra thƣờng xuyên và ngày càng mở rộng.
Trên đây là các chứng từ phục vụ cho việc lên sổ sách và BCTC theo quy định của Nhà nƣớc nhằm phục vụ cung cấp thông tin cho các đối tƣợng bên ngoài. Tuy nhiên, trong doanh nghiệp để nhà quản trị nắm bắt thông tin HTK một cách cụ thể, rõ ràng thì kế toán trong nội bộ doanh nghiệp có thể dựa vào các chứng từ HTK do Nhà nƣớc quy định để vận dụng nhƣng sẽ cụ thể hoá và bổ sung các nội dung mà doanh nghiệp cho là cần thiết vào từng mẫu chứng từ, làm cơ sở ghi sổ chi tiết chính xác và rõ ràng.