6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.3.1.Tổ chức xây dựng bộ mã hàng tồn kho trong doanh nghiệp
HTK trong doanh nghiệp sản xuất và thƣơng mại rất đa dạng và phong phú, gồm có nhiều chủng loại, nhiều quy cách, kích cỡ khác nhau nên việc ghi nhớ HTK là rất khó khăn trong công tác quản lý cũng nhƣ cung cấp thông tin nếu không phân chúng ra và gắn cho chúng một ký hiệu nhất định. Bên cạnh đó mỗi loại HTK cần phải đƣợc chi tiết đến mức có thể, càng chi tiết bao nhiêu thì càng giúp cho nhà quản trị có thông tin cụ thể bấy nhiêu. Vì vậy mà phải xây dựng bộ mã cho HTK, điều này có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong điều kiện sử dụng tin học vào công tác kế toán nhƣ hiện nay.
hàng hoá một ký hiệu riêng (mã số) bằng hệ thống các chữ số (có thể kết hợp với các chữ cái) để thay thế tên gọi, qui cách, kích cỡ của chúng. Mỗi doanh nghiệp có thể xây dựng bộ mã cho vật tƣ, hàng hoá theo cách riêng của mình, song cần đảm bảo yêu cầu nhận dạng sản phẩm một cách nhanh chóng, dễ ghi nhớ và hợp lý, tránh nhầm lẫn hay trùng lắp.
Chẳng hạn, trong nguyên liệu chính phục vụ cho sản xuất hàng may mặc gồm có rất nhiều loại vải nhƣ vải chính, vải lót, vải phối, dựng, … Trong vải chính cũng có rất nhiều loại nhƣ vải chính Snicker, vải chính Resources, vải chính Fisman,… Tƣơng tự trong vải lót, vải phối, dựng,… cũng có rất nhiều loại. Không chỉ dừng lại ở đó, mà trong vải chính Snicker, vải chính Resources, vải chính Fisman,… lại chia rất nhiều loại vải khác nhau. Đồng thời NVL khi nhập về lại đƣợc bố, trí sắp xếp ở những nơi khác nhau nên việc ghi nhớ cũng nhƣ việc theo dõi từng loại NVL này là rất khó khăn. Vì vậy mà cần phải gắn cho chúng một ký hiệu riêng để giúp cho quá trình mã hóa NVL vào máy tính đƣợc dễ dàng, đồng thời giúp cho quá trình ghi nhớ cũng nhƣ cung cấp thông tin HTK cho các đối tƣợng sử dụng đƣợc cụ thể, rõ ràng.
Đối với công cụ dụng cụ cũng có thể đặt mã số cho từng thứ tƣơng tự nhƣ NVL. Song, do chủng loại công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp thƣờng không nhiều nên số chữ số trong bộ mã của công cụ dụng cụ cũng thƣờng ít hơn.
Đối với hàng hoá cũng đƣợc chia theo loại, nhóm, thứ (mặt hàng) và có thể đƣợc bảo quản ở các kho khác nhau, vì vậy kế toán cũng lập bộ mã cho hàng hoá tƣơng tự nhƣ NVL và công cụ dụng cụ. Ví dụ sản phẩm sợi trong ngành dệt may có rất nhiều loại nhƣ sợi nhân tạo, sợi thiên nhiên,… Trong sợi nhân tạo lại có sợi Acetate, Melamine, Metal, Elastane,… Sợi thiên nhiên có sợi Roselle, Camel, Kapok, Silk,…. Trong các loại sợi đó có loại thì dùng để sản xuất ra khăn, có loại dùng để sản xuất ra vải nên phải đặt mã cho chúng
gắn với từng loại sản phẩm đƣợc sản xuất ra nhằm mục đích dễ nhớ, đồng thời khi nhập vào máy tính sẽ dễ theo dõi loại sợi nào đã dùng hết mà có kế hoạch đặt mua hàng kịp thời.
Tuy nhiên, việc lựa chọn tạo lập bộ mã cho mỗi loại vật tƣ, hàng hoá không đòi hỏi sự nhất quán giữa các doanh nghiệp nhƣng phải đòi hỏi sự nhất quán giữa các bộ phận liên quan trong nội bộ doanh nghiệp nhằm thống nhất việc quản lý HTK đƣợc tốt hơn.