6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.3.4. Tổ chức thông tin theo các chu trình
a. Sự cần thiết phải tổ chức thông tin theo chu trình trong hệ thống ERP
Trong doanh nghiệp thƣờng có các phần hành kế toán chủ yếu nhƣ: kế toán tiền, kế toán vật tƣ, kế toán công nợ,…Việc tổ chức dữ liệu trong một phần mềm kế toán độc lập, toàn bộ dữ liệu kế toán đƣợc phân loại và xử lý theo từng đối tƣợng nhất định đƣợc gọi là tổ chức HTTTKT theo phần hành, mỗi phần hành do một nhân viên kế toán phụ trách độc lập. Đây là cách tiếp cận truyền thống, hƣớng đến đối tƣợng kế toán, chú trọng đến việc phân loại, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình sự biến động theo từng loại
tài sản và nguồn vốn trong doanh nghiệp.
Trong điều kiên ứng dụng công nghệ thông tin, nhất là ERP có các nghiên cứu đề xuất tổ chức thông tin kế toán theo chu trình nhằm nâng cao hiệu quả. Điều này hệ thống ERP ghi nhận và xử lý thông tin theo nguyên tắc: “Nếu bƣớc hoạt động trƣớc chƣa đƣợc ghi nhận dữ liệu vào hệ thống thì sẽ không có căn cứ để hệ thống cho phép bƣớc hoạt động sau thực hiện”. Việc sử dụng phần mềm kế toán rời rạc thƣờng chỉ đáp ứng yêu cầu thu thập xử lý và cung cấp thông tin cho bộ phận kế toán. Khi phần mềm kế toán độc lập với các phần mềm của các phòng ban khác thì việc chuyển thông tin từ bộ phận kế toán sang các bộ phận chức năng khác nhƣ phòng kinh doanh, phòng vật tƣ… thƣờng đƣợc thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, copy file…) với hiệu quả thông tin thấp và không có tính kiểm soát. Hơn nữa, trong quá trình hoạt động của các đơn vị, có những công việc đƣợc lặp đi lặp lại một cách thƣờng xuyên, liên tục theo một chu trình nhất định qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn do nhiều bộ phận, nhiều cá nhân tham gia thực hiện, trong đó có sự tham gia tích cực của các phần hành kế toán. Để đảm bảo các hoạt động đƣợc diễn ra một cách nhịp nhàng, đồng bộ nhằm đạt đƣợc hiệu quả cao nhất, cần phải phối hợp hoạt động giữa các chức năng, bộ phận, cá nhân cùng tham gia trong cùng một chu trình. Do vậy cần thiết phải tổ chức trao đổi dữ liệu, thông tin một cách khoa học giữa các bộ phận để công việc đƣợc tiến hành xuyên suốt qua các công đoạn, là cơ sở để xác định trách nhiệm cụ thể của từng bộ phận trong việc phối hợp thực hiện nhiệm vụ, tránh chồng chéo, sai sót.
Nói cách khác, nhằm tăng cƣờng chức năng phối hợp, trao đổi dữ liệu và thông tin giữa các phần hành kế toán và giữa kế toán với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, việc ứng dụng ERP đòi hỏi xây dựng hệ thống thông tin kế toán theo các chu trình. Hệ thống kế toán hƣớng đến phục vụ các đối tƣợng sử dụng thông tin kế toán trên cơ sở xác định rõ mỗi loại thông tin kế toán cần
thiết cho ai, cho bộ phận chức năng nào trong một chu trình hay một quy trình cụ thể để tổ chức ghi nhận, theo dõi, báo cáo hoặc phân quyền truy cập để khai thác dữ liệu, thông tin đó một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
Tóm lại, tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo định hƣớng ERP phải hƣớng đến việc tổ chức dữ liệu kế toán, quy trình xử lý và công cấp thông tin kế trên cơ sở mối quan hệ thông tin giữa bộ phận kế toán với các bộ phận chức năng khác trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán nói riêng và công tác quản lý nói chung tại doanh nghiệp.
b. Các chu trình trong doanh nghiệp
Tuy có thể khác nhau về ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, hoạt động chủ yếu trong doanh nghiệp đều có thể tổ chức thành 4 chu trình cơ bản gồm chu trình doanh thu, chu trình cung ứng, chu trình chuyển đổi và chu trình tài chính.
- Chu trình doanh thu: Hai chức năng chính của chu trình doanh thu là bán hàng và thu tiền. Chu trình này liên quan đến 4 hoạt động: nhận đặt hàng, gửi hàng, lập hóa đơn và thu tiền. Các chủ thể chủ yếu tham gia vào chu trình doanh thu gồm: khách hàng, bộ phận bán hàng, bộ phận giao hàng, vận chuyển, quản lý kho hàng, kế toán kho, kế toán công nợ, kế toán tiền mặt, kế toán ngân hàng...Để thực hiện một cách đồng bộ các khâu, các giai đoạn trong hoạt động bán hàng, đòi hỏi phải có sự phối hợp chặt chẽ và khoa học giữa các bộ phận trên. Bất kì một sự gián đoạn hoặc thiếu đồng bộ sẽ dẫn đến các sai sót, trục trặc hoặc thất thoát trong quá trình bán hàng, theo dõi công nợ và nhận tiền thanh toán của khách hàng. Để bảo đảm các mối quan hệ phối hợp giữa các chức năng, bộ phận trong chu trình cần thiết phải xây dựng một hệ thống thông tin hữu hiệu.
Hình 1.4. uan hệ gi a các bộ ph n trong chu trình doanh thu
(1) Nhận đặt hàng (7) Cập nhật giảm hàng tồn kho
(2) Kiểm tra tình hình công nợ khách hàng (8) Lập hóa đơn
(3) Kiểm tra hàng tồn kho (9) Theo dõi phải thu khách hàng
(4) Lập lệnh bán hàng (10) Thu tiền
(5) Chuẩn bị hàng (11) Hạch toán tổng hợp và lập báo cáo
(6) Giao hàng và vận chuyển hàng
- Chu trình cung ứng: tồn tại trong mọi loại hình doanh nghiệp. Hai chức năng chính của chu trình cung ứng là mua hàng và thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Chu trình này liên quan đến các hoạt động: mua hàng, nhận hàng, theo dõi thanh toán và chi tiền. Các chủ thể chủ yếu tham gia vào chu trình cung ứng gồm nhà cung cấp, các bộ phận có nhu cầu, bộ phận mua hàng, bộ phận nhận hàng, quản lý kho hàng, kế toán kho, kế toán thanh
toán,… Yêu cầu đặt ra đối với hoạt động cung ứng là phải cung ứng đầy đủ và kịp thời tât cả các loại vật tƣ, hàng hóa dịch vụ để đẩm bảo hoạt động cua doanh nghiệp không bị gián đoạn, đồng thời không để tồn kho quá mức cần thiết gây ứ động vốn và làm tăng các khoản chi phí bảo quản. Để thực hiện tốt chức năng của chu trình, cần thiết phải có sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận thông qua việc chia sẻ thông tin trong toàn bộ chu trình.
Hình 1.5. Mối quan hệ gi a các bộ ph n trong chu trình cung ứng
- Chu trình chuyển đổi: Nếu nhƣ việc tổ chức các chu trình doanh thu và chu trình cung ứng hầu nhƣ giống nhau trong mọi doanh nghiệp, chu trình chuyển đổi thƣờng đƣợc tổ chức khác nhau giữa các doanh nghiệp hoạt động trên các lĩnh vực sản xuất kinh doanh khác nhau. Chu trình này có thể đƣợc xem là cầu nối giữa chu trình cung ứng và chu trình doanh thu. Chức năng
Cung ứng Tồn kho Tà ín Kế toán Nhận hàng Kho hàng Dự toán tiền mặt Kiểm soát tồn kho Theo dõi Thanh toán Kế toán tổng hợp Chi tiền Xác định nhu cầu Đặt hàng Nhận hàng và bảo quản Chấp nhận thanh toán Chi tiền thanh toán Theo dõi Thanh toán Mua hàng
Đơn đặt hàng Dự tiêu thụ lệnh bán hàng Hoá đơn mua hàng Thiết kế sản phẩm kế h ạ h NVL kế hoạch SX Kh ản hải trả Mua hàng Hạ h toán CPSX Kiểm soát Nh n hàng Đơn đặt mua hàng H ạt động sản xuất Đặt nguyên v t liệu Đơn đặt hàng ệnh bán hàng Nh kho Nh kho Kiểm soát HTK h đơn V n huyển Bả trì Giao SP cho KH Xuất kh để sử dụng Các kh ản hải thu
trung tâm của HTTTKT trong chu trình chuyển đổi là hạch toán chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh. Hệ thống kế toán chi phí trong doanh nghiệp thƣơng mại tập hợp tất cả chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hóa: chi phí giá vốn hàng bán, chi phí lƣơng nhân viên, khấu hao TSCĐ…Trong doanh nghiệp sản xuất, chức năng cơ bản chu trình chuyển đổi là kết hợp một cách tối ƣu nhất các yếu tố đầu vào nhƣ nguyên vật liệu, lao động và máy móc thiết bị để sản xuất ra sản phẩm phục vụ quá trình tiêu thụ. Hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho việc kiểm soát chi phí và xác định giá vốn hàng bán là nội dung quan trọng của HTTTKT trong chu trình chuyển đổi.
- Chu trình tài chính: bao gồm tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp thông qua việc huy động vốn và sử dụng vốn một cách hiệu quả. HTTTKT trong chu trình tài chính có nhiệm vụ ghi nhận tất cả các hoạt động liên quan đến việc huy động, cũng nhƣ theo dõi nhằm cung cấp các thông tin về tình hình và sự biến động của từng loại tài sản, phục vụ cho công tác quản lý, bảo vệ và sử dụng hiệu quả tài sản của doanh nghiệp. Chu trình tài chính bao gồm các hoạt động còn lại trong doanh nghiệp, đó là hoạt động huy động vốn, hoạt động đầu tƣ xây dựng, mua sắm tài sản cố định và hệ thống kế toán tổng hợp - lập báo cáo tài chính.
Để đảm bảo các mối quan hệ phối hợp giữa các chức năng, bộ phận trong mỗi chu trình cần phải xây dựng các hệ thống thông tin quản lý trong từng chu trình và mối quan hệ giữa chúng với HTTTKT. Bộ phận thực hiện công đoạn trƣớc phải thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác cho các bộ phận thực hiện công đoạn sau để các bộ phận này chủ động tiếp tục triển khai công việc nhằm hoàn thành trọng vẹn chức năng của chu trình. Ngƣợc lại, các bộ phận thực hiện các bƣớc công việc sau cũng phải cung cấp các thông tin phản hổi cho các bộ phận trƣớc đó để báo cáo tình hình và tiến triển của công việc cũng nhƣ những vấn đề nảy sinh cần phải phối hợp giải quyết hoặc báo cáo kịp thời cho các cấp quản lý về tình hình và kết quả thực hiện kế hoạch công tác.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1
Trong chƣơng này, tác giả đã trình bày những lý luận cơ bản về hệ thống thông tin kế toán, hệ thống ERP. Đặc biệt, tác giả đã chú trọng làm rõ việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP. Từ đó, làm rõ tầm quan trọng của việc ứng dụng hệ thống ERP vào hệ thống thông tin của doanh nghiệp. Theo đó, khi ứng dụng ERP, tổ chức thông tin kế toán phải thay đổi, hƣớng đến việc tổ chức dữ liệu kế toán, quy trình xử lý và cung cấp thông tin kế theo chu trình trên cơ sở mối quan hệ thông tin giữa bộ phận kế toán với các bộ phận chức năng khác trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán nói riêng và công tác quản lý nói chung tại doanh nghiệp.
Việc nghiên cứu lý luận chung về công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo định hƣớng ERP là cơ sở để tác giả tiếp tục tiến hành phân tích thực trạng cũng nhƣ đƣa ra giải pháp trong việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ. Chính vì vậy, trong chƣơng tiếp theo, tác giả sẽ trình bày tổ chức hệ thống thông tin kế toán có những thay đổi về quy trình và bộ máy kế toán khi chuyển đổi từ phần mềm kế toán đơn lẻ sang hệ thống ERP theo các chu trình.
CHƢƠNG 2
TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT