6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.ĐỊNH HƢỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
Việc ứng dụng thành công hệ thống SAP ERP đã tạo ra rất nhiều thuận lợi cho doanh nghiệp nói chung và bộ phận kế toán tài chính nói riêng nhƣ tăng năng suất lao động, giúp giảm bớt những sai sót mà nhân viên thƣờng mắc phải trong cách hạch toán thủ công; báo cáo đƣợc thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn; giảm khối lƣợng công việc các văn bản giấy tờ…Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn một số tồn tại và hạn chế. Do vậy, luận văn sẽ đƣa ra một định hƣớng để hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán tại công ty nhằm giúp cho các hoạt động phát huy đầy đủ vai trò trong ứng dụng ERP.
- Khi ứng dụng hệ thống ERP cần hoàn thiện hơn việc tái cấu trúc hệ thống quản lý để tiếp tục hoàn thiện hệ thống thông tin vì đây là một giải pháp công nghệ đòi hỏi quản lý doanh nghiệp bằng quy trình. Trong quá trình triển khai ERP, Ban lãnh đạo công ty ban hành các quy định, chính sách để hoàn thiện hơn hệ thống thông tin kế toán. Điển hình nhƣ Quyết định số 010/QĐ.16/AHT-BGĐ đã đƣợc Tổng Giám đốc ban hành về việc điều chỉnh cấu trúc hệ thống thông tin hiện hành theo cấu trúc mới, làm cơ sở cho việc triển khai hệ thống ERP-SAP. Quyết định cấu trúc tổ chức phân hệ bán hàng, phân hệ mua hàng, phân nhóm cho nguyên liệu, thành phẩm, tạo mã và tên cho thành phẩm phôi thép,…Quyết định này giúp cho cơ sở dữ liệu đƣợc tạo đồng bộ, theo các quy tắc chuẩn…Trong quá trình vận hành hệ thống ERP, trƣớc những thiếu sót của hệ thống thông tin, công ty cần phải tiếp tục hoàn thiện cơ sở dữ liệu của hệ thống bằng việc ban hành các quy định, công văn để chuẩn hóa dữ liệu và nâng cao hiệu quả tác nghiệp, hiệu quả sử dụng hệ thống, đồng thời thống nhất quy tắc khai báo và sử dụng thông tin trên ERP. Với Thông báo số 001/TB.17/AHT-BGĐ đƣợc ban hành ngày 10/4/2017, Ban dự án SAP-ERP thông báo về việc thay đổi cấu trúc search term cho danh mục Customer và Vendor-là những từ khóa mà ngƣời dùng đặt ra để tìm kiếm một cách nhanh nhất thông tin mong muốn. Trong giai đoạn đầu chuyển đổi Master Data, việc khai báo Search term đƣợc đặt do chủ quan của nhân viên, không theo bất cứ quy tắc nào. Vì thế việc cập nhật những thiết sót này là điều rất cần thiết trong giai đoạn hiện nay của Ban dự án ERP.
- Kết nối chặt chẽ và có tính linh hoạt cao giữa phân hệ kế toán tài chính với các phân hệ còn lại bằng cách tăng cƣờng chất lƣợng của các phân hệ trong tổng thể hệ thống ERP, đặc biệt là phân hệ kế toán tài chính. Nhƣ chúng ta đã biết, phân hệ kế toán là phân hệ quan trọng trong toàn bộ hệ thống của doanh nghiệp. Thông tin do bộ phận kế toán tài chính cung cấp không chỉ
giúp ban lãnh đạo công ty đƣa ra những quyết định chính xác, kịp thời mà còn giúp doanh nghiệp củng cố lòng tin cho các nhà đầu tƣ, khách hàng, nhờ đó có điều kiện thiết lập, duy trì và phát triển các mối quan hệ kinh tế với nhiều tổ chức, cá nhân khác nhau. Một số biện pháp nhằm nâng cao tiện ích và chất lƣợng của phân hệ kế toán tài chính nhƣ: giải pháp về mặt công nghệ, giải pháp về chất lƣợng nhân viên trong phân hệ…Bên cạnh đó cần tạo sự kết nối chặt chẽ và tính linh hoạt cao giữa phân hệ kế toán tài chính với các phân hệ khác trong hệ thống bởi chúng có mối quan hệ gắn bó và hỗ trợ nhau cùng phát triển. Có thể nói phần lớn dữ liệu đầu vào của phân hệ kế toán tài chính là từ các phân hệ khác trong hệ thống bởi vì hạch toán kế toán là kết quả của quá trình xử lý thông tin. Bên cạnh đó, các phân hệ khác trong hệ thống ERP ít nhiều gì khi thực hiện các chức năng của mình đều sử dụng những thông tin do phân hệ kế toán tài chính cung cấp. Điều này không chỉ giúp cho bộ phận kế toán tài chính thực hiện tốt chức năng của mình mà còn giúp cho công việc của các phân hệ còn lại trong hệ thống hoạt động một cách hiệu quả và trơn tru hơn, từ đó giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng tốt hơn.
- Thay đổi văn hóa doanh nghiệp và tƣ duy của nhân viên. Ngày nay, ERP là một giải pháp công nghệ quản lý mới đƣợc nhiều doanh nghiệp quan tâm. Trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác điều hành và quản lý, nó cho phép nhà quản lý có thể khai thác thông tin từ nhiều bộ phận khác nhau một cách kịp thời và đáng tin cậy, từ đó đƣa ra các quyết định phù hợp và hiệu quả. Tuy nhiên, tùy theo điều kiện và khả năng của doanh nghiệp mà có thể cùng một giải pháp ERP nhƣng khi ứng dụng vào doanh nghiệp mang lại những lợi ích khác nhau. Điều này phụ thuộc vào sự thay đổi tƣ duy trong quản lý nhằm thích ứng với môi trƣờng của hệ thống mới. Đây là một thách thứ lớn mà công ty đang gặp phải. Văn hóa công ty thay đổi rõ khi áp
dụng các quy trình bắt buộc từ phần mềm. Sự tuân thủ hay không quen tuân thủ quy trình của nhân viên sẽ tác động đến hệ thống thông tin trong đơn vị. Mọi tác động của bất kỳ của thành viên nào lên hệ thống đều có ảnh hƣởng đến nhiều quy trình khác trong công ty. Số liệu đƣa vào một lần là số liệu thống nhất trong suốt các quy trình liên quan. Mỗi thành viên cần nắm rõ các thông tin quan trọng này và biến nó thành ý thức cao trong công việc. Các thông tin và số liệu đƣợc tích hợp từ các quá trình bán hàng, mua hàng, kế toán… từ các máy tính kết nối trong hệ thống, đem đến cho lãnh đạo cái nhìn thấu suốt toàn bộ các hoạt động kinh doanh. Mỗi thành viên phải thay đổi thói quen sử dụng phần mềm Effect trƣớc đây, nắm bắt đƣợc các mục đích thật sự của việc ứng dụng ERP. Để dự án ERP thành công, dù ở giai đoạn nào của quá trình phát triển hệ thống, từ giai đoạn triển khai cho đến khi ứng dụng, trách nhiệm của các cá nhân phải đƣợc phân chia rõ ràng trong các hoạt động phân tích, thiết kế, thực hiện và vận hành. Việc phân chia này giúp ích cho cả ngƣời thực hiện và ngƣời quản lý. Qua đó, họ hiểu rõ công việc mình làm là gì, có vai trò nhƣ thế nào và ảnh hƣởng đến các đối tƣợng khác ra sao. Do đặc điểm của ERP liên quan đến toàn bộ doanh nghiệp, thế nên, mọi tác động của cá nhân đều ảnh hƣởng đến tất cả hệ thống, Vì vậy, để đảm bảo tính kiểm soát cũng nhƣ mức độ an toàn của dữ liệu, trách nhiệm của từng ngƣời cần đƣợc quy định bằng văn bản cụ thể. Trên cơ sở quy định về trách nhiệm, hiệu quả về mặt quản lý đƣợc đánh giá thƣờng xuyên hoặc định kỳ.
- Nâng cao khả năng cảnh báo và tính bảo mật của hệ thống. Vì ERP tích hợp tất cả các phân hệ trong hệ thống và sử dụng cơ sở dữ liệu dùng chung nên việc bảo mật hệ thống là rất quan trọng. Khi hệ thống bị xâm nhập một cách bất hợp pháp dù là nhỏ nhất cũng có thể gây ra những hậu quả to lớn, gây xáo trộn hoạt động của công ty, đôi khi là ảnh hƣởng trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Mỗi ngƣời dùng ERP luôn phải có ý thức
phòng ngừa các trƣờng hợp tác động xấu đến dữ liệu. Bên cạnh đó, với vai trò của mình, việc nâng cao khả năng cảnh báo của hệ thống SAP là một việc rất cần thiết, từ đó giúp cho nhân viên giảm thiểu đƣợc những sai sót trong công việc của mình. Hiện nay, hệ thống đang hỗ trợ ngƣời dùng cảnh báo về thời gian nhập liệu, cảnh báo về việc nhập thiếu các tiêu chí trong dòng tiền để đƣa lên báo cáo lƣu chuyển tiền tệ một cách chính xác.