6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.3.3. Tổ chức hệ thống sổ và báo cáo kế toán
Trong điều kiện ứng dụng hệ thống ERP, sổ kế toán có chức năng giống nhƣ trong điều kiện hạch toán thủ công, là phƣơng tiện để ghi chép, xử lý, tổng hợp và lƣu trữ các dữ liệu kế toán. Doanh nghiệp cần thiết phải sử dụng nhiều loại sổ kế toán khác nhau cả về kết cấu, nội dung tạo thành một hệ thống sổ kế toán. Các loại sổ kế toán này đƣợc liên hệ với nhau một cách chặt
chẽ theo trình tự hạch toán của mỗi phần hành.
Báo cáo kế toán là sản phẩm cuối cùng của quá trình kế toán tại doanh nghiệp. Thông qua báo cáo kế toán, nhà quản trị có thể kiểm soát tình hình hoạt động kinh doanh đồng thời phân tích, lập kế hoạch, đƣa ra quyết định chiến lƣợc. Căn cứ theo đối tƣợng cung cấp thông tin, báo cáo kế toán đƣợc chia thành báo cáo kế toán tài chính và báo cáo kế toán quản trị.
Ngoài ra, khi ứng dụng ERP, trong ba phƣơng pháp chữa sổ của kế toán truyền thống là phƣơng pháp gạch xóa, phƣơng pháp ghi bổ sung và phƣơng pháp ghi số âm thì bên cạnh phƣơng pháp ghi bổ sung, phần lớn ngƣời sử dụng áp dụng phƣơng pháp ghi số âm (duy nhất sử dụng bút toán đảo) để sửa các bút toán sai. Với ý nghĩa là một hệ thống phản ánh trung thực nhất các hoạt động kinh tế phát sinh trong một tổ chức kinh tế, hệ thống ERP không cho phép ngƣời dùng xóa bất kỳ một bút toán nào đã hạch toán vào hệ thống. Tất cả những gì mà ngƣời sử dụng có thể làm là thực hiện bút toán đảo. Chính vì đặc điểm này, ngƣời sử dụng có thể cảm thấy ái ngại vì mọi sai sót của họ đều bị kiểm soát. Tuy nhiên, cũng nhờ đặc điểm này, số liệu kế toán do ERP cung cấp luôn có độ tin cậy cao đối với các cổ đông cũng nhƣ các đối tác bên ngoài Doanh nghiệp.