6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.3.3.Tổ chức tài khoản hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Doanh nghiệp căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán đƣợc ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006, Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính và Thông tƣ số 244/2009 TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ Tài chính để áp dụng cho tài khoản HTK của doanh nghiệp. Sự ra đời của hệ thống tài khoản kế toán đã giúp cho việc ghi chép và cung cấp thông tin đƣợc nhanh chóng và kịp thời; làm cơ sở hạch toán, phản ánh và kiểm tra, kiểm soát tài chính của doanh nghiệp. Tức là khi có một nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chỉ cần dùng những tài khoản để định khoản cho nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh này chứ không cần phải ghi bằng lời nghiệp vụ đó vào sổ sách kế toán tạo nên sự rƣờm rà và khó theo dõi. Trong hệ thống tài khoản, HTK đƣợc chia ra thành tài khoản cấp 1 và cấp 2 để thay thế tên gọi cho các loại HTK nhƣ sau:
Bảng 1.1: Danh mục hệ thống tài khoản HTK
STT SỐ HIỆU TÀI KHOẢN
TÊN TÀI KHOẢN
Cấp 1 Cấp 2
1 151 Hàng mua đang đi đƣờng 2 152 Nguyên liệu, vật liệu 3 153 Công cụ, dụng cụ
4 154 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang 5 155 Thành phẩm
6 156 Hàng hóa
1561 Giá mua hàng hóa
1562 Chi phí thu mua hàng hóa 1567 Hàng hóa bất động sản 7 157 Hàng gửi đi bán
8 158 Hàng hóa kho bảo thuế
9 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Trên cơ sở tài khoản HTK đã đƣợc Bộ Tài chính quy định, doanh nghiệp có thể tiến hành chi tiết hóa tài khoản thêm các cấp (cấp 3, 4) kết hợp với việc xây dựng bộ mã HTK nhằm chi tiết tài khoản HTK cụ thể hơn theo từng thứ, từng loại để phù hợp cho việc quản lý cũng nhƣ cung cấp thông tin HTK cho nhà quản trị trong mỗi doanh nghiệp.
Chẳng hạn, trong kế toán tài chính đã qui định TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu (TK cấp 1) nhƣng trong doanh nghiệp sản xuất thƣờng có NVL chính, vật liệu phụ nên khi đó ta sẽ tiến hành phân chia TK 1521 - Nguyên liệu, vật liệu chính, TK 1522 - Vật liệu phụ… (TK cấp 2). Tuy nhiên trong NVL chính gồm có rất nhiều loại, nếu việc chi tiết chỉ dừng lại ở đây thì nhà quản trị sẽ khó nắm bắt thông tin cụ thể của từng loại NVL để có kế hoạch cụ thể.
Ví dụ, trong ngành dệt may ta có thể phân tài khoản ra thành TK15211 - Nguyên liệu, vật liệu chính may, TK15212 - Nguyên liệu, vật liệu chính sợi (TK cấp 3) và tiếp tục chi tiết tài khoản đến mức có thể để đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin của nhà quản trị.
Tuy nhiên, việc chi tiết hoá các cấp tài khoản kế toán HTK phải dựa trên các yêu cầu sau:
- Xuất phát từ yêu cầu cung cấp thông tin kế toán quản trị HTK của từng cấp quản lý.
- Việc chi tiết hoá tài khoản không đƣợc làm sai lệch nội dung, kết cấu và phƣơng pháp ghi chép của tài khoản HTK.
- Các tài khoản có mối quan hệ với nhau cần đảm bảo tính thống nhất về ký hiệu, cấp độ,…(Ví dụ: TK 15511, 15411, 51111, 63211, 91111,...).