6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.4.1. Đối với công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ
a. Ban lãnh đạo công ty
Ban lãnh đạo công ty phải luôn ghi nhớ rằng ERP không phải là công cụ kỳ diệu để chuyển hóa tất cả, nó không đảm bảo cho sự thành công của doanh nghiệp. Ban lãnh đạo phải là ngƣời luôn thấu hiểu, chia sẻ, tạo điều kiện và động viên. Phải có sự cam kết và hỗ trợ mạnh mẽ trong suốt quá trình triển khai và ứng dụng ERP. Bởi vì vai trò của ngƣời lãnh đạo là rất quan
trọng trong việc giúp cho doanh nghiệp duy trì ứng dụng thành công ERP, là nhân sự chủ chốt trong quá trình thực hiện, là ngƣời quyết định trực tiếp mọi vấn đề của hệ thống, quyết định khả năng nâng cấp mở rộng hệ thống. Nếu ban lãnh đạo không tham gia đến cùng, không dành thời gian thích đáng cho việc này thì sẽ dễ dẫn đến nguy cơ thất bại trong việc ứng dụng ERP.
ERP là giải pháp đòi hỏi sự phối hợp giữa nhiều cá nhân trong doanh nghiệp. Một số quan niệm sai lầm cho rằng triển khai ERP chỉ xảy ra ở bộ phận công nghệ thông tin hay phòng kế toán. Do vậy ban lãnh đạo phải luôn duy trì sự phối hợp này tránh tình trạng bị thiếu hụt nhân sự vì số lƣợng thành viên không đảm bảo, công việc quá tải và thậm chí là không đủ năng lực để giải quyết nhiều vấn đề phát sinh thực tế.
b. Phòng IT
Chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng hệ thống ERP, phối hợp với các phòng ban và đối tác bên ngoài để xây dựng và quản lý hệ thống ERP cho công ty.
- Quản lý, xây dựng, phát triển hệ thống thông tin của công ty bao gồm: hệ thống hạ tầng, hệ thống phần mềm ứng dụng hoạt động ổn định đảm bảo hỗ trợ công việc kinh doanh xuyên suốt, hiệu quả cao nhất.
- Quản lý, phát triển, ứng dụng về hạ tầng đảm bảo ổn định, an toàn để phục vụ cho việc thông tin liên lạc giữa nội bộ, cũng nhƣ với bên ngoài đƣợc xuyên suốt, nhanh chóng.
- Chịu trách nhiệm phối hợp với các phòng ban và đối tác để duy trì hệ thống ERP của công ty thành công. Hỗ trợ các phòng ban trong việc sử dụng hệ thống ERP.
- Soạn thảo, huấn luyện cho ngƣời dùng về chính sách, quy định sử dụng an toàn thông tin, bảo mật của công ty, cũng nhƣ kỹ năng, kiến thức về hệ thống ERP.
- Đảm bảo an toàn cho hệ thống (bảo mật, kế hoạch lƣu trữ …).
c. Phòng kế toán
Trong quá trình sử dụng hệ thống ERP, bộ phận kế toán nên đƣa ra những đánh giá, đề xuất của mình về phân hệ kế toán để hệ thống ngày càng hoàn thiện hơn. Bên cạnh đó, kế toán cũng cần tham gia xây dựng mục tiêu và kế hoạch phát triển hệ thống thông tin của công ty.
Trong điều kiện ứng dụng ERP, những giới hạn về không gian, quy mô, khối lƣợng nghiệp vụ phát sinh nhiều… đƣợc khắc phục dần dần nên việc cải tổ bộ máy kế toán cũng cần đƣợc chú ý. Không ngừng bồi dƣỡng nhằm nâng cao kiến thức về phần mềm và cách thức sử dụng phần mềm SAP ERP cho mỗi thành viên trong bộ phận kế toán tài chính. Kế toán trƣởng nên là ngƣời phân quyền truy cập hệ thống cho nhân viên trong bộ phận của mình.