6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.3.2. Tổ chức dữ liệu
Trong môi trƣờng ERP, tất cả các phân hệ phần mềm sử dụng cùng một ngôn ngữ lập trình và cùng sử dụng một cơ sở dữ liệu quản lý tập trung và chia sẻ thông tin. Cơ sở dữ liệu đầu vào của bộ phận này sẽ trở thành cơ sở dữ liệu đầu ra tại một bộ phận khác. Tất cả các dữ liệu của các phân hệ tích hợp đƣợc quản lý tập trung và tổ chức theo kiểu hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Các phân hệ đều có thể truy cập và sử dụng chung nguồn dữ liệu này. Cách tổ chức dữ liệu tập trung này giúp việc thu thập và lƣu trữ dữ liệu không bị trùng lắp, các dữ liệu đƣợc sử dụng hiệu quả cao. Vì vậy, công việc kế toán trong môi trƣờng ERP không còn chỉ là việc nhập liệu và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà đòi hỏi kế toán phải kiểm tra các dữ liệu đầu vào từ các bộ phận khác, hiểu rõ đƣợc luồng dữ liệu trong hệ thống, phân tích, xử lý số liệu để thực hiện báo cáo. Đồng thời, cơ chế dữ liệu tập trung của ERP cho phép hợp nhất số liệu của các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh một cách thuận tiện và dễ dàng. Việc
duy nhất mà họ phải làm là truy vấn dữ liệu đã có sẵn bằng các công cụ mà hệ thống cung cấp. Cũng nhờ cấu trúc quản lý ERP linh hoạt, việc thêm một đơn vị thành viên hay cấp quản lý mới trong hệ thống ERP đƣợc thực hiện đơn giản.
Ngoài hệ thống tài khoản mà Bộ Tài chính Việt Nam ban hành, doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống tài khoản với nhiều chiều thông tin trên cơ sở tuân theo luật đã có bằng cách chia nhỏ các bậc tài khoản. Mặc khác, có thể bổ sung các danh mục khác nhau để giao dịch có nhiều trƣờng thông tin để phân tích đƣợc đa chiều hơn. Có thể nói tính linh hoạt của hệ thống tài khoản và các danh mục có thể đáp ứng đƣợc mọi yêu cầu phân tích và quản lý tài chính của một doanh nghiệp, cung cấp thông tin chi tiết theo yêu cầu quản lý nhƣ quản lý doanh thu và chi phí theo từng phòng ban sẽ thực hiện đơn giản bằng cách thêm thông tin về phòng ban vào hệ thống tài khoản. Cuối kỳ, chỉ cần sử dụng các báo cáo về số dƣ tài khoản để xem tất cả các số liệu kế toán phát sinh ở một phòng ban bất kỳ. Điểm khác biệt giữa ERP so với kế toán truyền thống là việc sử dụng các tài khoản không thuộc hệ thống tài khoản chính thức của mình và xem đó là các tài khoản trung gian. Mặc dù khác với kế toán truyền thống, nhƣng trên góc độ kinh tế thì sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong các nghiệp vụ vẫn không có gì thay đổi. Nhƣ vậy, việc phát sinh giao dịch ở các tài khoản trung gian không làm ảnh hƣởng đến các báo cáo tài chính và các doanh nghiệp có thể dựa vào số dƣ của các tài khoản này để kiểm tra quy trình tác nghiệp đã thực hiện đầy đủ chƣa.